内定辞退で使える10個の例文を紹介｜電話やメールのマナーも徹底解説

内定を辞退するときはマナーに気を付けよう

志望した企業から内定が出ると、これまでの就活の努力が報われたように感じられ、誰もが嬉しくなるでしょう。しかし、複数社から内定をもらった時や、入社するべきではないと決断した時には、どこかの企業の内定を辞退しなければなりません。

そして内定を辞退するためには、採用担当者にその旨を伝える必要があります。

しかし、下のように不安な方は多いでしょう。

「例文をみて自分の作成したメールが合っているか確認したい」「内定辞退の例文を見てメールを作成したい」
「企業に内定辞退の連絡したいがやり方がわからない」
「内定辞退メールの文面ってどうやってかけばいいんだろう」

そこでこの記事では内定辞退をする際に使える例文や、内定辞退の連絡方法を電話・メールに分けてに詳しく解説していきます。まだ内定辞退メールを作成していない方は、この記事を参考に作成してみてください。

また自分で作成した内定辞退メールに自信を持てない方は、例文を参考に内容をアップデートしてみてください。そして自信をもって企業に、内定辞退の連絡ができる状態を目指しましょう。

内定辞退の連絡方法

ここからは内定辞退の連絡方法と注意点について詳しく解説していきます。内定辞退の連絡方法は3ステップあります。この3ステップに沿って内定辞退の連絡をすることで、マナーの守られた内定辞退の連絡ができます。

マナーの守られた連絡方法を知っておくことは、採用担当者の負担が少ないだけではなく、企業に入社した後にも役立つ重要な知識です。社会人になる前に習得しておくと良いでしょう。

1.内定辞退の連絡は電話ですることがマナー

内定を辞退する場合は、出来るだけ電話で連絡しましょう。内定を承諾すると、企業は内定者を新入社員として受け入れる準備を始めます。時間と労力を費やして新入社員の受け入れに向けた対応を日々進めているため、企業の都合を考えて内定辞退の連絡は早めにする必要があります。

メールでの連絡では企業側にスピーディーに伝えることが難しいため、電話で直接伝えたほうが無難です。内定をくれた企業に対して内定辞退の連絡をする際は、誠実に伝えなければなりません。

そのためにも、メールではなく自分の言葉を直接伝えられる電話で連絡することがマナーなのです。内定辞退の連絡は、早急かつ誠実に対応しましょう。

辞退理由は「一身上の都合」で問題ない

内定辞退の理由を伝えるには、「一身上の都合で」といえば問題ありません。「一身上の都合で」とは「個人的もしくは家庭的な理由で」という意味です。

内定辞退の理由によっては、そのまま話すと人事担当者や企業に対して失礼にあたることなることもあります。そのため、内定辞退の理由を具体的に伝える必要はありません。

ただし、企業から辞退理由について回答を求められることもあるため、そのときは失礼のない範囲で「第一志望の企業に内定が決まった」「大学院進学のため」など正直に答えましょう。担当者が辞退の理由を聞くのは、就活生を責めるつもりではなく今後の採用の参考にしたいだけということもあります。

辞退理由を具体的に伝える必要はありませんが、嘘をつき答えるのはNGです。以下の記事では内定辞退の理由で嘘をついてもよいのかを詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【内定辞退の理由で嘘をついてもいいのか】誠実な謝罪方法と注意点

営業時間内に電話する

電話は企業の営業時間内にかけましょう。営業時間内であれば、採用担当者の方がたとえ忙しく席をはずしていたとしても、必ず社員の方は電話に出てくれます。

そうすれば伝言を残すことができたり、連絡がつきそうな時間を教えてもらえるため、スムーズにやりとりができます。

もしかしたら、採用担当の方の個人携帯電話番号を教えてもらっている場合もあるかもしれません。その場合も同様に営業時間内にかけましょう。

携帯電話だからといって早朝や深夜にかけるのは、相手の迷惑になり、社会人としてのマナーもなっていません。

辞退するからといってマナーを疎かにしては、企業の方は気分を悪くしてしまいます。しっかりと守りましょう。

静かな場所で電話する

静かな場所を選んで電話をかけるのもマナーとして大切です。内定の辞退は、学生だけでなく企業にとっても重要な話です。そのため、周りの騒音や電波の悪い場所では聞き取りにくく、うまく伝わらない可能性もあります。

