内定について

【内定通知書とは】返送時の注意点やお礼状と添え状の例文を紹介

内定通知書には返信が必要

内々定をもらったら、企業から内定通知書が送られてくることが一般的です。内定通知書が届いたら、内々定をもらえたことを実感できるため、改めて喜びを感じることができるでしょう。

しかし、内定通知書が届いたからといって浮かれてばかりもいられません。内定通知書には、返信を出す必要があります。内定通知書がメールで送られてきたら、そのメールに内定を承諾するかどうかの返信をします。内定通知書が郵送で送られてきたら、同封してある内定承諾書に署名捺印し、返送しなければなりません。

内定通知書が届いたときに正しい対応ができるように、返信の仕方やマナーを確認しておきましょう。内定通知書には、早めに対応をすることが大切です。

下記の記事では、採用通知メールへの対応の仕方を解説しております。

内定通知書とは企業が内定を知らせる書類

企業から内々定が出ると、内定通知書という書類が送られてくることが多いです。内定通知書とは、企業が学生に内定を知らせるために交付する書類です。

一般的に、内定通知書には内定承諾書が同封されています。学生が企業からの内定を承諾し、入社することを誓約するための書類が内定承諾書です。そのため、内定先への入社を決めたら、内定承諾書に署名捺印して返送する必要があります

内定通知書と内定承諾書は混同しやすいですが、書類の目的が異なることを理解しておきましょう。内定通知書には、入社日や入社までに準備が必要な書類について記載されていることが多いです。

内定の意味

内定とは、企業が採用を通知する書類を送付し、学生が内定承諾書を提出した状態のことです。つまり、入社することを企業と学生の双方が承諾している状態です。

内々定とは、企業が学生に内定を出すことを通知した状態のことをいいます。経団連により、内定解禁日は卒業・修了年度の10月1日と定められています。基本的には、10月1日以降に書類を交わすまでは、企業が内定を通知しただけの内々定の状態です。

内々定から内定の状態になると、内定通知書や内定承諾書などの書類を交わしたことになるため労働契約が成立します。労働契約が成立すると、企業は簡単には内定の取り消しができません。

内定については、下記の記事でも詳しく解説しております。

学生は同封された内定承諾書を返送する

内定通知書には一般的に、内定承諾書が同封されています。通常、企業が内々定を出したあと、学生に入社する意思があるかどうかを確認するために、内定承諾書が用いられます。

内定承諾書には署名と捺印が必要です。労働条件について書かれた「条件提示書」などが同封されていたら、労働時間や業務内容、給与など、思っていた内容と相違がないかしっかりと確認してサインしましょう。労働条件の記載が見当たらない場合は、企業に確認することをおすすめします。提示された労働条件に同意したら、署名捺印した内定承諾書を返送しましょう。

内定承諾書には返送期日が設けられています期日内に返送できないと企業に迷惑をかけてしまうため注意が必要です。内定承諾書を郵送するときは、挨拶文や送付内容を記載した「添え状」を同封するのがマナーとされています。

内定承諾書の添え状の書き方については、下記の記事を参考にしてください。

内定通知書に返信する際の3つの注意点

内定通知書は企業によってはメールで送信する場合もありますが、基本的には手渡し、あるいは郵送で送ることが多いです。内定通知書はもらえばそこで終わりではなく、企業に返信をして、自身の入社の意思を伝えなければなりません。

企業へ返信するときは、署名捺印した内定承諾書を封筒に入れて郵送する必要があります。このとき、返信用封筒が同封されているときは、それを使用して問題ありません。その他にも、内定通知書に返信する際の注意点を紹介していきます。

①「御中」と「様」を使い分ける

内定通知書に返信用封筒が同封されていた場合はそれを利用しましょう。返信用封筒は企業からの心遣いですので、遠慮する必要はありません。返信用封筒を利用することで送り先を間違える心配もなくなります。確実に企業に返信するためにも、ぜひ利用しましょう。

