【内定への返事の仕方】電話・メールでの対応方法と例文

内定の連絡へはどう返事をすればいいのか

企業から内定をもらえば、それに対して何らかの返事をしなければなりません。内定がもらえれば就活は一段落しますが、完全に終わったわけではないことを覚えておきましょう。内定をもらったらそれに対して自分はどうするのか、企業に意思表示をしていく必要があります。内定を目指して選考を受けていることは確かですが、選考を受けてみて自分には合わないと感じることもありますし、他の企業に魅力を感じることもあるでしょう。

内定をもらっても辞退することもありますし、そのまま承諾することもあり、どちらにしても答えを出さなければなりません。返事をしなければ就活は前に進みませんので、内定に対してどのように返事をしていけばいいのかを知っておきましょう。

内定承諾の方法については、以下の記事を参考にしましょう。

• 内定承諾の仕方とは？電話・メールの例文と辞退する場合の注意事項

内定を承諾する方法

志望企業から内定をもらえば、すぐにでも承諾する人は多いですが、内定承諾の返事の仕方にも注意しなければなりません。返事の仕方が悪いからといって内定を取り消されることはありませんが、マイナスの印象を与えてしまうと就職後に不利になってしまうことも多いです。

就活よりも就職後の方が企業と関わる時間も長くなりますので、少しでも好印象を与えることが大切です。内定承諾の上手な返事の仕方を知って、好印象を与えましょう。

内定通知メールへの返信方法については、以下の記事で解説しています。

• 【内定通知メールの返信内容】入社・辞退・保留の例文をご紹介

メールではなく電話で連絡する

内定承諾の連絡は基本的に電話でしましょう。メールであっても連絡がつけば問題ありませんが、より丁寧な印象を与えられるのは電話での連絡です。電話で連絡すれば、感謝の気持ちや入社への意気込みを直接伝えることができるでしょう。

メールは、送信ミスなどで内定承諾の旨が伝わらないこともあります。電話であれば、そうしたミスを心配する必要はないでしょう。メールは、電話をしたあとに面接や内定のお礼など追って連絡するのに使用すると好印象です。また、電話やメールで連絡した後に、手紙で感謝の気持ちを伝えるのも丁寧な印象となりおすすめです。

内定通知の受け方については、以下の記事を参考にしてください。

• 【内定通知の受け答え方】例文や電話に出られなかった場合の対応もご紹介

なるべく早めに返事をする

内定の連絡をもらった後は、できるだけ早く返事をすることが大切です。企業によっていつまでに返事をすべきか設定される期限は異なりますが、余裕を持って早めに連絡するようにしましょう。

例えば、連絡があって内定承諾の期限が1週間後といわれても答えが決まっているならすぐに伝えることが大切です。これは承諾するときでも、辞退するときでも変わりません。

企業は就活生の返答次第で今後の動きを変えなければなりません。辞退なら内定者の補充をし、承諾なら入社に向けた本格的な準備が必要であり、どちらにしてもすべきことは多いです。返事が遅れると企業の仕事もストップしてしまい迷惑がかかるため、できるだけ早く答えを出しましょう。

• 内定承諾書の提出期限と延長可能な期間｜お願いのタイミングと伝える理由を大公開

お礼と入社に向けた気持ちを簡潔に伝える

内定の連絡では、単に意思表示をするだけではなく、感謝の気持ちや就職に向けた意欲を伝えることが大切です。就職が決まるとそこで終わりではなく、むしろそこからが長い社会人生活のスタートです。

就職時点から印象が悪いと、今後の社会人生活でも不利になる可能性があります。反対に入社時点から好印象を持たれていると、人間関係がスムーズになり、困った時にも助けてもらいやすくなるでしょう。

お礼をいわなかったり、入社への意欲を示さなかったりしたからといって、それだけで内定が取り消しになるわけではありません。しかし、少なからず印象が悪くなってしまう可能性はあるため、社会人として振る舞うなら、これまでの感謝や仕事に向けた意気込みはきちんと伝えておきましょう。

