【面接後はお礼メールを送ろう】例文を参考に作成して好印象を獲得しよう

印象を獲得できるお礼メールを作成して内定に近づこう

就職活動を進める中で、面接を受けない人はいないでしょう。そして面接後にはお礼メールを送ることをおすすめします。

お礼メールを送ることで、採用担当者に面接の場を設けてくれたことに対する感謝の気持ちを伝えることのみならず、やる気・志望度の高さをアピールすることができるからです。そのため面接後には、お礼メールを送ることをおすすめします。

しかし、下のような不安をお持ちの方は多いでしょう。
「面接後お礼メールを送りたいけど、作成方法がわからない」
「お礼メールを作成したが、これでよいのか確認したい」
「自分の作成したお礼メールに自信がない」
「お礼メールを送ることで印象が悪くなるなら送りたくない」

そこでこの記事ではお礼メールの作成方法・お礼メールの場面別のOK例文・NG例文を詳しく解説していきます。まだお礼メールを作成していない方は、この記事を参考に作成してみてください。

また自分で作成したお礼メールに自信を持てない方は、OK例文・NG例文を参考にお礼メールをアップデートしてみてください。好印象を獲得できるお礼メールを作成して、内定に近づけるよう準備を進めましょう。

そもそもお礼メールとは

そもそもお礼メールとは、感謝を伝える目的で送付するメールのことを指します。そして就活では面接後に送付することが多いです。

就活においてお礼メールを面接後に送付する目的は、採用担当者に面接の機会を設けていただいたことに対する感謝の気持ちを伝えることです。そのため面接後に必ず送る必要はありません。感謝の気持ちを採用担当者に伝えたいときに送ると良いでしょう。

採用担当者は就活の時期には、エントリーシートの確認や面接・面接の準備などの数多くの業務を行っています。そのため採用担当者が忙しいことは想像に難くないでしょう。

そして採用担当者は皆さんのために忙しい中、スケジュールを調整して面接の時間を設けているのです。そのため面接の機会を設けてもらったことに対して感謝を伝える必要があるのです。面接後に必ず送る必要はありませんが、できる限り送る方が良いでしょう。

また冒頭でもお伝えしましたが、お礼メールを送ることは感謝の気持ちを伝える以外にも、やる気・志望度の高さを採用担当者にアピールすることができます。

お礼メールの本文では面接の機会を作っていただいたことに対するお礼に加えて、感想や印象に残ったことを端的に伝える項目があります。

感想や印象に残ったことを伝える項目で、やる気・志望度が高いことを直接採用担当者に伝えることができます。そのためお礼メールを送ることで、やる気・志望度の高さを採用担当者にアピールすることができるのです。

そのため第一志望の企業の場合には、面接後に送付することをおすすめします。第一志望の企業の場合、面接では緊張のあまり実力を発揮できなかったと感じる人は多いでしょう。そんな時、お礼メールで感謝とともに、やる気・志望度の高さをアピールできるお礼メールは面接の印象を良くする、後押しになる可能性があります。

第一志望の企業の場合には、忘れずにお礼メールを面接後に送付しましょう。

お礼メールの場面別例文

ここからはお礼メールの場面別例文をご紹介します。すでにお礼メールを作成している方は、自分のお礼メールが正しく記載されているかを確認しましょう。

またお礼メールを作成していない方は例を参考にお礼メールの作成を進めましょう。

また例を見ておくことで後で説明する作成方法の手順を理解しやすくなります。好印象を獲得し、内定に近づくためにも例文を参考にしてみてください。

最終面接後に送る場合パターン1

採用担当者にメールを自分から送信する場合です。最終面接が終わり、面接に対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。パターン1は入社後に、携わりたい業務が決まっている場合のお礼メールです。是非参考にしてみてください。

最終面接後に送る場合パターン2

採用担当者にメールを自分から送信する場合です。最終面接が終わり、面接に対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。パターン2は入社意欲が高いことをアピールしたい場合のお礼メール例です。是非参考にしてみてください。

最終面接後に送る場合パターン3

採用担当者にメールを自分から送信する場合です。最終面接が終わり、面接に対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。パターン3は企業理解が深まり、入社意欲が高いことをアピールしたい場合のお礼メール例です。是非参考にしてみてください。

1～2次面接後に送る場合

採用担当者にメールを自分から送信する場合です。1次面接が終わり、面接に対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。是非参考にしてみてください。

