内定について

【内定辞退の例文あり】メール・電話で連絡する際のマナー

内定辞退はマナーを守っておこなう必要がある

内定をもらったとしても、選考中にイメージとギャップを感じることがあります。また、滑り止めとして受けていた企業から内定をもらうということもあります。よって、企業の内定を辞退するケースもあるでしょう。

しかし、企業は1人採用するのにもかなりのコストをかけています。つまり、内定辞退は企業に多大なる迷惑をかけるのだということを知ってお いてください。

内定辞退は企業に迷惑をかけるため、いかなる理由があってもマナーを守っておこなうことが重要です。そこで本記事では、内定辞退のマナーを徹底的に解説していきます。

内定辞退の方法は、以下の記事でも解説しています。

内定辞退の連絡は電話でおこなうのが基本

内定辞退の連絡は電話でおこないましょう。内定辞退は企業にとって嬉しくない連絡ですので、電話しづらいと感じる人が多いです。しかし、相手に敬意をはらうためにも電話で伝えることが望ましいといえます。

電話であれば、相手と直接話をすることができるため、内定辞退のお詫びと選考にて評価してくれた感謝が伝わりやすいです。忙しい時間帯を避けて、営業時間内に電話を掛けるようにしましょう。

以下の記事では、選考辞退を電話で伝える方法を解説しています。

内定承諾した後の辞退も電話で連絡する

内定を承諾した後に辞退することを決めたときも、電話で連絡をしましょう。各会社は、採用する人数を決定し、面接スケジュールなどを決めています。そのため、内定を辞退する人が多いときには再度募集をしなければならず、事業計画にダメージがあるかもしれません。

入社直前に内定辞退を連絡すると、企業は採用活動をおこなえないリスクもあります。もちろん、書類選考にも面接にも時間はかかりますし、人件費も必要です。会社に迷惑をかけないように、内定承諾後の辞退は早めに電話連絡しましょう

入社後、もしかしたら内定を辞退した会社と取引をすることがあるかもしれません。そのため、内定を辞退するとしてもよい印象を与えておいた方が無難です。

内定承諾後の辞退については、以下の記事も参考にしてください。

理由は「一身上の都合」でOK

内定辞退の理由を伝えるには、「一身上の都合で」といえば問題ありません。「一身上の都合で」とは「個人的もしくは家庭的な理由で」という意味です。

内定辞退の理由によっては、そのまま話すと人事担当者や企業に対して失礼になることもあります。そのため、内定辞退の理由を具体的に伝える必要はありません

ただし、企業から辞退理由を聞いてくることもあるため、そのときは失礼のない範囲で「第一志望の企業に内定が決まった」「大学院進学のため」など正直に答えましょう。担当者が辞退の理由を聞くのは、就活生を責めるつもりではなく今後の採用の参考にしたいだけということもあります。

辞退理由を具体的に伝える必要はありませんが、嘘を答えるのはNGです。以下の記事にて解説していますので、参考にしましょう。

内定辞退の電話例文①

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

はい、〇〇です。

先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。 誠に身勝手で申し訳ありませんが、一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきくご連絡を差し上げました。

承知いたしました。ご連絡ありがとうございました。

同姓同名の就活生がいるということもあり得るため、大学名や学部名などできるかぎり詳しく伝えるようにしてください。上記は、内定辞退の理由を聞かれなかった場合の例文です。

企業に迷惑をかけてしまい申し訳ないという旨を丁寧に伝えるようにしましょう。また、電話を切る際には「失礼いたします」 といい、相手が電話を切るまで待った上で切るようにしましょう

電話での内定辞退方法については、以下の記事も参考にしましょう。

内定辞退の電話例文②

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか

はい、〇〇です

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。自分の適性などを検討しましたところ、 貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、 御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

承知いたしました。差し支えなければ、辞退理由をお聞かせ願えますでしょうか?

