最終面接を辞退するときの正しい連絡方法｜電話・メールを例文で解説

最終面接を辞退するときが就活で最もマナーが問われる

最終面接まで辿り着くことができたなら、内定まではあと1歩です。文字通り、最後の面接となるため社長や役員などが面接官として参加し、就活生にとってはもっとも緊張感のある面接だと言えます。

しかし、最終面接まで通過しても、選考を重ねる中で他社の志望度があがってしまい、辞退したいなどという場面もでてくるでしょう。

一次面接などに比べると、最終面接での辞退は企業にとっては非常にダメージが大きいです。内定を出してもいい人材しか最終面接に残らないですし、今まで費やしてきた時間も無駄になってしまいます。

そのため、最終面接の辞退に関しては特に丁寧に対応する必要があります。これから最終面接を辞退する際の方法を紹介していくので、この記事を参考に、失礼のない対応を取れるようにしましょう。

内定の辞退についてはこちらの記事で確認することができます。ぜひ参考にしてみてください。

• 内定辞退の前に抑えておきたいマナー【電話・メール例文あり】

就活生に聞いた！ 最終面接を辞退したことがある人の割合

まず最初に最終面接の辞退の方法をなどを紹介する前に、実際のところどれだけの就活生が最終面接を辞退したことがあるのかから見てみましょう。就活生の皆さんの回答結果がこちらです。

集まった回答のうち、29.3％とおよそ3割の就活生が最終面接を辞退したことがあるという結果になりました。少数派ではあるものの、最終面接を辞退することは珍しいことではないようです。

適切な場面で辞退の連絡をすることで、自分のプラン通りに就活を続けたり、自分に合ったキャリアを正しく選択することが可能です。しかしそのためにはやはりマナーを守った辞退連絡が必須。正しい辞退の方法を学んでいきましょう。

どんな理由で最終面接を辞退すればいい？

面接を辞退するにあたり、企業に対して辞退の理由は説明する必要があります。しかし、場合によっては企業に対して失礼になってしまう、言いにくい理由で辞退を望む場合もあるかもしれません。

そこでここでは、一般的によく用いられ、企業に対して失礼にならない言い方ができる辞退理由をいくつか紹介していきます。

①一身上の都合・家庭の事情

辞退をする際には理由を添える必要がありますが、包み隠さず具体的に理由を述べなくてはいけないわけではありません。最も安全な言い回しである「一身上の都合」と伝えるので問題ありません。

また、家庭の事情など、プライベートな理由であれば企業としても内容を追及するというのはほとんどありません。ただ、具体的な理由を求められる場合もゼロではないので、理由を深く聞かれた場合に備え詳しい回答を簡単に用意しておくとより安心です。

②他の企業から内定が出た

「他の企業から内定が出た」ことを理由にする場合は、ある程度正直に伝えても失礼にはなりません。なぜなら、企業としても多くの企業の選考を並行して受けていることを承知しているからです。

その際は「企業同士を比べて他社の方が良いから」など、辞退する企業を下げることにつながる表現を用いるのは失礼にあたります。「他者から内定が出て就職活動を終了する」といった旨に留めましょう。

③選考中に合わないと感じた

最終面接まで選考が進む中で、説明会や面接の中で社員に触れあった中で考え方や雰囲気、仕事内容などに対してミスマッチを感じてしまうというケースも考えられます。

この場合ただ合わないと伝えるのは失礼になる可能性もあるため、「自身の適性や今後について考慮した結果」というように、企業が自分に合わないというよりも、自分が企業に合わないという姿勢を取る必要があるでしょう。

就活生に聞いた！ 最終面接の辞退理由として伝えた内容

最終面接を辞退する理由は人によってさまざまだと考えられますが、就活生の皆さんが伝えている選考の辞退の理由はどのようなものなのでしょうか。

ここでは皆さんに聞いた、面接辞退の理由として伝えた内容を見ていきましょう。

より高い志望度の企業から内定が出たからという回答が大多数

第一志望含め、より高い志望度の企業から内定が出たという理由で内定辞退の旨を伝えたという回答が大多数を占めました。

より高い志望度であるというのは、個人の価値観や意思によるものであり、企業に伝えても失礼な理由ではありません。

また、より高い志望度が高いという理由を伝えたところで、企業からどの点でより志望度が高くなったのかなど詳しく追及されることもほとんどないでしょう。他社を選ぶことに申し訳なさを感じる学生もいるかもしれませんが、辞退理由は素直に述べてもよさそうです。

