就活のマナー

面接の日程調整メールに対する返信の方法と基本マナー【例文あり】

日程メールのやり取りはあなたの第一印象を決める

就活中に志望する企業へのメール送信や返信をする機会は多いです。メールを送ること自体は難しくありませんが、メール内容や送信時間などで第一印象が決定するという認識を持つようにしましょう。例えば、敬語表現が使えていない文面などでは、「非常識」「まだ学生気分」と思われてしまいます。

マナーが守られていないメールでは、企業側に悪い印象を与えてしまい、選考などにおいて有利にならない可能性もあります。「メールなんて簡単に送れる」と軽い気持ちで対応してしまうと、志望している企業への入社が遠のいてしまうでしょう。選考が不利にならないように、メールのさまざまなマナーをしっかりと理解することが大切です。

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面接日程調整への返信メール方法

面接の日程調整メールへ返信をする際には、いくつか守るべきポイントがあります。就活では、メールのやり取りにおいても社会人としてのマナーを求められるため、相手に失礼のない返信を心がけましょう。

メールの返信の仕方が間違っていると、評価が下がってしまったり、相手に伝えたい内容がうまく伝わらなくなったりしてしまいます。宛名の書き方や挨拶をマナーに気を付けて、簡潔かつ読みやすいメールを作成しましょう。ここでは、返信メールで気を付けるべき点について6つ紹介します。

①件名を詳しく書く

面接日程の調整メールを返信する際には、件名を詳しく書くというのがマナーです。「面接日程のご連絡のお礼 ○○大学○○」として、だれからの何の連絡なのか一目でわかるようにしてメールを送るようにしましょう。

企業とのメールのやり取りでは、件名は絶対につけておかなければなりませんが、返信の場合は件名をそのまま使用しても問題はありません。件名を変えずに返信することで、企業でも何のやり取りなのかを把握しやすくなりますし、より連絡がスムーズになります。

返信をすると返信を表すRe:マークが表示されますが、これは消さずに付けたまま送信するのが基本です。Re:は消さずにつけたまま送信しますが、何度もやり取りを続けているとマークはどんどん増えていきます。あまりにRe:が増えすぎると件名がみえなくなってきますので、多くなってきたと感じれば適宜削除して返信しましょう。

②宛先・挨拶を記載する  

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返信メールでは、本文の最初に宛先を記載します。宛先は、社名、部署名、担当者名を正式名称で記載するようにしましょう。株式会社を(株)と略すのはNGです。また、担当者名はフルネームで記載します。担当者の名前が分からない場合は、「採用担当者」と書けば問題ないでしょう。また、宛名では「御中」か「様」のどちらかを使用します。

個人あての場合は「田中 太郎様」「採用担当者様」のように「様」を使い、宛先が個人でない場合は「○○株式会社御中」などのように「御中」を付けるようにしましょう。次に、宛名の後に一行ほど空白をあけてから挨拶をします。「お世話になっております。面接日程のお知らせをいただき、誠にありがとうございます。」と記載し、挨拶と連絡をしてもらったことへのお礼を述べましょう。

③日時と場所を提示する

たとえば、面接日程の調整メールの段階で、「○月○日○時から○○にお越しいただけますか」と書かれていたとしても、必ず面接日程調整の返信メールでは、日時と場所を改めて書いてメールを送るようにしましょう。

つまり、「ご指定頂きました日時・場所ともに問題ありませんので、是非その日程でお願い致します。」と送るのではなく、「○月○日○時 場所○○ 問題ありませんので、何卒よろしくお願い致します。」と記載するようにするのです。

そうして改めて本文中に自ら記載することで、相手に相違がないかを確認してもらうという意図があります。そのため、面接日程調整の返信メールには、日時と場所を記載するのがマナーなのです。

また、面接日程の返信メールは、長々書くというのもマナーが悪いため、そうして日時と場所を改めて記載したら、「お忙しいところと機会を頂きましてありがとうございます。」と記載すれば返信メールは完成です。

④最後に署名を入れる

企業とのメールの度にいちいち署名を作成するのは面倒ですが、メールの機能を使えば署名はテンプレートとして作成し、保存することができます。テンプレートを作っておけば一から作成する必要がありませんし、呼びだすだけですぐに使用できますので時間短縮にもつながります。

就活では企業とメールでやり取りをする機会も多いので、テンプレートは作っておくに越したことはありません。テンプレートは作成するだけではなく、自動的にメールにつけるよう設定することもできますので、設定さえしておけば署名をつけ忘れる心配もないでしょう。

署名は就活だけではなく、就職後にも使います。テンプレートを少しいじれば就職後も使用できますので、作成しておきましょう。

⑤日程は複数提示する

あちらから面接日程を提示してきてくれている場合は上記の対応で問題ありませんが、面接日程の調整メールに返信する際には、こちらから都合のよい面接日程を提示するというパターンの返信メールもあります。

その場合には、最低3つくらいの日程を提示するようにしていきましょう。また、その時間も13時から15時までのような短い時間ではなく、なるべく4時間程度は幅広くみて送るのが理想です。