御社は第1希望郡ではありましたが、 他社の内定もいただいており職種の説明を受けたところ、 私の求めている職種に一番近いと感じこのような決断となりました。 ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

内定辞退の理由は基本的に聞かれたときだけ答えれば問題ありません。上記の例文では、自分が求める職種が他社であったという理由で辞退を伝えています。簡潔に、企業に対して失礼のない辞退理由を伝えるようにしましょう

以下の記事では、内定辞退の方法とマナーについて解説しています。

電話連絡のあとメールでお詫びをする

電話で内定辞退の連絡を行なった後、 メールで再度お詫びのメールを送るようにしてください。メールを送る際にも、いくつかのポイントがあります。まず、件名を忘れずに入れるようにしましょう。辞退の連絡であることと誰からのメールなのかが分かる件名にするのがマナーです。

宛先は正式名称で書くようにしてください。株式会社を(株)と略して書いてしまうと失礼です。そして、お詫びの旨を伝える本文を書きます。最後には結びの挨拶とともに、氏名・ 電話番号・メールアドレス・住所を署名として記しておくことも忘れないようにしましょう。

内定辞退のメールについては、以下の記事を参考にしましょう。

自分は内定先で活躍できるタイプなのか、適性を診断してみよう

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電話による辞退後のお詫びメール例文①

件名:内定辞退のお詫び

内容:
○○株式会社人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
先日、お電話をさせていただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は、採用していただきありがとうございました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に身勝手ではありますが、
御社の期待に沿うことができず申し訳ございません。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com 

内定辞退の話は終わっているため、メールで改めて辞退理由などを伝える必要はありません。電話の内容をもう一度メールで繰り返し伝えると印象が悪く失礼になるため、控えるようにしてください。電話後のメールでは、採用していただいた感謝と採用していただいたけれども期待に応えることができなかった謝罪の気持ちを伝えるようにしましょう

以下の記事では、内定辞退後のお詫び状の書き方について解説しています。

電話による辞退後のお詫びメール例文②

件名:内定辞退のお詫び

内容:
○○株式会社人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
お電話させていただきました○○大学〇〇学部の○○です。

先日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
この度は、身勝手な理由により御社の期待にお応えすることができず
誠に申し訳ございません。

就職活動を通じて、大変お世話になりましたこと心より感謝いたしております。
貴社での就職活動を今後の人生に生かしていきたいと考えております。
この度は、本当に申し訳ございませんでした。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com 

期待に応えることができないことを謝るのは当然ですが、就職活動を通じてこれからどうしていこうと考えているのかを伝えるのも大切なことです。人事担当者に対して謝ってばかりでは、謝罪の気持ちが軽いとみられる可能性もあります。企業の就職活動を通じて学んだことを、今後自分で活かすという姿勢をみせるのも誠意のひとつの表し方です

以下の記事では、メールマナーの基本について解説しています。

電話して不在だったならメールで連絡するのもあり

内定辞退の連絡は、基本的に電話でおこないます。しかし、電話をしても担当者が不在だったならメールでもOKです。企業へなるべく迷惑をかけないためにも、辞退すると決めたらすぐに連絡するのがマナーです。

メールでは、「お電話させて頂きましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」と一言添えて、事前に電話をした旨を伝えましょう。また、「直接お詫びするべきところですが、メールでのご連絡となるところをご容赦頂きますようお願い申し上げます」など、電話で直接伝えられなかったことへの謝罪の気持ちも忘れずに入れるようにします。

メールは言葉遣いに注意し、送信する前に読み返して誤字脱字がないかチェックしましょう。

折り返しの電話をするときのマナーについては、以下の記事を参考にしてください。

電話連絡したものの不在だったときの内定辞退メール

件名:内定辞退のご連絡

内容:
〇〇株式会社
人事部〇〇様

お世話になっております。(氏名)です。
先ほどお電話させて頂きましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
このような光栄なお知らせを頂きながら大変恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。

お忙しい中、選考に貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びするところではございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦頂ければと存じます。

採用に関わってくださった皆様には心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com 

担当者が不在で電話で内定辞退を伝えられなかった時のメール例文です。内定をもらったことへのお礼、辞退の旨とお詫びを述べて、電話で伝えられなかったためメールで連絡したことを伝えましょう。宛名など誤字脱字に気を付けて作成しましょう。

