内定について

【内定への返事の仕方】電話・メールでの対応方法と例文

内定への返事は必ずおこなう

企業から内定をもらえば、それに対して必ず何らかの返事をしなければなりません。内定がもらえれば就活は一段落しますが、完全に終わったわけではないことを覚えておきましょう。内定をもらえばそれに対して自分はどうするのか、企業に意思表示をしていく必要があります。内定を目指して選考を受けていることは確かですが、選考を受けてみて自分には合わないと感じることもありますし、他の企業に魅力を感じる場合もあるでしょう。

内定をもらってもそれを辞退する場合もありますし、そのまま承諾することもあり、どちらにしても答えを出さなければなりません。返事をしなければ就活は前に進みませんので、内定に対してどのように返事をしていけばいいのかを知っておきましょう。

内定を承諾する場合

志望企業から内定をもらえば、すぐにでも承諾する人は多いですが、内定承諾の返事の仕方にも注意しなければなりません。返事の仕方が悪いからといって内定を取り消されることはありませんが、マイナスの印象を与えてしまうと、就職後に不利になってしまうことも多いです。就活よりも就職後の方が企業と関わる時間も長くなりますので、少しでも好印象を与えることが大切です。内定承諾の上手な返事の仕方を知って、好印象を与えましょう。

メールではなく電話でおこなう

内定承諾の連絡は基本的に電話でしましょう。メールであっても連絡がつけば問題ありませんが、より丁寧な印象を与えられるのは電話での連絡です。電話で連絡することで誠意も伝わりますし、好印象となりやすくもあります。またメールの場合は送信ミスなどがあれば内定承諾の旨が伝わらない場合もありますが、電話であればその心配はありません。

電話で連絡すれば直接伝えることができますので、確実性を考えても電話がおすすめです。電話で連絡をし、そのあと追ってメールでも連絡をいれるとさらに好印象になります。面接のお礼や内定のお礼などを別途メールで伝えるといいでしょう。また電話やメールで連絡した後に、手紙で感謝の気持ちを伝えるのもおすすめです。

なるべく早めに返事をする

内定の連絡をもらった後は、できるだけ早く返事をすることが大切です。企業によっていつまでに返事をすべきか設定される期限は異なりますが、期限内に返事をすることは当然とし、期限いっぱいにならないようにしましょう。

例えば、連絡があって1週間後まで待つといわれても、答えが決まっているなら1週間待つ必要はなく、素早く伝えることが大切です。これは承諾する場合でも、辞退する場合でも変わりません。

企業は就活生の返答次第で今後の動きを変えなければならず、辞退なら内定者の補充に動きます。また、承諾の場合は入社に向けた本格的な準備が必要であり、どちらにしてもすべきことは多いです。返事が遅れると企業の仕事もストップしてしまい迷惑がかかるため、できるだけ早く答えを出しましょう。

お礼と入社に向けた気持ちを簡潔に伝える

内定の連絡では、単に意思表示をするだけではなく、感謝の気持ちや就職に向けた意欲を伝えることが大切です。就職が決まるとそこで終わりではなく、むしろそこからが長い社会人生活のスタートです。

就職時点から印象が悪いと、今後の社会人生活でも不利になる可能性があります。反対に入社時点から好印象を持たれていると、人間関係がスムーズになり、困った時にも助けてもらいやすくなるでしょう。

お礼をいわなかったり、入社への意欲を示さなかったりしたからといって、それだけで内定が取り消しになるわけではありません。しかし、少なからず印象が悪くなってしまう可能性はあるため、社会人として振る舞うなら、これまでの感謝や仕事に向けた意気込みはきちんと伝えておきましょう。

内定承諾の返事を電話でする場合

内定の連絡は電話で来ることも多く、そのまま電話で応対しなければならないことも少なくありません。また、最初に電話で連絡があったなら、後日返事をする際にも電話で返すことがマナーであるため、電話でのやり取りの機会は多いと考えましょう。

電話でのやり取りなら、細かいニュアンスを伝えやすいです。そのため、感謝の気持ちや仕事への意気込みも述べやすいでしょう。しかし、実際には内容以外にも注意すべき点があります。細かいポイントを知って、上手に連絡する方法を把握しておきましょう。

静かで落ち着いた場所で電話をかける

企業に電話をかける際には、背後で音がしないように、静かな場所を選ばなければなりません。街中の雑踏や周囲が騒がしい居酒屋などの場所は避け、道路から少し離れた路地や自宅など、できるだけ静かな場所を選びましょう。

これは自分からかける場合は当然ですが、企業からかかってきた場合でも同じことがいえます。企業から電話がかかってきた際に、うるさい場所にいる場合は、静かな場所に移動してから出るか、出てから移動することを断って動きましょう。

うるさい場所でやり取りをするとお互いの声が聞きづらく、連絡ミスを起こしてしまうこともあります。また、うるさい場所で電話をするのは失礼でもあるため、電話はできるだけ静かな場所でおこなうことを心がけましょう。

