内定について

【内定通知書とは】送られてくるタイミングや法的効力を詳しく解説

入社するためには内定通知書を確認し入社の意思を伝える必要がある

長い選考を終えてやっと手にした内定という方も多いでしょう。しかし内定が決まったからといって安心はできません。

電話やメール等で内定の旨を採用担当者から伝えられた後、企業から内定通知書が送られてきます。そして内定通知書の内容を確認し、入社の意思を伝える必要があります。そのため内定が決まったからと言って安心している暇はありません。

この記事では内定通知書が送付される理由や法的効力をはじめ、そもそも内定とは何かや採用との違いについても解説していきます。是非この記事を参考に内定通知書の効力を正しく理解して入社準備を進めましょう。

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内定通知書とは

そもそも内定通知書はどのようなものなのでしょうか。内定通知書とは、企業が就活生に対して「内定」を書類で知らせるために発行されています。そのため内定通知書は別名オファーレターとも呼ばれています。

また企業が就活生のために発行している書類のため、法的に「内定通知書を就活生に送付する義務」はありません。さらに法的に送付が義務付けられていないため、内定通知書のフォーマットは企業によって異なります。

しかし過去に、口頭のみで内定の旨を就活生に伝えたために、企業と就活生の間にトラブルが生まれてしまった事例があります。このような背景から企業は、就活生とのトラブルを避ける目的で内定通知書を発行しています。

トラブルを避けるためにも内定通知書の目的や送付をしている背景を知り、重要性を理解しておきましょう。

採用通知書との違い

・内定通知書
目的:企業が就活生に対して「内定」をした旨を書類で知らせるために発行されています。
記載内容:内定の連絡・入社意思を求める内容・入社意思表示の期限

・採用通知書
目的:企業が就活生に対して「採用」をした旨を書類で知らせるために発行されています。
記載内容:採用の連絡・採用後のフロー

内定通知書と似たものに採用通知書というものがあります。しかし内定通知書と採用通知書は似て非なるものです。内定通知書について正しく理解をするためにも、採用通知書との違いを理解しておきましょう。

そもそも採用通知書とは、企業が就活生に対して「採用」をした旨を書類で知らせるために発行されています。

また、内定通知書と同様に企業が就活生のために発行している書類のため、法的に「採用通知書を就活生に送付する義務」はありません。さらに法的に送付が義務付けられていないため、採用通知書のフォーマットは企業によって異なります。

一見すると内定通知書と採用通知書は似たものに捉えられるでしょう。しかし内定通知書と採用通知書は似て非なるものです。両者の異なる点は、書類に書かれている内容です。

内定通知書は前途したように企業が就活生に対して「内定」をした旨を書類で知らせるために発行されています。そのため書類に書かれている内容は「内定の連絡・入社意思を求める内容・入社意思表示の期限」です。

一方で採用通知書は企業が就活生に対して「採用」をした旨を書類で知らせるために発行されています。そのため書類に書かれている内容は「採用の連絡・採用後のフロー」が書かれていることが多いです。

つまり内定通知書と採用通知書は書類に書かれている内容が違います。そして書かれている内容がちがうため、内定通知書は返信・返送をする必要がありますが、採用通知書には返信・返送をする必要がないことが多いです。この点が両者の違いと言えます。間違えないように覚えておきましょう。

労働条件通知書との違い

採用通知書と同様に労働条件通知書も内定通知書と混同しやすいため、間違えないように理解しておきましょう。

労働条件通知書とは、就活生と企業が雇用契約を結ぶ際に必要な書類です。書かれている内容は文字通り労働に関する条件が記載されています。具体的には「契約期間・始業及び終業の時刻・休日・休暇・賃金」などが挙げられます。

そして企業は労働条件通知書を就活生に通知する義務があります。これは労働基準法第15条という法律で決められています。そのため労働条件通知書は法的効力のある重要な書類と言えます。

また労働条件通知書は就活生と企業が雇用契約を結ぶ際に必要な書類です。つまり労働条件通知書は入社の意思確認が終わっている就活生に対して送付するものです。内定通知書は企業が就活生に対して「内定」をした旨を書類で知らせるものなので、このような点でもまったく書類を発行している目的が違うことがわかります。

