内定について

【内定通知書の返事について】企業から届いたときの対応方法と例文

内定通知書を貰ったら返事はマスト

最終選考に合格し、内定通知書をもらえば一安心ですが、もらったままで終わるのではなく内定通知書には返事を出さなければなりません。内定通知書に返事をすることは就活のマナーとして大切なことですし、素早く返事をする必要があります。

また内定通知書をもらった状態では、あくまで内定が決定したことを知らされているだけであり、内定契約を結んでいるわけではありません。承諾の返事を出さなければ、正式に内定は決定しませんし、返事をしないままでいると最悪の場合、内定取り消しになってしまうこともあります。

内定を受ける場合は、内定通知書への返事を終えて、ようやく就活は一段落となります。内定通知書が届けば忘れることなく、必ず返事をするようにしましょう。

内定通知書をもらった後の返事の仕方

内定通知書をもらえば、企業に対して返事をする必要がありますが、ただ連絡すればいいわけではありません。返事の仕方によって与える印象は違いますし、正しい方法で返事をすることが大切です。

返事の仕方が悪いからと内定が取り消しになることはありませんが、印象が悪くなってしまうことはありますし、企業に対しても失礼です。内定を出すまで評価してくれていますので、失礼にならないように正しい返事の仕方を知っておきましょう。

内定通知書に必要事項を記入する

企業から内定通知書が届けば、内定通知書に必要事項を記入する必要があります。まずは記入方法に従って記入をし、期日までに返信するのが基本的なフローですので、期日までに出せるように必要事項をすべて記入しておく必要があります。

内定通知書の必要事項は企業によって異なりますが、基本的には住所や連絡先、保証人などです。万が一書き方が分からない項目などがある場合は、必ず企業に連絡し、疑問を解決してから書き進めるようにしましょう。

すべて記入すれば企業に送りますが、返信の際にはお礼状を添えることを忘れてはいけません。お礼状を添えて返信することもマナーの一つですので、内定のお礼などを書いたものを同封して送りましょう。

内定を辞退する場合は企業に電話連絡する

null

内定通知書をもらったからといって、必ずしも内定を受けるわけではなく、辞退を考える場合もあります。内定通知書を返信してしまうと内定を承諾することになりますので、返信はせず、企業に電話連絡をして辞退の旨を伝えていきましょう。

内定辞退の連絡は素早くおこなうことがマナーです。連絡が遅くなってしまうと企業に迷惑をかけてしまいますので、決断すれば素早く連絡しなければなりません。早めに企業への連絡をするとともに、連絡後に手紙を添えると好印象を与えることができます。

内定辞退ではなく、返事を待ってもらいたいときも、その旨を企業へ連絡することが大切です。待ってもらう場合も1~2週間程度で答えを出し、決断すれば素早く連絡しましょう。

電話で内定通知をもらったら

企業からの内定の通知方法はさまざまであり、内定通知書など書面での通知ではなく、電話で内定通知がされる場合もあります。電話で内定通知をもらったら、今後の動きや流れを確認しておくことが大切です。

企業によって流れはさまざまですし、その後に取るべき行動も違っています。内定の連絡は電話でおこない、後日内定通知書が送られてくる場合もありますし、後日面談となってそこで承諾か辞退かを決める場合もあります。

さまざまなパターンが考えられますので、今後の流れを確認し、やるべきことを確認しておくことが大切です。電話では内定通知と同時に、内定を受けるかを求められることもありますが、その場合でも待ってもらうことは可能ですので、保留の場合はその旨を伝えましょう。

電話やメールのマナーを見直しておこう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。

就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

内定通知書の返事をする際のお礼状について

内定通知書をもらえば、素早く返事をすることが大切ですが、その際にはお礼状を送る必要があります。内定通知書を郵送で送る場合は、同封して送りますし、メールなどの場合は文面でお礼の気持ちを伝えていきます。

また電話での連絡の場合は、その場で内定を受けた場合でも後日お礼状を送ることが大切です。内定をもらい、それを受けるのであればお礼状は必須になります。お礼状は送る方法によって注意点が違いますので、方法別で注意点を知っておきましょう。

メールの場合は当日に送る

お礼状と言えば手書きの手紙をイメージする人も多いですが、必ずしも手紙の形式で郵送する必要はありません。お礼状の代用としてお礼メールを送ることもできますし、メールで内定通知がきた場合は、メールでお礼の気持ちを伝えていきましょう。

内定に対してのお礼メールを送る場合は、当日中に送ることがマナーです。遅くとも翌日の午前中に送ることが大切ですので、内定通知をもらえば即座にお礼メールを作成しておく必要があります。