内定へのお礼状を手紙で出すときの書き方については、以下の記事を参考にしましょう。

• 【内定通知を貰ったあとのお礼状封筒の書き方マナー徹底解説】表と裏で気を付けるべきこと

内定承諾の返事の伝え方：電話編

内定の連絡は電話で来ることも多く、そのまま電話で応対しなければならないことも少なくありません。また、最初に電話で連絡があったなら、電話で返事をするのがマナーであるため、電話でのやり取りの機会は多いと考えましょう。

電話でのやり取りなら、細かいニュアンスを伝えやすいです。そのため、感謝の気持ちや仕事への意気込みも述べやすいでしょう。しかし、実際には内容以外にも注意すべき点があります。連絡の細かい注意点を理解しておきましょう。

内定先の電話のかけ方については、以下の記事も参考にしてください。

• 【内定先への電話のかけ方・受け方】知っておきたい不在時の対応方法をご紹介

静かで落ち着いた場所で電話をかける

企業に電話をかけるときには、背後で音がしないように、静かな場所を選ばなければなりません。街中の雑踏や周囲が騒がしい居酒屋などの場所は避け、道路から少し離れた路地や自宅などできるだけ静かな場所を選びましょう。

これは、企業から電話がかかってきたときにも同じことがいえます。企業から電話がかかってきたときにうるさい場所にいるときには、静かな場所へ移動してから出るか、出てから移動することを断って動きましょう。

うるさい場所でやり取りをするとお互いの声が聞きづらく、連絡ミスを起こしてしまうこともあります。また、うるさい場所で電話をするのは失礼でもあるため、できるだけ静かなところに移動しましょう。

• 【企業への電話のかけ方マナー】適切な時間帯から言葉遣いについて解説

メモを用意する

電話は細かい内容まで話すことができて便利ですが、話した内容が記録に残らないという欠点もあります。そのため、会話の内容を忘れないように、メモを用意しておくことが大切です。電話をしながらメモを取ることで、より正確に会話を記録することができ、今後のスケジュールなども間違いなく記憶できます。

口頭でのやり取りだと、電話を切った後に忘れてしまい、再度かけ直して聞き直すという手間がかかってしまうことがあります。また、聞き間違いを起こしてしまう可能性もあるため、正確に情報を記録するにはメモに書いてその都度確認することが大切です。相手からかかってくる場合はもちろん、自分からかけるときも、メモは常に手元に置いておきましょう。

以下の記事では、電話のかけ方のマナーについて解説しています。

• 【就活の電話のかけ方とは】知っておくべきマナーと注意点

電話で内定承諾の返事をする際の例文

お世話になっております。○○大学商学部の○○（名前）と申します。内定のお返事の件でお電話させて頂きました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか？

おまたせ致しました、〇〇です。

お世話になっております。○○大学商学部の○○です。先日は内定のご連絡ありがとうございました。4月から御社でお世話になりたいと考えていますので、よろしくお願いします。入社に向けてさらに努力して、一日でも早く御社で活躍できるように精進していきたいと考えています。

ご連絡ありがとうございます、〇〇さんのご活躍に期待しています。

電話では、まずはあいさつと自己紹介をして用件を簡単に伝えることが大切です。企業には毎日たくさんの人から電話がかかってきますので、誰からの何の用事の電話なのかを明確にする必要があります。

最初から担当者が出ればいいですが、そうでない場合は担当者に取り次いでもらいましょう。担当者に代わってもらい、もう一度あいさつをして内定のお礼と企業で働きたい旨を伝えていきます。

内定通知がきたときの対応方法については、以下の記事でも解説しています。

• 【内定通知書の返事について】企業から届いたときの対応方法と例文

内定承諾の返事の伝え方：メール編

電話での返事が主流ではありますが、メールで内定承諾をすることもあります。メールは電話のように細かいニュアンスを伝えづらいため、できるだけマナーを守り失礼のないようにしなければなりません。

少しの間違いがマナー違反になったり、連絡ミスに繋がったりする可能性があることは理解しておきましょう。内定承諾の返事をスムーズにおこない、かつ企業からの印象を悪くしないためには、細部まで目を光らせる必要があります。