企業とのミスマッチを感じたことを伝えたという回答も

寄せられた回答の中には、企業に対してミスマッチを感じたことを伝えたというものもありました。

選考を通して、そのように感じてしまうことは致し方のないことでしょう。ただし、そのまま伝えることは失礼になる可能性や、事前の企業研究が不足していたと捉えられる場合もあります。

企業が説明していなかったことや、自分なりに気づいたことであっても、企業に落ち度があるという書き方はせずに、合わないと感じたという点に留めることも必要です。

最終面接を辞退する場合の連絡方法

これから最終面接の辞退の連絡方法について紹介していきます。もしかすると、今まで説明会や一次面接の辞退の連絡はした経験があるかもしれません。しかし、説明会や一次面接の辞退などと比べて、最終面接での辞退は特に丁寧な対応が求められます。

これから紹介することを参考に少しでも良い印象を保ったまま辞退することで、就活生、企業の双方が辞退を気持ちよく進めることができるでしょう。

電話連絡が基本

最終面接の辞退の連絡は、自身が直接電話で連絡するのが基本です。なかなか最終面接の辞退を電話で連絡するのはハードルが高いかもしれませんが、電話もせずにいきなりメールで連絡すると印象が悪くなってしまいます。

最終面接に辿り着くまでに、採用担当者にはお世話になっているはずです。礼儀として、まずは電話で採用担当者に直接辞退することを伝えます。

たしかに電話で連絡するのは気後れするかもしれませんが、これが社会人としてのマナーだと心得て、採用担当者に直接、電話で辞退する旨を報告することが大切です。

最終面接を辞退すると決まった時点で、企業に迷惑がかかるのは避けられません。その迷惑をできるだけ最小限に抑え、相手に不快な思いをさせないように配慮することが基本的なマナーであると言えるでしょう。

選考辞退の電話連絡についてはこちらの記事でも詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 就活中に選考辞退を電話で伝える方法【例文・注意点付き】

電話がつながらないはときはメールで

説明した通り、最終面接の辞退の連絡は電話でおこなうのが基本です。とはいっても、どうしてもつながらないという場合はメールでの連絡でも問題ありません。

最終面接の辞退の連絡は少しでも早く採用担当者に伝えなければいけないので、電話がつながらないから折り返しの連絡を待つというのは避けたい事態です。企業側で面接辞退の意志確認が取れないままだと、そのまま準備が進められてしまうリスクが高いからです。

2、3回ほど電話をかけて、それでも繋がらなければメールで辞退する旨を報告します。メールを送った場合でも、可能であれば重ねて電話で直接報告するとなお良いでしょう。

電話で連絡するにしてもメールを使用するにしても、「相手に確実に意志が伝わった」という状態を早期に作ることが何よりも大切なことなのです。

選考辞退のメールの扱いや書き方についてはこちらでも詳しく紹介しているのでぜひ読んでみてください。

• 【選考辞退はメールでOKなのか】上手な断り方を例文つきで解説

就活生に聞いた！ 最終面接を辞退した方法

最終面接の辞退はどのような方法を取るべきか紹介しましたが、実際のところ就活生の皆さんはどのような方法で辞退の連絡をしているのかを調査してみました。

就活生の皆さんから集まった回答の、約6割がメールのみで辞退の連絡をおこなったというものでした。メールであれば相手の反応を直接見ることがなく、精神的な負担は軽くなるのかもしれません。

とはいえ約4割の学生は辞退連絡に電話を使っています。しかし先ほど説明したように、特に最終面接を辞退する場合は企業側のダメージも大きいため、電話で直接意思を伝えることが望ましいです。

メールだと確認が漏れてしまうこともあり、その場合、企業が入社の手続きをすでに具体的に進めてしまっていたということも考えられます。あとあと発覚してトラブルになることは双方にとって損なので、なるべく確実に用件が伝わる電話で連絡するのが安心です。

最終面接の辞退連絡の際に守るべき4つのマナー

最終面接の辞退は基本的に電話でするということを説明してきました。ここからは、さらに踏み込んで、最終面接の辞退の連絡をするタイミングについて説明します。タイミングを間違って辞退の連絡をしてしまうと、採用担当者に多大な迷惑をかける可能性があります。辞退するということで少なからず迷惑をかけてしまいますので、それ以上迷惑を拡大しないように配慮しましょう。

就活生にはあまり馴染みがないですが、連絡する時間によってマナー違反となってしまう場合もあります。これから紹介するポイントを参考に、社会人のマナーとして少しでも相手に迷惑をかけないよう、心がけることが大切です。