以下の記事ではお礼メールの送り方について詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 【一次面接後のお礼メールの送り方】押さえておきたいポイント

内定通知に対する返信でお礼メールを送る場合

採用担当者に返信する場合です。採用担当者からの内定の連絡に対して、承諾する旨を返信で伝える場合の文面例です。是非参考にしてみてください。

企業説明会後に送る場合

採用担当者にメールを自分から送信する場合です。企業説明会に対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。是非参考にしてみてください。

OB·OG訪問後に送る場合

OB·OGにメールを自分から送信する場合です。OB訪問に対してのお礼をOB·OGに伝えるための文面例です。是非参考にしてみてください。

インターンシップ後に送る場合

社員さんにメールを自分から送信する場合です。インターンシップに対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。是非参考にしてみてください。

お礼メールのNG例

ここからはお礼メールのNG例を3つ挙げ、解説していきます。就活とはいえ企業にメールを送るため、ビジネスマナーが要求されます。企業にマナーの守られていないメールを送ると、採用担当者にマナーを守れていないという印象を与えるでしょう。

NGポイントをみておくことで、メール作成の際に気を付けるべきポイントを理解することができます。採用担当者に対して失礼のないお礼メールを送付するためにも、是非参考にしてみてください。

NG例文1.面接の感想に触れていない

この例文のNGポイントは面接の感想に触れていないことです。採用担当者は日々業務の中で多くのメールのやり取りをおこなっています。その中で就活生からのメールが送られてきたとしても、ありきたりな内容しか書かれていないものであれば印象には残りません。

メールを送る以上は、採用担当者に好感を持ってもらえるメールを作成するに越したことはありません。感謝の気持ちと面接の感想を定型文言ではなく、自分の言葉で伝えることが重要です。

NG例文2.構成が守られていない

この例文では構成が守られていない点がNGポイントといえます。この例文ではいきなり面接についての感想から書き始めています。このような書き方をしてしまっては、「何の趣旨のメールなのだろう」と採用担当者を混乱させてしまいます。

相手に配慮し、相手が読みやすいようにメールを作成するのも社会人として求められるビジネスマナーです。まず「どのような要件でメールをしたのか」を明示し、その上で伝えるべき内容を伝えていくことで、相手にとって読みやすいメールとなります。

NG例文3.当日中に送っていない

この例文のNGポイントは、面接からお礼メールの送信まで時間が空いてしまっている点です。採用担当者は日々多くの就活生との面談をおこなっています。時間が経てば当然ひとりひとりの就活生に対する印象も薄れてしまうものです。面接後すぐにメールをすれば、「昨日の彼か。丁寧な対応をしてくれるんだな」と好感を与えることが可能になります。

しかし時間が空いてしまうと、就活生に対する印象も薄くなってしまい、せっかくのお礼メールがあまり意味を成さないものになってしまう恐れがあります。お礼メールは上述の通り、遅くとも翌日までには送信するようにしましょう。

お礼メールは当日中に送ろう

お礼メールは面接当日中に送付しましょう。冒頭でもお伝えしましたがお礼メールとは、感謝の気持ちを伝えるために送付するものです。

そして面接終了後に必ず送付しなければいけないものではありません。しかし採用担当者は日々忙しいなか、時間を作って面接の機会を設けています。

そのため選考結果に関係なく、できる限り面接当日中に感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

また面接から3日以上経ってお礼メールが届いても、対応が遅い印象を与えてしまいます。せっかくお礼状を出すのに、マイナスな印象を与えてしまってはもったいないです。

どうしてもお礼メールをすぐに出すことができなかったときは、お礼メールの中でそのことをお詫びしましょう。「本来なら早急にお礼を申し上げるべきところ、遅れてしまい大変申し訳ありません」などとお礼メールの冒頭で、遅れたことを謝罪する文章を添えます。

送る時間は就業時間内がベスト

お礼メールはできるだけ当日中に送付しようと上でお伝えしましたが、できる限り応募先企業の就業時間内に送りましょう。営業時間が9:00～18:00であれば、その時間内に送ることです。

お礼メールを面接当日の就業時間内に送るためには、あらかじめ下書きメールを作成しておくとスムーズに採用担当者にお礼メールを送付できます。是非上の例文をコピーし、下書きを作成しておきましょう。

メールを送る時間によって相手先にとてつもなく大きな迷惑がかかるということはありませんが、真夜中にメールを送ると生活習慣に良い印象はもたれません。

また見落とされずに、読んでもらいやすい時間帯といわれているのが、始業時間前後と終業時間前です。一般的な会社では、出社してまずメールの確認の業務から取り掛かることが多いです。

