内定について

【内定辞退の例文あり】メール・電話で連絡する際のマナー

内定辞退はマナーをもっておこなう必要がある

内定をもらったとしても、選考中にイメージしていたこととのギャップを感じる場合があります。また、滑り止めとして受けていた企業から内定をもらうということもあります。これらの場合には、企業の内定を辞退するケースもあるでしょう。しかし、企業は1人採用するのにもかなりのコストをかけています。つまり、内定辞退は企業に多大なる迷惑をかけるのだということを知ってお いてください。

内定辞退は企業に迷惑をかけるため、いかなる理由があってもマナーを守っておこなうことが重要です。そこで本記事では、内定辞退の際にはどのようなマナーがあるのかを徹底的に解説していきます。内定辞退はできるだけ避けるべきことですが、もし内定辞退をされるという場合には参考にしてください。

内定辞退連絡はメールよりも電話で連絡する

内定辞退の連絡は電話でおこなうようにしてください。内定辞退の連絡をメールでおこなうのは、マナー違反となってしまう場合があります。内定辞退の連絡は、やりづらいと思うかもしれません。しかし、相手に敬意をはらうためにも電話で伝えることが望ましい手段です。

とはいえ辞退の方法は、学生時代にはなかなか経験がないので、どのように連絡をしたらいいかということはわからないのが当然です。ですので、心配する必要はありません。本項目では、内定辞退の連絡の取り方やマナーをご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

内定承諾した後の辞退も電話で連絡する

内定を承諾した後に辞退することを決めた際も、電話で連絡をしましょう。各会社は、採用する人数を決定し、面接スケジュールなどを決めています。そのため、内定を辞退する人が多い場合、再度募集しなければならず、事業計画にダメージがあるかもしれません。

入社直前に内定辞退を連絡した場合、企業は採用活動をおこなえないリスクもあります。もちろん、書類選考にも面接にも時間はかかりますし、人件費も必要です。会社に迷惑をかけないように、内定承諾後の辞退は早めに電話連絡しましょう。

入社後、もしかしたら内定を辞退した会社と取引をすることがあるかもしれません。そのため、内定を辞退する場合もよい印象を与えておいた方が無難です。

理由は「一身上の都合で」でOK

内定辞退を伝える際、一番やりづらいと感じる原因は、「内定辞退の理由を伝えなくてはならないから」であることが多いです。しかし内定辞退の理由を伝える際には、「一身上の都合で」と言えば、ほとんど問題ありません。「一身上の都合で」とは「個人的もしくは家庭的な理由で」という意味です。

内定辞退の理由によっては、そのままいってしまうことで、人事担当者に対してだけではなく企業に対しても失礼な行為になってしまい、怒りをかってしまう可能性もあるでしょう。

「他の企業に決まったため、内定辞退をさせてもらいます」などという露骨な理由はなるべく避けるようにしてください。「一身上の都合があり、悩みながら最大限考えた結果」として伝えるのがマナーです。内定辞退連絡の際には、人事担当者側になって理由を考えることが大切です。

電話連絡のあとメールでお詫びをする

内定辞退の際のメールの役割は、電話連絡後です。電話で内定辞退の連絡を行なった後、 メールで再度お詫びのメールを送るようにしてください。メールを送る際にも、いくつかのポイントがあります。まず、件名は必ず入れることが重要です。最近では、メールのやりとりが少なくなり、ついつい件名をつけ忘れてしまう方がいますが、必ずつけるようにしてください。

次に宛先ですが、正式名称で書くようにしてください。略して書いてしまうと失礼にあるため、正式名称で書くようにしてください。そして、お詫びの旨を伝える本文を書き、最後には結びとともに、氏名・ 電話番号・メールアドレス住所を署名として記しておくことも忘れないようにしましょう。

あなたのマナー力は何点?