• 【メール返信の例文あり】基本のマナーをケース別に解説

宛名は正式名称を記載する

メールでは本文の最初に宛名を入れる必要があり、これは正式名称で記入しなければなりません。例えば「株式会社○○」を「（株）」と略すのはNGであり、失礼にもなるため注意しましょう。

また、宛名はできるだけ詳細に記すことが大切であり、分かっている限り細かく記載しなければなりません。個人名まで分かっているならそこまで記入し、個人名が分からない場合は部署の名前と一緒に「採用担当者様」などと記載します。

「株式会社○○」を宛名にしてしまうと、どの部署の誰に向けたメールなのかが分からず、目的の人が目を通すまでに時間がかかります。宛名を記載するのは目的の部署に迅速にメールを届けるためでもあるため、略式の表現を使わず、正しく細部まで記入しましょう。

宛名の書き方については、以下の記事も参考にしましょう。

• 【採用ご担当様の使い方】宛名の書き方や正しい敬称のつけ方を解説

署名を入れる

上記は署名の例です。ビジネスメールでは最後に署名を入れることが鉄則であり、これは内定承諾のメールでも変わりません。氏名や大学・学部・学科名、住所や連絡先などを記したものをメールの文末につけたものが署名です。

署名はどこまで記載すべきか明確に定義されているわけではありませんが、少なくとも個人名や大学名、連絡先までは記入しておいたほうがよいでしょう。署名は本人確認を取るためだけではなく、連絡先の確認にも使われます。そのため、住所は省略するにしても、最低限現在使用している携帯電話の番号やメールアドレスは、記載しておいたほうがよいでしょう。

内定承諾のメールだからといって署名を変える必要はなく、就活中に利用していたものがあるなら、それを使いまわして構いません。署名の作成方法については、以下の記事も参考にしましょう。

• 【学生必見】メールの署名を作成する方法｜テンプレート付

メールで内定承諾の返事をする際の例文

内定承諾の旨をメールで伝えるには、内定通知のメールへそのまま返信します。件名は変更せずに、「Re:」を付けて送るようにしましょう。そうすることで、内定通知に関係するメールであることが分かるようになります。

基本的なメールマナーはその他のメールと同じで、宛先を明記し、あいさつ、自己紹介をしてから本題へと移ります。企業で働きたい旨を伝え、就職までの間どのように過ごすのかなど、今後の抱負を伝えておくと好印象です。メールの最後には署名を付けるのを忘れないようにしましょう。

メールのマナーについては、以下の記事も参考にしましょう。

• 就活メールで必ず覚えておきたいマナー10選｜お礼や質問の例文あり

内定を断る方法

内定を目指して企業の選考を受けているものの、場合によっては辞退することもあります。内定を辞退したからといって、企業との関係が完全に切れるわけではありません。他社に就職した後に、辞退した企業が取引先であることもあります。これまで面接をし、評価をしてくれた企業に失礼のないよう辞退することが大切です。

内定辞退は、返事の仕方次第でマイナスの印象を避けることもできます。内定を断るときは返事の仕方に特に注意して、企業に失礼のないように断りましょう。

以下の記事では、内定辞退の方法を解説しています。

• 【内定辞退の例文をご紹介】電話・メールのマナーを徹底解説！

誠意をもって明確に断る連絡をする

内定を断るときは、相手に失礼のないようにすることが基本です。誠意を持って対応することが大切ですので、内定を辞退する理由も含めて伝える必要があります。内定辞退の理由は、基本的には「一身上の都合により」でOKです。理由によってはマイナスの印象を与えてしまうこともありますので、注意しましょう。

また、内定を断るのは勇気がいります。伝えづらいことでもありますが、明確な言葉を使って断ることが大切です。言いづらいからと曖昧な言葉を使ってしまうと、辞退の旨が上手く伝わらず、迷惑をかけてしまうこともあります。内定を断るなら、忘れずに「内定」「辞退」のワードを含めて伝えるようにしましょう。

