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メールで感謝やお礼を伝えるケースは多い
就活中の企業との連絡手段は電話だけではありません。就活中は、メールを使用する頻度も増えていきます。メールは文字だけの情報になりますが、相手に感謝の気持ちを伝えるためには最適な連絡方法といえます。
面接調整のお礼、内定のお礼、OB訪問のお礼など、メールは相手の都合の良いときに読んでもらえるため、感謝の気持ちを伝えるにはうってつけのツールなのです。感謝の気持ちをメールで伝える意味はあるのかと思う人もいるかもしれません。しかし、何もしないで「やっぱりお礼メールを送っておけばよかった」と公開するぐらいならべ、自分の気持ちを伝えるだけでもメールを送っておきましょう。
説明会や面接の感謝もメールで伝える
最近の傾向としては、会社の説明会や選考面接の後に感謝のメールを送る就活生もいます。しかし、送らなくてはいけないものではありませんし、企業側もお礼メールが届くとは大方思っていません。
感謝メールは、あなたの行動次第です。もちろん、読み手に迷惑になるメールならば、送らない方が良いでしょう。人事の担当者は業務の合間にメールを読むことになるのですから、時間を割いていただくことを前提にメールを作成し、マナーに沿ったタイミングで送信しなくてはなりません。
難しく感じるかもしれませんが、ポイントを押さえれば時間を掛けずともメール作成は出来ます。そしてマナーを外さなければ、感謝のメールを送るメリットがあります。
説明会後のお礼メールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
感謝メールは当日か翌日の午前中までに送る
感謝のメールは送るタイミングを逃さないようにしましょう。送るタイミングは説明会や面接があった当日か、遅くとも翌日の午前中までが良いでしょう。
人事の担当者は多くの新卒者を見ているため、時間が経つほどに記憶が薄くなっていってしまうことがあるからです。日数が経ってからのメールでは、担当者が記憶をたどらなくてはならなくなります。そのため、感謝のメールは、印象が残っているうちになるべく早めに送りましょう。
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感謝を伝えるメールのポイント3つ
長々と綴った文面は読みにくく、返って印象を悪くしてしまいます。日ごろのやり取りしているメールなどで文章が長くなる人は注意しましょう。感謝の言葉としては少ないかもしれないと思う分量でも、要点を絞って簡潔に作成する方が、読み手に負担を与えずに、まっすぐな気持ちを伝えられます。
しかし、反対に言葉が足りないまま送信しないように、押さえるべきポイントに気を付けて作成しましょう。
件名はわかりやすく
第一に気を付けるところが件名です。件名は「〇月〇日の△△のお礼 名前」といったようにします。〇月〇日は実施日、△△は説明会や面接と言った言葉が入ります。
担当者がメールを開かなくても、一目で内容と送り主が分かるようにしましょう。そうすることで、事前にある程度内容を想定できますし、担当者がメールを読む優先順位をつけやすくなります。
お礼メールの件名については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
感謝の気持ちを具体的に書く
感謝を伝えるメールのポイントとして、感謝の気持ちを具体的に書くことをおすすめします。勤務中の忙しい時間にわざわざ対応してくれたことや、OB訪問で丁寧な質疑応答をしてもらった場合は、それらをメールに記してもよいでしょう。どんな対応をしてもらい、感謝の気持ちを覚えたのかを添えることで、メールを受け取った相手も思い出しやすくなりますし、さらに自身を印象付けられます。具体的な記載により、相手も内容理解がしやすく、より記憶に刻まれやすくなります。
ただし、具体的な内容をどのように書けばいいのかわからず、定型文のような内容になってしまうと、メールの使い回しだと思われかねません。せっかく時間を割いて対応したのにもかかわらず、そのような内容が届いてしまっては不快な思いをさせてしまうので注意しましょう。
本文は定型文で締める
末筆ながら、説明会のお礼を申し上げますと共に、
貴社のますますの発展とご多幸をお祈り申し上げます。
尚、こちらのメールに返信は不要でございます。
締める際には再度お礼を述べ、会社や担当者の方々への気遣いの一文を添えます。そして最後に、返信は不要と一言加えましょう。本文を締める時の注意点としては、簡潔にすることです。定型文を活用すると、わかりやすく、まとまりを持ってメールが締められます。
感謝を伝えるメールの例文
件名には日付と内容と自分の名前を載せて一目で内容がわかるようにします。あて先の名称は略式せずに、正式名称で書きましょう。
最初にお礼の一文を載せます。次に説明会での感想や感銘を受けた内容を簡潔に述べ、最後にもう一度感謝の言葉を添えます。そして、会社への気遣いの一言と返信不要の言葉も加えましょう。
最後に署名を載せて完成です。締めは例文のまま使用しても問題ありません。ぜひ参考にしてみてください。
件名「会社説明会のお礼」
件名：〇月〇日の会社説明会のお礼 〇〇大学 〇〇〇〇
〇〇株式会社
人事部 〇〇 〇〇様
本日お世話になりました、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
会社説明会では、ご多忙の中お時間を頂戴し誠にありがとうございました。
