【一般事務の基礎知識】仕事内容から志望動機の例文まで徹底解説

高い人気を誇る一般事務

一般事務について、オフィスでの事務という漠然としたイメージを持っているが、内容はよく知らないという方は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では一般事務とは何か、詳しく説明します。具体的には一般事務の仕事の種類や内容、内定を得るためのポイント、志望動機の例文について解説しています。　

この記事では、一般事務についての知識を学ぶことができます。志望動機や自己PRを作る際の参考してみてください。また一般事務に興味を持っている方や一般事務職を希望している方はぜひ参考にしてみてください。

一般事務とは

一般事務とは「事務職」と呼ばれる仕事の中でもっとも基本的な役割を担う職種です。また一般事務はOA事務と呼ばれることもあります。

OA事務の“OA”とは、「office automation」の省略形です。つまりOA事務は、コンピュータやファクシミリなどの機器を活用する事務職のことを指します。

一般事務の仕事内容もデスクワークが中心です。具体的な仕事内容は書類の作成、管理のほか、データ入力や電話・メール・来客対応などがあります。OA事務と比較すると仕事内容は多岐にわたります。

一般事務は特別なスキルや資格は必要でない場合が多いことから、新卒に人気の職種です。また定時に退社しやすいなどのメリットもあるため、ワークライフバランスがとりやすいこともからも人気の職種と言われています。

6つの仕事内容

一般事務にはたくさんの仕事がありますが、主な仕事を解説していきます。職種に対しての理解を深めることで、一般事務に適性があるかを見極める材料になります。是非参考にしてみてください。

1.書類の作成、管理

書類の作成は、会議の議事録・請求書などのあらゆる書類を作成します。一から自分で作成するのではなく、エクセルなどのツールを用いて情報を入力していく場合が多いです。

書類の管理は、作成・印刷された書類を種類別・日別などに分類してファイルに収めていきます。書類には契約書なども含まれます。

契約書などは企業にとって重要な文書なのでわかりやすく整理し、保存しておく必要があるのです。この書類の管理も一般事務の仕事内容の一つです。

2.データ入力

データ入力は、社内・社外から提供された文字や数字などのデータをPCを使って入力し、管理する仕事です。

データの内容は顧客情報や売り上げデータなど多岐にわたり、原本となる手書きのメモや原稿・PDF・スキャンされた画像やデータに載っている文字・録音された音声データなどをPCに入力していきます。

しかし入力作業だからといって手が抜けません。ひとつの間違いが大きなトラブルを招くこともあるからです。PCに入力する顧客情報には、個人情報も含まれます。

個人情報の入力を間違えてしまうと、大きな問題になるでしょう。そのためデータの入力作業には正確性・慎重さが求められます。このデータ入力も一般事務の仕事内容の一つです。

3.電話・メール対応

電話の場合には、会社の代表電話にかかってきた電話を各部署や担当者へと取り次ぎます。メールの場合には、会社の代表メールアドレスにきたメールを各部署や担当者へと取り次ぎます。

この電話・メール対応も一般事務の仕事内容の一つです。

4.来客対応

会社に来客があった際に、案内をする仕事です。飲み物を出すことや、会議室の準備をしたりすることもあります。

この来客対応も一般事務の仕事内容の一つです。

5.備品管理

文房具の在庫の管理、コピー機のインク・用紙、パソコンの備品等を管理します。備品に不足や不具合が発生したときには、発注をします。

またコピー機などの故障の際には、メンテナンスを依頼することもあるでしょう。この備品管理も一般事務の仕事内容の一つです。

6.郵便物の発送・仕分け

郵便物の発送は、会社から取引先企業に発送する郵便物を発送します。郵便物の仕分けは、届いた郵便物を各部署ごとに仕分け・届けます。

この郵便物の発送・仕分けも一般事務の仕事内容の一つです。

一般事務の平均年収

一般事務の平均年収は296万8,611円です。これは国税庁の調査結果によると一般事務の平均年収は296万8,611円となっています。時給に置き換えると1,447円になります。

国税庁の調査結果によると、1年を通じて勤務した給与所得者の平均年収は467万円です。一般事務として働こうと考えている方は参考にすると良いでしょう。

もちろん企業によっては年収400万円を超える可能性もあります。あらかじめ応募先の企業の採用ホームページなどで、募集要項欄を確認しておきましょう。大まかではありますが平均年収を知ることができます。是非検索してみてください。

