面接でメモを取る時のマナー｜就活生が知っておきたいポイントを紹介

面接中にメモを取る時の注意点を知ろう

就職活動中における会社説明会では、重要なポイントを忘れないようにメモを取ることが大切です。しかし、基本的には面接中にメモを取ってはいけません。

面接中はコミュニケーションが最優先事項ですので、メモを取らず、相手の目を見て話を聞くのに集中することが大切です。

メモを取るのに集中していると、面接官の話を聞きそびれてしまう恐れがあります。また、面接の時間は限られているのでメモを取る余裕はなく、書いている間に面接官を待たせてしまいます。

「では、面接でメモを取るにはどうしたらいいのか」と思われた人もいるでしょう。

本記事では、面接中にメモを取らない方がいい理由、どうしても取りたい人に向けたアドバイスを紹介します。一通り読み、面接中のメモに関するマナーについて理解を深めてください。

面接中にメモを取るのは避けた方がいい理由

冒頭にも述べましたが、面接中にメモを取るのは避けましょう。理由は「面接中は会話に集中した方がいいから」です。

面接は企業が就活生の人柄を見るために質問をする場ですので、受け答えに集中する必要があります。メモを取るのに集中していると、面接官の話を聞き逃してしまう恐れがあるため、なるべく避けた方がいいのです。

また、面接官は就活生の人柄を見るために、表情や姿勢もチェックしています。相手が話しているときに目を向けていなければ、前向きな姿勢や熱意は伝わりにくく、会話のマナーとしても失礼です。

面接中における姿勢やマナーについては、別の記事でも紹介しています。併せて読み、面接でいい印象を与えられる立ち振る舞いについて知りましょう。

• 【面接で心得ておきたいポイント】マナーや注意点を場面ごとに解説

面接中でもメモを取っていい場面

ただし、面接中でもメモを取っていい場面はあります。それは「メモを取っていいと許可されたとき」と「労働条件や勤務体系といった重要事項を聞くとき」です。

面接が始まるタイミングで「必要に応じてメモを取っていいですよ」と言われれば、その通りに従って構いません。

それがなく、仮に「忘れてはいけない重要事項だ」と思ったときは「重要なことですので、メモを取ってもよろしいでしょうか」と一声かけてからメモを取りましょう。

それぞれの詳細について、以下より解説します。

メモを取っていいと許可された時とき

面接が始まった段階で「メモを取ってもいいですよ」と言われれば、その指示に従って構いません。その指示がなくメモを取りたいと思うのであれば、面接官に事前に許可を取りましょう。

面接官が説明をしている時に、話をさえぎってメモの許可を取るのは失礼になります。できれば面接が始まる前に「メモを取ってもよろしいでしょうか」と担当者に確認しておくとよいでしょう。

注意点として「許可されたから」と、メモを取るに気を取られて話の内容を疎かにしないように気をつけてください。面接官が話をしている最中にメモを広げて書いていては、印象がよくありません。

メモを許可された場合でも、なるべく時間をかけずに簡潔にメモを書き終えるようにしましょう。

重要事項を聞くとき

労働条件や勤務体系、今後の選考の流れについて説明があった時は、メモを取っても構いません。これら重要事項の内容を曖昧にすると、今後のやり取りや入社する上での契約で認識違いを起こす可能性があります。

たとえば、採用の流れで「今後どのような選考がいつ行われるのか」を把握できていなければ、スケジュール調整のミスにより不採用となる恐れがあります。

また、就業規則や勤務体系と重要な労働条件は、メモで残しておくことで他社と比較をするのに役立ちます。労働時間やフレックスタイムの有無、細かい条件はメモを取って残しておくとよいでしょう。

双方に支障をきたす恐れもあるため、重要なポイントはメモを取り、後から見てもわかるようにしておくと安心です。

面接の時間は短く限られていますので、メモは素早く取るように心がけてください。

面接でメモを取るべき3つの内容

続いて、面接でメモを取るべき内容について紹介します。面接中にメモを取ってもいい場面もあることから、どのような内容を押さえる必要があるのか理解しておくことが大切です。

面接ではメモを取ることで、話の内容を忘れないようにするメリットがあります。しかし、面接は時間が限られており、話の内容全てをメモするのは困難です。

効率良くメモを取るためにも、要点を押さえておきましょう。

①就業規則

面接でメモを取るべき内容として、就業規則が挙げられます。労働時間や雇用形態は企業によって違いますし、仕事をする上でも重要なポイントです。

憧れの仕事であっても、労働時間があまりにも長く過酷であれば、続けるのは難しい場合もあります。仕事によっては労働時間が変則的な場合もありますし、その職場での働き方を忘れないためにもメモを取っておくことが大切です。