①面接辞退の連絡は必ずする

面接を辞退することに決めたにもかかわらず、連絡をしないのはマナー違反です。相手に対して配慮するというのは社会人にとって必要不可欠なことであり、連絡なしに面接に行かないという行動は、相手への配慮がまったくありません。

最終面接に進むまで、企業側も説明会の実施や書類選考、一次・二次面接やその準備、面接官と学生のスケジュール調整など、膨大な労力や時間を費やしています。これまでの選考への感謝をこめて、敬意をもった行動をすることが大切です。

また、もしその企業に就職しなくても、就職後に取引先としてかかわる可能性もあるでしょう。他社への配慮は社会に出てからもずっと求められます。誠意を持って面接辞退の連絡をしましょう。

②辞退を決めたらすぐに連絡する

辞退を決めたらすぐ連絡をすることも同様に大切です。特に最終面接までの日数が少ない状態での辞退はできるだけ避けたいので、辞退する可能性があるなら、あらかじめ考えたうえで、少しでも早く結論をだすことが大切です。

最終面接に参加するのは普段は忙しい社長や役員の方々です。そのような方々がスケジュールを調整して最終面接を設定してくれています。

前日にドタキャンなどは、非常に印象が悪いです。「そこで関係が切れてしまうので大丈夫」と考える人もいるかも知れませんが、特に志望業界であるならば、社会人になったあと、仕事でかかわる機会もあるかもしれません。

これまでお世話になっている企業なはずなので、できるかぎり迷惑をかけないよう、早めの辞退を心がけておくことが必要があります。

③営業時間内に連絡する

電話でもメールでも、できるかぎり営業時間内に連絡をするようにしましょう。連絡するのに適している時間帯は、10〜11時、14〜16時などです。反対に避けたいのが、朝早くや夜遅く、休憩時間などに連絡することです。

朝早くは1日の仕事の始まりでばたばたしていることが多いですし、夜遅くも採用担当者はすでに社にいない可能性や、帰宅直前の可能性もあります。

何より、辞退の連絡をもらっても夜遅くでは対応のしようがありません。採用担当者は辞退に伴ってさまざまなことを調整する必要がでてきてしまうので、遅くとも夕方までには連絡をするように心がける必要があります。

休憩時間の連絡も不在の可能性が高いので、避けるのがマナーです。

④電話をかける際は静かな場所を選ぶ

面接辞退に限らず、企業への連絡の際には、電話をかける場所にも注意する必要があります。スマホなどの携帯電話に慣れており、通話の場所を気にしないという人は特に注意です。

就職活動中は社会人として行動する以上、電話においても相手への配慮が求められることを意識しておく必要があります。

電話をかける際には、電波の状態が良く、周囲が静かな場所を選ぶのが良いでしょう。面接辞退など、就活に関する連絡というのは、学生にとっても企業にとっても重要度が高い内容です。

そのため、聞き違いなどが起きないように細心の注意を払うべきですし、それらが発生しやすい状況も避けなくてはなりません。

面接の辞退は、特に相手に誠意を伝えるべき場面です。電波の悪いところや駅、人混みからかけ、「適当に電話している」と思われないようにしましょう。

就活生に聞いた！ 辞退連絡をするときに気をつけたこと

辞退の連絡は企業にとって不都合なものであり、他の連絡に比べて、より丁重で、マナーに沿った対応が求められます。そこで今回は、就活生の皆さんに辞退連絡をするときに気をつけたことを聞いてみました。

より良い対応を取るためのヒントを探してみてください。

謝罪だけでなく感謝も伝えたという回答が多数

辞退の連絡をする際に、謝罪だけでなくこれまでの選考の機会への感謝の気持ちを伝えたという回答が多数寄せられました。

感謝の気持ちを伝えることで、辞退という選択ではあるものの、企業に対する敬意や、採用担当者への労いの姿勢を伝えることができます。縁がなかったとしても良い関係で終わるということは、気持ちよく社会人を迎えるために必要なことかもしれませんね。

辞退を決断してから素早く連絡したという回答も

面接を辞退すると決断してから素早く連絡したという回答もいくつか見られました。

選考辞退を決めたら、ずるずる先送りにしたりせず、すぐに連絡を入れることが最低限のマナーだといえます。なぜなら、辞退の連絡は遅くなればなるほど入社に向けた受け入れ準備を進める企業にとっては迷惑がかかってしまうからです。

