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内定式の案内状への返信に迷う就活生は多い
内定式は、就職活動を突破し内定通知書をもらった方が、最初に参加する企業の式典です。まだ出社したこともないのに内定式へ参加しなければならないため、多くの内定者は不安に思っていることでしょう。
また、内定式に参加するには企業からの案内状を受け取る必要があり、この返信に迷う就活生もいます。届いた案内状に返信をするべきなのか、またどのような返信を送ればよいのか、正しく理解しておくことが大切です。
せっかく内定を獲得したにもかかわらず、内定式の案内状への返信でマイナスな印象を抱かれてはもったいないです。入社前に印象を悪くしないために、届いた案内状にどのようにして返信するべきなのかを把握していきましょう。
内定式の案内状には返信したほうがよい
内定式は、来年度から一緒に働く学生へ正式に内定を通知する場であるため、企業にとっても大切な式典です。その内定式の案内状は、いわば企業からの招待状ともいえます。結婚式の招待状に返信しなければならないのと同様に、企業からの内定式の案内状にも返信しなければなりません。
また、内定は、エントリー後の会社説明会から筆記試験、面接、合否の決定と、膨大なプロセスを経たうえでの結果です。採用に関わった方々の思いに応えるためにも、内定式には、よほどの理由がない限り出席することがマナーといえます。
そのため、内定式には出席するとして、案内状に返信を送りましょう。内定式は各部署の長も参加するケースが多く、将来の上司との顔合わせの場でもあります。参加することが前提の式典ではありますが、どうしても参加が叶わない場合は、事前にその理由とともに申し出ることが大切です。
内定式を欠席する場合の連絡方法については、下記の記事で解説しております。
あなたが受けないほうがいい職業をスマホで確認してください
就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。
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内定式の案内状には電話かメールで返信する
内定式の案内状には、返信期日が提示されているケースが多いです。案内状が届いたら、開催日と併せて返信期日も確認するようにしましょう。
内定式を実施するにあたって、企業は当日の人員の把握や場所の確保、各配属長への連絡など、入念な準備をおこなっています。そのため、案内状を受け取った場合は、期日内に確実に返信をしなければなりません。返信が遅れると、その分企業の準備が滞ってしまうと考えましょう。
返信期日が記載されていない場合は、翌日までに返信をするのが理想です。確認に時間がかかる場合でも、遅くとも1週間以内には返信をするようにしましょう。
内定式の案内状は、電話かメール、手紙で各個人に通知されます。案内を電話で受けた場合は電話で、メールで受けた場合はメールにて返信してください。手紙で通知を受けた場合は、電話で担当者に可否を伝えるほうがよいでしょう。手紙での返信は、届くまで数日かかってしまうため、早く返事を知らせたいときには向いていません。内定式の案内状の返信には避けておきましょう。
内定式の案内へのメールでの返信方法については、下記の記事で解説しております。
内定式の案内状の返信は簡潔に述べる
内定式の案内状への返信は、ビジネス文書に当たるということを認識しておきましょう。通常のメールや手紙と違い、ビジネス文書には内容の簡潔さや明確さ、文体の整いが求められます。話し言葉を避け、あくまで企業との文書であることを念頭に作成してください。
電話で連絡する場合も、簡潔に必要最低限の情報だけを伝えることが大切です。電話をかけたら担当者へ繋いでもらい、氏名と出席の可否を明確に伝えましょう。それ以外の話題はできる限り避け、最後に「お忙しい中お手数をおかけしました。ありがとうございました。」と結ぶと印象がよくなります。
担当者は多くの内定者と連絡をとっており、膨大な作業をこなさなければなりません。そのなかで自分の対応をしていただいたことへの、感謝の気持ちが伝わる返信にしましょう。
就活での電話のマナーについては、下記の記事で解説しております。
適職診断を試してください。
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内定式の案内状には期日内に返信しよう
内定通知書は企業から学生への通知でしかありませんが、内定式への案内状となると、相互のやりとりが発生します。入社前のやり取りでマイナスな印象を与えないために、案内状への返信の仕方を確認しておくことが大切です。
案内状への返信だけで、迅速な対応力や入社意欲、ビジネス文書の作成、電話対応など、さまざまな能力が評価されます。案内状の返信だからと軽く考えず、社会人になるという自覚を持って対応しましょう。
また、案内状への返信が遅れれば遅れるほど、企業に迷惑がかかります。担当者に手間をかけさせないためにも、内定式の案内状には期日内に返信しましょう。
内定式当日は、挨拶や自己紹介を求められることもあります。内定式での挨拶の仕方については、下記の記事をご参考にしてください。