内定について

内定通知書とは|返送時の注意点・お礼状のテンプレート付き

内定通知書とは

そもそも内定通知書とはどのような書類を指すのでしょうか。就活ではさまざまな書類がありますし、就活生にとっては聞きなれないものも多いです。内定通知書は言葉の意味から考えれば、内定が決まったことを知らせる書類ですが、それを知るためには内定という言葉の意味も知っておく必要があります。

内定の意味を理解していないと、それを知らせる内定通知書の意味も曖昧になってしまいますので、正しい意味を理解しておくようにしましょう。

法的にも効力がある契約書

内定通知書は、採用内定が決まったときに発行される正式な書類を言います。「採用内定が決まった」とは、正式発表の前に企業で内々に採用が決まっている状態を指します。正式に発表されているわけではありませんので、まだ企業の一員ではありませんが、入社日を迎えれば企業の一員として迎えることを約束した状態です。

ただ入社日を迎えれば採用が確定するものではなく、大学卒業を条件になどの制約はありますが、基本的には採用が決まっている状態です。内定通知書は法的にも効力がある契約書ですので、重要な書類です。口約束で採用すると言われただけでは法的な効力はありませんが、書面での通知により、法的な効力が発生しています。

雇用条件を確認してサインする

内定通知書が郵送される際、労働条件通知書など雇用条件の内容が記載している書類が同封しておらず、雇用条件が分からない場合には、企業のホームページや人事に確認して、サ内定通知書にサインするようにしましょう。

就活中いくつも企業の選考を受けていると、どの企業がどんな内容の雇用条件だったのか忘れがちです。そのため、内定通知書が届いたタイミングで今一度確認するタイミングであると思いましょう。

内定通知書を返送する際の注意点

内定通知書は企業によってはメールで送信する場合もありますが、基本的には手渡し、あるいは郵送が多いです。内定通知書はもらえばそこで終わりではなく、企業に返信をして、自身の意思を伝えなければなりません。

企業への返信する場合は封筒を用意し、それを郵送する必要がありますが、場合によっては内定通知書と一緒に返信用封筒が同封されていることもあります。返信用封筒が同封されている場合は、それを使用しますが、企業への返信にもいくつかポイントがあります。

「御中」と「様」の使い方

内定通知書に返信用封筒が同封されていた場合はそれを利用しましょう。返信用封筒は企業からの心遣いですので、遠慮する必要はありません。返信用封筒を利用することで送り先を間違える心配もありませんので、確実に企業に返信するためにも、ぜひ利用しましょう。返信用封筒を使用するときには「御中」と「様」の使い方に注意する必要があります。

返信の送り先が部署やチーム、複数人であれば「御中」、担当者一人の場合は「様」と使い分けるようにしましょう。敬称が間違っていると失礼にあたり、悪印象を与えてしまいます。また返信用封筒には自分の名前が書かれている場合もありますので、様がついている場合には二重線で消してから使用するようにしましょう。

返送時期

内定通知書が手元に届いたら、まず企業から指定された返信の書式が同封されていないかどうかを確認しましょう。また、入社日までに追加で書類を提出しなければならない事もあるので、記載されている内容を最後まで全て読んで、提出漏れのないようにしましょう。

実際の企業への返信についてですが、出来るだけ速やかに返信する事が鉄則です。内定通知書は郵送で届いた場合とメールで送られてきた場合が考えられますが、どちらも届いた当日、もしくは翌日には投函、返信出来るように心がけましょう。

手紙で返信するケースに備えて、常に封筒と便箋、切手を準備しておくといいです。封筒の色については、白色もしくは茶色の封筒のどちらでも構いませんが、出来れば白色の封筒をお薦めします。サイズは定型サイズでA4の便箋を3つ折りにして入るサイズのものが望ましいです。

メールの場合も返信する

一般的には企業からの内定通知の連絡は、内定通知書として郵送されてきます。その中に、企業宛の返信封筒と内定承諾書が入っており、学生側が返送するというパターンが多いです。しかし、企業によっては学生に郵送ではなく、メールで内定通知を送るところもあります。

内定通知がメールで届いた場合は、承諾の連絡についてもメールで行って差し支えありません。企業からのメールの見逃しが無いよう、履歴書に記入したメールアドレスに届くメールのチェックは欠かさないようにしましょう。

メールの場合は郵送物と違い、一度パソコンを閉じてしまうと目に触れる機械が減ります。入社の意志がある場合は、企業へなるべく早く承諾の連絡をするようにし、返信し忘れが無いように注意しましょう。

メールのマナーを見直そう

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いでしょう。内定通知書をもらった後も、選考が終わったからと気を抜かずにマナーを守ることが大切です。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。

そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。電話の際によく使う敬語なども紹介しているため、就職後も役立ちます。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

