就活のマナー

就活で「休む」ことをメールで伝える方法とは|企業に失礼だと思われない為のポイントをご紹介

説明会や面接を休む場合のマナーを知っておこう

就活するなかで大切な説明会や面接ですが、どうしても都合がつかず休まなければならない時があります。しかし説明会などは事前に予約して開催される場合が多いため、企業側も準備をして行っており、キャンセルが出るとせっかくの準備も無駄になり、悪い印象を与えかねません。良い知らせではないのに知らせるべき連絡が欠席の連絡です。

「休む」という大事な連絡を、どのような手段でどう伝えるべきか迷う人も多いでしょう。伝え方一つが就活の結果にも影響してきます。どうしても休まなければならない時のために、説明会や面接を休む際に企業側に印象良く事情を伝える方法やマナーを知っておきましょう。

説明会や面接を休む場合のマナー

説明会は大人数の学生に向けて行われるため、「大勢のなかの1人が休んでも分からないだろう」と思う人もいるかもしれません。しかし、企業はチェックをしている可能性もあります。気を抜かずにきちんと連絡をしておきましょう。また面接は、就活が進んでいくなかでは本当に大切なチャンスの場です。面接を欠席する時に必ず伝えるべきこと、伝え方をしっかりと心得ておくことが大切でしょう。説明会や面接を休む場合の大切なマナーにはポイントがあるのでご紹介します。

早めに休むことを伝える連絡をする

説明会や面接を休むことが事前に分かっているならば、分かった時点で早めに休むことを伝えるようにしましょう。連絡を後伸ばしにすればするほど、印象は悪くなります。伝達手段はメールや電話など方法がありますが、少し前に欠席が分かっていれば、メールで伝えることも可能でしょう。

メールでは、相手の顔や声も分からずに文章のみで伝えることにより、直接電話で話すよりも気張らずに伝えることができます。書き直しもできるため、より丁寧に企業側に事実を伝えることが可能な点も特徴と言えるでしょう。電話の場合も、早目の連絡が肝心です。1回勝負の連絡なので失敗は許されません。たかが連絡、されど連絡です。話す内容を事前に紙に書いてから伝えるようにしましょう。

当日の場合は電話をする

身内の不幸などで急遽休まなければいけなくなり連絡が当日の場合は、メールではなく直接電話をして連絡することがマナーとなります。説明会や面接の開催日に、企業側はバタバタと忙しく準備をしているので、メールを確認する時間も余裕もないことが予想されます。メールを送っても企業側が確認するのが遅れて行き違いになると、印象が悪くなりかねません。

当日の場合は、事情が分かった時点で早めに電話連絡をすると確実に連絡が取れ、行き違いを防ぐことができるでしょう。当日であれば、自分自身も休むという事実に戸惑っていることが予想できます。ですが、企業側にしっかりとはっきりした声で理由を伝えることが大切です。

メールで休むことを伝えるポイント

メールで休むことを伝えるポイント

電話で説明会や面接を休むことを伝えることにもポイントはありますが、メールで休むことを伝える場合にはまた違うポイントがいくつかあります。メール連絡は、電話と違って目に見えて後に残るものであるため、しっかりとした文脈や丁寧な言葉を考えてメールを作成するべきでしょう。企業に良い印象を与えることができる文の内容とは、どのようなものにすれば良いのか、具体的な内容と書き方を見ていきましょう。

「休む」ということをはっきり伝える

メールで説明会や面接を休む事実を伝えるからには、内容をはっきりと伝えなければなりません。理由をつけて説明するのもだらだらと長く書くのではなく、すっきりと文脈を整えることが必要です。何を伝えたいかを頭の中でまずすっきりさせましょう。紙に書き出してアウトプットすることが大切であるので、まず意味が分かるように文を整えて書き出し、次に自分で読み返してチェックをします。

理由には、文の中に「休む」という事実をはっきり入れるようにしましょう。企業側に何のメールか読んですぐ分かるように事実をはっきり入れ、文脈をきれいに整えることが大切です。

休む理由を明確に伝える

企業側は、休む理由が一番気になりなるところです。何故大切な日に休まなければならないのか、非常に大切なポイントとなってきます。休む理由が、社会人や学生の誰でも起こりうる、身内の不幸などどうしても予想できない、回避できない理由であれば納得がいくでしょう。ですが、ただ単に風邪をひいてしんどいなどの理由であれば、企業側はやる気がないと取るところもあるでしょう。