連絡の早さもマナーとして、意思を固めたらすぐに連絡するようにしましょう。

辞退連絡をするときに必ず伝えること

ここまで最終面接を辞退する方法や連絡する時間帯について説明してきましたが、次は最終面接の辞退の際に必ず伝えておくべきことを紹介します。

人によって辞退の際に伝えるべきことは変わってきますが、ここで紹介することはどんな場合でも必ず押さえておきたいポイントになるので、辞退をする際は忘れずに伝えることが大切です。

辞退することへの謝罪

まず何より大事なのが、最終面接を辞退してしまうことに対して、誠心誠意、謝罪の気持ちを表すことです。企業や採用担当者も、ここまでの選考に多くの時間や労力を費やしています。

それにもかかわらず辞退するわけなので、企業には多くの無駄、損失などが発生します。そのため、辞退することに関してきちんと謝罪をすることが大切です。

辞退をすることも就活生の権利ですので、辞退をすること自体はかまいませんが、企業に迷惑をかける行為だということは踏まえておく必要があるでしょう。「

辞退するのは当然の権利だ」という気持ちではなく、相手側に「申し訳ない」という気持ちを忘れずに持って辞退の連絡をおこなう必要があります。

辞退する理由

謝罪することと合わせて非常に大切なのが、なぜ辞退をするのか、理由を明確に伝えることです。採用担当者にとって、最終面接での辞退は、「ここまで来てなぜ辞退するのだろうか？」という思いが強いでしょう。

企業側は当然、本気で入社する意志を持っている前提でそれまでの選考を合格にしてきているので、なぜ辞退を考えるにいたったか、説得力のある明快な説明が必要です。

明確な説明ができれば採用担当者も、辞退することに対して理解を示すことができるでしょう。今までお世話になった採用担当者に対しては、正直に理由を説明する必要があります。

理由を説明するの心苦しいかも知れませんが、誠意を持って対応することを心がけるのが大切です。

ただし無理に答える必要はない

辞退する理由を答えることで誠意を伝えることは大切ですが、無理に答える必要はありません。相手が訊いてこない場合にはあえて答える必要はありません。

また、先にお伝えした通り「一身上の都合により」など、理由を具体的には伝えずに、抽象的に回答するのでも問題ありません。絶対に辞退理由を具体的に伝えなければならないということはありませんので、その点は押さえておきましょう。

また、もし企業に具体的に辞退理由を伝える場合であっても、失礼がないように伝えるようにしなければなりません。もし本当のことであったとしても、企業側が不快に感じる内容は伝えないようにしましょう。

そもそも最終面接を辞退するということ自体、大変失礼なことであり、企業に多少なりとも不快感を残してしまいます。そのうえに、さらに不快感を抱かせることを言えば、相手が気分を害するだけですし、トラブルに繋がる可能性も高まってしまいます。

辞退理由は無理に伝える必要はありませんので、それも踏まえたうえでベストな対応を考えておきましょう。

これまでの選考への感謝

多くの学生が実際に取り入れていたように、辞退の連絡をする際は、謝罪するだけでなくこれまでの選考の機会を設けてくれたことに対する感謝も述べましょう。

最終面接まで残すということは、一定以上の能力や人柄を認め、入社してほしいと考えてくれた表れであり、時間と労力を使って自分と向き合ってくれたことに変わりありません。

謝罪に付け加えて感謝の言葉も伝えることで、双方後腐れなく選考を終わらせることができるはずです。

締めの言葉

用件を伝え終わった後に、締めの言葉を伝えることもマナーです。主にメールで連絡する際に、最後に書き記す文章であり、以下のような挨拶を指します。

最後に敬意を込め締めの言葉を記すことで、自分都合の選考辞退の用件だけのものに比べ、丁寧な文章になります。

最終面接の辞退連絡をする方法【電話編】

最終面接の辞退について基本的なことを説明してきました。ここからは今までの説明もふまえて、辞退を連絡する際の具体的な例文を紹介します。ここでの例文を自身の状況に応合わせて、調整して利用することが大切です。

また連絡する際には、あらかじメモなどを用意することをおすすめします。そうすることによってスムーズに説明することができるでしょう。最終面接の辞退は非常に緊張感のある状況になることが多いので、準備をしておくと、焦らずに対応することができます。

最終面接を辞退する電話の例文

突然のお電話を失礼いたします。 ○月○日○時より面接のお時間を頂いている、○○大学の○○と申します。大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。

例文を踏まえて、辞退する理由の話になることを想定し、どう答えるか準備しておけば焦らずに対応することができるでしょう。また電話の際は必ずしも採用担当者が電話に出るとは限りません。