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内定辞退の連絡はメールでよいという企業もある

内定辞退は基本的に電話でおこないますが、メールで連絡するのも場合によってはOKです。メールで内定辞退をするメリットは、連絡した形跡が残せることです。もちろん、緊急の連絡にメールを使うのは避けるべきですが、時間的な余裕があり、できるだけ電話をかけたくない人は、メールを使用しましょう。

また、会社によっては、内定辞退をメールで伝えられた方が楽と感じている場合もあります。応募している人数の多い会社であれば、メールの方が管理しやすいメリットがあります。

連絡した形跡が残せるなどのメリットがある

メールを送れば、当然そのメールは残ります。電話は、採用担当者が出ない時もあり、不在の場合は連絡することができません。また、他の社員に伝言を伝えても、仕事が忙しい場合は、うっかり忘れてしまうリスクもあります。

メールはデータとして形に残るため、確実に連絡できる方法です。メールに、氏名や大学名などを記載しておけば、採用担当者も一目でわかります。内定辞退メールは、簡潔に伝えることを心がけ、結論から述べるようにしましょう。お礼と謝罪の言葉も必ず記載してください。

内定辞退メールに返信が来ない場合は、担当者に電話しましょう。メールは大変便利ですが、万能なツールではないため、エラーメールになっている可能性があります。

電話して不在だった場合にメールで連絡するのもあり

内定辞退の連絡は、基本的に電話でおこないます。しかし、電話をしても担当者が不在だった場合はメールでもOKです。企業へなるべく迷惑をかけないためにも、辞退すると決めたらすぐに連絡するのがマナーです。

メールを送る際には「お電話させて頂きましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と一言添えて、事前に電話をした旨を伝えましょう。また、「直接お詫びするべきところですが、メールでのご連絡となるところをご容赦頂きますようお願い申し上げます」など、電話で直接伝えられなかったことへの謝罪の気持ちも忘れずに入れるようにします。

メールを作成する際は言葉遣いに注意し、送信する前に読み返して誤字脱字がないかチェックしましょう。

緊急の連絡にメールを使うのは避ける

内定辞退の期限は、法律上では就業スタートの2週間前までです。そのため、内定辞退の連絡は、入社の2週間前までにおこないましょう。ギリギリのタイミングで内定辞退を決断した際は、メールで連絡せず電話をかけましょう。

メールは絶対に目を通すものでもありませんし、忙しい人の場合、見落とす可能性もあります。電話は、会社の業務が比較的忙しくない14時から16時までの時間帯がベターです。電話をかける場所は、駅や人ごみなど騒がしいところを避け、静かな場所を選びましょう。

電話での話し声も、ぼそぼそとしゃべるのではなく、はきはきと話します。もちろん、丁寧な言葉遣いを心がけ、内定を辞退する旨をしっかりと伝えましょう。

内定辞退メールへ返信があった場合の対応

内定辞退を伝えたメールに対して企業から返信がきた場合、返信内容によって対応が異なります。辞退を了承する内容だった時には、基本的に返信する必要はありません。さらに返信すると、担当者に負担となる可能性もありますので、了承の返信を受け取った時点でやり取りを終了しましょう。

企業からのメールで、内定辞退の理由を詳しく聞かれた場合には、なぜ辞退に至ったのかしっかりと説明してください。ごまかしたり、嘘をつくのはNGです。

担当者が辞退の理由を聞くのは、就活生を責めるつもりではなく、今後の採用の参考にしたいからです。辞退の理由は説明しにくいかもしれませんが、正直に伝えましょう。ただし、失礼にならないように言葉遣いには注意が必要です。

内定辞退の連絡を入れる際の例文【電話編】

内定辞退に限らず、重大な何かを断る場面を経験することは、学生時代ではほとんどないでしょう。辞退の連絡などを経験をしたことがないという方は多いため、どのように連絡をすればいいのかわからないということは多いです。

そこで本項目では、例文を挙げながら、内定辞退の連絡を入れる方法を解説していきます。 内定辞退の連絡をすることがあった場合には、ぜひ参考にしてください。

例文①

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか

はい、〇〇です

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。自分の適性などを検討しましたところ、 貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、 御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

承知いたしました。差し支えなければ、辞退理由をお聞かせ願えますでしょうか?