また業務が終わり退勤をする前に、メールを確認する習慣のある社会人も多いです。そのため、送信先の企業の人がメールを確認している最中にメールが届くと見てもらえる可能性が高くなります。お礼メールを送る際には、応募先企業の就業時間内に送付しましょう。

企業から先にお礼メールが送られてきたら速やかに返信しよう

時には面接終了後すぐに、企業からお礼メールが送られてくる場合があります。本来は企業よりも先にお礼メールを送付することがマナーです。そのためできる限り早く返信しましょう。

もしも、営業時間外で夜にメールを返信せざるを得ない場合は「夜分遅くに申し訳ございません」と一言を添えることが大切です。本来、この時間に送るのはあまり良くはないという常識を知っていることをきちんと伝えましょう。

以下の記事ではメールの返信について詳しくご紹介しています。メールの正しい返信の仕方や例文をご覧になりたい方はぜひチェックしてみてください。

• 面接の返信マナー5つと例文3選【承諾・日程調整・辞退】～正しい方法とポイントを徹底解説～

好印象を獲得するためのお礼メール作成方法

ここからはお礼メールの作成方法を解説していきます。お礼メールの作成方法は件名の記入から順番に6ステップあります。

ステップ1からステップ6まで順番通りに記載することで、記入漏れや記入ミスをする可能性が低くなります。記入漏れや記入ミスのないメールは採用担当者からの印象も良くなります。件名から手順に沿って記載してみてください。

1.件名を記入する

メールでは件名による失敗が多いため、特に注意しなければなりません。気を付けるべきポイントは件名をどのように設定するかです。細部のポイントも多いですが、細かいことだからこそ、しっかりこだわってマナーを守ることが大切です。

細部のポイントを守れているかどうかで、他の就活生との差別化にも繋がります。件名はどのように設定すべきか、基本的なポイントを理解しておきましょう。

1-1.件名を記入する

件名はメール内容が採用担当者に伝わるように記入することが大切です。端的かつ具体的にメールの内容を記入しましょう。そしてその後氏名と大学名を記入します。

端的かつ具体的な件名を記入することで、採用担当者は「誰からの何の連絡なのか」を瞬時に把握することができるからです。

また採用担当者は就活の時期には、就活生のみならず取引先の企業ともメールやり取りをしています。そのため採用担当者が忙しいことは想像に難くないでしょう。

そのため件名で内容が把握できないと、優先度や緊急度が低いと判断される可能性が高いです。優先度が低いとメールの開封を後回しされるでしょう。メールを確認してもらうためにも、件名は端的かつ具体的に記入しましょう。

またありがちなのが、メールの件名に「お世話になっております」などとあいさつやお礼を入れることです。しかし挨拶やお礼を件名に記入することは避けましょう。

採用担当者にとっては用件を瞬時に把握することができないからです。端的かつ具体的にメールの内容を記入しましょう。

1-2.企業からメールが送られてきた場合には件名の変更は不要

件名を変更することがマナーのように感じられます。しかし日々膨大な数のメールで就活生とやり取りをしている採用担当者は、件名を変えると採用担当者がメールに気づかない可能性があります。

企業からのお礼メールに対して返信する時は「Re:」の形で件名を変更せずに返信しましょう。

例えば、「最終面接について」と企業からメールが届いた場合には件名を変更せず「Re:最終面接について」の形で返信しましょう。

また企業からのメールに返信する場合は、件名は原則変えずに使用しますが、名前と学校名は件名に入れても失礼ではありません。

件名をそのまま使用することで、メールの内容は把握しやすいですし、さらに名前と学校名を付け加えることで、より素早くメールを判断することができます。

以下の記事ではメールの返信をする際のマナーについて詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 【就活メールの返信における件名のマナー】基本ポイントや注意点

2.宛名を記入する

宛名は、応募先の企業名・部署名・採用担当者名の順に記入します。メールが企業から来た場合には、メール文末にある署名をみて宛名を記入しましょう。あとで詳しく解説しますが、署名には採用担当者の部署名・フルネームが記載されているからです。署名をみて宛名を記入しましょう。

また自分から採用担当者にメールを送る場合には、名刺をもらっていればそれを参考に宛名を記入しましょう。名刺をもらっていなければ企業の採用ホームページを確認すると良いでしょう。企業の採用ホームページには採用担当者の部署や名前が公表されていることが多いからです。名刺をもらっていなければ、採用ホームページを参考に宛名を記入しましょう。

