面接の時間変更をしたい時のメールの送り方・電話のかけ方【例文付き】

面接の時間変更は可能なのか

就活生は公務員試験などの特殊なケースを除けば、一つの企業に専願で試験対策を行うことはほとんどありません。多くの場合は志望する業界ごとに複数社、人によっては何十もの企業を受けるでしょう。試験が増えれば増える程、スケジュールの調整にも手間はかかります。場合によっては、企業から指定された日に面接に行けないなどということもあるかもしれません。

そこで悩むのが面接の時間変更です。結論から言えば、面接の時間変更は妥当な理由と誠意ある対応をすれば問題なく可能です。そこで本記事では、採用担当者に悪い印象を与えないような、面接の時間変更の仕方について紹介していきます。都合がつかないからと諦める必要はありません。正しい対応を身に着けて、効率よく就活をしていきましょう。

面接の時間変更をしたい時のポイント3つ

まず、ただ時間変更の旨を伝えれば良いというものではありません。少なからず企業側には手間をかけてしまうわけですから、ある程度のマナーは気を付けて対応する必要があるでしょう。面接の時間変更に際して、とりあえず優先的に意識するべきポイントを3つにまとめました。どのような場合でも以下のポイントを押さえることで、大きく評価を下げることはありません。

到着時間やマナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 面接当日の到着時間やマナー5つ｜入退室のやり方や持ち物を確認

①できるだけ早く担当者へ連絡をする

時間を変更する必要ができた場合は、可能な限り早く連絡をしましょう。企業への連絡は気力を使いますので後回しにしたくもなりますが、遅くなって良いことはありません。日程変更の場合は辞退と異なり、都合の良い日を互いにすり合わせて日程調整する必要があります。企業側は既に変更がない前提で面接の日程を組んでいますし、自分以外にも日程変更を申し出ている学生がいればどうしても後回しにされざるを得ません。

早めに連絡をすることで互いに気持ちに余裕を持って対応ができます。また、連絡は原則として電話で連絡を取りましょう。電話の方がすぐに用件を伝えることができ、やり取りもスムーズになるため迅速な対応ができます。よほど面接までに時間がある場合のみ、例外的にメールを用いても構いません。

日程変更を送る際のマナーについて、知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。

• 就活の日程変更メールを送る際のマナー【使えるテンプレ付き】

②時間の候補に柔軟性をもたせる

日程変更をする際は、基本的に学生側から日程の候補を伝えましょう。候補を伝えることで、再度企業側から指定された日にまたしても都合が合わないという二度手間を避けることができます。候補を伝える際は、時間の幅にある程度余裕を持たせて伝えるのがおすすめです。そもそも、企業側の事情も踏まえると必ずしも学生側の希望日に都合がつくとは限りません。

一日しか可能な日程がないなど、候補が限定的だと企業側の都合を配慮できない印象を与える他、そもそも面接を辞退せざるを得ない状況にもなり得ます。「○○日　xx:xx～xx:xx以外であれば可能です」というように、都合のつかない時間のみを伝えることでも、企業側としては調整が楽になります。

③変更する理由は正直に伝える

変更する際は必ず理由を添えて連絡しましょう。日程変更は必ずしも悪いことではありませんが、前項でもお話した通り、少なからず企業側に負担を与えることは事実です。最低限のマナーとして変更の理由は伝えておきましょう。また、理由は下手に嘘をつかずに正直に伝えましょう。

採用担当者は昨年度まで、数多くの学生に対して対応しています。面接の日程変更や面接の辞退など対応経験が豊富ですので、付け焼刃で嘘をついても簡単に見破られますし、言い訳がましい印象を与えてしまうかもしません。したがって、友人との約束やアルバイトなど、個人的な理由での日程変更は避けるのが無難です。人生の分かれ道となる可能性すらあることですので、優先度は高めでスケジュールの調整をしていきましょう。

時間変更の場合は電話で伝える

時間変更の連絡は、原則として電話で伝えましょう。前述のポイントの通り、変更連絡はできるだけ早くすることが鉄則です。メールの場合、挨拶文、本文、結びの文などを要することもあり、コミュニケーションに時間がかかります。