辞退することの謝罪、また最終面接まで時間を割いてくださったことへの感謝の気持ちをしっかり伝えるためにも、周りの環境を選びましょう。

少し面倒かもしれませんが、こうした配慮が社会人のマナーとしてはとても重要なのです。内定辞退の連絡をする際には、静かな場所で電話をしましょう。

話す内容は手短にまとめておく

電話をする前に話したい内容はまとめておきましょう。重要な話だからこそ、いざ電話をするとなると緊張して内容が飛んでしまう可能性があります。

企業の方も忙しい中、時間を割いてくださっているため、簡潔に伝えられるようにまとめておきましょう。その時、文章を作成して丸暗記読みするのではなく、要点を箇条書きでメモしておくと抜けもれなく感情を込めて伝えることができます。

簡単にメモとしてまとめてから電話しましょう。

2.電話の補足としてメールを送付する

メールは電話での内定辞退の連絡を補足するために使います。メールだけで済ませないようにしましょう。

メールは紛れてしまう可能性があります。1日に採用担当者は多いところで数百通のメールが届きます。その中に内定辞退という重要なメールを送ったとしても、紛れてしまい気づいてもらえない可能性もあります。

電話が繋がらないため取り急ぎ伝えたい場合、また電話をした後再度謝罪をする場合などにメールを送りましょう。

ビジネスマナーに注意する

メールはビジネスメールマナーをしっかりと守って送りましょう。このマナーは相手への配慮はもちろん、伝わりやすいメールにするための方法でもあるので重要です。

マナーとしては、件名をしっかりと書くこと、結論を簡潔に最初に述べること、署名を書くことなどが挙げられます。

社会人になると、マナーを守った正しいメールの送り方が求められます。ビジネスメールにはある程度の型が決まっているため、今のうちに覚えておけば社会人になっても活用できます。この記事の後半ではメールの例文もあるため、しっかりと確認しておきましょう。

感謝と謝罪を記入する

メールは文章として形に残ります。内定をいただいたのにも関わらず辞退してしまうことへの謝罪、さらに内定をもらったことへの感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。

内定をもらうことは、企業にたくさんお世話になり、そして評価をいただいた状態です。また選考だけでなく、社会人になる上で様々なアドバイスをもらった人もいるでしょう。

採用には膨大な費用や時間がかかっているので、これまでの感謝の気持ちをしっかりとメールの本文に加えられると良いでしょう。

3.電話やメールの後に手紙を送ると丁寧な印象を与えられる

電話やメールで内定辞退辞退を伝えた後、改めて手紙でお詫びをするとより丁寧な印象になります。ビジネスシーンでは、「直接会ってお詫びをし、改めて謝罪の手紙を送る」のが正しい謝罪の方法です。

電話で内定辞退を伝えるだけでも完結しますが、丁寧に辞退する旨を伝えたいと思うなら手紙を送ってみましょう。

具体的には、上記のようなケースが挙げられます。当てはまる場合には、手紙を送り丁寧に謝罪を伝えるとよいでしょう。

• 内定辞退を手紙で伝えるときの書き方と送り方【例文あり】

内定辞退をする際の電話とメールの例文

ここからは内定辞退をする際の電話とメールの例をご紹介します。すでに内定辞退の文面を作成している方は、自分の内定辞退の文面が正しく作成されているかを確認しましょう。また内定辞退の文面を作成していない方は例を参考に作成を進めてみてください。

これらはあくまでも例であるため、全て丸暗記するのではなく、参考にしてみてください。自分が伝えるときのことをイメージしながら確認していきましょう。

電話の場合の例文

まずは電話で内定辞退の連絡をする場合の例文です。

採用担当者の電話番号がわかる場合には、採用担当者宛てにかけましょう。採用担当者の電話番号がわからない場合は、企業に電話をします。

企業に電話をかける際は、多くの場合採用担当者ではなく、受付担当の社員さんが電話を取ります。受付の担当者に電話した旨を伝え、採用担当者に変わってもらいましょう。

そして電話の場合、自己紹介とあいさつから始め、何の用件で連絡をしたのかを伝えることがマナーです。忘れずに受付担当者・採用担当者に伝えましょう。

また内定辞退は、まずは内定をもらったお礼を伝えることが大切です。感謝の気持ちを伝えてから、辞退する旨を伝え、丁寧に謝罪していきましょう。

例文1.採用担当者に直接つながった場合の文面

例文2.受付の担当者につながった場合の文面

メールの場合の例文

前途の通り、基本的にメールは電話の補足の意味合いで送付します。なぜならメールのみでの内定辞退の連絡は、担当者に正確に伝わらない可能性もあるからです。電話で謝罪をしたあとに再度メールでも内定辞退の旨を送りましょう。

