【内定通知書の返事について】企業から届いたときの対応方法と例文

内定通知書を貰ったら返事はマスト

最終選考に合格したと企業から連絡があると安心してしまいますが、内定通知書には返事を出さなければなりません。内定通知書は企業側からの一方的な合格通知のため、承諾・辞退に関わらず返事をする必要があります。

特に承諾を考えている際は注意してください。内定通知書をもらっただけの状態では、内定契約を結んでいるわけではありません。承諾の返事を出さずに返事をしないままでいると、最悪の場合、内定取り消しになってしまうこともあります。

内定を受ける場合は、内定通知書への返事を終えて、ようやく就活は一段落となります。内定通知書が届いた際は忘れることなく、必ず返事をするようにしましょう。

内定通知書をもらった後の返事の仕方

内定通知書には、ただ返事をすればいいわけではありません。返事の仕方によって与える印象は変わってきますので、正しい方法で連絡をしましょう。

返事の仕方が悪いからといって内定が取り消しになることはありません。しかし、印象は悪くなってしまいますし、企業に対しても失礼です。最後まで印象よく終われるよう、返事のマナーを押さえておきましょう。

内定承諾書に必要事項を記入する

内定通知書をもらった後は、「内定承諾書」に必要事項を記入して返送します。内定承諾書とは、学生側が企業に向けて「内定を承諾し、入社します」という意思をもって提出する書類です。

企業から内定通知書が届く際は、内定承諾書が同封されています。期日までに返信するのが基本的なフローですので、期日までに出せるように必要事項をすべて記入しておきましょう。内定通知書の必要事項は企業によって異なりますが、基本的には住所、連絡先、氏名です。

企業へ返送する際にはお礼状を添えることを忘れてはいけません。お礼状を添えて返信することもマナーのひとつですので、内定のお礼を書いたものを同封して送りましょう。

お礼状の書き方については下の記事で紹介していますので、併せて読んでみてください。

• 内定のお礼状の書き方とマナー｜手書き・メールの例文あり

内定を辞退する場合は企業に電話連絡する

内定通知書をもらったからといって、必ずしも内定を受けるわけではなく、辞退する場合もあります。内定承諾書を返送してしまうと内定を承諾したことになりますので、返送はせず、電話で辞退の旨を伝えましょう。

内定辞退の連絡は素早くおこなうことがマナーです。連絡が遅くなってしまうと企業に迷惑をかけてしまいますので、決断したら早めに連絡をしましょう。早めに企業への連絡をするとともに、連絡後にお詫びの手紙を送ると印象よく終えることができます。

内定辞退ではなく返事を待ってもらいたいときも、その旨を企業へ連絡することが大切です。待ってもらう場合は1～2週間程度で答えを出し、決断すれば素早く連絡しましょう。

下の記事では内定保留の伝え方について解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

• 【内定保留の伝え方】知っておきたい正しい対応方法と連絡の際の例文

内定通知書の返事をする際のお礼状について

内定通知書をもらい、承諾書を返送する際はお礼状を一緒に送るといいでしょう。内定通知がメールの場合は、返信するときにお礼の気持ちを文面に入れておきます。

また電話での連絡だった際は、その場で内定を受けたとしても、後日改めてお礼状を送ることが大切です。お礼状は必ず必要なものではありませんが、送っておくと好印象持ってもらえます。お礼状は送る方法によって注意点が違いますので、方法別で注意点を知っておきましょう。

メールの場合は当日に送る

お礼状と言えば手書きの手紙をイメージする人も多いですが、必ずしも手紙の形式で郵送する必要はありません。お礼状の代用としてお礼メールを送ることもできますし、メールで内定通知がきた場合は、それに返信する形でお礼の気持ちを伝えましょう。

内定に対してのお礼メールを送る場合は、当日中に送ることがマナーです。遅くとも翌日の午前中に送ることが大切ですので、内定通知をもらえば即座にお礼メールを作成しておく必要があります。