返信用封筒を使用するときには「御中」と「様」の使い方に注意する必要があります。返信の送り先が部署やチームなどの複数人であれば「御中」、担当者ひとりのときは「様」と使い分けるようにしましょう。敬称が間違っていると失礼にあたり、悪印象を与えてしまいます。

また、返信用封筒には、差出人に自分の名前が書かれているケースもあります。自分の名前に「様」がついているときは、二重線で消してから使用するようにしましょう

御中と様の使い分けについては、下記の記事で解説しております。

②返送期日を守る

内定通知書が手元に届いたら、内定承諾書などの記入が必要な書類の書式を説明している文書がないか確認しましょう。また、入社日までに追加で書類を提出しなければならないこともあります。必要な書類について説明している文書はすべて読み、提出漏れのないようにしましょう。

企業への書類の返信には、基本的に期日が設けられています。期日を確認することも大切ですが、確実に期日内に提出するために、早めに書類を返送することをおすすめします。

自分で封筒を用意して返送することもあるでしょう。封筒の色は、白色または茶色がよいです。サイズは定型サイズで、A4の便箋を3つ折りにして入るものが望ましいです。

封筒の書き方については、下記の記事で解説しております。

③メールの場合も返信する

一般的には、内定通知書は企業から郵送されてくることが多いです。その中に、企業宛の返信封筒と内定承諾書が入っていたら、それらを返信しましょう。しかし、企業によっては、メールで内定通知を送るところもあります。

内定通知がメールで届いた場合は、承諾の連絡をメールでおこないます。企業からの連絡の見逃しが無いよう、履歴書に記入したアドレスへのメールのチェックは欠かさないようにしましょう

メールのときも、返信期日が設けられていることが多いです。返信を忘れて期日を過ぎないようにするために、メールを確認したらすぐに返信をすることをおすすめします。

内定通知メールへの返信内容については、下記の記事で解説しております。

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内定通知書への返信時は添え状とお礼状を添える

内定通知書に返信をする際、何の書類を同封しているのかを示す「添え状」と、内定をもらったことへの「お礼状」を添えると好印象です。添え状は、提出する書類を企業が確認するために必要です。お礼状では、感謝の気持ちと入社への意欲を伝えることができます。

添え状は、パソコンで作成することが一般的です。手書きよりもパソコンで作成した方が見栄えがよくなるため、企業が書類の確認をしやすくなるでしょう。お礼状は、パソコンで作成しても、手書きで作成してもどちらでも問題ありません。

お礼状の便箋は縦書きでも横書きでも構いませんが、筆記用具は鉛筆や文字にじみが出るタイプのペンは避けましょう。また、誤字脱字は修正テープなどで訂正せずに、再度書き直したほうがよいです。

添え状の例文

添え状はビジネスマナーのひとつであり、書類と同封して送るものです。社会人になると作成する機会が増えるため、今のうちに慣れておくとよいでしょう。

添え状は挨拶で始まり、要件、締めの挨拶、封筒内の内容物という構成になります。例文では拝啓で始まり、敬具で締められています。

挨拶を書いたら、簡単に内定のお礼を述べましょう。書類を提出すること伝えて、締めの挨拶に移ります。内容物については「記」の後に箇条書きで記入していきます内容物をすべて記載したら、これで終わりであることを告げるために、「以上」と記すようにしましょう

添え状の書き方については、下記の記事でも解説しております。

お礼状の例文

                                    令和○年○月○日

○○○○株式会社 人事部 ○○ 様

拝啓 貴社益々ご清栄のことと、お慶び申し上げます。

先日は、お忙しい中ご面談のお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。
また、この度は内定のご通知を頂きまして、重ねて御礼申し上げます。