通知書という言葉に惑わされず、内定通知書との違いを明確に理解しておきましょう。

内定と採用の違い

内定通知書と採用通知書の違いについて解説しましたが、「内定」と「採用」には明確に違いがあります。内定と採用の違いを理解しておくことで、内定通知書・採用通知書の違いや理解を深めることができます。是非参考にしてみてください。

内定の定義

内定とはコトバンクによると「正式の発表の前に内々で定まること。また、その決定。「就任が内定する」・正式の発表・手続きはされていないが、内々には決まっていること。うちわで決めること。また、その決定。」と定義されています。

つまり内定とは、就活生が入社する意思表示をしており、企業はそれを承諾している状態のことを指します。

採用の定義

採用とはコトバンクによると「とりもちいること。必要なものを採取して利用すること。また、意見・方法などをとりあげて用いること。・人を雇い入れること。雇い入れて職務につかせること。」と定義されています。

つまり採用とは、企業が就活生に対して選考を突破し「合格」をしている状態を指しています。

内定は入社の意思確認が取れている状態、採用は選考に合格している状態と覚えておきましょう。採用試験は存在しますが、内定試験は存在していない理由も、内定は合格ではなく入社の意思確認だからです。

内定と採用は似て非なるものです。間違えないように理解し、覚えておきましょう。

内定の法的効力

上では言葉の定義上の内定と採用の違いを解説しました。ここからは過去の裁判の判決を基に内定の法的効力について見ていきます。裁判の判決を理解することで一般的な内定に対する考え方を知ることができます。

内定を承諾すべきかどうか悩んでいる方・内定を承諾する前に内定の法的効力を知りたい方は是非参考にしてください。

内定や採用に関する最も有名な判決が下った事例は、大日本印刷事件でしょう。この裁判では企業が就活生に対して内定を出していたものの、グルーミー(陰気)との理由で内定を取り消したことで勃発した事件です。

この裁判の争点は、内定の法的効力はどこまで及ぶのかです。裁判の結果就活生が勝訴しました。この裁判結果により内定には一定の法的効力があることが明らかになりました。

解約権留保付労働契約とは

この裁判で内定は「解約権留保付労働契約」であるとの考え方が一般的になりました。つまり企業は一定の解約権を持っているが行使には条件があるということです。

例えば内定時点では卒業の見込みだった就活生が、留年した場合に初めて解約権を行使できるということです。

他にも企業が解約権を行使できるものには、就活生が企業に対して虚偽の申告をしている場合などが挙げられます。

このことからも、内定には一定の法的効力があるということがわかります。是非理解しておきましょう。

内定通知書を受け取ると期限内に内定承諾の旨を伝えよう

内定通知書は履歴書やエントリーシートに記載したメールアドレス宛または、郵送で自宅に届きます。そして内定通知書は企業が就活生に対して「内定」をした旨を書類で知らせるものです。そのため入社を希望している場合には内定を承諾する旨を企業に伝える必要があります。

冒頭でもお伝えしましたが、内定通知書は企業が就活生のために発行している書類のため、法的に「内定通知書を就活生に送付する義務」はありません。さらに法的に送付が義務付けられていないため、内定通知書のフォーマットは企業によって異なります。

そのため企業によって内定を承諾する伝え方が異なります。そこで今回は多くの企業に共通している内定を承諾する伝え方をご紹介します。

多くの企業に共通していることは、内定通知書とともに「入社承諾書」と「誓約書」や「内定承諾書」が送付されることです。そしてこれらの書類を提出することで内定の承諾を企業に伝えることが多いです。

「入社承諾書」と「誓約書」「内定承諾書」をよく読み、疑問点が無ければ必要事項を記入・捺印し提出しましょう。「入社承諾書」と「誓約書」や「内定承諾書」を提出する際の注意点としては、期限を守り提出することです。

内定通知書には「令和2年3月20日までに入社承諾書・誓約書・内定承諾書を提出してください」などと期限が記載されています。期限を過ぎてしまうと入社の意思が無いとみなされるため、最悪の場合入社することが難しくなります。必ず提出書類の期限は守り提出しましょう。