一般事務で身につくスキル3選

一般事務の仕事をこなす時に身につくスキルはどんなものがあるのでしょうか。ここからは一般事務で身につくスキルについて解説していきます。

身につくスキルを知ることで、将来のキャリア設計がしやすくなるでしょう。是非参考にしてみてください。

1.パソコンソフトのスキル

一般事務で身につくスキルの1つ目は、パソコンソフトのスキルです。一般事務の仕事内容は上でもお伝えしたように、書類の作成、管理のほかにもデータ入力などパソコンソフトを用いる仕事が多いです。

その際に使用するものはWordやExcelといったパソコンソフトです。日常的にパソコンソフトを用いることから、一般事務として働く上で身につくスキルの1つ目はパソコンソフトのスキルといえるでしょう。

2.コミュニケーションスキル

一般事務で身につくスキルの2つ目は、コミュニケーションスキルです。パソコンソフトのスキルでお伝えした仕事の他にも、一般事務の仕事内容の中には備品管理、郵便物の発送・仕分けなどの仕事も含まれます。

備品管理や、郵便物の発送・仕分けでは、社内・社外を問わず様々な人とコミュニケーションをとる必要があるでしょう。そのためコミュニケーションスキルが重要なのです。

またコミュケーションが円滑に図れないと、備品が不足することや、適切なメンテナンスが行えないでしょう。日常的に社内・社外の人とコミュニケーションをとることから、一般事務として働く上で身につくスキルの2つ目はコミュニケーションスキルといえるでしょう。

3.ビジネスマナー

一般事務で身につくスキルの3つ目は、ビジネスマナーです。一般事務の仕事である電話・メール対応や来客対応は会社ごとに決められた受け答えや、一般的に決まっているマナーやお作法があります。

特に来客対応では、「会社の顔」として取引先と接する必要があります。そのためビジネスマナーは一般事務にとって重要なのです。

また、エンジニア職などと比較すると、電話やメールの対応をすることは多いでしょう。日常的に電話・メール・来客対応をすることからも、一般事務で働く上で身につくスキルの3つ目はビジネスマナーといえるでしょう。

一般事務の内定を得るためのポイント

一般事務に内定を得るためのポイントは2つあります。ポイントをおさえることでより内定へ近づくことができます。是非参考にしてみてください。

なぜその企業を選んだのかを明確にする

一般事務に内定を得るためのポイントの1つ目は「なぜその企業なのか」を明確にすることです。一般事務は多くの企業が求める職種です。そのため自分の志望動機が「応募企業以外でも実現できる内容になっていないか」をチェックする必要があります。

まず「なぜその企業なのか」を明確にし、そして「入社後にどのように働きたいか」という順番に明確化しましょう。そうすることで皆さんの志望動機に一貫性ができ、より納得感が増します。

「なぜその企業なのか」というポイントは、一般事務を募集している企業が一番重要視するポイントであるためしっかりと準備をしましょう。

また「なぜその企業なのか」・「入社後にどのように働きたいか」を明確にするためには、自己分析をすることが重要です。自己分析をすることで「自分の強みや弱み」「適性や興味のあること」「やりたいことややりたくないこと」を見つけられます。

一般事務を志望するヒントを探すために、まずは自己分析を行い、自分の特徴を理解することから始めましょう。

「自己分析」について詳しく説明している記事もあるので、併せて確認してみてください。「自己分析」について詳しくなることで、より採用担当者の印象に残る自己PRの作成ができるでしょう。

• 【自己分析のやり方5つ】効果的な方法やおすすめの本3選も紹介

求める人物像を把握する

一般事務に内定を得るためのポイントの2つ目は「求める人物像を把握する」ことです。応募先の企業が求める人物像を把握することで、面接や書類選考の際に何を企業にアピールすればよいのかを明確にできるからです。

冷静沈着といった人物像を求めている企業に、熱血さをアピールしても効果的なアピールとはいえないでしょう。応募先の企業が求める人物像を把握し、面接や書類選考で効果的にアピールできるよう準備を進めておきましょう。

応募先の企業が求める人物像は、企業のホームページやナビサイトに求める人物像や応募概要などのページに記載されています。面接や書類選考で効果的にアピールするためにも、確認しておきましょう。