採用ホームページを参考に宛名を記入する場合には、部署名が不明の場合は省略しても問題ありません。また採用担当者名は採用サイトなどにフルネームで公開されていない場合には、名字だけでも問題ありません。

さらに部署名も名字も採用サイトに記載されていない場合は「採用担当者様」と記入することがマナーです。間違えないように下の例で確認してみてください。

注意点は応募先の企業名を間違えることや省略することです。応募企業名を省略することは、志望度が低いといった印象を採用担当者に与えかねません。必ず正式名称を記入しましょう。

正式名称は応募先の企業のホームページに記載されています。またお礼メールの下部にある署名に書かれている場合もあります。署名については下で解説します。あらかじめ確認しておきましょう。

面接官が複数人いても採用担当者宛てで送る

最終面接では採用担当者の他にも、社長や役員といった企業の重役が面接を担当してくれることが多いです。そしてお礼メールを送付する場合には、社長や役員宛てにお礼メールを送付した方が良いと思う方は多いでしょう。

しかし面接官が複数人いる場合にも、採用担当者宛てでお礼メールを送付しましょう。社長や役員は企業の重役です。面接以外にも多くの重要な仕事を抱えています。そのため日々忙しいことは想像に難くないでしょう。

忙しい社長や役員宛てでメールを送付すると、迷惑をかける可能性があります。面接官が複数人いても採用担当者宛てでお礼メールを送付しましょう。

3.自己紹介と感謝を記入する

メールの本文に入る前に挨拶と自己紹介を記入します。返信する際の記入方法は「お世話になっております。〇〇です。」としましょう。

4.感想や印象に残ったことを記入する

いよいよメールの本文を記入します。本文では面接の機会を作っていただいたことに対するお礼に加えて感想や印象に残ったことを端的に伝えましょう。

冒頭でもお伝えしたように、お礼メールでは感謝に加えてやる気・志望度の高さをアピールすることができます。やる気・志望度の高さを採用担当者に伝えるためにも、感謝や印象に残ったことを記入しましょう。

下の例文を参考に記入してみてください。

5.今後の抱負を記入する

感想や印象に残ったことを記入し終えると、次は今後の抱負を記入します。今後の抱負を記入することで、やる気・志望度の高さを採用担当者に伝えられます。忘れずに今後の抱負も記入しておきましょう。

6.締めの言葉を記入する

ビジネスメールの作成に不慣れな就活生が一番見落としがちなのが「締めの言葉」です。本文の最後に締めの言葉を記載することは、ビジネスメールの基本的なマナーです。必ず記載しましょう。

また締めの言葉は、やり取りしているメールの目的によって書く内容が大きく変わってきます。

お礼メールの場合は「面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。お忙しいかと存じますので、ご返信には及びません。末筆ながら、貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。」と最後に添えましょう。

7.署名を記入する

署名は「自分が何者であるか」を伝える目的で記入します。そして直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。署名は非常に重要な役割があるため、忘れないように記入しましょう。

署名には自分の連絡先を記入します。記入する内容は氏名・学部学科・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスの順に記入します。

採用担当者からの連絡が来る可能性があるため、電話番号やメールアドレスは最も使用しているものを使用しましょう。

また署名と本文を区切るために「‐」や「＝」などの記号を用いて署名部分を囲んでおきましょう。

Gmailでは、自動で署名をメール文末に設定できます。一度設定すると、毎度署名を記入する必要がなくなり、メール作成の時間短縮につながります。是非参考にしてみてください。

以下の記事では就活メールのマナーについて詳しく解説しています。また場面別にメールの例文も紹介しています。併せて確認してみてください。

• 【就活メールのマナー7選】正しいメールの送り方を場面別で解説

お礼メール送付の注意点

お礼メールは面接後に素早く送ることが大切ですが、作成してすぐに送るのは避けましょう。送信前には読み返して、おかしな部分はないかチェックすることが大切だからです。

お礼メールはただ送ればいいわけではなく、正しいマナー、書き方で作成して送ることで好印象を獲得できる可能性が高まります。しっかり見直してから送信しましょう。

誤字脱字に注意する

お礼メールが完成した後は送信前にもう一度読み返して、誤字脱字がないかを確認しておきましょう。誤字脱字のあるメールを送ってしまうと企業に失礼です。また、そそっかしい印象、がさつな印象を与えてしまい、マイナスの評価になる可能性もあります。