また、お礼メールはこれまでの感謝の気持ちを伝えるものですので、内定を受けるかどうか迷っている場合でも、送っておくのがベストです。お世話になった企業に対してまずは感謝の気持ちを伝え、そこから内定を受けるかどうかをじっくり考えていきましょう。

郵送の場合の封筒はA4が三つ折りで入るものを選ぶ

お礼状を郵送する場合は、封筒はA4が三つ折りで入る、もしくはA4がそのまま入る白いものを選んで送りましょう。お礼状は便箋で作成することも多く、A4サイズで作成することが多いです。

お礼状は折っても構いませんので、三つ折にして入るコンパクトなサイズでも構いませんし、折らずにそのまま封筒に入れて送っても問題はありません。三つ折りにする場合も、そのまま送る場合も封筒の色は必ず白色にしておくことが大切です。

茶色の封筒でも構わないとする企業も多いですが、お礼状は企業への感謝を伝えるものですので、白色の封筒を使った方が印象が良いです。また封筒は必ず無地のものを選び、便箋もシンプルなものを選んで送るようにしましょう。

お礼状の書き方と例文

お礼状を作成するときの注意点などを知れば、実際に企業に送るお礼状の文面を考えていきましょう。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものですので、ある程度は自由に書くことができますが、それでも最低限のマナーは守らなければなりません。

マナーが守れていないと印象が悪くなりますし、感謝の気持ちも伝わりづらくなります。お礼状の書き方はメールと手紙で違っていますので、例文を参考にしながらそれぞれの正しい書き方を知っていきましょう。

【手紙の場合】例文①

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
面接を通して貴社の温かい雰囲気も伝わり、
一緒に働きたいという気持ちも高まりました。
4月から貴社の一員として活躍出来るように、
入社に向けて残された学生時間を有意義に過ごしたいと考えています。
まずはお礼を申し上げたく、お便りいたしました。ありがとうございました。
敬具

平成○○年〇月〇日
○○株式会社人事部採用担当○○様
○○大学文学部日本文学科○○(名前)

手紙でお礼状を出す場合は、まずはあいさつから入りましょう。拝啓から始めて時節のあいさつをすることが大切であり、どの時期でも使える「時下」がおすすめです。あいさつが済めば、内定をもらったことに対してのお礼を伝えます。お礼の言葉を述べてから入社に向けての意気込み、抱負などを伝えていきましょう。

お礼状では感謝の気持ちだけではなく、入社への意欲などを伝えることも大切です。意欲の高さを伝えれば、最後にもう一度お礼の言葉を述べ、敬具で締めましょう。

【メールの場合】例文②

件名:内定のご連絡のお礼○○大学経済学部○○(名前)

○○株式会社人事部御中
いつも大変お世話になっております。
○○大学経済学部○○と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

面接を受ける中で御社への興味もさらに高まり、
私も貴社の一員として働きたいと強く感じるようになりました。
4月の入社に向けて、語学の勉強を中心に勉学に励み、
一日でも早く活躍出来るよう精進していきたいと考えておりますので、
ご指導のほどよろしくお願いいたします。
取り急ぎお礼を伝えたくメールを差し上げました。
末筆ながら貴社益々のご活躍をお祈り申し上げます。

---------------------
署名

メールでお礼の気持ちを伝える場合は、件名から工夫する必要があります。件名でお礼メールだとすぐにわかることが大切ですので、「内定のご連絡のお礼」などシンプルなものを付けるようにしましょう。本文については基本的なメールマナーと変わりません。宛名を明記し、導入のあいさつから入ってお礼、本題へと移ります。

メールでも入社に向けての抱負を伝えることは大切であり、具体的にどんなことをするのか伝えるのもいいでしょう。お礼の気持ちを伝えれば、締めのあいさつをし、署名も忘れずに付けることが大切です。

内定通知書はマナーを意識しながら返事をしよう

企業から内定通知書をもらえば、内定を受けるにしても辞退するにしても返事をしなければなりません。内定通知書はもらっただけでは何かが起こるものではなく、それに対して返事をすることで、ようやく内定が決定します。

決断をすれば素早く返事をすることが大切ですが、返事の仕方にも注意が必要です。内定通知書への返事にはさまざまなマナーがありますし、マナーが守れていなければ印象が悪くなってしまいます。

これから就職する企業からの印象が悪いと入社後に不利になりますし、辞退の場合でも失礼を重ねるのはよくありません。内定を受ける場合も辞退する場合も、印象良く伝えることが大切ですので、内定通知書にはマナーを守って返事をしていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