就活におけるメールのマナーについては、以下の記事を参考にしてください。

内定辞退の連絡はメールでよいという企業もある

内定辞退は基本的に電話でおこないますが、メールで連絡するのも場合によってはOKです。メールで内定辞退をするメリットは、連絡した形跡が残せることです。もちろん、緊急の連絡にメールを使うのは避けるべきですが、時間的な余裕があり、できるだけ電話をかけたくない人は、メールを使用しましょう。

また、会社によっては、内定辞退をメールで伝えられた方が楽と感じていることもあります。応募している人数の多い会社であれば、メールの方が管理しやすいという企業側のメリットがあります。

採用を断る際のメールについては、以下の記事も参考にしてください。

連絡した形跡が残せるなどのメリットがある

メールを送れば、当然そのメールは残ります。電話は、採用担当者が出ない時もあり、不在だと連絡することができません。また、他の社員に伝言を伝えても、仕事が忙しい場合は、うっかり忘れてしまうリスクもあります。

メールはデータとして形に残るため、確実に連絡できる方法です。メールに、氏名や大学名などを記載しておけば、採用担当者も一目でわかります。内定辞退メールは、簡潔に伝えることを心がけ、結論から述べるようにしましょう。お礼と謝罪の言葉も忘れずに記載してください。

内定辞退メールに返信がなくて届いているか不安なときは、担当者に電話しましょう。メールは大変便利ですが、万能なツールではありません。エラーメールになっている可能性もあるため確認が必要です。

宛名の書き方については、以下の記事で解説しています。

緊急の連絡にメールを使うのは避ける

内定辞退の期限は、法律上では就業スタートの2週間前までです。そのため、内定辞退の連絡は、入社の2週間前までにおこないましょう。ギリギリのタイミングで内定辞退を決断した際は、メールで連絡せず電話をかけましょう。

メールは絶対に目を通すものでもありませんし、忙しい人の場合、見落とす可能性もあります。電話を掛ける時間は、会社の業務が比較的忙しくない14~16時までの時間帯がベターです。電話をかける場所は、駅や人ごみなど騒がしいところを避け、静かな場所を選びましょう。

電話ではぼそぼそとしゃべるのではなく、はきはきと話します。もちろん、丁寧な言葉遣いを心がけ、内定を辞退する旨を伝えましょう。

電話をする時間帯については、以下の記事を参考にしてください。

内定辞退メールの例文

件名:内定辞退のお詫び(大学名・氏名)

本文:企業名 〇〇部
採用担当 〇〇様

お世話になっております。
(大学名・氏名)と申します。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご多忙かと思いましたので、メールにて失礼致します。

今回は内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、自分の適性を改めて試みた結果、貴社への入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

私のために貴重なお時間を取って頂いたにも関わらず、このようなお返事となり大変申し訳ございません。
また、採用に関わってくださった関係者の皆様には心より感謝しております。

末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

----------------------------------
○○大学○○学部○○学科
○○○○(氏名)
〒xxx‐xxxx 住所
Tel:xxx‐xxxx‐xxxx
Mail:xxxx@xx.com
--------------------------------- 

内定辞退を伝えたメールに対して企業から返信がきたら、返信内容によって対応が異なります。辞退を了承する内容だった時には、基本的に返信する必要はありません。さらに返信すると、担当者に負担となる可能性もありますので、了承の返信を受け取った時点でやり取りを終了しましょう。

メールの署名の作成方法については、以下の記事で解説しています。

例文を参考にマナーを守って内定を辞退しよう

内定辞退の際には、誠意とビジネスマナーを意識して、人事担当者に伝えるようにしてください。電話やメールが苦手だからと言って、内定辞退の連絡をしないのはマナー違反です。

企業によっては、人事担当者同士が知り合いだったなどということもあり得ます。丁寧に内定辞退の連絡をおこないましょう。企業も就活生から内定辞退の連絡があるだろうと想定して採用をしています。双方ともによい形で次のステージに進むため、一番ベストな方法を取るようにしましょう。

内定を辞退するか迷っている人は、以下の記事を参考にしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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