また、お礼メールはこれまでの感謝の気持ちを伝えるものですので、内定を受けるかどうか迷っている場合でも、送っておくのがベストです。お世話になった企業に対してまずは感謝の気持ちを伝え、そこから内定を受けるかどうかをじっくり考えていきましょう。

お礼のメールについては下の記事で紹介していますので、参考までに見てみてください。

• 【お礼メールの書き方】就活で活用できる5つの例文を紹介

郵送の場合の封筒はA4が三つ折りで入るものを選ぶ

お礼状を郵送する場合は、封筒はA4が三つ折りで入る、もしくはA4がそのまま入るものを選びましょう。お礼状は便箋で作成することも多く、A4サイズで作成することが多いです。

お礼状は折っても問題ないので、三つ折にして入るコンパクトなサイズでも良いですし、折らずにそのまま封筒に入れて送っても問題はありません。どちらの場合でも封筒の色は白色にしておくことが大切です。

茶色の封筒でもよしとする企業も多いですが、お礼状は企業への感謝を伝えるものですので、白色の封筒を使った方が印象がよいです。また封筒は無地のものを選び、便箋もシンプルなものを選んで送るようにしましょう。

下の記事では就活で使う封筒の選び方について紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【就活で提出する封筒の書き方】色やサイズの正しい選び方をご紹介

お礼状の書き方と例文

ここでは、実際に企業に送るお礼状の文面を考えていきましょう。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものですので、ある程度は自由に書くことができますが、それでも最低限のマナーは守らなければなりません。

マナーが守れていないと、せっかくのお礼状も感謝の気持ちが伝わりにくく、印象も下がってしまいます。お礼状の書き方はメールと手紙で違っていますので、例文を参考にしながらそれぞれの正しい書き方を知っていきましょう。

例文①【手紙の場合】

手紙でお礼状を出す場合は、まずはあいさつから入りましょう。拝啓から始めて時節のあいさつをすることが大切であり、どの時期でも使える「時下」がおすすめです。あいさつが済めば、内定をもらったことに対してのお礼を伝えます。その後は入社に向けての意気込み、抱負などを伝えていきましょう。

お礼状では感謝の気持ちだけではなく、入社への意欲などを伝えることも大切です。意欲の高さを伝えた後、最後にもう一度お礼の言葉を述べ、敬具で締めましょう。

お礼状の書き方については下の記事でも紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

• お礼状の書き方｜就活におけるケース別の例文3つをご紹介

例文②【メールの場合】

メールでお礼の気持ちを伝える場合は、件名にもポイントがあります。件名でお礼メールだとすぐにわかるよう、「内定のご連絡のお礼」などシンプルなものを付けるようにしましょう。本文については基本的なメールマナーと変わりません。宛名を明記し、導入のあいさつから入ってお礼、本題へと移ります。

メールでも入社に向けての抱負を伝えることは大切であり、具体的にどんなことをするのか伝えるのもいいでしょう。お礼の気持ちを伝えた後は、締めのあいさつをし、署名も忘れずに付けてください。

下の記事ではお礼メールの件名について詳しく解説しています。併せて読んでみてください。

• 【お礼メールの件名】就活のシーン別に件名と本文の例文をご紹介

内定通知書はマナーを意識しながら返事をしよう

企業から内定通知書をもらうと、それまで頑張ってきた分嬉しく感じるものです。嬉しさのあまり内定通知書を放置してしまいがちですが、承諾・辞退どちらの場合にも返信しなくてはなりません。

内定の承諾するか、辞退するかは大きな決断ですので迷ってしまうものです。期限内であれば問題はありませんが、決断できた時点で早めに連絡すると企業側からの印象はいいでしょう。

内定通知は郵送やメール、電話で来ることもあり、企業によって方法はさまざまです。通知された方法によって返事の仕方も変わってきますので、それぞれのマナーに沿った返事の仕方で返事をしましょう。

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