職種研究

【一般事務とは】仕事内容から志望動機を書く際のポイントも紹介

一般事務とは

一般事務というと、どこの会社にもあるごく普通のデスクワークで、特別なスキルも必要がないと思われがちな職種です。一見毎日の仕事は単調な繰り返しのようにもみえますが、一般事務の仕事なくしては会社は成り立ちません。

仕事の内容は幅広く、しかも会社によってさまざまです。一般的にはパソコンの基本操作等の技術的な面はもちろん、電話応対の基本や来客への対応など、一般常識を持っていることが重要視される職種です。

最近では正社員の他に人材派遣会社の派遣スタッフや契約社員、アルバイトが一般事務として働いているケースも増えてきています。一般事務の経験がなくても採用されやすく、多くの人にチャンスのある仕事でもあります。

平均年収は322万円

一般事務の年収は、それほど高くない傾向にあります。働く企業や、仕事内容によって年収は異なりますが、一般事務職での平均年収は322万円ほどといわれています。月の手取り額は、20万円ほどが一般的です。男性も女性も、給与額の差はない場合が多いようです。年収は高いとはいえませんが、働きやすさで人気の職種となっていて倍率も高くなっています。

一般事務として働くには特に資格は必要ありませんが、パソコンスキルは必須です。Microsoftスペシャリストなどパソコン関連の資格を持っていると有利となり、年収も上がる可能性が考えられます。働きながらスキルアップを目指していき、昇給できるようになる場合もあります。

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一般事務の主な仕事内容

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一般事務というと単純な仕事だと思われがちですが、実際には会社のさまざまな部署の社員がスムーズに業務ができるようにサポートをする重要な仕事を担っています。民間企業や官公庁、各種団体において資料や契約書などの書類を作成する仕事があります。また、電話や来客、メールへの対応も重要な仕事で、郵便物の仕分けをするのも一般事務の仕事です。さらに、ファイリングやパソコンのデータの集計などの業務をおこないます。

電話対応・メール対応

電話への応対は一般事務の最も基本的な仕事のひとつです。受付専門のスタッフがいる会社は別ですが、通常では代表番号は一般事務の席に繋がります。電話が鳴ったら2コール以内に受話器を取るのが基本です。その後、要件によって対象の社員に電話をつないだり、質問への対応をしたり、緊急の内容であれば不在の社員にすぐに連絡をとったりもします。

また、会社への問い合わせのメールを処理したり、顧客への案内メールを作成し送信したりするのも一般事務の仕事です。問い合わせメールに直接返信する場合もあれば、メールを開封して担当部署に転送することもあります。他の業務をしながらの電話やメールの対応には、高度な事務処理能力が求められます。

データ入力や書類の整理

一般事務の主な仕事にはデータ入力や書類の整理もあります。打ち込むデータはさまざまで、職場によって異なります。入力していくフォーマットに関しても会社独自のソフトであったり、エクセルだったりさまざまです。

また、データを収集してパソコンに入力をするだけでなく、公的機関や業界団体などの公表データを収集し、エクセルで表にまとめる仕事などを指示されることもあります。

さらに、会議の議事録や業務記録、伝票や営業用のパンフレットなどの書類の整理や管理も一般事務の仕事です。ときには管理台帳の作成や管理も任されることがあります。会社によっては会議で配布する資料や営業用の資料をコピーしたり製本することも一般事務の仕事としているところもあるでしょう。

契約書などの資料作成

一般事務の仕事の中には契約書などの資料作成も含まれることが多くあります。営業や調達部門では見積書や発注書、検収書などの資料作成を一般事務がおこない、それを総合職の担当者が確認をするという役割分担をしている会社が多いようです。

そのほかにも、売上伝票や支払伝票などの資料作成、所属部門の社員の勤務時間を把握し、残業時間を管理職に報告する役割を担うなど、一般事務の仕事の内容は多岐にわたっているのが現状です。

さらに、顧客への通知文などの定型的な業務文書の作成も一般事務に任されることがあるでしょう。総合職や職場の上司が作成した文書の形式や誤字脱字のチェックもよく指示される仕事です。

職場によっては一般事務の領域を超え営業を手伝う

事務の仕事は、企業や職場によっても大きく異なります。同じ事務職でも営業事務や受付事務なども含まれるため、書類整理やデータ入力だけでなく、顧客と電話のやり取りをしたり接客をしたりすることもあります。特に、営業事務と呼ばれる職種では営業社員のサポート役として、顧客と直接話をする場合も多いです。

そのほかにも、手伝ってほしいと頼まれれば色々な仕事をこなしていく必要があります。入社したいと考えている企業では、事務職がどのような仕事をするのか、事前によく確認しておくとよいでしょう。事務職という職種名だけでは、実際にどのような仕事をするのかまでは分かりません。営業職のサポート役としてほかの社員の仕事も手伝うことがあるかもしれないと考えておきましょう。