内定辞退の方法については、以下の記事も参考にしましょう。

• 【内定を複数もらった時の対応】1つに絞る基準と辞退する時の断り方

内定を断る際の例文

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部の○○（名前）と申します。先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。大変光栄なことではございますが、一身上の都合により、内定を辞退させて頂きたいと考えています。
貴重なお時間を割いて面接をして頂き、評価して頂いたにも関わらず、期待を裏切ることになってしまい大変申し訳ございません。貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。

内定を断る際には、とにかく丁寧に伝えていくことが大切です。内定をもらったことのお礼を伝え、それを断ることを謝罪しましょう。辞退の理由は「一身上の都合」で構いません。

内定を断るときには誠意を見せることが大切ですので、丁寧さが伝わる電話で連絡しましょう。メールでも問題はありませんが、より誠意ある対応を心がけるのであれば、電話での連絡がおすすめです。

• 【採用後に辞退する場合のマナー】電話での伝え方とメール例文

返事を待ってもらう方法

内定後は、承諾するのか断るのか返事を決めなければなりません。しかし、どうしてもすぐには決められないこともあります。すぐに答えが出ない場合は、返事を待ってもらうことができますので、企業にその旨を連絡することが大切です。

返事を待ってもらうことは可能ですが、何も伝えずに返事を保留にするのはよくありません。返事を待ってほしいことを企業に伝えておく必要がありますので、保留の上手な伝え方を知っておきましょう。

• 内定辞退の期限はいつまで？電話やメールの例文もあわせてご紹介

理由と現状を相手に伝えること

内定の返事は待ってもらうことができますが、いつまでも待ってもらえるわけではありません。無期限に待ってもらうことはできませんので、返事の期限を定めることが大切です。返事を待ってくれる期間は企業によって違いますが、1週間から2週間程度であることが多いでしょう。それ以上長くなってしまうと待ってもらえない可能性もありますので、企業とよく相談することが大切です。

返事を待ってもらう場合は、その理由と現状を相手に伝えることを忘れてはいけません。どんな理由で待ってほしいのか、他社の選考状況を理由にするのであれば、いつ頃に合否が出るのかを伝えておく必要があります。また、メールでは詳細なスケジュールを伝えることが難しいため、誠意をアピールするためにも忘れずに電話で連絡しましょう。

内定保留の方法については、以下の記事も参考にしましょう。

• 内定を保留する際の注意点｜企業への伝え方テンプレート付き

返事を待ってもらう際の例文

お世話になっております。○○大学経済学部の○○（名前）と申します。先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。内定のお返事ですが、1週間ほど待って頂くことはできませんでしょうか。
現在他社の選考も結果待ちの状態であり、後悔しないためにも、全ての結果が出てからお返事をしたいと考えています。大変勝手なお願いではございますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

返事を待ってもらうなら、まずは内定をもらったことのお礼を伝えるようにしましょう。内定のお礼を伝え、返事を保留したいことを伝えていきます。返事を待ってもらうには期限を定めることが大切ですので、まずは自分から期限を提示しましょう。

企業からの提案で期間が変動することもありますので、変動したらそれに従う必要があります。また、返事を保留にする理由と他社の選考状況なども伝えましょう。スムーズにやりとりを進めるためにも、選考状況などは可能な限り詳細に伝えるようにしましょう。

内定保留の伝え方は、以下の記事でも解説しています。

• 【内定保留の伝え方】知っておきたい正しい対応方法と連絡の際の例文

内定通知への返事では自分の意思を確実に伝えよう

内定について、企業に返事をしなければなりません。内定を承諾することもあれば、辞退することもありますし、返事を待ってもらう場合もあります。それぞれで返事の仕方は違いますが、どのケースでも自分の意思をはっきりと伝えることが大切です。

返事の仕方が曖昧になってしまうと上手く伝わらず、企業に迷惑をかけてしまうこともあります。また、いつまでもはっきりしない態度を取るのは失礼でもありますので、明確に自分の意思を伝えることが大切です。内定の返事によって将来は変わりますので、よく考えてから返事をするようにしましょう。

内定を辞退するか迷っている人は、以下の記事も参考にしてください。

• 内定辞退で後悔する理由とは？対処法や判断方法を紹介

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