風邪をひいてもマスクをしていくなど対策を行えば十分参加することは可能です。休むにもやる気を見せる姿勢が必要でしょう。ただ単に風邪というのではなく、インフルエンザや高熱があるなどどうしても回避できない理由を明確にしましょう。身内の不幸などでもより明確に休みの理由を述べ、具体的にはっきりと伝えることが肝心です。

申し訳ないという気持ちをしっかり伝える

メールには具体的な休む理由と、申し訳ない気持ちが入った文章を入れることが大切です。急遽の身内の不幸だとしても、企業側からの貴重な機会である説明会や面接の誘いを断るということになるので、企業側に自分の申し訳ない気持ちが伝わるように文脈を考えてメールを作成しましょう。ただ行けないという理由があるため休むのは個人的な都合であり、仕事をしていれば簡単には休めない状況もあり得ます。

「すみません」ではなく「申し訳ありません「」という言葉であることや、他の敬語の使い方も正しく使用して、きちんとした言葉で事実を伝えられるようにしましょう。誠意を持った言葉遣いで文を書くことができると、受け取る相手の企業にもより良い印象を与えることができるはずです。

メールで休むことを伝える例文

電話で話すのではなく記録として残ってしまうメール連絡は、後でも見返して読むことができます。これは、メールで伝える際のメリットでもありデメリットであるところでしょう。電話では緊張してしまうことが予想され、メールの方が楽にも思えますが、より緊張感を持って内容を確実に、言葉遣いもきちんとしたもので書かなければいけません。

また、説明会と面接とでは重要性も異なってきます。メールで伝える際の具体的な書き方を見ていきましょう。

説明会を休む場合

件名:〈○○大学○年○○〉○月○日の説明会欠席の件

本文:○株式会社○担当○○様

大変お世話になっております。

先日は、○月○日の説明会のご連絡をありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、○月○日に予約していた説明会を
体調不良により欠席させて頂きたいと思っております。
メールにて欠席連絡の失礼をお許しください。

誠に身勝手な連絡ではございますが、
何卒お許しいただきたくお願い申し上げます。
今後の貴社のますますの発展を、心よりお祈り申し上げます。

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署名

基本的な差出人、宛名などをきちんと記載しましょう。最初と最後に自分の名前など差し出し人をきちんと明記しておくことが大切です。敬語も正しく活用して、文が成り立つように作成しましょう。

欠席理由は、自分の身勝手であるというところを入れて丁寧に詫びることが必要です。欠席して終わりではなく、またお世話になるかもしれないといった気持ちを込めて、次につながるような文章も入れると印象が良くなるでしょう。

面接を休む場合

件名:〈○○大学○年○○〉○月○日の面接欠席の件

本文:○○株式会社○○担当○○様

大変お世話になっております。
先日は面接日時のご連絡を頂き、ありがとうございました。

大変申し訳ありませんが、
体調不良により明日の面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。
個人的な日時の設定をして頂いたにも関わらず申し訳ありません。
メールにて連絡の失礼をお許しください。

誠に身勝手な連絡ではございますが、何卒お許しいただきたく、
お願い申し上げます。
今後の貴社のますますの発展を、心よりお祈り申し上げます。

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署名

基本は説明会の時と同じですが、大事な面接の時間を自分1人のために取ってもらっていたことを頭に入れて、より心を込めた文章できちんと書きましょう。面接をキャンセルするということは、企業にとってマイナスイメージがより大きいはずです。

その印象を少しでも改善するように丁重に述べることが大切です。面接を再度希望する場合は、その旨を最後にプラスして加えて書くと企業に思いを伝えることができるでしょう。

相手の立場になってメールを考えることが重要!

企業の説明会や面接で休むということは、どんな理由があっても、大切なチャンスの場に行くことができないことに変わりはありません。企業側にとっては、せっかく準備をしているのに来てもらえないことは残念で、それだけでマイナスな印象になってしまいます。本当ならば直接電話で理由を話して辞退の連絡をしたいところですが、当日のキャンセルを除けば、メールで早めに辞退の連絡するのもマナーと言えます。

相手の立場に立ってメールの文章も考えましょう。相手は企業ですから、社会に出た時に恥ずかしくないような言葉遣いを選んで文脈を整えることが大切です。企業側に失礼のないように早めにメールを送ること、丁寧な内容のメール文などを心がけると、より印象良く受け取ってもらえるでしょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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