○○月○○日 ○時~○時と最低3つ程度提示して、「お手数ですが、この中から面接日程を調整していただくことは可能でしょうか」と記載して返信していきましょう。そして「お忙しいところとは存じますが、何卒よろしくお願い致します。」と記載して、署名してとじれば、マナーのよい返信メールの出来上がりです。

面接の日程が合わなければ企業に日程調節のお願いをする必要がありますが、これは必ずしも叶えてもらえるとは限りません。企業にも都合がありますし、日程調整をするためには面倒なことも多いです。そのため提示する選択肢は多ければ多いほどによく、選択肢が増えるごとに調整してもらえる可能性は高くなります。

⑥24時間以内に返信する

日程調整への返信メールは、基本的に24時間以内に返信することが求められます。これは、通常1日あれば毎日メールの確認ぐらいはするだろう、と採用担当者が考えているためです。

就活生は、就活用のメールボックスは毎日確認するはずですので、1日以内に返信がないと、面接を受ける意思が本当にあるのか疑われてしまいます。メールは、パソコンのメールが受信した時に、携帯やスマートフォンにも連絡がいくように設定しておくことが大切です。

企業からのメールの返信では、24時間以内に返信することがマナーですが、可能な限り日をまたがずに返信するようにしましょう。同じ24時間以内でも当日中と翌日では印象が違いますし、メールのレスポンスは早いほど好印象を与えることができます。

メールの返信が早ければ、それだけ予定も組みやすくなりますし、返信スピードの速さは仕事をする上でも重要視されていることです。就活中は忙しいことも多いですし、返信が遅れてしまうことも多いですが、その場合は謝罪の言葉を含めて返信することが大切です。

⑦引用返信にする

返信する時には、誤解がないように採用担当者から送られてきた本文を載せるようにしましょう。採用担当者は多くの就活生にさまざまなメールを送っているため、採用担当者があなたに送ったメッセージを覚えてないことも多いのです。

いちいち就活生ひとりひとりに書いたメッセージを送信ボックスの中から探すのは手間がかかるため、あなたのメッセージに引用されていない場合、それだけでビジネスマナーがなっていないと思われる可能性があります。

こちらから採用担当者が書いたメッセージを載せることによって、仕事がやりやすいように配慮することを忘れてはいけません。入社した後にも役に立つメールのマナーですので、覚えておきましょう。

⑧誤字脱字に注意する

返信を書くときに必ず注意しなければならない大きなポイントは、誤字脱字に注意することです。面接を受ける日付や時間帯が間違っていないかを確認することも、極めて重要なマナーです。誤字脱字が本文中にあった場合、採用担当者に悪印象を与えてしまいます。

「入社した後に取引先とのメールにおいても誤字脱字をするかもしれない」と思われたり、確認しないでメールを送ったんだなと思われたりしてしまう可能性があります。評価にダイレクトに関わってくるため、返信メールを送る際には誤字脱字に細心の注意が必要です。

就活で企業と日程のメールをする際に気を付けること

メールの重要性を理解しながらも、就活においてメールの注意ポイントなどを理解していない人も多いのではないでしょうか。ビジネスメールのマナーを守るのはとても大切ですが、相手のことを考えて送信するという意識を持つことが何よりも大切です。

「どのように書けばいいのか」という内容も重要ですが、送信時間についても意識するといいでしょう。企業にメールを送信する前は注意点を意識することで、相手に迷惑をかける心配がなくなります。メールをする際の注意点についてみていきましょう。

就活で面接の日程をメールでやり取りする際は簡潔に

企業とやりとりするビジネスメールは、プライベートでするようなメールとはまったく別物だと認識しましょう。「どういう文面にすればいいのか」「件名には何を書けばいいのか」など、普段は強く意識しない部分も大切になっていきます。例えば、文面はできるだけ簡潔に書いてください。

余計な内容を書いてしまっては、マナー違反といっても過言ではありません。相手が読みやすいように要点をまとめるようにしましょう。メールを受信した人は、内容などをみて人柄を探る場合があります。

メールひとつで人柄をチェックされるため、適当な文面や長いだけで内容が薄い文面は避けてください。もちろんマナーも大切です。文面だけに気を取られすぎて、他のマナーが守られていないのはNGです。

日程調整のメールを送るべきなのは企業の営業時間内

メールを完成させた後、時間を確認してから送るようにするのはマナーのひとつです。基本的には、早朝や深夜は避けるようにしましょう。営業時間外にメールを送信すると、相手によっては「常識がない」「マナーを守っていない」と思ってしまう可能性があります。もちろん、その日に必ず伝えなければならない要件がある時などはメールを送信しても構いません。

とはいえ、メールをみていないこともありますので、緊急の際は電話の方がベターです。就活中は、一日中さまざまな企業で面接などをおこない、なかなかメールをみる暇がないかもしれません。メールに気づいたときには、できるだけ早く返信するべきですが、営業時間をしっかりと確認してから送るようにしましょう。

面接の日程調整メールの例文3選

ここまでみてきたように、面接日程調整メールに対する返信に関しては、さまざまなビジネスマナーが存在します。メールの一文一文でビジネススキルが試されています。しっかりルールを守った文章が書かれていなければ、選考に悪影響が出る可能性があります。