また、雇用形態も仕事をするにおいて重要で、正社員なのか契約社員なのかによって働き方や待遇が異なる場合もあります。企業にもよりますが、契約社員だと正社員に比べて、仕事で任される裁量が限られたり、給料も少ないのが一般的です。

正社員で入ったつもりだったのに違うと、自身の思い描いていたキャリアプランが実現できないこともあります。就業規則は大事なポイントですので、メモを取って忘れないようにしましょう。

雇用形態による働き方の違いは別の記事でも紹介していますので、併せて参考にしてください。

• 正社員で働くメリットとデメリット｜雇用形態についても解説

②会社独自のルール

会社独自のルールも、面接でメモを取るべき内容のひとつです。会社には独自のルールが存在している場合も多く、それを理解しておかなければ業務を円滑に進めることができません。

ルールを理解しておかなければ、周りの人に迷惑をかけたり、チームの足を引っ張ってしまう恐れがあります。働く上での支障をきたさないためにも、会社独自のルールはメモをしておきましょう。

会社独自のルールをメモして忘れないようにしておくと、面接を終えた後に他社と比較するのに役立ちます。そうすると、自分に合った職場を選ぶ参考にすることができるので、会社独自のルールもメモを取りましょう。

③採用までの流れ

面接でメモを取るべき内容として、採用までの流れも挙げられます。

面接を終えてから採用までの流れを理解していないと、必要な手続きの締切日を間違えたりする恐れがあります。

そうなると採用担当者に迷惑をかけてしまいますので、認識のずれがないようメモを取っておくことが大切です。

多くの予定が入りやすい就活を乗り切るには、スケジュール管理も大切ですので、採用までの流れは確実に押さえておきましょう。

面接中にメモを取る際のポイント3つ

次に、面接中にメモを取る際のポイントを紹介します。ポイントは全部で3つです。

上記のポイントを意識しないと、面接中での態度が悪いと見なされ、マイナスの印象を与えてしまう恐れがあります。そうなると選考で不利になる可能性もあるので、気をつけるためにもポイントを押さえましょう。

面接の内容を忘れないようにメモを取っても、マイナスの印象を与えてしまっては意味がありません。面接でメモを取る際のポイントを正しく理解して、マイナスの印象を与えることなく選考を通過できるようにしましょう。

①メモを取っていいか事前に確認する

ポイントの1つ目は、メモを取っていいか事前に確認することです。

面接官側から「メモを取っていいですよ」と言われることは基本的にありませんので、面接が始まるタイミングで許可を取ってください。

もし、面接が進む中で忘れたくない内容が出てきた場合は、その時に「メモを取ってもよろしいでしょうか」と尋ねましょう。その際、相手の話をさえぎらないように注意してください。

話の内容を忘れないようにメモを取ろうとする姿勢自体は問題なく、企業側にとっても「意欲的な人だ」とよく思われます。ただし、話している時に目を合わせないと不快に思う人もいますので、メモを取るのに必死にならないように気をつけましょう。

②面接の序盤ではメモを取らない

ポイントの2つ目は、面接の序盤ではメモを取らない意識を持つことです。必要に応じてメモを取ることが大切ですが、基本的に面接の序盤ではメモを取る必要はありません。

面接により進行内容は異なりますが、本記事では以下の通り設定するとします。

面接の序盤は、緊張を和らげるためのアイスブレイクや、事前に提出していた書類の内容に沿って質問を受けます。自分は答える側ですので、内容を忘れないようにメモをする必要はありません。

中盤では事前提出した書類に書かれていない、その場で面接官が質問する場合があります。その受け答えもメモをする必要はありませんが、話の中でこちらから尋ねる場合があります。その時に重要事項があれば、メモを取りましょう。

終盤になると逆質問をする時間や、今後の流れについて話があります。それらは就業、今後の選考に関する大事な内容ですので、可能であればメモを取りましょう。

③メモを見ながら受け答えをしない

ポイントの3つ目は、メモを見ながら受け答えをしないことです。

メモを取る許可があっても、面接では相手との会話が最優先事項です。相手の目を見ずに受け答えをするのは、マナーが悪く失礼にあたりますので注意してください。

また、事前に用意したメモを見ながら質問に答えるのもNGです。答える際にメモを読んでいると「自分の意思ではないのかな」と、面接官に悪い印象を与えてしまいます。

自分の言葉で回答できるのであれば、メモを見る必要はありません。面接では話し方もチェックされていますので、メモを見ながら答えないようにしましょう。

面接では会話を大事にし、メモを取るのは補足的な役割として考えることが大切です。

面接で使うメモ帳の特徴

面接でメモを取るにあたり、どのような物を使ったらいいか紹介します。面接に限らず、就活中に使う道具は使いやすくて無難な物がおすすめです。

特に、面接では目の前に面接官がいるので、道具や立ち振る舞いは入念にチェックされます。就活中は社会人として相応しい姿である必要があるので、身の回りのものには細かく気を配ることが大切です。

