面接対策

最終面接を辞退する際のメール・電話の例文と基本的なマナー

最終面接を辞退する場合どうしたら良い?

最終面接まで辿り着くことができたなら、内定まではあと1歩です。文字通り、最後の面接となるため社長や役員などの幹部が面接官として参加し、就活生にとってはもっとも緊張感のある面接だと言えます。しかし、最終面接まで通過しても、選考を重ねる中で他社の志望度があがってしまい、辞退したいなどという場面も当然でてくるでしょう。

1次面接などと比べれば、最終面接での辞退は採用担当者にとっては非常にダメージが大きいです。内定を出してもいい人材しか最終面接に残らないですし、今まで費やしてきた時間も無駄になってしまいます。ですので、最終面接の辞退に関しては特に丁寧に対応する必要があります。これから最終面接を辞退する際の方法を説明しますので、この記事を参考に、失礼のない対応を取るようにすることが大切です。

あなたの面接力は何点?

面接において、服装などの身だしなみは第一印象に大きな影響を与えます。また、自己分析や業界・企業理解がどの程度できているかも、高評価を受けるために大切な要素です。今の時点で、あなたの面接力はどのくらいでしょうか?

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最終面接を辞退する場合の連絡方法

これから最終面接の辞退に関していくつかのポイントを紹介していきます。まずは辞退の連絡方法についてです。もしかすると、今まで説明会や1次面接の辞退の連絡はした経験があるかもしれません。しかし、説明会や1次面接の辞退などと比べて、最終面接での辞退は重みが違います。これから紹介することを参考に少しでも良い印象を保ったまま辞退することで、就活生、企業の双方が辞退を気持ちよく進めることができるでしょう。

電話連絡が基本

最終面接の辞退の連絡は、自身が直接電話で連絡するのが基本です。なかなか最終面接の辞退を電話で連絡するのはハードルが高いかもしれませんが、電話もせずにいきなりメールで連絡すると印象が非常に悪くなってしまいます。最終面接に辿り着くまでに、採用担当者にはお世話になっているはずです。礼儀として、まずは電話で採用担当者に直接辞退することを伝えます。

確かに電話で連絡するのは気後れするかもしれませんが、これが社会人としてのマナーだと心得て、採用担当者に直接、電話で辞退する旨を報告することが大切です。最終面接を辞退すると決まった時点で、企業に迷惑がかかるのは避けられません。その迷惑をできるだけ最小限に抑え、相手に不快な思いをさせないように配慮することが基本的なマナーであると言えるでしょう。

電話がつながらない時はメールで

説明した通り、最終面接の辞退の連絡は電話で行うのが基本です。とはいっても、どうしてもつながらないという場合はメールでの連絡でも問題ありません。最終面接の辞退の連絡は少しでも早く採用担当者に伝えなければいけないので、電話がつながらないから折り返しの連絡を待つ、というのが1番避けたい事態です。企業側で面接辞退の意志確認が取れず、そのまま準備が進められてしまうリスクが高いからです。

2、3回ほど電話をかけて、それでも繋がらなければメールで辞退する旨を報告します。メールを送った場合でも、可能であれば重ねて電話で直接報告するとなお良いでしょう。電話で連絡するにしてもメールを使用するにしても、「相手に確実に意志が伝わった」という状態を早期に作ることが何よりも大切なことなのです。

最終面接の辞退連絡をするタイミング

最終面接の辞退は基本的に電話でするということを説明してきました。ここからは、さらに踏み込んで、最終面接の辞退の連絡をするタイミングについて説明します。タイミングを間違って辞退の連絡をしてしまうと、採用担当者に多大な迷惑をかける可能性があります。辞退するということで少なからず迷惑をかけてしまいますので、それ以上迷惑を拡大しないように配慮しましょう。

就活生にはあまり馴染みがないですが、連絡する時間によってマナー違反となってしまう場合もあります。これから紹介するポイントを参考に、社会人のマナーとして少しでも相手に迷惑をかけないよう、心がけることが大切です。

辞退を決めたらすぐに連絡する

何より大切なのが、辞退を決めたらすぐ連絡をすることです。特に最終面接までの日数が少ない状態での辞退はできるだけ避けたいので、辞退する可能性があるなら、あらかじめ考えたうえで、少しでも早く結論をだすことが大切です。最終面接に参加するのは普段は忙しい社長や役員の方々です。そのような方々がスケジュールを調整して最終面接を設定してくれています。