メモを用意する

電話は細かい内容まで話すことができて便利ですが、話した内容が記録に残らないという欠点もあります。そのため、会話の内容を忘れないように、必ずメモを用意しておくことが大切です。電話をしながらメモを取ることで、より正確に会話を記録することができ、今後のスケジュールなども間違いなく記憶できます。

口頭でのやり取りだと、電話を切った後に忘れてしまい、再度かけ直して聞き直すという手間がかかってしまう場合があります。また、聞き間違いを起こしてしまう可能性もあるため、正確に情報を記録するにはメモに書いてその都度確認することが大切です。相手からかかってくる場合はもちろん、自分からかける場合でも、メモは常に手元に置いておきましょう。

電話で内定承諾の返事をする場合の例文

お世話になっております。○○大学商学部の○○(名前)と申します。内定のお返事の件でお電話させて頂きました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか?

おまたせ致しました、〇〇です。

お世話になっております。○○大学商学部の○○です。先日は内定のご連絡ありがとうございました。4月から御社でお世話になりたいと考えていますので、よろしくお願いします。入社に向けてさらに努力して、一日でも早く御社で活躍できるように精進していきたいと考えています。

ご連絡ありがとうございます、〇〇さんのご活躍に期待しています。

電話で連絡する場合は、まずはあいさつ、そして自己紹介をして用件を簡単に伝えることが大切です。企業には毎日たくさんの人から電話がかかってきますので、誰からの何の用事の電話なのかを明確にする必要があります。

最初から担当者が出ればいいですが、そうでない場合は担当者に取り次いでもらいましょう。担当者以外に内定承諾の旨を伝えても意味がありませんので、必ず担当者に直接伝えます。担当者に代わってもらえば、もう一度あいさつをし、内定のお礼と企業で働きたい旨を伝えていきます。

内定承諾の返事をメールでする場合

電話での返事が主流ではありますが、メールで内定承諾をすることもあります。メールの場合は電話のように細かいニュアンスを伝えづらいため、できるだけマナーを守り、失礼のないようにしなければなりません。

少しの間違いがマナー違反になったり、連絡ミスに繋がったりする可能性があることは理解しておきましょう。内定承諾の返事をスムーズにおこない、かつ企業からの印象を悪くしないためには、細部まで目を光らせる必要があります。

宛名は正式名称を記載する

メールでは本文の最初に宛名を入れる必要があり、これは正式名称で記入しなければなりません。例えば「株式会社○○」を「(株)」と略すのはNGであり、失礼にもなるため注意しましょう。

また、宛名はできるだけ詳細に記すことが大切であり、分かっている限り細かく記載しなければなりません。個人名まで分かっているならそこまで記入し、個人名が分からない場合は部署の名前と一緒に「採用担当者様」などと記載します。

「株式会社○○」を宛名にしてしまうと、どの部署の誰に向けたメールなのかが分からず、目的の人に到着するまでに時間がかかります。宛名を記載するのは目的の部署に迅速にメールを届けるためでもあるため、略式の表現を使わず、正しく細部まで記入しましょう。

署名を入れる

ビジネスメールでは最後に署名を入れることが鉄則であり、これは内定承諾のメールでも変わりません。氏名や大学・学部・学科名、住所や連絡先などを記したものを文末につけ、署名とします。

署名はどこまで記載すべきか明確に定義されているわけではありませんが、少なくとも個人名や大学名、連絡先までは記入しておいたほうがよいでしょう。署名は本人確認を取るためだけではなく、連絡先の確認にも使われます。そのため、住所は省略するにしても、最低限現在使用している携帯電話の番号やメールアドレスは、記載しておいたほうがよいでしょう。

内定承諾のメールだからといって署名を変える必要はなく、就活中に利用していたものがあるなら、それを使いまわして構いません。

メールで内定承諾の返事をする場合の例文

件名:内定通知のお礼

○○株式会社人事部採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学経済学部の○○(名前)と申します。

先日は内定のご連絡ありがとうございました。
4月から御社で働きたいと考えていますので、
今後もご指導のほどよろしくお願い致します。
就職に向けて努力を重ね、
一日でも早く御社で活躍出来るよう実力を付けていきたいと思います。

内定のお礼を伝えたく、取り急ぎメールにてご連絡致しました。
貴社のますますのご清栄をお祈り申し上げます。

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○○大学経済学部
○○ ××(名前)
電話番号 111-2222-3333
メールアドレス abc.com

内定承諾の旨をメールで伝える場合は、件名から工夫する必要があります。「内定通知のお礼」や「内定承諾の連絡」など、内定に関係するメールであることが分かるようにしましょう。

基本的なメールマナーはその他のメールと同じで、宛先を明記し、あいさつ、自己紹介をしてから本題へと移ります。企業で働きたい旨を伝えれば、就職までの間どのように過ごすのかなど、今後の抱負を伝えておくと好印象です。メールの最後には署名を付けるのを忘れないようにしましょう。