一般事務の志望動機例文

ここからは一般事務の志望動機例文をご紹介していきます。OK例文・NG例文をそれぞれ3つずつ詳しく解説しています。

志望動機を作成する際の参考にしてみてください。それでは確認していきましょう。

OK例文3選

【解説】
学生時代に身につけたスキルをアピールしています。一般事務の仕事では、会社の商品に関する見積書の作成や会社員の給与に関する仕事もあります。

また資料作成の補助や礼状の作成などをすることもあるでしょう。どの場合にもミスがあると大変なことになるため、正確な仕事の遂行ができることを説明しているため良い例文と言えるでしょう。

【解説】
学生時代の体験や問題視していた点を明記するとともに、自身の希望する働き方についてもアピ－ルしているため良い例文といえます。事務的な業務としての認識やPCスキルの高さなども示し、希望雇用先の仕事にも役立つことを忘れずに記述しましょう。

社風などさまざまな情報を収集し判断したことや仕事に対する意欲を示し、どうして一般事務を目指しているのか明確な理由を伝えることが大切です。是非参考にしてみてください。

【解説】
アルバイトの経験がある場合には、その時の仕事のスキルのなかで希望する職場の一般事務でも活かせるようなものをアピールしていきます。アルバイトなどで営業の経験があった場合には、コミュニケーション能力が高いことを記述するとかなり好印象となります。

一般事務ではどうしてもデスクワークが中心となります。パソコンソフトの使用経験があれば、忘れずに記入しておきましょう。

NG例文3選

【解説】
上述した例文は、文面を変えればどの会社にでもあてはめて記述できる内容です。このような志望動機の例はかなり多くみられます。しかし内定を得るためには他の志望者とは違ったアピ－ルが必要でしょう。

一般事務という仕事で会社の一員となった場合に、社内メンバーとしての協力体制やクライアントなどにどのようなメリットをもたらすことができるかなどを述べることが大切です。その場面を想像するなどして、どのような力が発揮できるかを具体的に記述する必要があります。

例えば【「人材を大切にする」という企業理念は、素晴らしい】ではなく、【「人材を大切にする」という企業理念は、学税時代の〇〇の経験と重なる部分があり共感しました。具体的には～】などのように話しに具体性を織り交ぜると良いでしょう。是非参考にしてみてください。

【解説】
一般事務は、ほかの社員の業務を支える仕事が中心です。そのため志望動機では、自分が出した成果や自分のリーダーシップをアピールするのではなく、お客様やメンバーのサポートをして喜ばれたといったエピソードを中心に記入すると良いでしょう。面接官に一般事務としての適正がある人だと受け取られやすくなるでしょう。

【解説】
たとえ本音であったとしても、給与や待遇を志望動機に盛り込むのは避けましょう。面接官に、「同じ条件なら別の会社でもいいのでないか」という印象を与える可能性があります。

また「私自身も人のサポートや手助けをすることが得意」は、なぜ人助けをすることが得意なのか具体的なエピソードも添えると良いでしょう。具体的なエピソードを伝えることで志望動機の説得力が上がるでしょう。

「学生時代、〇〇という活動をしていました。その経験から人助けをすることが得意であることに気が付きました。そのため貴社では〇〇を活かし～」のようなエピソードを織り交ぜると良いでしょう。是非参考にしてみてください。

以下の記事では志望動機の作成方法について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 【志望動機の作り方】作成する際のポイントを例文付きで解説

持っていると有利な資格2選

新卒の場合一般事務の仕事に就く上で、必要な資格はありません。しかしデスクワークが中心の一般事務では、WordやExcelを中心にパソコンスキルや資格があることは選考で有利に働く可能性があります。是非参考に、選考が始まるまでに資格を取得しておきましょう。

1.秘書検定

秘書検定とは、公益財団法人 実務技能検定協会が運営・実施している「ビジネス系検定」のひとつです。文部科学省後援の資格で年間約12万人が秘書検定を受験しています。

秘書検定試験を取得しておくことで、ビジネスマナーなどの基本的な知識が身についている証明になります。また志望動機や面接の中でも一般事務として働くために資格を取得したと伝えることで、入社意欲を伝えることもできるでしょう。