せっかくお礼メールを送っても、誤字脱字があることで台無しになってしまうため、注意しなければなりません。

とくに、企業名や宛先などには注意が必要です。企業名や送り先の人の名前が間違っていると大変失礼です。部署が間違っていると採用担当者に読んでもらえない可能性がありますし、そもそもアドレスが間違っていれば企業にメールが届きません。完成すれば丁寧に何度も読み返し、誤字脱字や間違った部分がないかをチェックしましょう。

文面が長すぎないか注意する

採用担当者は就活の時期は忙しいことが予想されます。読むのに時間がかかるような文面の長いメールは避けましょう。

「たくさんの感謝の気持ちを伝えたい」「面接官によりよい印象を残したい」といった思いから、文面が長くなってしまう人もいます。しかし、あまりに文面が長すぎる場合、読むために多くの時間が必要となってしまいます。

面接官は多くの就活生の選考や、就活生に対する連絡、書類整理等をおこなっています。中には、すべてのメールをじっくりと読む時間もないほど忙しい方もいるでしょう。

そんな中、文面の長いメールが送られてきた場合、たとえお礼メールだったとしても、あまりよい印象を受けないことがあります。

読むのに時間がかかってしまう、文面の長いメールは避けたほうが無難でしょう。送付前に文面の長い文章がないかチェックしてから送付しましょう。

文面に自己PRが入っていないか注意する

「面接で失敗してしまった」「もっと自分のことをアピールしたい」といった思いから、お礼メールに自己PRを書いてしまう人がいます。確かに、就活をおこなう上で自分の強みを積極的にアピールすることは大切ですが、過度なアピールは逆効果となります。

あくまでお礼メールは、面接官や企業に対して感謝の気持ちを伝えるためのメールであり、自分のことをアピールするためのメールではありません。

いくら選考に通過したいからといっても、お礼メールに自己PRを書くことはマナー違反です。面接官からの評価が下がってしまう可能性も考えられます。お礼メールに自己PRが入っていないか送付前にチェックしておきましょう。

面接後はお礼メールかお礼状どちらを送ると良いのか

企業に感謝の気持ちを伝える方法としては、お礼メール以外にはお礼状というものがあります。お礼状は感謝の気持ちを手紙にしたものであり、手書きでお礼を伝えることで、より丁寧に感謝の気持ちを伝えることができます。

しかし面接後はお礼メールで十分です。お礼状は最大限の感謝を伝える手段です。そのため就活においては企業に内定をもらった際にお礼状を送付することが一般的です。

さらにお礼状の作成には時間がかかります。面接に対するの感謝の気持ちを伝えるのであれば、作成にあまり時間のかからないお礼メールを選択すると良いでしょう。

以下の記事ではお礼状の書き方について詳しく解説しています。お礼状を採用担当者に送付する場合の参考にしてみてください。

• 【内定のお礼状を書く際のマナー】手紙とメールそれぞれの例文あり

電話でお礼を伝えるのはNG

「感謝の気持ちを伝えるなら、電話でお礼を伝えたら良いのではないか」と考える方も多いでしょう。しかし電話でお礼を伝えることはNGです。

メールの場合、採用担当者の空いている時間で返信することができます。ところが電話をかけてしまうと、採用担当者の時間を奪ってしまう可能性があるからです。

仮に採用担当者がミーティングに参加していた場合には、電話に出るために退席する必要があります。お礼のために電話をかけることは避けましょう。

自分のお礼メールに自信をもって採用担当者に送ろう

就職活動の中でメールで企業とやり取りをする機会は多いです。しかし就活生にとってメールを普段から使用する方は少ないでしょう。

そこでこの記事では
「面接後お礼メールを送りたいけど、作成方法がわからない」
「お礼メールを作成したが、これでよいのか確認したい」
「自分の作成したお礼メールに自信がない、お礼メールを送ることで印象が悪くなるなら送りたくない」
と不安な方に向けてお礼メールの作成方法や場面別例文を紹介してきました。

まだお礼メールを作成していない方は、この記事を参考に作成してみてください。

また自分で作成したお礼メールに自信を持てない方は、OK例文・NG例文を参考にお礼メールをアップデートしてみてください。好印象を獲得できるお礼メールを作成して、自信をもって採用担当者に送れるよう準備を進めましょう。

記事についてのお問い合わせ