〇〇様のお話をお伺いして、貴社の経営理念や業務内容を詳しく知ることができ、ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。
本日頂いた資料を熟読し、これからさらに貴社への理解を深めて参ります。
説明会のお礼を申し上げたく、メールをさせていただきました。
末筆ながら、貴社のさらなる発展と皆様のご多幸をお祈りしております。
尚、こちらのメールに返信は不要でございます。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
===========
〇〇大学〇〇学部〇〇科〇年 〇〇〇〇
Email:＊＊＊＊＊@＊＊＊＊
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説明会のお礼では、今後の面接へ繋げられるような内容にすると良いでしょう。例文では、「本日頂いた資料を熟読し、これからさらに貴社への理解を深めて参ります」という部分がこれにあたります。そして、最後の数行は、語尾を現在進行形にするのが良い印象を残すポイントです。
語尾を過去形にして締めると、話の内容も過ぎたものとして過去の印象を与えてしまうからです。しかし、すべての語尾を進行形にすると全体的に締まりがなく、不自然になってしまうこともあるため、使用頻度には注意しましょう。
このことは、どのような内容のお礼でも同様です。今後のビジネスシーンでも使えますので、ぜひ覚えておきましょう。
件名「選考面接のお礼」
件名「〇月〇日選考面接のお礼 〇〇大学 〇〇〇〇」
株式会社〇〇
人事部 人事課 〇〇〇〇様
昨日はご多忙のところ面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。
面接ではとても緊張しておりましたが、
○○様のお話をお伺いしながら貴社の熱い理念と行動力を改めて知り、
営業職のやりがいを強く感じました。
以前より貴社を第一希望としておりましたため、
この度の面接で貴社の営業職で働きたいという気持ちがますます高まりました。
取り急ぎ、本日の面接のお礼を送らせていただきます。
今後とも宜しくお願い致します。
なお、こちらのメールには返信は不要でございます。
===========
〇〇大学〇〇学部〇〇科〇年 〇〇〇〇
TEL ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
Email:＊＊＊＊＊@＊＊＊＊
===========
面接のお礼は最後のアピールチャンスですので、しっかりと要点を絞って熱意が伝わるよう簡潔にまとめるのが良いでしょう。
営業職など、募集している部署がわかる場合は、メールに取り入れると良いでしょう。具体的に記すことで、より分かりやすく、より近くに感じもらい、具体的なイメージがしやすくなる利点があります。
日ごろからメールなどの文章が長くなってしまう人は、少ない字数でいかに伝えられるかを考えて、カットできる箇所はカットするようにしてみましょう。必要な内容だけが残りますので、要点を絞ったメールにすることができます。
件名「インターンシップのお礼」
件名「〇月〇日 インターシップのお礼 〇〇大学 〇〇〇〇」
株式会社〇〇
人事部 人事課 〇〇〇〇様
昨日はご多忙の中、
インターンシップでは貴重なお時間を下さり誠にありがとうございました。
○○様と、そして皆様方のお話をお伺いし、
貴社の社会に貢献する姿勢や地域に密着した助け合いの精神の魅力に触れ、
皆様方の温かい心も知り、とても有意義な日となりました。
また、○○様とお昼を共にさせていただいたことが、
私にとって貴重な経験となり仕事観や人生観を考える
大きなきっかけとなりました。
このことを活かし、残りの学生生活でしっかりと勉強に励み、
仕事に対する一貫した姿勢や人生の軸となる考えが構築出来るよう、
努めてまいります。美味しい昼食をご馳走様でした。
この度のお礼を申し上げますと共に、末筆ながら、
貴社のご発展と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
今後ともどうぞ宜しくお願い致します。
なお、こちらのメールには返信は不要でございます。
===========
〇〇大学〇〇学部〇〇科〇年 〇〇〇〇
TEL ＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
Email:＊＊＊＊＊@＊＊＊＊
===========
インターンシップは、企業によって数日にわたる場合もあれば、１日で終わる内容もあり、それによって文面を変えていく必要があります。
お礼メールのマナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
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採用担当者へ好印象を与えられる感謝メールを送ろう
お礼メールは、要点を絞って簡潔に作成しましょう。例文を挙げましたが、感想の部分などは自分の言葉に変えて作成しても良いでしょう。難しく考えずに、まずは例文を見ながら作成し、送信する前には何度も確認してください。
クリック一つでメールを送ってしまったあとでは、メールの修正は出来ません。時間に余裕をもってメールを作成し、内容をよく確かめたうえで、更に全体を注意深く読み直し、それから送信します。慌てる必要はありませんが、送るタイミングは遅くならないように気をつけましょう。