是非、選考が始まるまでに資格を取得しておきましょう。

2.MOS資格

MOS資格は正式名称を、マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格と言います。マイクロソフトが公式に発表している、WordやExcelなどのマイクロソフト・オフィス製品の利用スキルを客観的に証明することのできる資格です。

一般事務ではデスクワークが多く、WordやExcelを用いることが多いです。そのためMOS資格も取得しておくと、選考で有利に働くでしょう。選考が始まるまでに資格を取得しておきましょう。

以下の記事では就活におすすめの資格を紹介しています。是非参考にしてみてください。

• 【就職におすすめの資格】取得するための努力を企業は評価する

一般事務に就職するメリットとデメリット

最後に、一般事務・OA事務で働くことのメリット・デメリットについて確認しておきましょう。どんな仕事にも良い面と悪い面があります。

あらかじめデメリットを知っておくことで入社後に「思っていた仕事と違った」というミスマッチを防ぐことができます。ミスマッチの可能性を減らすためにも、メリット・デメリットを確認しておきましょう。

メリット3つ

まずはメリットから確認していきましょう。

1.残業が少ない

メリットの一つ目は、残業が少ないことです。会社によって違いますが、一般事務の仕事はルーチンワークになっていることが多いです。つまり日常的に急を要する仕事は多くないでしょう。そのため定時に帰社することが一般的です。

プライベートを重視したい・家事や子育てに時間を割きたいなど、ワークライフバランスを重視した働き方をしたい方にとっても、残業が少ないことはメリットと言えるでしょう。

2.プライベートと両立できる

残業が少ないことと関連しますが、仕事とプライベートを両立できることもメリットです。一般事務は基本的に社内の業務を担当するため、急を要する仕事や長い残業とは無縁です。そのため定時で退社することができるため、プライベートとの両立が可能です。

また、プライベートと両立できることから結婚後も働き続けたいと考えている女性にはおすすめの職種でしょう。

3.基本的なPCスキルが身につく

「一般事務で身につくスキル3選」でもお伝えしましたが、一般的なPCスキルが身につくこともメリットでしょう。一般事務は基本的にデスクワークかつ、パソコンソフトを使用する仕事が多いです。そのため基本的なPCスキルが身につくでしょう。

基本的なPCスキルは社会人の基礎です。昨今ほとんどの仕事でパソコンを使用します。PCスキルは身に付けておいて損はないでしょう。そんなPCスキルが一般事務では身につくこともメリットの一つでしょう。

デメリット3つ

次にデメリットを確認していきましょう。

1.ルーチンワークが多い

一般事務の仕事はルーチンワークになっていることが多いです。そのため日々状況がかわっていくような仕事を望む方にはデメリットでしょう。

日々の仕事に変化が無いと、仕事に飽きることや、モチベーションの維持が難しい可能性があるからです。日々状況がかわっていくような仕事を望む方は適職とは言えないでしょう。

2.仕事内容が多岐にわたる

一般事務の仕事内容でもお伝えしましたが、一般事務の仕事内容はエンジニアなどの専門職と比較すると仕事内容が多岐にわたります。そのため仕事内容をまず覚えることが大変でしょう。

また仕事を覚えた後もルーティンワークが基本となります。上記同様にクリエイティブな仕事をしたいと望んでいる人には不向きと言えるでしょう。

3.基本的にデスクワーク

デメリットの3つ目はデスクワークが基本ということです。積極的に動き回るような仕事を望む方にはデメリットでしょう。

例えば営業職の場合、外回りやアポイントなどで日々オフィスや外出で忙しいことは想像に難くないでしょう。しかし一般事務はオフィスの決まっている座席にて業務を行うことがほとんどです。

特に夏場ではクーラーのよく聞いたオフィスだと防寒対策は必須となるでしょう。また一日中椅子に座っていることも少なくありません。

そのため腰痛や肩こりをする可能性があります。積極的に動き回るような仕事を望む方には不向きと言えるでしょう。

一般事務について正しく理解して内定に近づこう！

ここまで、一般事務の仕事の種類や内容、内定を得るためのポイント、志望動機の例文について解説してきました。

この記事を参考に一般事務について正しく理解し、志望動機や自己PRを作る際の参考してみてください。

仕事内容を正しく理解することで、志望動機で面接官に響く有効なアピールができます。内定に近づくためにも記事を参考に、準備を進めておきましょう。

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