前日にドタキャンなどは、非常に印象が悪いです。「そこで関係が切れてしまうので大丈夫」と考える人もいるかも知れませんが、社会人になったあと、仕事で関わる機会もあるかもしれません。これまでお世話になっている企業なはずなので、できるかぎり迷惑をかけないよう、早めの辞退を心がけておくことが必要があります。

面接辞退の連絡をしないのはマナー違反

面接を辞退することに決めたにもかかわらず、連絡をしないのはマナー違反です。相手に対して配慮するというのは社会人にとって必要不可欠なことであり、連絡なしに面接に行かないという行動は、相手への配慮が全くありません。最終面接まで進めば、採用担当者と何度も顔を合わせて話をしてきているかも知れません。断りにくい、連絡するのは気が重い、と思うこともあるでしょう。

しかし、相手側に立って考えてみましょう。最終面接に進むまで、企業側も説明会の実施や書類選考、一次・二次面接やその準備、面接官と学生のスケジュール調整など、膨大な労力や時間を費やしています。期待と信頼があるからこそ、最終面接まで進むことができているのです。また、最終面接では、面接官が社長や役員である可能性が高いでしょう。多忙な中、面接の時間を確保してくれているのです。

学生であっても、就職活動では1人の社会人としてふさわしい態度・行動で望むことが大切です。もしその企業に就職しなくても、就職後に取引先として関わる可能性もあるでしょう。他社への配慮は社会に出てからもずっと求められます。誠意を持って面接辞退の連絡をしましょう。

営業時間内に連絡する

電話でもメールでも、できるかぎり営業時間内に連絡をすることが大切です。連絡するのに適している時間帯は、10〜11時、14〜16時などです。反対に避けたいのが、朝早くや夜遅く、休憩時間などに連絡することでしょう。朝早くは1日の仕事の始まりでばたばたしていることが多いですし、夜遅くも採用担当者はすでに社にいない可能性や、帰宅直前の可能性もあります。

何より、辞退の連絡をもらっても夜遅くですと対応のしようがありません。採用担当者は辞退に伴ってさまざまなことを調整する必要がでてきてしまうので、遅くとも夕方までには連絡をするように心がける必要があります。休憩時間の連絡も不在の可能性が高いので、避けるのがマナーです。

辞退連絡をする時に必ず伝えること

ここまで最終面接を辞退する方法や連絡する時間帯について説明してきましたが、次は最終面接の辞退の際に必ず伝えておくべきことを2点紹介します。人によって辞退の際に伝えるべきことは変わってきますが、この2点はどんな場合でも必ず押さえておきたいポイントになるので、辞退をする際は忘れずに伝えることが大切です。

連絡をおこなうべき時間など他のポイントを押さえていたとしても、これから紹介する2点を押さえていないのなら意味はない、といえるほど重要なポイントです。それでは具体的に見ていきましょう。

辞退することへの謝罪

まず何より大事なのが、最終面接を辞退してしまうことに対して、誠心誠意、謝罪の気持ちを表すことです。企業や採用担当者も、ここまでの選考に多くの時間や労力を費やしています。それにも関わらず辞退するわけですので、企業には多くの無駄、損失などが発生します。そのため、辞退することに関してきちんと謝罪をすることが大切です。

辞退をすることも就活生の権利ですので、辞退をすること自体はかまいませんが、企業に迷惑をかける行為だということは踏まえておく必要があるでしょう。「辞退するのは当然の権利だ」という気持ちではなく、相手側に「申し訳ない」という気持ちを忘れずに持って辞退の連絡を行う必要があります。

辞退する理由

謝罪することと合わせて非常に大切なのが、なぜ辞退をするのか、理由を明確に伝えることです。採用担当者にとって、最終面接での辞退は、「ここまで来てなぜ辞退するのだろうか?」という思いが強いでしょう。企業側は当然、本気で入社する意志を持っている前提でそれまでの選考を合格にしてきていますので、なぜ辞退を考えるにいたったか、説得力のある明快な説明が必要です。

