就活のマナー

速達封筒の正しい書き方|送付する際のマナーから切手料金まで解説

速達封筒の正しい書き方とは

就職活動中、履歴書やエントリーシートをはじめとした書類を郵送する機会は多いです。その「郵送」ですが、厳密にいうと「消印有効」と「必着」の2種類があります。問題は後者で、その日までに企業の担当者の手元になければならず、締め切り当日の手続きでは間に合いません。そのような状況に陥った際に使うべきなのが、「速達郵便」です。

通常よりやや高額ですが、期日の前日までに手続きを済ませれば、翌日には相手の手元に書類を届けてくれます。この記事ではその「速達郵便」に焦点を当て、速達が必要になったときの封筒の作りかたや、利用時の料金をまとめてご紹介していきます。また併せて、ポストに投函する際の注意点についても解説していきますので、速達が必要になった方はもちろんのこと、役立つ知識としてぜひ参考にしてみてください。

速達封筒で郵送する場合の書き方の手順

速達郵便を利用する際ですが、通常の郵便のときとは若干異なる封筒の作りかたをしなければなりません。なぜなら、普通郵便のものとは違った処理が施されるためです。そこでここからは、速達郵便を利用する際に使用する「速達封筒」の作りかた・書きかたについて解説していきます。封筒を自作するのであれば、それが「速達郵便」だと一目でわかるように、以下で紹介するポイントをもれなくおさえるようにしましょう。

封筒は白色の角2を用意する

速達封筒を作成する前に、まずは封筒を手に入れる必要があります。その際のキーワードとして、「白色」、そして「角型2号(角2)」を覚えておいてください。まず「白色」の封筒ですが、正式な書類などを送る際に用いられます。一方、茶色の封筒は「業務用」の印象が強いでしょう。仮にこちらで送ったとしてもペナルティになることはありません。

「角型2号」の封筒は、A4サイズの書類を折らずに入れられる大きさのものです。書類に余計な折り目を付けてしまうと不格好になってしまいますので、履歴書の大きさに対応するこのサイズを選ぶようにしましょう。ちなみに、大学側が発行している封筒があるのであれば、そちらを選んでしまうほうが早いです。

縦書きなら右上・横書きなら右下に赤線を引く

封筒を手に入れることができたならば、次は速達封筒を作っていきましょう。なおここでは、宛名書きは済んでいるということを前提として話を進めていきます。速達郵便を利用する際には、封筒の端部分に赤い線を引きます。赤い線を引く場所は、縦書きの封筒であれば「右上部」、横書きのものであれば「右側部(右下)」です。

向きによってラインを入れる場所が異なりますので注意しましょう。ほかにも、朱書きの「速達」の文字を同じく赤の枠で囲ったものを書き入れておいてください。とは言っても、重要なのは宛名であるため、バランスが崩れそうなのであれば記載しなくてもまったく問題はありません。手続きの際にもっとも大切なのは赤の線なので、そちらは絶対に忘れないようにしてください。

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速達利用時の料金

前の見出しでは、速達を利用する際の封筒の作りかたを解説しました。その封筒に書類を入れ、必要な金額分の切手を貼っておけば届くのですが、それは通常の料金とは異なりますので注意しておきましょう。そこでここでは、速達を利用する際に必要となる金額について詳しくご説明していきます。これを間違えてしまうと料金不足で届かない、あるいは届いたとしても企業側に迷惑をかけることになるので注意してください。

料金の目安は420円

速達郵便を利用する際の料金ですが、目安としては「420円(税込み)」です。内訳は、角型2号の通常配達の料金(定形外郵便物(規格内)、かつ100g以内の場合)が180円、速達料金が280円となっています。ここで覚えておいてほしいのが、「通常配達の料金」が封筒の大きさ+書類を含めた全体の重さによって変動するという点です。そのため、計算した結果かかるコストが420円でないこともありますので(多い場合も少ない場合も含め)注意しましょう。

一方で、速達料金に関しては一律です。加えて、届いたかどうかを確認したいという場合には、「特定記録(160円)」もしくは「簡易書留(310円)」のオプションを付けると安心できるでしょう。そのほか詳しいことやかかる金額の計算は、郵便局のホームページでも知らべられます。

窓口への直接持ち込みがベスト

直前の見出しでは、速達郵便を利用する際にかかる金額を解説しました。それをもとに必要となる額の切手を用意してもらえればよいのですが、わずらわしいと感じる人も多いのではないでしょうか。そのような場合には、郵便局の窓口へ直接持っていくことがおすすめです。窓口で「速達郵便でお願いします」と言えば、必要な料金などを教えてくれます。

切手の過不足もなくなりますので、無事に届けられたのかどうかというところにそわそわしなくてもよくなるでしょう。また、窓口で郵送の手続きをするのであれば、速達封筒をわざわざ作って持っていく必要もなくなります。料金の支払いと封筒の引き渡しさえ無事に済めば、速達封筒などの処理も郵便局側でやってくれるので安心です。

速達をポストに投函する際の注意点

前の見出しの中で「窓口に持っていけば安心」だとお伝えしましたが、速達郵便はポストへの投函でも済ませられます。しかし、ポストを利用する場合には、気を付けておかなければならないところがあるというのが事実です。そこでここでは、速達する書類をポストに投函する際の注意点を2つご紹介いたします。仕上げた書類を無駄にしないためにも、以下で登場する点をしっかりとおさえるようにしてください。

配送料金

速達郵便をポストへの投かんで済ませる際に注意すべき1つ目が「配送料金」、つまりは「切手代」です。先の見出しでも触れましたが、料金が不足していると届けられない、もしくは届けられたとしても不足分の催促が企業側に来ることもあるようです。とくに後者が起こってしまった場合、企業側に迷惑をか掛けかねません。

印象としては最悪になるでしょうから、これは絶対に避けたいところです。どうであれ、配送にかかる料金は確実に押さえるようにしてください。やはり、どうしても不安だという場合には窓口へ持ち込むようにしましょう。ところによっては深夜も窓口が開いていますので、諦めないようにしてください。

収集時間

速達郵便をポストに投かんする際に注意点2つ目が、「収集時間」です。ポストに入れた郵便物は、定期的に係の人が回収に向かいます。ここでの問題は、「収集時間が決まっている」ということです。つまり、収集された後のタイミングで出すと次の回収になってしまうため、それだけ届くのが遅くなるという可能性が高くなってしまいます。

特に、その日の最終の収集が終わった後のタイミングに出してしまうと、速達を使ったとしても期日までに間に合わなくなってしまうということも十分あり得るのです。それではそもそも速達で出す意味がありません。そのため、ポストを利用する場合には、事前に収集時間を確認するようにしましょう。

速達封筒の書き方を把握して締切日前に届くように送ろう

この記事では「速達郵便」に焦点を当て、郵送が必要になったときの封筒の作りかたや利用時の料金、そして、ポストに投函する際の注意点についてまとめてご紹介してきました。速達郵便の手続き方法をしっかりと把握したうえで、応募書類などは締め切り日までに確実に届くようにしましょう。とは言っても、速達郵便は「最終手段」と呼び表しても過言ではないものです。

もちろん「間に合わせる」ということが何よりも大切ではありますが、普通郵便で届くくらい期間を余裕をもって投函できるとさらに良いでしょう。とは言っても、いちばんの問題は締め切りに間に合わない、あるいは締め切りを無視することです。これは社会人になるうえではタブーですので、必要があるのならば、この記事でご紹介した情報を参考にしたうえで送るようにしましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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