来春から貴社の一員として1日も早く貢献出来る様に、入社までの日々を心を引き締めて過ごして行きたいと思います。
今後ともご指導の程よろしくお願い申しあげます。

手短かですが、まずは心より御礼申し上げます。

                                         敬具

                              ○○大学 ○○学部 ○○○○

お礼状には、社名、採用担当者名を正確に書き、内容はあまり長くなりすぎないようにしましょう。採用に対するお礼と、これから入社までの抱負などを簡潔に書くということが大切です。

自分の字に自信がないという人は、無理に手書きで書く必要はありません。パソコンで作成していても、内容がよければ気持ちは伝わるでしょう。

下記の記事では、お礼状の封筒の書き方を紹介しております。

同封するお礼状を書く際の注意点

お礼状を書くといっても、その内容や出し方がお粗末なものでは、常識を疑われてしまう可能性が高いでしょう。

お礼状の内容が悪かったからと内定取り消しにはなりませんが、せっかく勝ち取った内定先で、入社前からマイナスの評価を受けたくはないものです。お礼状を書くときに気をつけなければいけないことや、タブーとされる行動には何があるのかを解説していきます。お礼状を作成する前によく確認しておきましょう。

①感謝の気持ちと今後の抱負を書く

お礼状には、採用試験に時間を割いてもらったことや、内定に対する感謝の気持ち、今後の抱負を書き添えるようにします。お礼状は長くなりすぎてはいけませんが、事務的な内容だけにするのはよくありません。「家族にも報告し、喜んでおります」といった人柄が伝わる内容や、「残りの学生生活でより多くの知識や経験を身につけ、貴社に貢献する所存です」という前向きな文章を盛り込むと、誠実な印象を持たれるでしょう

内定通知書を受け取ったら、入社の意志がある場合は期日内に、内定承諾書にお礼状を添えて返信しましょう。返信が遅れると迷惑をかけるだけではなく、辞退するのではないかと採用担当者の不安を煽ることになります。内定承諾書の返信のみならず、企業への必要連絡は怠ってはいけません。

下記の記事でも、お礼状の書き方について解説しております。

②企業名や担当者名などの誤字脱字に気をつける

企業に文書やメールを送るときは、企業名や個人名を正確に記載し、誤字脱字をしないことが最低限のマナーです。間違えられた相手は、差出人に対してマイナスな印象を抱いてしまいます。正式には「〇〇株式会社」である会社名を、「〇〇(株)」と略したり、「株式会社○○」と株式会社の位置を間違えて記載しては失礼にあたります

また、内定承諾書の返送先が、「株式会社〇〇 人事担当 〇〇宛」となっているところを、そのまま書き写すのはNGです。この場合は、「株式会社〇〇 人事ご担当 〇〇様」とするのが正解です。

自分の思い込みで相手の名前を書くのではなく、確認することが大切です。とくに「高」と「髙」などの旧字体は要注意です。 書いた内容は、読み返して間違いがないかチェックするようにしましょう。

下記の記事では、就活のお礼状を出す際のマナーを紹介しております。

内定通知書にまつわる4つの疑問

内定通知書の意味や役割などは理解できましたが、それでも内定通知書に関する疑問をもっている人は多いです。

せっかく内定をもらったのに、疑問が残っている状態では不安でしょう。内定通知書に関する不安は、事前に解消しておくことが望ましいです。内定通知書にまつわる疑問は大きく4つあげられます。それぞれについて解説していきます。

①内定通知書が来ない

企業から内定を言い渡されたものの、肝心の内定通知書が届かないケースもあります。内定通知書が届かない理由としては、単に忙しくて遅れていることも多いです。しかし、あまりにも遅いときは、企業に問い合わせるようにしましょう。企業が内定通知書を送ったつもりでいる可能性が考えられます。企業に問い合わせ、原因を解明しておきましょう。

内定通知書は、企業にとっても学生にとっても大切な書類です。そのため、企業に問い合わせたら迅速に対応してもらえることも多いです。不安なことは、遠慮せずに企業に相談してみることをおすすめします。

