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就活のメールは件名も評価される
就活では企業とメールのやり取りをすることも多く、件名から工夫して作成することが大切です。就活中のメールは、単に意思の疎通ができればいいわけではなく、正しいマナーでメールが作成できているかがチェックされています。
メールのマナー次第ではマイナスの印象を与えてしまい、それが選考に影響を及ぼす可能性もあるので注意しなければなりません。件名は意外に見落としやすいポイントであり、多くの学生が失敗する点でもあります。
件名からきちんとマナーを守ることができていれば、ほかの学生とも差別化を図ることができ、高評価にもなりやすいです。就活を攻略するためには、細部まで徹底して対策することが大切であるため、メールも件名から工夫して作成しましょう。
就活メールの件名の基本
上手に件名を設定するためには、基本的なマナーを身に付けておくことが大切です。何事も基本が大切であり、これがができていなければ評価を下げられてしまうので注意しましょう。
メールは件名がもっとも目につきやすい部分であり、最初に評価されるものです。件名の時点でマナーが守れていないと、場合によっては内容をきちんと読んでもらえない可能性すらあります。件名はメールの顔のようなものであるため、見栄えをよくするためにも、基本のマナーを正しく理解しておきましょう。
お礼メールの件名については、こちらの記事で詳しく解説しています。
読むだけで内容がわかる件名にする
メールの件名は、本文の内容を短くまとめたものに設定するのが基本です。長すぎるものはNGであり、マナー違反となってしまいます。企業では毎日たくさんのメールが届き、学生以外からのメールをチェックするだけでも大変です。
必要なメールだけが届くとは限らず、ダイレクトメールなど仕事に関係のないメールが届くことも多く、メールを仕分けるだけでも時間がかかります。すべてのメールを開封している余裕はないため、基本的には件名を見て内容を確認し、読む必要があるかどうかを決めます。
件名の時点でメールの内容が分からないものは、優先度が低いとされ、読むのを後回しにされるので注意しましょう。場合によってはそのまま読まずに忘れてしまう可能性もあるため、すぐに分かるよう簡潔なものを設定しましょう。
インターンでのメールの件名については、こちらの記事で詳しく解説しています。
件名に大学名と氏名を記載する
メールの件名は簡潔にまとめ、大学名と氏名を付けるのがポイントです。用件＋大学名と氏名の形で送ることで、誰がどんな用事でメールを送ってきたのかが分かり、企業でもメールの管理がしやすくなります。
特に大学名を含めることで、就活関連のメールであることが分かり、優先的に開封してもらえる可能性が上がります。個人的な情報を付け加えることで、メールの内容が想像しやすく、相手を気遣っていることが分かるため、好印象にもなるでしょう。
件名の時点では大学名だけでOKで、学部や学科名まで入れてしまうと長くなり過ぎる可能性があるので注意しなければなりません。件名が長くなると最後まで表示されず、かえって分かりづらくなるため注意が必要です。
返信する場合は件名は変えない
就活のメールでは件名の設定は必須であり、件名をつけていないメールはそれだけで印象が悪くなります。しかし、これは自身から企業に送信する場合であり、企業からのメールに返信する場合はそのまま返信して構いません。
返信の場合は件名にRe:マークがつきますが、これも付けたまま送るのが基本です。Re:マークがついていることで、返信メールであることが分かり、企業でも誰とどんなやり取りをしているのかが管理しやすくなります。
Re:マークを消してしまうと新規のメールと間違われてしまい、混乱を招く可能性があるので注意しましょう。また、何度もやり取りを続けていれば、Re:マークは増えますが、多くなったと感じれば適宜消し、件名が長くなり過ぎないよう工夫することも大切です。
返信における基本マナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
NGな件名の例
ビジネスメールを送信する場合、気を付けておきたいのがNGな件名です。基本的に、件名だけでは内容が分からず、わざわざ本文を確認しなければならないメールはNGです。こういったメールタイトルの場合、迷惑メールとしてゴミ箱に放り込まれたり、そうでなくてもメール閲覧を後回しにされる場合があります。
しっかりと自分のメールをチェックしてもらえるように、ここでは「後回しにされやすいNGなメールの件名」について、詳しく解説していきます
自己紹介や挨拶のみの件名
「はじめまして」や「こんにちは」、「○○大学の××です」といった挨拶や自己紹介のみの件名はNGです。こういった件名にして送ってしまうと、どんな内容のメールなのか分かりません。こういったメールをいちいち確認するのは、煩わしいと相手に思わせます。
自己紹介のみのメール件名は、初対面の相手につい出しがちな件名でもあります。自己紹介をしたいのであれば、メール本文に入れる方がいいでしょう。
また、メールの件名の中に挨拶を入れること自体は悪くありませんが、「選考通過のご連絡ありがとうございました」というように、トピックと挨拶を合わせた内容がよいでしょう。こうした件名であれば、分かりやすいため問題ありません。
曖昧で抽象的な件名