以下の記事では内定承諾書の意味や効力について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

内定後の流れ

ここからは内定後の流れを解説していきます。内定後は入社までに提出する書類や手続きが必要です。今後何が起きるのか確認し、入社の準備を進めておきましょう。是非確認してみてください。

メールや電話で企業から内定した旨の連絡を受ける

最終選考が終わるとあとは内定の連絡を待つのみです。内定の連絡方法は企業によって異なりますがメールや電話が大半です。

メールや電話で「厳正な審査の結果、採用とさせていただきます。」などと伝えられます。採用の言葉について解説した際にお伝えしましたが、採用は選考を突破し「合格」をしている状態です。つまりこの段階では正式に雇用契約をまだ結んでいません。

そのため入社の意思は示す必要はありません。「内定通知書」が発行される企業の場合は発行を待ちましょう。発行されない企業の場合には「内定承諾書」の提出を求められることが多いです。入社承諾書の発行を待ちましょう。

自宅に郵送で内定通知書が企業から送られてくる

「内定通知書」が発行される企業の場合、自宅に郵送で内定通知書が届くことがほとんどです。そして上でも解説しましたが、必ず期限内に入社の意思を示しましょう。

たとえ辞退をする場合でも、期限内に内定を辞退する旨を伝えましょう。連絡しないことは社会人としてのマナー違反です。必ず内定の承諾・辞退にかかわらず期限内に意思を伝えましょう。

入社の意思を企業に伝え内定承諾書を記入する

内定通知書を受け取り、入社の意思を伝えると次は必要書類を提出します。上でもお伝えしましたが、企業によって内定を承諾する伝え方は異なります。

しかし一般的に、内定通知書とともに同封されていることが多い「入社承諾書」と「誓約書」や「内定承諾書」を提出することが多いです。

「入社承諾書」と「誓約書」「内定承諾書」をよく読み、疑問点が無ければ必要事項を記入・捺印し提出しましょう。

以下の記事では、入社承諾書の意味や効力について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

雇用内容を確認し雇用契約書を記入し入社する

内定を承諾し、必要な書類を提出すると入社のための手続きが始まります。上でお伝えした、労働条件通知書で雇用内容を確認します。そして雇用契約書に必要事項を記入・捺印し提出すると入社の手続きは完了です。あとは入社日を待つのみとなります。

以下の記事では、雇用契約書について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

企業は原則内定を取り消せない

内定の承諾に渋っていると、企業から内定を取り消されるのではないかと心配になる就活生は多いです。しかし安心してください。企業は原則内定は取り消すことができません。これは労働契約法第16条の解雇制限の規定によって厳しく取り決められています。

この法令により客観的に合理的理由がなく企業が内定を取り消すことはできません。客観的に合理的理由がある場合とは、上でお伝えした内定の法的効力である「解約権留保付労働契約」をもとに企業に解約権があると判断ができるもののみです。

解約権を行使できる条件ではなく、内定を取り消すと企業は「不当解雇」として罰金刑が課せられることがあります。

このように企業は一度就活生に内定を出すと、取り消すことができないのです。

内定を辞退する場合は入社の2週間前までに連絡する

入社の意思を企業に伝え、必要書類を提出しても、後日内定辞退を申し出ることはできます。そして辞退を伝える期限は最大で就職日の14日前まで辞退が可能です

これは法律でも定められていることであり、14日前までが最終のタイムリミットになりますので注意しましょう。

いかに辞退を申し出たとしても、14日を過ぎてしまうと辞退はできなくなります。14日を過ぎ入社が確定してしまうと、一度就職してから転職する必要があります。手続きなどもその分面倒になります。内定を辞退する場合には14日前までに申し出ておきましょう。

以下の記事では内定を辞退する方法から、メールの例文まで詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

内定通知書の効力を正しく理解して入社準備を進めよう

長い選考を終えてやっと手にした内定という方も多いでしょう。しかし内定が決まったからといって安心はできません。

冒頭の繰り返しになりますが、電話やメール等で内定の旨を採用担当者から伝えられた後、企業から内定通知書が送られてくることは多いです。そして内定通知書の内容を確認し、入社の意思を伝える必要があります。そのため内定が決まったからと言って安心している暇はありません。

この記事を参考に、内定通知書の効力を正しく理解して入社準備を進めましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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