御社は第1希望郡ではありましたが、 他社の内定もいただいており職種の説明を受けたところ、 私の求めている職種に一番近いと感じこのような決断となりました。 ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

まずは、大学名と氏名を必ず名乗るようにしてください。相手の時間を取っているので必ず最低限のマナーは守るようにしないといけません。辞退の理由は基本的に聞かれたときだけで構いません。今回は、聞かれたことを想定しています。

あくまでも、「一身上の都合で」という名目で理由を伝えるようにしてください。ここでは、自分が求める職種が他社であったという理由で辞退を伝えています。

例文②

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

はい、〇〇です。

先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。 誠に身勝手で申し訳ありませんが、一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきくご連絡を差し上げました。

承知いたしました。ご連絡ありがとうございました。

名乗る際は、同姓同名の就活生がいるということもあり得るので、できるかぎり詳しく伝えるようにしてください。今回は内定辞退の理由が聞かれなかった場合です。

聞かれない場合には、迷惑をかけてしまい申し訳ないという旨を丁寧に伝えるようにしてください。また、電話を切る際には「失礼いたします」 といい、相手が切るまで待った上で切るようにしましょう。

内定辞退の連絡を入れる際の例文【メール編】

内定辞退の連絡は電話だけで終わってしまう方が多いですが、 電話後のお詫びのメールもおこなうようようにしましょう。お詫びのメールを送るのにも最低限のマナーがあります。また、電話連絡したものの不在だった場合は、メールにて辞退の旨を伝えてもいいでしょう

本項目では、内定辞退の電話の後のお詫びメールや電話連絡したものの不在だった場合のメールをどのように送ればいいのか、例文を挙げながら解説していきます。送る機会があった場合には参考にしていただき、人事担当者の方が不快な気分にならないメールを送るようにしましょう。

例文①:電話による辞退後のお詫びメール

件名:内定辞退のお詫び

内容:
○○株式会社人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
先日、お電話をさせていただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は、採用していただきありがとうございました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に身勝手ではありますが、
御社の期待に沿うことができず申し訳ございません。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com 

内定辞退の話は終わっているため、メールで改めて繰り返す必要はありません。繰り返してしまうと印象が悪くかつ失礼になるため、控えるようにしてください。電話後のメールでは、採用していただいた感謝と採用していただいたけれども期待に応えることができない謝罪を伝えるようにしてください。

例文②:電話による辞退後のお詫びメール

件名:内定辞退のお詫び

内容:
○○株式会社人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
お電話させていただきました○○大学〇〇学部の○○です。

先日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
この度は、身勝手な理由により御社の期待にお応えすることができず
誠に申し訳ございません。

就職活動を通じて、大変お世話になりましたこと心より感謝いたしております。
貴社での就職活動を今後の人生に生かしていきたいと考えております。
この度は、本当に申し訳ございませんでした。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com 

期待に応えることができないことを謝るのは当然ですが、就職活動を通じて、これからどうしていこうと考えているのかを伝えるのも大切なことです。人事担当者に対して謝ってばかりでは、謝罪が軽いと見られる可能性もあります。企業の就職活動を通じて学んだことを、今後自分で活かすという姿勢をみせるのも誠意のひとつの表し方です。

例文③:電話連絡したものの不在だった場合の辞退メール

件名:内定辞退のご連絡

内容:
〇〇株式会社
人事部〇〇様

お世話になっております。(氏名)です。
先ほどお電話させて頂きましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
このような光栄なお知らせを頂きながら大変恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びするところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦頂ければと存じます。

採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com 

担当者が不在で電話で内定辞退を伝えられなかった時のメール例文です。内定をもらったことへのお礼、辞退の旨、お詫びを述べて、電話で伝えられなかったためメールで連絡した旨を加えましょう。

誠意とビジネスマナーを意識して内定辞退をしよう

内定辞退は無いというのがベストですが、内定辞退しないで就職活動を終えるということは少ないです。内定辞退の際には、誠意とビジネスマナーを意識して、人事担当者に伝えるようにしてください。内定辞退を電話やメールなどで伝えることは、これまでの人生での経験が少ない分、やりづらいと感じてしまうでしょう。その結果、内定辞退を伝えないということもあるようです。

しかし、企業によっては、人事担当者同士が知り合いだったなどということもあり得るため、丁寧な対処をおこなうのが無難です。仮に内定辞退という場面に遭遇した際には、本記事を参考にしていただき、双方ともによい形で次のステージに進むため、一番ベストな方法を取るようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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