また、採用担当者は日々大量のメール対応に追われており、せっかく送ったメールが埋もれて見落とされてしまう可能性もあります。また、気持ちの表現という点においても、電話の方が良いでしょう。誠実さやお詫びの意などを文面だけで伝えるのは非常に難しいです。しかし、逆に不安な様子や自信のなさも伝わってしまうので注意が必要です。時間変更の連絡は電話でハキハキと行い、誠実さを伝えつつ迅速に対応しましょう。

電話と合わせてメールを送る

電話での時間変更連絡が完了した後は、合わせてメールでも連絡を入れましょう。繰り返しになりますが、面接時間の変更は必ず採用担当者の仕事を増やしてしまうことになります。メールでも改めて感謝の意を伝えることで、少しでも快く対応してもらえるようにしましょう。

また、メールを送るもう一つの重要な意図は、変更点の相互確認です。もちろん、採用担当者は電話の内容をメモしているとは思いますが、それでも受話器を通した口頭ベースのやり取りでは、聞き間違いなどが発生する可能性があります。間違った内容で認識されてしまっては、せっかくの対応も水の泡です。

メールで再度確認することで、やり取りをしっかりと目に見える形で残しましょう。こうした礼儀正しさと正確さは就職活動のみならず、仕事でも基本です。電話とメールを合わせて活用することで、時間変更連絡からでも良い印象を与えることは可能です。

電話のマナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【リクルーターとの電話のマナー】正しい対応方法で好印象を与えよう

面接の時間変更を伝える場合の例文

以上の点を踏まえて、具体的な例文を見ていきましょう。ビジネスメールを送る際は、形式的な部分も多いのでそれらも合わせて紹介していきます。ただし、例文はあくまで例文です。例文をコピーしただけではあまりに形式的な文章になってしまいますので、読み手は多少違和感を持つかもしれません。多少手間はかかりますが、できる限り自分自身の言葉で文章を書く練習をしていきましょう。

メールで伝える場合

こちらは学生にありがちな定期考査の日程と被ってしまうパターンです。こちらは大学側の指定された日に行いますので、学生側にはどうにもならない止むを得ない理由の一つであると言えるでしょう。

相手の社名、所属を正式名称で記載した後に自分の自己紹介をします。その後に、謙虚な姿勢で日程変更の旨を伝えましょう。日程を伝える際は、上記のように具体的に日時を記載することで、企業側は柔軟に都合に合う日程変更を行うことができます。

電話で伝える場合

はい、〇〇株式会社○○課です。

いつもお世話になっております。○○大学○○学部○○科の□□　□□と申します。 突然のご連絡失礼致します。○月○日に御社の二次面接に参加させて頂く予定でしたが、誠に恐縮ながら部活動の県大会が重なってしまいました。日程変更をしたいのですが、可能でしょうか？

ご連絡ありがとうございます。承知致しました。それではご都合の宜しい日をお教えいただけますか？

ありがとうございます。○月〇日　11:00〜18:00、〇月〇日　 9:00〜15:00　を除けばいつでも構いません。宜しくお願い致します。

電話で伝える際も、話す言葉はメールの場合と大差ありません。最初に必ず自己紹介をして、その上で日程変更の旨を話しましょう。その後は、企業側から手続きに必要な情報を聞かれますので、都合の良い日はあらかじめ手元に準備しておき、スムーズな対応を心掛けます。

電話では実際に声でのやりとりになります。謙虚な姿勢は大事ですが、自信のないような小さな声やどもった声はNGです。できる限り元気な声で、活舌よく話すようにしましょう。

面接の時間変更は1企業1回まで

面接の時間変更は問題なく可能ですが、1企業1回までにしましょう。たとえどんなに素晴らしい対応が出来たとしても、何度も時間変更を申し出てしまってはあなたへの信頼は下がってしまいます。変更は1度で済むように、学校行事や他の企業の選考状況など、自分の日々のスケジュールは徹底的に管理しておきましょう。

2回以上の変更は企業側に不信感を与える

何度も約束を守らない友人に、あなたは大事なことをお願いする気になるでしょうか？きっとお願い事もまた無碍にされてしまうだろうと不信感を抱くと思います。面接の時間変更に関しても同じ事が言えます。

面接とは、企業にとって将来共に働く人を見極める非常に大切な機会です。それを2回も取り消された人に、将来気持ちよく仕事を依頼するイメージを持つことは難しいでしょう。仕事の約束は友人との約束と異なり、そこに様々な利害関係が発生しています。たった2回のミスも、ビジネスの場では命取りになり、そこで失った信頼を取り戻すのは非常に大変です。面接でも仕事でも、常に相手が存在します。企業側の立場に立ち、どうすれば信頼を得られるか考えながら行動しましょう。

