【内定辞退の方法】企業への伝え方と注意点を例文付きで解説

内定辞退の連絡ではマナーを守ることが大切

第一志望の企業に内定が決まったため、他社の内定を辞退したいというときは、早めに連絡するようにしましょう。内定を辞退すると、企業に少なからず迷惑がかかるためです。

内定者に辞退されたら、企業は新たに学生を採用しなければなりません。また、企業は学生を採用するために、選考を通じた多くの時間とコストを消費しています。それらのことを考慮し、内定辞退は早めに連絡する必要があります。

また、連絡をする際にビジネスマナーをしっかりと守ることも大切です。誠意のある態度で連絡をしなければ、企業に対して失礼です。本記事では、内定辞退の方法やマナーについて詳しく解説します。企業に連絡をする前に、よく確認しておきましょう。

内定を複数もらった時の対処法については、下記の記事で解説しております。

• 【内定を複数もらった時の対応】1つに絞る基準と辞退する時の断り方

内定辞退は電話で連絡するのがおすすめ

内定辞退は、メールよりも電話で連絡することをおすすめします。内定の辞退は、できる限り早く企業に伝えることが大切です。内定を出した時点で、企業は学生を受け入れるための準備を進めています。連絡が遅れれば遅れるほど、企業に迷惑がかかるものと考えましょう。

内定辞退をメールで連絡すると、受け取った人がメールのチェックを後回しにしてしまう可能性が考えられます。その結果、内定辞退の旨を担当者が把握するのが遅れてしまいます。

もちろん、今まで企業からの連絡がメールでくることが多かった場合は、内定辞退もメールで連絡して問題ありません。しかし、担当者に直接伝えられる電話のほうがより確実であるといえます。メールで連絡しても返信がないときも、念のため電話で連絡をした方がよいでしょう。

下記の記事で、辞退届の書き方を紹介しております。

• 【辞退届の書き方】内定を断る手紙に書くべき内容と例文

内定辞退を伝える際の2つの注意点

内定辞退を電話で連絡する際のコツは、辞退する旨をはっきりと伝えることです。入社するのか、それとも辞退するのか、はっきりしない伝え方は、相手を困らせてしまいます。捉え違いにより、問題が発生するリスクを未然に防止しましょう。

また、企業によっては、今後の参考のために辞退理由を聞かれることもあります。辞退理由は、詳細まで答える必要はありません。失礼にならない言い方で、簡潔に答えましょう。それぞれの注意点について、詳しく説明していきます。

①辞退する旨をはっきりと伝える

内定を承諾するのか辞退するのか、はっきりとしない伝え方は避けてください。万が一、企業側に捉え違いがあり、入社の準備を進めてしまった場合に、迷惑をかけることになります。

せっかく内定をもらったにも関わらず、辞退を告げるのは、緊張しますし勇気もいることです。しかし、臆せずはっきりと「辞退いたします」と伝えましょう。もちろん、ビジネスシーンであるため、マナーはしっかりと守ってください。

用件だけ述べて一方的に電話を切ったり、怒鳴ったりしてはいけません。捉え違いのないように、はっきりと伝えることは、社会人になってからも必要なスキルです。言いたいことが分かりづらい話し方は、聞き手に負担をかけてしまうことを理解しましょう。

下記の記事では、内定式後に辞退する方法を解説しております。

• 内定式後の辞退は可能か｜断る時の例文と気をつけるべきマナーとは

②辞退理由は簡潔に答える

内定辞退の連絡をすると、採用担当者から辞退の理由を聞かれることがあります。これは、今後の採用活動の参考にするためです。辞退理由を聞かれた際は、正直に答えて問題ありません。

ただし、辞退理由で長々と話す必要はありません。分かりやすく簡潔に答えましょう。「地元の企業から内定をもらった」「他の希望している業種から内定をもらった」などと返答するのが無難でしょう。

もっとも注意したい点は、失礼な言い方をしないことです。辞退するとはいえ、選考でお世話になった企業です。丁寧な対応を心がけましょう。

下記の記事で、内定承諾書を提出した後に辞退する際のマナーを紹介しております。

• 内定承諾書を提出した後に辞退する際のマナー

内定辞退の連絡をする際の例文

ここでは、例文を参考に、内定辞退を連絡する際のポイントを解説していきます。辞退の連絡をする際は、最初にはっきりと内定辞退の旨を伝え、次に理由とお詫びを述べましょう。

実際に例文を見てイメージをつかんだら、自分の言葉で文章を考えてみてください。とくに辞退理由は、例文通りに伝える必要はないため、正直な理由を失礼のない言い方で伝えましょう。

例文①電話で連絡する際の例文

内定辞退の連絡をする際は、担当者に直接伝えるようにしましょう。伝言をお願いすると、伝え漏れやミスの危険性があります。担当者が不在のときは、改めてかけ直す必要があります。

電話で連絡をする際は、内定をもらったことへの感謝と、辞退することや電話での連絡となってしまったことへの謝罪を伝えましょう。感謝と謝罪の言葉を伝えることで、内定辞退の連絡でもマイナスな印象を抱かれにくくなります。辞退理由を聞かれることは多いため、電話をかける前に簡単に考えておくことをおすすめします。

下記の記事では、内定辞退の期限について解説しております。

• 内定辞退の期限はいつまで？電話やメールの例文もあわせて解説

例文②メールで連絡する際の例文

メールで内定辞退の連絡をする際は、簡潔で分かりやすい内容になっているか確認してから送りましょう。長々とした文章では、言いたいことが伝わりにくくなってしまいます。

まず、内定辞退の連絡であることが分かる件名にするとよいです。件名を入れていなかったり、曖昧なことを記載すると、開封を後回しにされる可能性があります。本文では、内定をもらったことへのお礼を述べて、辞退する旨を明記しましょう。その後に、辞退することへの謝罪を述べます。

メールでは、誤字脱字に注意することも大切です。内容がよくても、誤字脱字があると雑な印象を与えてしまいます。

下記の記事では、内定辞退の際のお詫び状の書き方を紹介しております。

• 【お詫び状の書き方とは】内定辞退のマナーやコツを解説

内定辞退の際は早めに誠意をもって伝えよう

内定を辞退するとなると、企業に伝えることに気が重くなるでしょう。しかし、企業は学生に内定を通知したら、入社準備を進めています。連絡が遅くなると企業に迷惑をかけてしまうでしょう。企業の負担を考慮し、内定を決断したら早めに連絡することが大切です。

連絡方法は、電話でもメールでもどちらでも問題ありません。しかし、担当者に直接伝えることのできる電話のほうが確実といえます。メールは、担当者がチェックするタイミングによっては、辞退する旨が伝わるのが遅れてしまいます。

内定辞退を連絡する際は、マナーを守って誠実な対応をする必要があります。入社しないからと横柄な態度をとったり、失礼なことを言ってはいけません。できる限り穏便に辞退するためにも、正しい連絡方法を確認しておきましょう。

下記の記事では、内定辞退の前に抑えておきたいマナーを紹介しております。

• 内定辞退の前に抑えておきたいマナー【電話・メール例文あり】

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