そのため、他の社員が電話にでた場合は、本題を話す前に「面接の件でお電話したのですが、○○様は只今お手空いていらっしゃいますでしょうか」と確認してみるとスムーズに話が進みます。

採用担当者に直接つながった場合も、時間があるのか確認をしたほうが、丁寧です。

最終面接の辞退連絡をする方法【メール編】

最終面接の辞退など、重要な連絡は電話でおこなうのが基本です。しかし、場合によってはメールを使うケースもあるでしょう。電話をしたうえでメールを送るのもより丁寧な対応になります。ここでは、メールで最終面接を辞退する方法を詳しく見ていきましょう。

件名

件名は、わかりやすい件名にすることと、自分の氏名を載せるのが基本です。採用担当者など、企業で働く人たちは、毎日膨大な量のメールを読み、返信しています。

中にはスパムメールなどの迷惑メールも含まれるため、件名がわかりにくいと、迷惑メールと判断されてしまう可能性があるのです。

さらに、最終面接の辞退は緊急性の高い案件です。既に面接官のスケジュールも押さえられているため、一刻も早く辞退することを伝えなければなりません。

そのため、「【XX月XX日XX時からの最終面接辞退のお詫び】○○大学△△」など、要件と差出人が一目でわかる件名にしましょう。

このような件名ならすぐに読まれ、面接官のスケジュール変更も迅速におこなわれるでしょう。相手への迷惑を少しでも小さくするよう、配慮することが大切です。

本文

本文では、まず最初に名乗ります。「○○大学○○学部の△△です。XX日のXX時より、御社の最終面接のお時間をいただいております」などと伝えればわかりやすいでしょう。

次に、メールでの連絡になってしまったことのお詫びをしましょう。先述の通り、大事な連絡は電話ですることが基本だからです。

「本来は電話でお伝えすべきところ、メールでの連絡となってしまい、申し訳ございません」などと書くと良いでしょう。メールでの連絡が失礼だという認識を持ち、それに対してしっかりお詫びをすることが必要です。

その後で、本題に入りましょう。最終面接を辞退したい旨、迷惑をかけてしまうことへのお詫び、それまで選考を進めてくださったことへの感謝を伝えていくようにしましょう。

一次・二次面接とは異なり、人事担当者始め、企業の方々と深く関わっていることも多いはずです。お世話になり、期待もされていた分、最後まで誠実に対応するように心がけてください。

署名

メールの末尾には、必ず署名を入れるようにしてください。就活で企業にメールを送る際の基本ですが、それは最終面接を断る場合であっても同様です。

署名に載せておくべき内容としては、大学名・所属学部／学科名・氏名・電話番号・メールアドレスが最低限の必須項目です。

署名を入れる理由は、確かに自分が送ったメールであることを相手に伝えること、相手が容易に連絡を取れるようにすることという2点です。署名が付いていれば、本人からの連絡であることがわかるでしょう。

また、場合によっては採用担当者が、「電話で直接話をした方が良い」と考えるケースもあるはずです。

もし署名がなければ、膨大な履歴書の束の中から該当する学生のものを探し、そこに電話をかけることになるでしょう。無駄な時間・労力を発生させてしまいますし、間違った相手に連絡するリスクも高まります。

このような可能性も踏まえ、メールの末尾には必ず署名を付けるようにしてください。

メールの例文

件名は1目でいつの最終面接を辞退したいのか、どこの大学の誰からのメールなのかすぐに理解できるものにします。またメールで連絡をする際もまずは辞退することに対して、謝罪をするのが大事です。

特に最終面接までの日にちが少なければ少ないほど謝罪は丁寧にする必要があります。その後は採用担当者に、なぜ辞退を考えるに至ったか、その理由を説明し、最後に今までお世話になったことに対して、丁寧にお礼を伝えてください。

最終面接を辞退する時は電話で早めに連絡しよう

最終面接の辞退を行う上で、何より大切にすべきなのは「採用担当者に迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちを持つことです。その気持ちを持っていれば、おのずと誠意ある対応をとることができます。

メールではなく、電話で連絡するのも誠意の1つです。このことを意識して対応することで、企業と揉めることなく辞退することが可能になります。企業の採用担当者が今まで多くの時間を費やして面接をおこなってきたことを忘れないことが大切です。

また社会人になってから、辞退した会社と仕事でかかわる可能性もあります。辞退の際に失礼な対応を取っていたならば、仕事にも支障をきたす可能性も考えられるでしょう。

そのような事態を避けるためにも、最終面接を辞退する際は誠意を持って対応することが大切です。

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