下記の記事では、採用通知がくるまでの期間について解説しております。

②内定通知書が発行された後に辞退したい

すべての学生が必ずしも企業の内定に承諾するとは限りません。「他の企業から内定が出て、そちらを優先したいから」と、内定を辞退する場合もあります。内定通知書は、企業が内定を通知するための書類です。内定通知書が発行されたからといって、辞退できなくなったわけではないことを理解しておきましょう。

しかし、辞退することによって、企業に迷惑をかけることは確かです辞退は可能ですが、誠実な対応が必要であることは覚えておきましょう。ひとりの学生を採用するために、企業は多くの時間とコストをかけています。

また、内定をもらうまでに、企業のさまざまな人にお世話になったことでしょう。それまでの感謝の気持ちとお詫びの気持ちを込めて、誠実な対応を心がけましょう。

内定承諾書を提出した後に辞退する方法を、下記の記事で紹介しております。

③内定通知書に返送した後に内定を取り消された

内定通知書が送られてきても、学生から内定辞退の申し出をすることは可能です。しかし、企業は簡単に内定を取り消すことはできません。これは、企業が内定通知書を発行し、学生が内定承諾書を提出した時点で労働契約が結ばれたためです。

企業は正当な理由がない限り、内定を取り消すことができません。正当な理由とは、学生が大学を卒業できなかったときや、労働に支障が出るほどのケガや病気をしたとき、企業の業績が悪化したときなどです。正当な理由がなく、内定を取り消された場合は、労働相談情報センターなどに相談をするようにしましょう。

内定取り消しとなる原因について、下記の記事で解説しております。

④内定通知書をなくしてしまった

内定通知書は正式な書類です。企業から送られてきたら、なくさないように厳重に保管しておかなければなりません。企業からの不当な内定取り消しがあったときは、それが証拠にもなります。万が一なくしてしまった場合は、企業に謝罪して再発行してもらう必要があります

内定通知書は謝罪して再発行してもらうことも可能ですが、内定承諾書を提出した後なら問題ない場合もあります。企業に相談してみるとよいでしょう。念のために企業が再発行してくれるケースもあります。

どちらにしても内定通知書は大切な書類です。なくさないようにきちんと保管しておきましょう。

下記の記事では、採用通知について解説しております。

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内定承諾書を提出した後でも入社2週間前であれば辞退は可能

内定通知書に返信したあとで、内定を辞退したいと考える人もいるでしょう。就活を続けていると、志望する企業が変わることは珍しくありません。

内定通知書が届き、内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは可能です。しかし、入社日の2週間前までに辞退を申し出る必要があります。これは、民法第627条により、労働契約を解約するには2週間前に申し入れることが決められているためです。内定辞退から2週間経たないうちに入社日を迎えると、辞退した企業との労働契約が解除されていないことになります。

内定者に辞退をされると、企業は改めて学生を採用するなどの対応に追われます。企業の負担を考え、内定辞退はできる限り早めに申し出るようにしましょう。

下記の記事で、内定辞退の仕方について解説しております。

内定通知書を受け取ったら入社の意思が固まり次第返信する

内定通知書が届いたら、ようやく就活が終わると安堵する人も多いです。しかし、油断は禁物です。内定通知書をもらったからといって就活が完全に終わったわけではありません。まだまだやらなければならないことはたくさんあります。入社の意思の有無に関わらず、内定通知書には早めに対応しなければなりませんし、入社するなら入社に向けた準備を進める必要があります。

内定を辞退するのであれば、辞退の旨を伝え、就活を続けていかなければなりません。内定通知書に安心しきらず、すべきことを考えて行動していきましょう。内定通知書は社会人への第一歩です。スムーズに社会人として踏み出せるように内定通知書を正しく理解し、何をすべきかを考えて行動していきましょう。

下記の記事で、内定通知書への返事の仕方について解説しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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