スケジュールを確認後確実に空いている日に面接は入れる

面接の時間変更を1度だけで済ませるために、スケジュールをしっかりと確認し、確実に空いている日に面接を入れましょう。学校行事や部活動、他の選考など、変更が難しい、もしくは変更に時間がかかる予定が入る可能性が少しでもある日は避けましょう。確実に空いてる日に変更できたとしても、体調不良などの理由でまたの変更を余儀なくされる事があるかもしれません。

厳しいようですが、それでも企業は「また約束を変更した人」という印象を持つでしょう。もちろん、体調不良の身体を引きずって無理して行くべきではありません。優位に面接を進めるために、スケジュール管理と体調管理を徹底し、悪循環は未然に防ぎましょう。

企業から面接の時間変更をされた場合

ここまでは、学生の側から日程の変更をする際の対応をお話してきました。しかし、場合によっては企業側から日程の変更を伝える旨の連絡が届くことがあります。このケースは稀ですが、万が一のために対応の基本を頭の片隅に置いておきましょう。基本的にはビジネスメールのマナーと変わりありません。とりあえずは以下の2点を押さえておけば、問題なく対応できるはずです。

時間変更の連絡がメールできた場合は早めに返信する

時間変更の連絡が来る際は、企業の就業時間内に連絡が来ることが多いはずです。夜分や早朝などに来ることはほぼありえませんので、できる限り迅速な対応を心掛けましょう。就業時間内に企業側が確認できるように返信ができればベストですが、最低でも24時間以内には返信をするのがマナーです。

早めに連絡をすることで採用担当者も素早く日程調整ができるほか、離れていてもすぐに対応ができるというアピールも同時に行うことができます。社会人になると、営業などで社外に出ることも増えるでしょう。そのようなときでも素早く対応ができると社員同士の連携が取りやすいですし、業務もスムーズに進行することができます。細かな部分ですが、チームとして動く際には非常に重要なことだと言えます。

返信メールは簡潔にする

返信する際の本文は簡潔なものにまとめましょう。企業側の知りたいことは、日程変更に対して了承をしてくれるのか否かということだけです。丁寧さをアピールしたいがために長々と挨拶などをする必要はありません。具体的な文としては、「ご連絡ありがとうございます。日程変更の件について、承知致しました。指定の日時に伺わせて頂きます。宜しくお願い致します。」程度の文章で十分です。

また、返信の際には件名は変える必要はありません。企業側から送られてきたものに「Re:」と付けて返信することで、採用担当者もパッと見た瞬間に自分の送ったメールの返信だと気づきます。

返信メールのテンプレ

指定日に変更が可能な場合

指定日への変更が難しい場合

面接の時間変更のお礼はメールで伝える

面接の時間変更が無事に完了し、事後にお礼をする際はメールでの連絡で十分です。礼儀正しい学生はしっかりと口頭で伝えようと考え、電話をしてしまうことがあります。しかし、前項でも示した通り、日程変更を行った学生は多くいるかもしれませんし、全員が電話連絡をすれば、それだけで膨大な時間を取ります。

電話すること事態は悪いことではありませんが、業務の妨げになると逆にストレスを与える原因にもなりかねませんので、片手間で確認できるようにメールでの連絡をすることが無難だと言えるでしょう。電話とメールの使い分けは微妙な判断になりがちですが、原則的には電話連絡、今回のように特殊な場合のみメールでの連絡という意識で使い分けましょう。基本的に電話連絡をして悪い印象を与えることは少ないです。

やむを得ない理由なら採用には響かない

面接の日程変更は、学生側からすると企業側の評価も気になるかもしません。しかし、基本的にはやむを得ない理由で変更を申し出ることは決して悪い印象は与えないと考えてよいでしょう。社会人になれば、日程変更や調整を行うことなど日常茶飯事ですし、やむを得ないような急用もできることが増えます。

正しい対応を身に着けて、可能な限り相手側の負担を減らせるように努力をすることが何よりも大切です。対応に関するマナーは、経験を積むことで少しずつ慣れていくことができます。そうなれば自然と応用が利くようになってきます。本記事の内容から始めて、学生の内から練習を積むことで、周囲の就活生よりも一歩リードしていきましょう。

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