内定を断る場合

内定を目指して企業の選考を受けているものの、すべての場合で内定を承諾するとは限らず、場合によっては辞退することもあります。内定を辞退したからといって企業との関係が完全に切れるわけではありませんし、これまで面接をし、評価をしてくれた企業に失礼のないよう辞退することが大切です。

内定辞退は返事の仕方次第でマイナスの印象を避け、好印象を与えることもできます。内定を断る場合は返事の仕方に特に注意して、企業に失礼のないように断りましょう。

誠意をもって明確に断る連絡をする

内定を断る場合は相手に失礼のないようにすることが基本です。失礼にならないように誠意を持って伝えることが大切であり、誠意を見せるためには内定を辞退する理由も含めて伝える必要があります。辞退の理由まで伝える必要があるものの、基本的には「一身上の都合により」でOKです。理由によってはマイナスの印象を与えてしまう場合もありますので、注意しましょう。

また内定を断るのは勇気がいりますし、伝えづらいことでもありますが、必ず明確な言葉を使って断ることが大切です。言いづらいからと曖昧な言葉を使ってしまうと、辞退の旨が上手く伝わらず、迷惑をかけてしまう場合もあります。内定を断る場合は、必ず「内定」、「辞退」のワードを含めて伝えるようにしましょう。

断る際の例文

いつも大変お世話になっております。○○大学文学部の○○(名前)と申します。先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。大変光栄なことではございますが、一身上の都合により、内定を辞退させて頂きたいと考えています。貴重なお時間を割いて面接をして頂き、評価して頂いたにも関わらず、期待を裏切ることになってしまい大変申し訳ございません。貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。

内定を断る場合は、とにかく丁寧に伝えていくことが大切です。内定をもらったことのお礼を伝え、それを断ることを深く謝罪していきましょう。断る場合は必ず理由を伝えることが大切であり、断る理由を伝えないのはNGです。「一身上の都合」で構いませんので、必ず伝えることが大切です。

内定を断る場合は誠意を見せることが大切ですので、丁寧さが伝わる電話で連絡しましょう。メールでも問題はありませんが、より誠意ある対応を心がけるのであれば、電話での連絡がおすすめです。

返事を待ってもらう場合

内定をもらえば承諾するのか断るの返事を決めてなければなりませんが、どうしてもすぐには決められない場合もあります。すぐに答えが出ない場合は、返事を待ってもらうことができますので、企業にその旨を連絡することが大切です。

返事を待ってもらうことは可能ですが、何も伝えずに返事を保留にするのはよくありません。返事を待ってほしいことを企業に伝えておく必要がありますので、保留にする際の上手な伝え方を知っておきましょう。

理由と現状を相手に伝えること

内定の返事は待ってもらうことができますが、いつまでも待ってもらえるわけではありません。無期限に待ってもらうことはできませんので、返事の期限を定めることが大切です。返事を待ってくれる期間は企業によって違いますが、1週間から2週間程度であることが多いでしょう。それ以上長くなってしまう場合は待ってもらえない可能性もありますので、企業とよく相談することが大切です。

返事を待ってもらう場合は、その理由と現状を相手に伝えることを忘れてはいけません。どんな理由で待ってほしいのか、他社の選考状況を理由にするのであれば、いつ頃に合否が出るのかを伝えておく必要があります。また、メールでは詳細なスケジュールを伝えることが難しいので、誠意をアピールするためにも必ず電話で連絡しましょう。

返事を待ってもらう際の例文

お世話になっております。○○大学経済学部の○○(名前)と申します。先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。内定のお返事ですが、1週間ほど待って頂くことはできませんでしょうか?現在他社の選考も結果待ちの状態であり、後悔しないためにも、全ての結果が出てからお返事をしたいと考えています。大変勝手なお願いではございますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。

返事を待ってもらう場合は、まずは内定をもらったことのお礼を伝えるようにしましょう。内定のお礼を伝え、返事を保留したいことを伝えていきます。返事を待ってもらう場合は、期限を定めることが大切ですので、まずは自分から期限を提示しましょう。

その後企業からの提案で期間が変動する場合もありますので、変動した場合はそれに従う必要があります。期間を伝えれば返事を保留にする理由と他社の選考状況などを伝えます。スムーズにやりとりを進めるためにも、選考状況などは可能な限り詳細に伝えるようにしましょう。

内定への返事は確実に自分の意思を伝えよう

企業から内定をもらえば就活も一段落しますし、ようやく一息つくことができます。しかし内定をもらえば就活は終了ではありませんので、それに対しての返事を企業にしていかなければなりません。内定を承諾する場合もあれば、辞退することもありますし、返事を待ってもらう場合もあります。それぞれで返事の仕方は違いますが、どの場合でも自分の意思をはっきりと伝えることが大切です。

返事の仕方が曖昧になってしまうと上手く伝わらず、企業に迷惑をかけてしまう場合もあります。またいつまでもはっきりしない態度を取るのは失礼でもありますので、明確に自分の意思を伝えることが大切です。内定の返事によって将来は変わりますので、しっかりと考えてから返事をするようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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