例文1.電話後に送付するメール文面①（メールでも内定辞退の旨を明記する場合）

例文2.電話後に送付するメール文面②（メールでは内定辞退の旨を明記しない場合）

内定辞退の話は終わっているため、メールで改めて辞退理由などを伝える必要はありません。電話の内容をもう一度メールで繰り返し伝えると印象が悪く失礼になるため、控えるようにしてください。

電話後のメールでは採用していただいた感謝と、期待に応えられないことに対する謝罪の気持ちを伝えましょう。

以下の記事では、内定辞退後のお詫び状の書き方について解説しています。

• 【お詫び状の書き方とは】内定辞退のマナーやコツを解説

例文3.電話後に送付するメール文面③（感謝と今後の展望をメールに盛り込む場合）

本文冒頭で、期待に応えられないことに対する謝罪を伝えられてます。この例文ではさらに感謝から今後の展望についても触れられています。就職活動を通じてこれからどうしていこうと考えているのかを伝えるのも大切なことです。

人事担当者に対して謝ってばかりでは、謝罪の気持ちが軽いとみられる可能性もあります。企業の就職活動を通じて学んだことを、今後自分で活かすという姿勢をみせるのも誠意のひとつの表し方です。

こちらの記事で、メールマナーの基本について解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

例文4.電話がつながらなかった場合のメール文面

担当者が不在で電話で内定辞退を伝えられなかった時のメール例文です。

内定をもらったことへのお礼、辞退の旨とお詫びを述べて、電話で伝えられなかったためメールで連絡したことを伝えましょう。宛名など誤字脱字に気を付けて作成しましょう。

就活におけるメールのマナーについては、以下の記事を参考にしてください。

• 就活メールで必ず覚えておきたいマナー10選｜お礼や質問の例文あり

例文5.企業からの内定通知メールに返信で辞退する旨を伝える場合

内定辞退を伝えたメールに対して企業から返信がきたら、返信内容によって対応が異なります。辞退を了承する内容だった時には、基本的に返信する必要はありません。

さらに返信すると、担当者に負担となる可能性もありますので、了承の返信を受け取った時点でやり取りを終了しましょう。

メールの署名の作成方法については、以下の記事で解説しています。

• 【学生必見】メールの署名を作成する方法｜テンプレート付

例文6.内定辞退の理由を伝える場合の例文①

例文7.内定辞退の理由を伝える場合の例文②

企業に内定辞退を伝える際のマナー

内定辞退を企業の方に伝えるときの理由にもマナーがあります。企業としてはせっかく内定を出したのに、辞退をされてしまうには何か理由があるはずだと聞いてくる場合もあります。

選考への感謝と辞退への謝罪を込めて、内定辞退の意思を伝えるためにも、マナーを理解しておきましょう。

連絡せずに辞退するのはNG

内定辞退で最もやってはいけないのは、連絡をせずにフェードアウトすることです。内定の承諾や辞退は、企業ごとに期限が決められています。企業によっては、期限をすぎた時点で連絡がないものは、すべて不採用とすることもあります。

しかし、期限を定めていても、就活生からの連絡がない限り保留とし、採用活動を一時的にストップする企業も少なくありません。

辞退の連絡が入れば、採用活動を再開して新しい人材の確保ができますが、いつまでも連絡がないと採用者の補充をしてよいか判断ができません。

そもそもこれまでお世話になった企業に対して失礼な行為でもあるため、内定を辞退する意思は必ず伝えましょう。

内定辞退の仕方については、下記の記事でも解説しております。ぜひ参考にしてみてください。

• 【内定辞退の仕方とマナー】メールや電話で連絡する際の例文

辞退理由は具体的に伝えなくてよい

内定を辞退する際には、理由を述べたほうがより誠意が伝わります。しかし、理由次第では企業に対して失礼になってしまうこともあるため、基本的には聞かれない限り具体的に伝える必要はありません。

内定辞退の理由を伝えるには、「一身上の都合で」といえば問題ありません。ただし、企業から辞退理由について回答を求められることもあるため、そのときは失礼のない範囲で「第一志望の企業に内定が決まった」「大学院進学のため」など正直に答えましょう。

担当者が辞退の理由を聞くのは、就活生を責めるつもりではなく今後の採用の参考にしたいだけということもあります。辞退理由は、聞かれない限り具体的に伝えることは控えましょう。

