内定について

【内定辞退の例文を電話・メール別にご紹介】就活生が心得ておくべき連絡のマナーも徹底解説!

内定辞退はマナーをもっておこなう必要がある

内定をもらったとしても、選考中にイメージしていたこととのギャップを感じる場合があります。また、滑り止めとして受けていた企業から内定をもらうということもあります。これらの場合には、企業の内定を辞退するケースもあるでしょう。しかし、企業は1人採用するのにもかなりのコストをかけています。つまり、内定辞退は企業に多大なる迷惑をかけるのだということを知ってお いてください。

内定辞退は企業に迷惑をかけるため、いかなる理由があってもマナーを守っておこなうことが重要です。そこで本記事では、内定辞退の際にはどのようなマナーがあるのかを徹底的に解説していきます。内定辞退はできるだけ避けるべきことですが、もし内定辞退をされるという場合には参考にしてください。

内定辞退連絡は電話で連絡する

内定辞退の連絡は電話でおこなうようにしてください。内定辞退の連絡をメールでおこなうのは、マナー違反となってしまう場合があります。内定辞退の連絡は、やりづらいと思うかもしれません。しかし、相手に敬意をはらうためにも電話で伝えることが望ましい手段です。

とはいえ辞退の方法は、学生時代にはなかなか経験がないので、どのように連絡をしたらいいかということはわからないのが当然です。心配する必要はありません。本項目では、内定辞退の連絡の取り方やマナーをご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

電話がもっとも望ましい手段

電話が望ましい手段である理由には3つの理由があります。1つ目の理由は、人事担当者に確実に内定辞退の意志を伝えることができるからです。 内定辞退の連絡をメールでしてしまうと、他のメールに紛れてしまい、読読まれないことになりかねません。2つ目の理由は、誠意が伝わりやすいからです。 メールだと声のトーンなどがわからないので、謝罪の気持ちがあるのかどうかわかりません。謝罪の気持ちを伝えるためにも、電話で伝えることが望ましい手段になります。

3つ目の理由は、怒りを抑えられるということです。内定辞退は、それまで採用活動を行ってきた担当者の方にとって、いい気分になるものではありません。一番望ましい手段を取り、最大限誠意を伝えることで、で怒りの気持ちを抑えることができます。このように、内定辞退の連絡は電話でおこなう方が双方にとって良いでしょう。

理由は「一身上の都合で」でOK

内定辞退を伝える際、一番やりづらいと感じる原因は、「内定辞退の理由を伝えなくてはならないから」であることが多いです。しかし内定辞退の理由を伝える際には、「一身上の都合で」と言えば、ほとんど問題ありません。「一身上の都合で」とは「個人的もしくは家庭的な理由で」という意味です。内定辞退の理由によっては、そのまま言ってしまうことで、人事担当者に対してだけではなく企業に対しても失礼な行為になってしまい、怒りをかってしまう可能性もあるでしょう。

「他の企業に決まったため、内定辞退をさせてもらいます」などという露骨な理由はなるべく避けるようにしてください。「一身上の都合があり、悩みながら最大限考えた結果」として伝えるのがマナーです。内定辞退連絡の際には、人事担当者側になって理由を考えることが大切です。

電話連絡のあとメールでお詫びをする

内定辞退の際のメールの役割は、電話連絡後です。電話で内定辞退の連絡を行なった後、 メールで再度お詫びのメールを送るようにしてください。メールを送る際にも、いくつかのポイントがあります。まず、件名は必ず入れることが重要です。最近では、メールのやりとりが少なくなり、ついつい件名をつけ忘れてしまう方がいますが、必ずつけるようにしてください。

次に宛先ですが、正式名称で書くようにしてください。略して書いてしまうと失礼にあるため、正式名称で書くようにしてください。そして、お詫びの旨を伝える本文を書き、最後には結びとともに、氏名・ 電話番号・メールアドレス住所を署名として記しておくことも忘れないようにしましょう。

内定辞退の連絡を入れる際の例文【電話編】

内定辞退に限らず、重大な何かを断る場面を経験することは、学生時代ではほとんどないでしょう。辞退の連絡などを経験をしたことがないという方は多いため、どのように連絡をすればいいのかわからないということは多いです。そこで本項目では、例文を挙げながら、内定辞退の連絡を入れる方法を解説していきます。 内定辞退の連絡をすることがあった場合には、ぜひ参考にしてください。

例文①

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか

はい、〇〇です

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。自分の適性などを検討しましたところ、 貴社の皆様には大変ご迷惑をおかけしますが、 御社の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

冒承知いたしました。差し支えなければ、辞退理由をお聞かせ願えますでしょうか?