明確な説明ができれば採用担当者も、辞退することに対して理解を示すことができるでしょう。今までお世話になった採用担当者に対しては、正直に理由を説明する必要があります。理由を説明するの心苦しいかも知れませんが、誠意を持って対応することを心がけるのが大切です。

ただし無理に答える必要はない

辞退する理由を答えることで誠意を伝えることは大切ですが、無理に答える必要はありません。相手が訊いてこない場合にはあえて答える必要はありません。また、「一身上の都合により」など、具体的には伝えずに、抽象的な回答をするのも問題ありません。絶対に辞退理由を具体的に伝えなければならないということはありませんので、その点は押さえておきましょう。

また、もし企業に具体的に辞退理由を伝える場合であっても、失礼がないように伝えるようにしなければなりません。「○○株式会社(辞退する企業のライバル企業)の方が魅力的に感じたから」「御社に〜〜という不満を感じたから」など、もし本当のことであったとしても、企業側が不快に感じる内容は伝えないようにしましょう。

そもそも最終面接を辞退するということ自体、大変失礼なことであり、企業に多少なりとも不快感を与えてしまいます。その上に、さらに不快感を抱かせることを言えば、相手が気分を害するだけですし、トラブルに繋がる可能性も高まってしまいます。辞退理由は無理に伝える必要はありませんので、それも踏まえた上でベストな対応を考えておきましょう。

最終面接の辞退連絡をする方法【電話編】

最終面接の辞退について基本的なことを説明してきました。ここからは今までの説明もふまえて、辞退を連絡する際の具体的な例文を紹介します。ここでの例文を自身の状況に応じ、カスタマイズして利用することが大切です。また連絡する際には、あらかじめ台本などを作っておくことをおすすめします。そうすることによってスムーズに説明することができるでしょう。最終面接の辞退は非常に緊張感のある状況になることが多いので、準備をしておくと、焦らずに対応することができます。

電話をかける際には場所に気を付ける

面接辞退に限らず、企業への連絡の際には、電話をかける場所にも注意する必要があります。スマホなどの携帯電話に慣れており、通話の場所を気にしないという人は特に注意です。就職活動中は社会人として行動する以上、電話においても相手への配慮が求められることを意識しておく必要があります。

電話をかける際には、電波の状態が良く、周囲が静かな場所を選ぶのが良いでしょう。面接辞退など、就活に関する連絡というのは、学生にとっても企業にとっても重要度が高い内容です。そのため、聞き違いなどが起きないように細心の注意を払うべきですし、それらが発生しやすい状況も避けなくてはなりません。

電場の状態が悪ければ、会話が聞き取りにくくストレスになってしまったり、途中で電話が切れてしまうこともあるでしょう。相手にストレスを与え、手間や負担も余計に発生させてしまうのです。面接の辞退は、特に相手に誠意を伝えるべき場面です。電波の悪いところや駅、人混みからかけ、「適当に電話している」と思われないようにしましょう。

最終面接を辞退する電話の例文

突然のお電話を失礼いたします。 ○月○日○時より面接のお時間を頂いている、○○大学の○○と申します。大変申し訳ございませんが、この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけしてしまい、深くお詫び申し上げます。

このように最終面接の辞退をすることを丁寧に採用担当者に伝えます。そして例文の後に辞退する理由の話になることを想定し、どう答えるか準備しておけば焦らずに対応することができるでしょう。また電話の際は必ずしも採用担当者が電話に出るとは限りません。そのため、電話にでた社員によっては、本題を話す前に「面接の件でお電話したのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか」と1度確認してみるほうがスムーズに話が進みます。採用担当者につながった場合も、時間があるのか確認をしたほうが、丁寧です。

最終面接の辞退連絡をする方法【メール編】

最終面接の辞退など、重要な連絡は電話で行うのが基本です。最も丁寧なコミュニケーションの方法は、相手に直接会って話すことです。しかし、面接を断るためにわざわざ企業に足を運ぶのは大変ですし、相手側にも負担になるでしょう。そこで電話が基本となりますが、場合によってはメールを使うケースも生じます。ここでは、メールで最終面接を辞退する方法を詳しく見ていきましょう。