「説明会について」や「会社案内の件」というメール件名はNGです。「～について」「～の件」という件名は、丁寧なメールのように思えますが、曖昧で相手に意図が伝わらず分かりにくいです。ビジネスメールが初めての場合、つい使ってしまいがちですので気を付けましょう。抽象的な件名のメールは、いちいち本文を閲覧する手間がかかってしまいます。
ビジネスメールの場合は、質問内容などを件名で簡潔に伝えるのが一番スマートです。「説明会の日程について教えてください」や「会社案内送付のお願い」というように、具体的に相手に目的を伝えられる件名にしましょう。
就活メールの件名一覧
- 会社説明会の日程変更のお願い/大学名・氏名
- 面接のお礼/大学名・氏名
- 面接辞退のお詫び/大学名・氏名
- 内定のお礼/大学名・氏名
- 内定辞退のお詫び/大学名・氏名
- OB訪問のお願い/大学名・氏名
就活で企業に送るメールはさまざまありますが、代表的例として以上が挙げられます。基本的には本文の内容を簡潔に示していることが大切であるため、長々と説明する文章を付ける必要はありません。「○○のお礼」「○○のお詫び」「○○のお願い」などが定型的な表現になるでしょう。
シーンによって使用する件名は異なりますが、基本形さえ理解していれば、それほど難しいことはありません。定型表現を理解して、これらを変化して使えるようにしておきましょう。
就活メールの件名以外のポイント
メールで好印象を与えるためには、件名の段階から工夫することが大切ですが、件名さえよければ高評価が得られるわけではありません。いかに件名が工夫してつけられていても、その他の部分できちんとマナーが守られていなければ、マイナスの印象を与えてしまうので注意が必要です。
件名はメールの一部であり、そこだけできていれば評価されるというものではありません。メールは全部ができてこそ評価されるため、件名以外のマナーも理解しておきましょう。
宛先・差出人を明記
就活のメールではいきなり本題を切り出すのではなく、最初に宛先や差出人を明記しなければなりません。最初から本題に入るのはマナー違反になるため注意しましょう。宛先は企業名、部署名、分かる場合は担当者名まで記します。
担当者が分からない場合は部署名まででOKです。企業名だけだと広範囲になってしまうため、必ず部署名までは記入しましょう。宛先についてはすべて正式名称で記し、敬称も間違えないよう注意が必要です。
宛先を記入したら、簡単な自己紹介をしてから本文へと移ります。「いつもお世話になっております」などのあいさつをし、大学、学部、学科名、氏名を述べます。件名では大学名と氏名だけでOKですが、本文では学部や学科名まで記すようにしましょう。
本文は簡潔にまとめる
宛先と差出人を明記し、簡単にあいさつをすれば本文へと移ります。本文は簡潔にまとめて伝えることが大切であり、これはどんなメールであっても同じです。長々と関係のないことを記入するのはNGです。分かりやすさ、読みやすさを意識して文章を作成しましょう。
また、何度もやり取りをしなければならないような、情報を小出しにするメールはNGです。やり取りは一度で完結するのが望ましいため、必要な情報はすべて書き簡潔にまとめられるよう工夫をしましょう。
本文は読みやすさが大切なため、適宜改行を挟むことも大切です。改行も多すぎると読みづらくなるため注意が必要ですが、2～3文続けば改行するなど全体的にすっきりとさせて本文を構成しましょう。
署名は必須
就活のメールでは署名が必須であり、これを忘れてしまうとどんなメールでもマナー違反になってしまいます。署名は、大学、学部、学科名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記したものであり、これらは事前に作成して登録しておきましょう。
署名は社会人になってからも必要なものであり、一部を改変すればそのまま使うことができます。一度登録しておけばいつでも呼び出すことができ、設定によってはすべてのメールに自動で付けることも可能です。
署名は送信・返信を問わず必要であるため、忘れないように自動設定にしておくのがおすすめです。署名に記載する情報は明確に決められているわけではなく、住所などまで記載することもあります。基本的には自身の簡単な情報と連絡先があればOKですので、場合によって使い分けましょう。
就活マナーには気をつけてください
39点以下は要注意な就活力診断で確かめましょう
「めんどくさいな」と思われがちな就活マナーですが、いざという時にできないとそれが原因で選考に落ちてしまう可能性があります。
そこで「就活力診断」を活用しましょう。数分で終わる就活マナーの質問に答えるだけで、あなたの就活力と改善点を把握することができます。
今すぐ診断して、自信を持って就活に臨みましょう
わかりやすく簡潔な件名を作成しよう
就活ではメールも評価の対象となっており、件名をはじめとして細部までチェックされています。メールマナーが守れていないと、マイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になるので注意しましょう。
件名は必ずつけることが大前提であり、短く分かりやすいものを付けることが大切です。件名は長くなり過ぎると表示されないため、ぱっと見て本文の内容が理解できる、シンプルなものに設定しましょう。
メールのマナーは就活中だけではなく、社会人になってからも必要なものです。身に付けておいて損はなく、社会人になるための準備としてもマナーを理解するのは大切なことです。メールのマナーは細かく決められているため、件名などまでこだわり、正しいメールで好印象を与えましょう。