普段使っている道具や、身のこなし方により人間性を判断される可能性がありますので、どのようなメモ帳であれば問題ないか知りましょう。

荷物にならないハンドサイズがおすすめ

メモ帳は、荷物にならないハンドサイズがおすすめです。就活で普段使っている手帳でもいいので、使いやすい大きさにしましょう。

面接会場には椅子だけで、机は基本的にありません。机がなくてもメモを取れるように、ハンドサイズで書きやすいメモ帳がおすすめです。大きさとしてはA5サイズが向いています。

面接の時間は限られているため、準備に時間をかけず使いやすいメモ帳を用意しておきましょう。

派手なデザインは避ける

面接に限らず、就活中に使う道具は派手なデザインを避けましょう。単調な色やデザインであれば問題ありませんが、奇抜な色や見た目はNGです。

道具に個性を持たせたいと思う人もいますが、周りの目を引く派手な見た目やデザインは、社会人として相応しくありません。奇抜な道具を使っていると、面接官に「性格も尖っていて関わりにくいのかな」と思われる可能性があります。

人により印象の捉え方は異なり、面接官が「自社と合わない」と判断すれば、選考で不利につながることもあります。

自分の個性は見た目ではなく、面接での回答を通じてアピールしましょう。

スマホのメモ機能は避ける

スマホにもメモ機能はありますが、面接で使うのは避けましょう。

スマホを触る行為をよく思わない人はいるため、場合によっては「マナーが悪い」と判断されます。そうなると、選考で不利になる恐れもあるので注意が必要です。

また、スマホはメモ帳以外にも使えることがあり、面接の会話を録音したり、写真や動画を取るのを防ぐためにも、使用を許可しない場合があります。

無難に面接と選考を進めるためにも、メモ帳としてスマホを使うのは避けましょう。

面接官がメモをする内容

面接中には、面接官がメモをする場合があります。基本的には就活生の回答や印象と、選考で評価するために必要な事項を記録します。

面接官がメモする内容を把握しておくと、本番で「何をメモしているんだろう」「悪いことしたのかな」と変に不安を感じる必要がありません。

面接での不安を軽減して、自分の思いをしっかり伝えられるように、メモされる内容を知りましょう。

就活生の回答

面接官がメモをする内容として、一番は就活生の回答を記録するためです。

面接官は事前に提出したエントリーシートや履歴書をもとに、就活生に質問する項目を用意しています。その質問に対する回答を記録し、後から内容を見返せるようにメモを取るのです。

また、就活生の発言をもとに「どんな人間性なのか」を把握し、自社に相応しい人間か判断します。

回答を単純にメモするだけの時もあれば、就活生の発言をもとに気づいたことを書き留めるので、気にせず面接の受け答えに集中しましょう。

就活生の印象

発言の他に、就活生の印象についてメモを取る面接官もいます。

これまではエントリーシートや履歴書といった書類でしか、就活生を知ることができません。そのため面接では、就活生の実際の人柄や雰囲気、話し方やマナーと隅々までチェックされます。

当然、面接での立ち振る舞いにより選考の合否に影響するので、適切なマナーや対応を知っておくことが重要です。

面接で好印象を与える方法については、別の記事で紹介で紹介しています。併せて読み、面接での立ち振る舞いを知りましょう。

• 面接で好印象を与えるポイント5つ｜話し方や聞く姿勢についてご紹介

• 【面接での話し方のコツ】就活生が知っておくべき好印象を残す方法

正しいマナーを理解して面接に臨もう

繰り返しになりますが、面接では基本的にメモを取る必要がありません。就業規則や今後の選考の流れといった需要事項でない限り、面接での受け答えに専念することが大切です。

必要であれば面接官に許可を取り、時間をかけずにメモをしましょう。メモを取る姿も評価の対象になりますので「話しているときは相手と目を合わせる」と意識することを忘れないようにしてください。

メモを取るのは悪いことではありません。面接で悪い印象を与えないためにも、正しいマナーを理解して本番に備えましょう。

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