件名

件名は、わかりやすい件名にすることと、自分の氏名を載せるのが基本です。採用担当者など、企業で働く人たちは、毎日膨大な量のメールを読み、返信しています。中にはスパムメールなどの迷惑メールも含まれるため、件名がわかりにくいと、迷惑メールと判断されてしまう可能性があるのです。

さらに、最終面接の辞退は緊急性の高い案件です。既に面接官のスケジュールも押さえられているため、一刻も早く辞退することを伝えなければなりません。そのため、「【XX月XX日XX時からの最終面接辞退のお詫び】○○大学△△」など、要件と差出人が一目でわかる件名にしましょう。このような件名ならすぐに読まれ、面接官のスケジュール変更も迅速におこなわれるでしょう。相手への迷惑を少しでも小さくするよう、配慮することが大切です。

本文

本文では、まず最初に名乗ります。「○○大学○○学部の△△です。XX日のXX時より、御社の最終面接のお時間をいただいております」などと伝えればわかりやすいでしょう。次に、メールでの連絡になってしまったことのお詫びをしましょう。先述の通り、大事な連絡は電話ですることが基本だからです。

「本来は電話でお伝えすべきところ、メールでの連絡となってしまい、申し訳ございません」などと書くと良いでしょう。メールでの連絡が失礼だという認識を持ち、それに対してしっかりお詫びをすることが必要です。

その後で、本題に入りましょう。最終面接を辞退したい旨、迷惑をかけてしまうことへのお詫び、それまで選考を進めてくださったことへの感謝を伝えていくようにしましょう。一次・二次面接とは異なり、人事担当者始め、企業の方々と深く関わっていることも多いはずです。お世話になり、期待もされていた分、最後まで誠実に対応するように心がけてください。

署名

メールの末尾には、必ず署名を入れるようにしてください。就活で企業にメールを送る際の基本ですが、それは最終面接を断る場合であっても同様です。署名に載せておくべき内容としては、大学名・所属学部/学科名・氏名・電話番号・メールアドレスが最低限の必須項目です。

署名を入れる理由は、確かに自分が送ったメールであることを相手に伝えること、相手が容易に連絡を取れるようにすることという2点です。署名が付いていれば、本人からの連絡であることがわかるでしょう。また、場合によっては採用担当者が、「電話で直接話をした方が良い」と考えるケースもあるはずです。

もし署名がなければ、膨大な履歴書の束の中から該当する学生のものを探し、そこに電話をかけることになるでしょう。無駄な時間・労力を発生させてしまいますし、間違った相手に連絡するリスクも高まります。このような可能性も踏まえ、メールの末尾には必ず署名を付けるようにしてください。

メールの例文

件名:◯月◯日最終面接辞退の連絡 ◯◯大学◯◯

本文 :
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様

大変お世話になっております。
○月○日○時から面接のお時間を頂いておりました、
◯◯学部◯◯学科の◯◯です。

大変申し訳ございませんが、
この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、面接の日程を組んでくださったにもかかわらず、
このような形で辞退させていただくことになり誠に申し訳ありません。
心よりお詫び申し上げます。
貴社のますますのご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

件名は1目でいつの最終面接を辞退したいのか、どこの大学の誰からのメールなのかすぐに理解できるものにします。またメールで連絡をする際もまずは辞退することに対して、謝罪をするのが大事です。

特に最終面接までの日にちが少なければ少ないほど謝罪は丁寧にする必要があります。その後は採用担当者に、なぜ辞退を考えるに至ったか、その理由を説明し、最後に今までお世話になったことに対して、丁寧にお礼を伝えてください。

最終面接を辞退する時は電話で早めに連絡しよう

最終面接の辞退を行う上で、何より大切にすべきなのは「採用担当者に迷惑をかけて申し訳ない」という気持ちを持つことです。その気持ちを持っていれば、おのずと誠意ある対応をとることができます。メールではなく、電話で連絡するのも誠意の1つです。このことを意識して対応することで、企業と揉めることなく辞退することが可能になります。企業の採用担当者が今まで多くの時間を費やして面接をおこなってきたことを忘れないことが大切です。

また社会人になってから、辞退した会社と仕事で関わる可能性もあります。辞退の際に失礼な対応を取っていたならば、仕事にも支障をきたす可能性も考えられるでしょう。そのような事態を避けるためにも、最終面接を辞退する際は誠意を持って対応することが大切です。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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