内定通知書の返送時はお礼状を添える

企業側が内定通知書を出す時、採用のお知らせするという意図と、相手にきちんと内容が届き、変わらずに入社の気持ちがあるか、などを把握しておきたいという意図があります。そのため、採用された側はすぐにお礼の手紙もしくはメールを出しましょう。

お礼状は、手紙の場合は出来れば手書きの文書が良いでしょう。パソコンの文書ですと事務的な連絡のような印象が持たれがちです。手書きのお礼状の場合はその人の人柄が見えますし、手間がかかることで丁寧な気持ちも伝わります。

便箋は縦書きでも横書きのものでも構いませんが、筆記用具は鉛筆や文字にじみが出るタイプのペンは避けたいところです。また、誤字脱字に注意して間違った場合は、ホワイトなどで修正せずに再度書き直す方が良いでしょう。

お礼状の例文

実際のお礼状の文面の一例をご紹介します。

○○○○株式会社
人事部 採用担当   ○○ 様

拝啓 貴社益々ご清栄のことと、お慶び申し上げます。
先日は、お忙しい中ご面談のお時間を頂きまして、誠にありがとうございました。
また、この度は内定のご通知を頂きまして、重ねて御礼申し上げます。
来春から貴社の一員として1日も早く貢献出来る様に、入社までの日々を心を引き締めて過ごして行きたいと思います。
今後ともご指導の程よろしくお願い申しあげます。

手短かですが、まずは心より御礼申し上げます。

敬具

お礼状は、社名、採用担当者名を正確に書き、内容はあまり長くなりすぎないようにしましょう。採用に対するお礼と面接の時の会社の印象、これから入社までの抱負などを簡潔に書くという事が大切です。

スマートな添え状で好感度UP

返信用封筒を間違いなく記入すれば、次に添え状を作成しましょう。添え状はビジネスマナーの一つであり、書類と同封して送るものです。社会人では当たり前のマナーですので、今のうちに慣れておくようにしましょう。

添え状は挨拶で始まり、要件、締めの挨拶、封筒内の内容物という構成になります。例文では拝啓で始まり、敬具で締められています。○○の候となっていますが、○○に入る部分は時期によって変わりますので注意しましょう。挨拶をすれば、簡単にで構いませんので内定のお礼を言い、締めの挨拶に移ります。内容物については「記」の後に記入していきます。内容物を書き終えれば、これで終わりであることを告げるために、以上と記すようにしましょう。

内定通知書に同封するお礼状を書く際の注意点

先程、内定通知書を受け取ったら、お礼状の送付がビジネスマナーであるとお話ししました。お礼状を書くと言っても、その内容や出し方がお粗末なものだと、常識を疑われてしまう可能性が高いでしょう。

お礼状の内容が非常識なものだったというだけで、内定取り消しにはなりませんが、せっかく勝ち取った内定先で、入社前からマイナスの評価を受けたくはないものです。では、お礼状を書くときに気をつけなければいけないことや、タブーとされる行動には何があるのでしょうか?これからそのポイントを解説していきます。

感謝の気持ちと今後の抱負を書く

お礼状には、採用試験に時間を割いてもらったことや、内定に対する感謝の気持ち、今後の抱負を書き添えるようにします。お礼状は長くなりすぎてはいけませんが、事務的な内容だけに終始するのは良くありません。「家族にも報告し、喜んでおります」といった人柄が伝わる内容や、「残りの学生生活でより多くの知識や経験を身につけ、貴社に貢献する所存です」という前向きな文章を盛り込むと、誠実な印象を持たれるでしょう。

内定通知書を受け取ったら、入社の意志がある場合はできるだけ早く内定承諾書をお礼状を添えて返信しましょう。遅くとも1週間以内には提出してください。返信が遅いと、辞退するのではないかと採用担当者の不安を煽ることになります。内定承諾書の返信のみならず、企業への必要連絡は怠ってはいけません。

企業名や担当者名などの誤字脱字に気を付ける

どの文書やメールを発信する際でも、会社名や個人名の正確な記載や、誤字脱字をしないことは、最低限のマナーです。間違えられた相手は、差出人に対しあまり良い印象を持たないでしょう。正式には「〇〇株式会社」である会社名を、「(株)〇〇」と略したり、株式会社の位置を間違えての記載は失礼にあたります。

また、内定承諾書の返送先が、「株式会社〇〇 人事担当 〇〇宛」となっているところを、そのまま書き写したのではNGです。この場合は、「株式会社〇〇 人事ご担当 〇〇様」とするのが正解です。特に個人名を記入する際には、漢字の間違いには十分気をつけましょう。

自分の思い込みで相手の名前を書くのではなく、確認することが大切です。特に「高」と「髙」などの旧字体は要注意です。 書いた内容は、読み返して間違いがないかチェックするようにしましょう。

内定通知書にまつわる疑問4つ

内定通知書の意味や役割などは理解できましたが、それでも内定通知書に関する疑問を持っている人は多いです。

内定通知書は内定に直結しているものですので、疑問が残っている状態では就活が正しく進められない可能性があります。内定通知書にまつわる疑問は大きく4つありますので、それを解消していきましょう。