一般事務に求められる人材像

一見のんびりとしていて落ち着いた仕事をしているイメージがあるのが一般事務ですが、実際には素早く業務をおこなうことが求められています。また、数字を扱った細かな仕事が多いため、迅速かつ正確に業務ができる人が求められます。

さらに社内や社外の人とのやり取りも多いため、気配りができることも重要な条件です。このように、一般事務の仕事は業務内容が多岐にわたっているため、業務の優先順位を考え、臨機応変に対処できる判断力が求められます。多くの人と円滑な人間関係を保つことができるコミュニケーション能力も必要です。

基本的なパソコンの操作ができる人材

一般事務は、ほとんどの会社でパソコンを使う仕事が中心です。業務内容のほとんどがパソコンを使って資料を作成することが多いため、エクセルやワードといったパソコンソフトの基本操作は最低限必要なスキルです。また、会社によってはパワーポイント資料やウェブサイトの簡単なデザインの作成を任されたり、資料に貼り付ける写真や図案を探すように指示されることもあります。

ですからパソコンの基本操作だけではなく、応用としてエクセルの関数やパワーポイント、アクセスなどの操作スキルを身につけておくこともよいでしょう。これらのスキルにより、社内で任される業務の幅が広がります。

マナーや常識がある人材

来訪者や電話への応対をする一般事務には、その会社の第一印象を決める重要な役割があります。いわゆる企業の顔ですから、質の高いビジネスマナーや一般常識が求められます。一般事務は人と接することが好きで細かな気配りができ、常に笑顔で業務に当たることができる人が向いているでしょう。20代の若手から50代の役員、幹部社員まで幅広い人と接するため、社会常識は強く求められます。

また、周りの人が今何を求めているのかを察することも大切で、積極的にサポートを申し出る気配りができる人も一般事務職にはぴったりです。一般事務を目指すのであれば基本的な挨拶やマナー、一般常識は普段の生活の中で身につけるように意識をしておくことが大切です。

コミュニケーション能力が高い人材

一般事務はデスクワークが中心で、電話に出る回数も多い職種です。会社の窓口として営業や他の部署への連絡をすることが日常的で、しっかりとしたコミュニケーション能力が求められています。また、突発的な仕事が多いのも一般事務の特徴です。さまざまな状況の中で周りの人と上手にコミュニケーションをし、問題を解決していく能力も求められます。

ただ指示どおりに動くのではなく、周りの人とコミュニケーションを図りながら業務の効率化を図っていく能力が大切です。さらに、元気な挨拶はもちろん、わからないことは自分から聞いたり周りの人とコミュニケーションをとりながら業務を進めていく能動的な姿勢も必要です。

一般事務職のメリット

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実際に一般事務として企業で働く場合に、どのようなメリットがあるのでしょうか。どんな仕事でもよい面と悪い面の両方があると思いますが、働き始める前に仕事の内容をよく理解しておくことが大切です。入社後に、こんなはずでは無かったというミスマッチを防ぐためにも、自分に合っている仕事がどうかも確認しておきましょう。

ここでは、一般事務職で働くことのメリットを紹介していきます。一般事務職のメリットとしては、企業の事業状況を把握しやすい、基本的に残業がない、などが挙げられます。ひとつずつ解説していきますので、参考にしてみてください。

企業の事業状況を把握しやすい

企業の事業状況を把握しやすいのは、一般事務のメリットのひとつです。事業に関する書類やデータを取り扱うことが多いため、働いている企業の現状がどのようなものであるのかがよく分かります。初めは、数字を見ても何のことかよく分からないかもしれませんが、働き続けていくうちに、事業の状況が分かってくるようになります。

会社全体の様子も把握できるようになるでしょう。営業利益がどのくらいあるのか、取引会社がどこであるかも、毎日の電話応対や書類作成で知ることができます。会社の具体的な事業の内容を知ることで、会社に親しみを感じられるようになったり、頑張った結果も分かるようになり、仕事に対するやりがいを感じられます。

基本的に残業がない

一般事務の仕事は、決まった作業を繰り返しておこなうルーティーンワークが多くなります。1ヵ月のなかで忙しい時と、比較的余裕のある時が決まっていることもあります。働いていくなかで自分なりに、ペースをつかんで仕事量もコントロールできるようになってくるはずです。自分で工夫して、スケジュールを組み立てていけば残業などの時間外労働もありません。

基本的には、定時に仕事を終えて帰宅できると考えられます。急ぎの仕事や、トラブルなどが無い限りは、時間の調整がしやすい職種だと言えます。土日、祝日なども休みの場合が多く、ゴールデンウィークや夏休みなどの長期休みも取りやすいでしょう。プライベートの時間もしっかり確保したい、ワークバランスを重視したいという人にも向いている仕事です。