企業に嘘をつかない

内定辞退の理由を述べる際には、嘘をつかないようにしましょう。

内定辞退をする際はどのように理由を伝えるか悩むかもしれませんが、嘘をつくことは企業に対して失礼になります。誠実に向き合うためにも、正直な理由を伝えましょう。

内定辞退をする際に多い理由としては「他の企業に内定を貰った」が挙げられるでしょう。謝罪とともに丁重に理由を伝えることで、納得してもらえるはずです。

嘘の理由をいうと、質問の返答に困り怪しまれてしまいます。最後の最後で悪い印象を与えてしまうかもしれません。また、就職後に取引先として関わる可能性もゼロではないため、嘘をついて信用をなくすのは避けるべきなのです。

内定辞退に関する嘘についてもっと詳しく知りたい方は、併せてこちらの記事を読んでみてください。

• 【内定辞退の理由で嘘をついてもいいのか】誠実な謝罪方法と注意点

内定辞退の連絡をするタイミング

内定承諾書を提出しても、後日内定辞退をすることはできます。前提として内定辞退は企業に大きな迷惑をかけることは覚えておきましょう。

企業は皆さんのために、入社に必要な備品の準備や入社の手続きをしています。その手間や時間を無下にすることは大きな迷惑です。辞退を伝える際には、手間や時間に対してしっかりと謝罪をしましょう。

ここからは辞退するタイミングについて解説していきます。

内々定が出た月内に断るのがベター

内定辞退を考えている場合は、内々定が出た月内に断るのが良いでしょう。

内々定はいわば仮の状態であり、正式に内定が決まっているわけではありません。内々定は口約束であるため、学生も企業も撤回できます。そのためできる限り早めに断るようにしましょう。

月内に断るとよい理由は、企業に迷惑をかけないためです。内定の場合は企業から内定に関する書類の記入を求められます。この書類の発行は内々定から1か月後の場合が多いです。

つまり書類発行前に断ることで、書類発行の迷惑をかけずに済むのです。内定辞退を考えている場合は、内々定が出た月内に断りましょう。

内定式の前までに辞退する

上で内々定が出た月内に断るとよいとお伝えしました。しかし月内で内定辞退の決断ができなかったという方もいるでしょう。月内に内定辞退の決断ができなかった場合には、内定式までに辞退をしましょう。

内定式とは、企業が内々定を出した学生に対して、正式に内定を通知するために実施する式典のことを指します。

内定式では同期となる内定者の自己紹介が行われたり、懇親会といって交流を深める場が設けられることもあります。内定式に参加しても辞退することは可能ですが、「内定式に参加する＝就職が決定」と考えている企業は多いのです。

新入社員のための準備にかかる手間を無駄にしないためにも、内定式前には答えを出して企業に連絡するようにしましょう。

内定辞退は入社2週間前までに必ずおこなう

内定の辞退はなるべく早く連絡するのがマナーです。辞退すると決めたらすぐに連絡しましょう。

しかし内定承諾書を提出した後に、辞退をしたい場合もあるでしょう。この場合は、入社日の2週間前までに申し出ることが法的に定められています。

民法第627条第1項によると、労働契約を解約するには、入社の2週間前には連絡する必要があるのです。入社日まで2週間を切ってしまうと、労働契約が成立するため辞退できません。必ず内定辞退は入社2週間前までに行いましょう。

以下の記事では内定承諾書を提出した後に、内定を辞退する方法を詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 内定承諾書を提出後の辞退方法【電話・メールの例文付】

内定辞退はその後の就活に影響するのか

内定をもらったのに、それを辞退するということは失礼なのでは、と考える人は多いです。ビジネスでは信用が大切であるため、他の企業の内定を辞退したという噂が流れれば、その後の就活にも影響するのではないかと不安に思う人もいるでしょう。

正しいことを知っていないと意思決定で失敗をする可能性があります。内定辞退が就活に及ぼす影響について、正しい知識を身につけておきましょう。

内定辞退した企業に再応募する方法については、下記の記事で解説しています。

• 【内定辞退した企業に再応募するには】選考攻略を目指すポイント

影響度は低い

結論からいえば、内定辞退をしたからといって、その後の就活に影響はありません。企業が、他社に自社の採用情報を流すことはないです。

就活生の中には、「企業同士で情報交換をしている」「選考や内定を辞退すると、その情報が同業他社に流れる」といった噂を耳にした人もいるでしょう。しかし、これらはあくまで噂です。