ビジネスメールをどう書けばよいのか戸惑う人も多いでしょう。まずは例文を参考に書いてみるところから始めてみましょう。慣れてくれば例文を確認せず書けるようになります。メールにおけるビジネスマナーは社会に出てからも多くの機会で必要とされるものですので、身につけておくようにしましょう。

例文①企業に提示された日程で決定する場合

〇〇株式会社
人事部 人事課
〇〇  様

いつも大変お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科 ○○でございます。
この度は面接通過のご連絡頂き、誠にありがとうございます。
次回面接の機会を頂けること、大変嬉しく思っております。
ご指定頂いた日時 〇月●日〇時 にてお伺いさせて頂ければと思います。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科
○○ ○○
Tel:000-0000-0000
Mail:aaaa@xxx.com
ーーーーーーーーーーー

この例文は、企業が指定する面接日程を受け入れるケースでの返信例です。この場合、ポイントとなるのが「受け入れる面接日程を省力せずに記載すること」です。省略せずに記載することで担当者の方が過去メールをさかのぼり日程を確認する必要がなくなります。このような気遣いも返信マナーとして重要なポイントです。

例文②提示された日程に都合が合わなかった場合

〇〇株式会社
人事部 人事課
〇〇  様

いつも大変お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科 ○○でございます。
この度は面接通過のご連絡頂き、大変嬉しく思っております。
次回面接に向け、より一層貴社への理解を深められるようしっかりと準備を行って参ります。
ご指定頂いた日時は諸事情により参加が難しい状況です。
誠に申し訳ないのですが、以下日程のいずれかで調整頂くことは可能でしょうか。

〇月●日 〇時以降
×月×日 終日
△月△日 終日

お忙しい中大変恐縮ですが、宜しくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科
○○ ○○
Tel:000-0000-0000
Mail:aaaa@xxx.com
ーーーーーーーーーー

この例文は企業が指定した日程での参加が難しいケースの返信例です。ポイントは「日程候補日を複数提示すること」です。担当者の方にかかる日程調整の負担を減らすため、候補日を複数提示し、スピーディーに調整できるようにしましょう。

例文③こちらから日程を提案する場合

〇〇株式会社
人事部 人事課
〇〇  様

いつも大変お世話になっております。
△△大学△△学部△△学科 ○○でございます。
この度は面接通過のご連絡頂き、心より感謝申し上げます、
次回面接に向け日々精進してまいります。
次回選考の日程に関してですが、以下日程のいずれかで貴社へお伺いさせて頂くことが出来ます。この中で日程を調整頂くことは可能でしょうか

〇月●日~△月△日 〇時以降
×月×日~A月A日 終日
〇月B日、C日、D日  〇時~△時

お忙しい中大変恐縮ですが、ご対応の程、宜しくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーー
△△大学△△学部△△学科
○○ ○○
Tel:000-0000-0000
Mail:aaaa@xxx.com
ーーーーーーーーーーー

この例文は企業からではなく、こちらから次回面接の日程を提案するケースの返信例です。この例文でのポイントは「出来るだけ幅広く日程の候補を提示すること」です。次回選考に進むのはあなただけではないです。

担当者の方はそれらの方々それぞれの日程を勘案しながら面接日程を確定させます。出来るだけ幅広く提示することで、日程調整の手間をかけないよう、気を配りましょう。

メールの内容も選考に影響する

ビジネスシーンにおいて、メールはコミュニケーションツールのひとつです。相手の都合を考えてメールを送ることで、配慮ができているという印象を与えられます。ただのメールだからと思い粗末に扱ってしまうと、自分の印象を悪くする可能性が高いです。

いい加減な内容のメールを作成すると、会う前からマイナスの印象を持たれてしまうでしょう。また、日程調整のメールは企業側がスケジュールを立てる上で重要な役割をするため、記載ミスなどがあると多くの人に迷惑をかけてしまいます。きちんと日程を確認しながら、丁寧にメールを作成しましょう。

他のメールを送る際にも活用できるポイント

面接の日程調整以外のメールを送る際にも、活用できるポイントを紹介します。この日程調整のメールでは、件名を書くことがマナーと紹介しました。企業にメールを送るときのポイントとして、「件名を変更しない」というのがあります。

件名を変えてしまうと、企業の担当者がメールを見失う可能性があります。相手は、他の就活生や社内外からたくさんのメールを受信します。そのため、送信する度に内容に応じて件名を変えてしまうと、相手が混乱してしまうのです。たくさんの就活生がメールを送っていることを想定して、件名は変更せずにそのままにしておきましょう。

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面接日程調整へ返信メールを打つ時は日程を多めに提示し日時と件名を記載すること

面接日程調整へ返信メールを打つ時は、日程を多めに提示し日時と件名を記載することが大事です。これらのマナーに則ってメールを返信していけば、面接日程の調整でマナーが悪くなるということはなくなっていくでしょう。

マナーよくメールを送ればそれだけで印象が上がります。しっかりマナーを守って、面接を有利に運んでいきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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