一般事務職のデメリット

さまざまなメリットがある一般事務職の仕事ですが、実はデメリットもあるため注意しなければなりません。メリットだけ知って就職してしまうと、仕事を始めてから不満を持ってしまうこともあります。

場合によっては、それが原因で退職するといった事態にもなりかねないため、メリットだけではなくデメリットまで知っておくことが大切です。一般事務職ならではの2つのデメリットを知り、職種についての理解をさらに深めていきましょう。

仕事内容に変化が無い

一般事務職の仕事はルーチンワークが基本であり、毎日の仕事に変化がないことも少なくありません。もちろん、毎日まったく同じ内容の仕事であるとは限りませんが、ほとんどが同じであることは確かです。例えば伝票の入力や備品の管理、発注などの業務を割り当てられていた場合は、これらが一定周期で何度も繰り返されるとイメージするとよいでしょう。

仕事内容が大きく変わらないため、常に新しいことにチャレンジしたい、さまざまな仕事にトライしてみたい人には不向きといえます。反対にルーチンワークが得意で、毎日同じ仕事の繰り返しでも問題ない人には、一般事務職は向いているでしょう。繰り返しの単純作業でもコツコツと取り組める人に、一般事務職はおすすめです。

頑張りが評価に反映されにくい

毎日の仕事に大きな変化がないため、実績がわかりにくく、評価されづらいことも一般事務職ならではのデメリットです。ルーチンワークであるため、毎日同じ仕事を繰り返しおこなうことが当たり前となり、ミスなどがあった場合のみ目立ってしまう場合も少なくありません。

そもそも一般事務職で評価を下すには、作業の正確性やスピーディーさなど、明確な基準がないもので判断する必要があります。例えば営業職なら、営業実績など数で実績がわかりやすいですが、一般事務職にはそうした数字でみえる基準がないために、より評価されにくいといえます。

もちろん、毎日の頑張りをきちんとみてくれている人はいるため、まじめに取り組み続けることでキャリアアップは可能です。ただ、他の職種よりも評価が難しいことから、昇進などのスピードは多職種よりも緩やかな場合が多いでしょう。

一般事務の志望動機で好印象になるためのポイント

一般事務に応募をしようと思って履歴書を書くとき、志望動機で悩む人は多いのではないでしょうか。一般事務では特殊なスキルを求められているわけではないため、志望動機を考えるのが難しいと感じる人が多いです。これまでに事務職の経験があればそれを志望動機に書けますが、新卒や未経験者の場合はどのように書けばよいのでしょうか。

採用する企業が志望動機でチェックをするのは、パソコンスキルや資格、そして人柄のよさです。採用担当者に興味を持ってもらうためにも、志望動機に入れたほうがいい項目について知っておきましょう。

①パソコンスキルや資格

  • パソコンスキル
  • 簿記
  • 秘書検定

一般事務に就職するにあたり、履歴書に説得力のある志望動機を書くことはもちろんですが、履歴書の資格欄を埋めることも大切です。パソコンスキルとしてMOS(マイクロソフト オフィス スペシャル)が有名でしょう。一般事務はワードやエクセルを使用する機会が多いので、この資格を持っていると有利です。

簿記も一般事務で役立つ資格といえます。経理までいかなくても、一般事務は細かい計算力や経営に関わるお金の知識は必要ですので、簿記の資格を持っていると有利です。また、一般事務にはビジネスマナーは必要不可欠です。その意味で秘書検定は高度なビジネスマナーやスキルの保持者であることを証明できる資格といえるでしょう。

②人柄の良さ

一般事務は未経験であっても志望することができる職種です。事務の仕事は幅広い業務内容で大変な仕事ではありますが、高いスキルは求められません。ですから、一般事務の求人には人が集中します。採用する企業は資格や経験よりも人柄の良さを重視する傾向があります。その意味で、明るくてやる気がみられる人は好印象です。

特に、事務職は人から依頼されることや電話などで人と接することが多いため、面倒な仕事でも明るく仕事を受けてくれる人が望まれます。明るさとやる気を伝えることは大切です。さらに、一般事務は色々 なことに気づき、対応できる人が向いています。サポートをすることにやりがいを感じるような人柄の人が喜ばれるでしょう。

一般事務の仕事内容を理解して志望動機を準備しよう

一般事務は民間企業や官公庁、各種団体において資料や契約書などの書類を作成する仕事をおこないます。また、電話や来客、メールへの対応も重要な仕事で、郵便物の仕分けをするのも一般事務の仕事です。さらに、ファイリングやパソコンのデータの集計などの業務をおこないます。

一般事務に求められるのは基本的なパソコン操作ができる人材であり、ビジネスマナーや一般常識がある人材です。さらに、コミュニケーション能力の高さも求められます。採用する企業が志望動機でチェックをするのは前職での仕事内容とパソコンスキルや資格、そして人柄の良さの3つです。この3つを志望動機に盛り込むと採用担当者が興味をもって志望動機を読んでくれます。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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