基本的には内定を辞退したからといって就活が不利になることはありません。噂に惑わされずに、内定を辞退したら気持ちを切り替えて、次の選考に臨みましょう。

内定辞退後に企業から呼び出されるケースもあります。呼び出しへの対処法は下の見出しで解説します。是非参考にしてみてください。

推薦の場合は影響する可能性がある

通常の就活で内定をもらい、それについての辞退であれば、その後の就活に影響することはありません。しかし、大学や教授から推薦で内定をもらっていたときは、その後の就職活動には協力してもらえない可能性があるため、就活に影響するといえます。

推薦の際はとくに、大学や教授の顔を潰してしまう可能性もあり、企業とのパイプが途切れてしまうリスクが考えられます。

自分の就活でも後方支援がなくなるため厳しい状態にはなりますが、自分の安易な行動が後輩たちの就活にも影響を及ぼす可能性があるということを知っておかなければなりません。

内定辞退後の呼び出し対処法

ほとんどは内定辞退の連絡をするだけで済みますが、まれに企業側から呼び出されることもあります。

その理由は様々ですが、どうしても欲しい人材だと呼び出しされることが多いです。会社側から、「もう一度考え直すことはできないか」と説得されることがあります。この場合は何としても獲得したい人材だと評価されています。その評価をありがたく受けながらも丁重に断りを入れましょう。

もちろん、それほどまでに評価してくれているのならばと辞退を撤回しても問題はありません。引き止められている場合は、その場であれば意見を変えることはできますし、そのまま内定承諾となることもあります。

大切なのは自分が後悔しないことですので、よく考えてから承諾、もしくは辞退しましょう。

ここからは呼び出しをされたときの対処法について紹介します。

素直に応じ、直接話をして断る

内定辞退を伝えたあとに会社から呼び出しを受けたら、それに素直に従うのもよいでしょう。

企業によっては、内定辞退を引き止めようとする可能性があります。しかし直接自分の意思をしっかりと伝えることができれば納得してもらえます。呼び出しに行くか行かないかをずっと悩んでいるよりも、一度会いに行ってはっきりと伝えてみましょう。

また今後も関りがありそうな企業の場合は、直接話をして内定辞退をした理由について理解してもらうのもひとつの方法です。

ただし、相手は社会人ですから説得もうまく、呼び出しに応じたらそのまま内定辞退を取り消すことになる可能性もあります。大切なのは自分がどうしたいかです。流されることなく自分の意思をしっかり持っておきましょう。

電話で断る

内定辞退を伝えて呼び出しを受けたからといって、それに応じなければならないというものではありません。「長時間の説得に耐えられる自信がない」「本当は入社したくないが、内定辞退を取り消してしまいそう」など不安な場合は、行かないようにしましょう。

辞退の呼び出しに対して電話で断る場合には、申し訳ないという気持ちはありますが、毅然とした態度で対応するように心がけてください。採用者担当者は、今までも内定辞退の連絡を何度も受けたことがあるはずで、断りの電話にも慣れています。

企業としては、なぜ内定を辞退したのかその理由を知りたいと思っています。そのため、呼び出しを断るとどうして断るのかと追及されることが予想されます。

責められているようで答えに戸惑ってしまい、弱気な態度をみせてしまうこともあるでしょう。しかしその際にも曖昧にせず、はっきりと自分の意思を伝えることが大切です。

メールで断る

内定辞退に関する呼び出しをメールで断る際には、より丁寧な対応を心がけましょう。

電話のように声が聞こえるわけではないため、煩雑な言葉遣いになっていたり表現が淡白で内容を簡潔に述べ過ぎていたりすると、「誠意が感じられない」と採用担当者に不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

メールは文面でしか気持ちを読み取れないため、電話の場合よりも一層失礼のないよう注意をしなければならないのです。

内定を辞退するとはいえ、自身のことを評価してくれた企業です。そのような企業に対して最後まで誠実な対応をおこなうことは、社会人として当然のマナーといえるでしょう。誠意の伝わる文面を作成することが必要です。

内定辞退の連絡では誠意のある伝え方をしよう

これまでお世話になり評価してもらった企業に対して、内定辞退を申し出るのは心苦しいことです。内定辞退は、企業にとってネガティブな申し出であるため伝えづらいですが、工夫することで印象が悪くなることを防げます。

大切なのは誠意を持って伝えることです。これまで選考してもらったことに対する感謝と、辞退する謝罪の気持ちを述べる必要があります。誠意を持って辞退する旨を伝えれば、企業も学生の決断を応援してくれるでしょう。

辞退理由を述べる際も、企業に対して失礼な言い回しは避けましょう。マナーを守りながらもはっきりと辞退する旨を伝えることが大切です。

是非この記事を参考に、内定辞退を伝えてみてください。

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