①内定通知書が来ない

企業から内定を言い渡された、あるいは採用通知書はもらったものの、肝心の内定通知書が届かない場合もあります。内定通知書が来ない理由としては、単に忙しくて遅れている場合も多いですが、あまりにも遅い場合は企業に問い合わせるようにしましょう。企業は内定通知書を送ったつもりで忘れている可能性もありますので、必ず企業に問い合わせ、原因を解明しておきましょう。

内定通知書が送られてこず、そのまま入社承諾書を提出しなければ、内定は確定しません。その間に他の就活生の内定が決まり、採用枠が埋まってしまえば、最悪の場合は内定取り消しもあり得ます。内定通知書を手にするまで安心はできませんので、来ない場合は自分から問い合わせてください。

②内定通知書が発行された後に辞退したい

内定通知書をもらえば、ひとまず安心できますが、就活生が必ずしも企業の内定に承諾するとは限りません。他の企業の就活が残っているから、他にも内定が出ていて、そちらを優先したいからと、内定を辞退する場合もあります。内定通知書は採用が内々に決まっている状態でしかありませんので、内定辞退は可能です。

内定通知書をもらった後でも辞退は可能ですが、丁重な対応が必要であることは覚えておきましょう。面接には時間もコストもかかっていますし、内定辞退は自分を評価してくれた企業を裏切ることでもあります。内定をもらうまでに、企業のさまざまな人にお世話になってしますので、それまでの感謝の気持ちとお詫びの気持ちを込めて、誠実な対応を心がけましょう。

③内定通知書が送られた後に内定を取り消された

内定通知書が送られてきても、就活生から内定辞退の申し出は可能です。しかし企業は簡単に内定を取り消すことはできません。内定通知書には法的な効力があり、内定通知書を送った時点で、企業は学生の採用を約束したことになります。内定通知書は学生にとってはそれほど大きな効力を発揮しませんが、企業に対しては強い拘束力を発揮しますので、基本的には内定取り消しは違法です。

内定通知書が送られた後に、内定が取り消しになり、それに正当な理由がない場合は労働相談情報センターなどに相談をするようにしましょう。大学を卒業できない、学生が大きな問題を起こす、企業の業績が著しく悪くなるなど以外の理由での取り消しは違法ですので、これも覚えておきましょう。

④内定通知書をなくしてしまった

内定通知書は正式な書類ですので、企業から送られてきたら、なくさないように厳重に保管しておかなければなりません。企業からの不当な内定取り消しがあった場合にはそれが証拠になりますので、大事に保管しておきましょう。万が一なくしてしまった場合は、企業に謝罪して再発行してもらう必要があります。

しかし内定通知書は謝罪して再発行してもらうことも可能ですが、内定承諾書を提出後なら問題ない場合もありますので、企業に相談してみるといいでしょう。場合によっては再発行なしで、そのまま内定は変わらない場合もありますし、念のために企業が再発行してくれる場合もあります。どちらにしても内定通知書は大切な書類ですので、なくさないようにきちんと保管しておきましょう。

内定通知書返送後も入社2週間前であれば辞退可能

内定通知書が届いた瞬間は、喜びに満ち溢れるものです。しかし、まだ第一希望の企業の採用試験の途中だったり、結果待ちの状態であれば、その心境は複雑でしょう。希望する企業に落ちた時のために、内定企業をキープしておきたい学生側と、辞退するのであれば人員補充の必要があるため一日でも早く連絡が欲しい企業側のジレンマが生じます。

法律的には、内定通知書を出した後でも入社の2週間前までなら辞退することは可能です。しかし、これをしてしまうと企業のみならず、本来なら繰り上げて採用されていたであろう他の学生にも迷惑をかけてしまいます。

学校と企業の信頼関係にもひびが入りかねません。後輩がもし同じ企業に就活した場合、内定をドタキャンするというよくないイメージが先行してしまうのです。入社の意志が無い場合は、できるだけ早く電話で内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。

内定通知書を受け取ったら内容を確認し意思が固まり次第返送する

内定通知書は就活生にとっては嬉しいものであり、ようやく就活が終わると安堵する人も多いですが、油断は禁物です。内定通知書をもらったからと言って就活が完全に終わったわけではありませんし、まだまだやらなければならないことはたくさんあります。入社の意思の有無に関わらず、内定通知書には素早く対応しなければなりませんし、入社するなら入社に向けた準備を進める必要があります。

内定を辞退するのであれば、辞退の旨を伝え、就活を続けていかなければなりません。内定通知書に安心しきらず、すべきことを考えて行動していきましょう。内定通知書は社会人への第一歩です。スムーズに社会人として踏み出せるように内定通知書を正しく理解し、何をすべきかを考えて行動していきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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