御社は第1希望郡ではありましたが、 他社の内定もいただいており、職種の説明を受けたところ、 私の求めている職種に一番近いと感じこのような決断となりました。 ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

まずは、大学名と氏名を必ず名乗るようにしてください。相手の時間を取っているので必ず最低限のマナーは守るようにしないといけません。辞退の理由は基本的に聞かれたときだけで構いません。今回は、聞かれたことを想定しています。

あくまでも、「一身上の都合で」という名目で理由を伝えるようにしてください。ここでは、自分が求める職種が他社であったという理由で辞退を伝えています。

例文②

〇〇大学の〇〇学部の〇〇と申します。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

はい、〇〇です。

先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。 誠に身勝手で申し訳ありませんが、一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきくご連絡を差し上げました。

承知いたしました。ご連絡ありがとうございました。

名乗る際は、同姓同名の就活生がいるということもあり得るので、できるかぎり詳しく(この場合では自分の所属学科まで)伝えるようにしてください。今回は内定辞退の理由が聞かれなかった場合です。

聞かれない場合には、迷惑をかけてしまい申し訳ないという旨を丁寧に伝えるようにしてください。また、電話を切る際には「失礼いたします」 と言い、相手が切るまで待った上で切るようにしましょう。

内定辞退の連絡を入れる際の例文【メール編】

内定辞退の連絡は電話だけで終わってしまう方が多いですが、 電話後のお詫びのメールも必ず行うようにしてください。お詫びのメールを送るのにも最低限のマナーがあります。本項目では、内定辞退のお詫びのメールをどのように送ればいいのかを、例文を挙げながら徹底的に解説していきます。送る機会があった場合には、参考にしていただき、人事担当者の方が不快な気分にならないメールを送るようにしてください。

例文①

件名:内定辞退のお詫び

内容:
○○株式会社人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
先日、お電話をさせていただきました〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は、採用していただきありがとうございました。
貴重なお時間をいただいたにも関わらず、誠に身勝手ではありますが、
御社の期待に沿うことができず申し訳ございません。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

---------------------------
氏名:
大学名:
電話番号:
住所:
アドレス:

内定辞退の話は終わっているので、メールで改めて繰り返す必要はありません。内定辞退は良いイメージではないので、繰り返してしまうと、印象が悪くかつ失礼になるので、控えるようにしてください。電話後のメールでは、採用していただいた感謝と採用していただいたけれども期待に応えることができない謝罪を伝えるようにしてください。

例文②

件名:内定辞退のお詫び

内容:
○○株式会社人事部人事課 ○○様

お世話になっております。
お電話させていただきました○○大学〇〇学部の○○です。

先日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
この度は、身勝手な理由により御社の期待にお応えすることができず
誠に申し訳ございません。

就職活動を通じて、大変お世話になりましたこと心より感謝いたしております。
貴社での就職活動を今後の人生に生かしていきたいと考えております。
この度は、本当に申し訳ございませんでした。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

---------------------------
氏名:
大学名:
電話番号:
住所:
アドレス:

期待に応えることができないことを謝るのは当然ですが、就職活動を通じて、これからどうしていこうと考えているのかを伝えるのも大切なことです。人事担当者に対して謝ってばかりでは、謝罪が軽いと見られる可能性もあります。企業の就職活動を通じて学んだことを、今後自分で活かすという姿勢を見せるのも誠意の1つの表し方です。

誠意とビジネスマナーを意識して内定辞退をしよう

内定辞退は無いということがベストですが、なかなか内定辞退しないで就職活動を終えるということは少ないです。内定辞退の際には、誠意とビジネスマナーを意識して、人事担当者に伝えるようにしてください。内定辞退を電話やメールなど伝えることは、これまでの人生での経験が少ない分、やりづらいと感じてしまうでしょう。その結果、内定辞退を伝えないということもあるようです。

しかし、企業によっては、人事担当者同士が知り合いだったなどということもあり得るので、丁寧な対処を行うことが無難です。仮に内定辞退という場面に遭遇した際には、本記事を参考にしていただき、双方ともによい形で次のステージに進むため、一番ベストな方法を取るようにしてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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