日程調整メールの作成方法と場面別の例文まとめ

メールは印象を左右するため重要

就職活動を進める中で、面接の日程調整や履歴書の送付などはメールを用いることが多いです。しかし就活生にとってメールは普段使用することがないため、下のような不安をお持ちの方は多いでしょう。

「日程調整をするためのメールを送りたいが文面はどうしたらいいか」
「メールでの敬語表現を知らない」
「企業から日程調整のメールが来たけど、返信はいつどのようにしたら良いのか」

メールは採用担当者の印象を左右するため重要です。マナーからそれたメールを採用担当者に送付すると、読みにくく理解に時間がかかる可能性があります。

これは採用担当者に迷惑がかかることを意味しています。そのためすんなり読めるマナーの守られたメールの方が印象は良くなります。

メールは印象を左右するため、マナーを守り好印象を獲得できる送付方法で送りましょう。

そこでこの記事では日程調整をメールで行う際の作成・返信方法について解説していきます。この記事を参考に皆さんもメールを作成してみてください。

ビジネスメールの考え方

日程調整メールの作成方法を解説する前に、まずビジネスメールの考え方について解説していきます。ビジネスメールの考え方を知ることで、守るべきマナーやメール送付時の注意点を理解することができます。

そしてビジネスメールの考え方を理解することで、マナー違反を未然に防ぐ他、メール文面を作成する際にも注意点を押さえて作成できるでしょう。是非ビジネスメールの考え方は覚えておきましょう。

1.メールには主導権がある

メールには主導権があります。これは話しを進める側と進めてもらう側に分かれるとも言い換えられます。

特に面接に関わるメールの場合、企業にメールの主導権があることが多いです。面接はそもそも企業が行っている「採用活動」です。そして就活生は求職者とも言い換えることができます。

つまり企業が採用活動を行っていなければ、就活生が採用されることはないため就活は基本的に企業側に主導権があります。

仮に主導権を意識せず採用担当者に「面接を受けたいので、〇月〇日〇時から面接の日程調整をお願いします。」などと伝えてしまうと、マナー違反と採用担当者に捉えられる可能性もあります。メールの主導権は基本的に企業側にあると覚えておきましょう。

2.面接のメールはできるだけ早く返信しよう

面接についてのメールが企業から送られてきた場合、できるだけ早く返信することを意識しましょう。

そもそもビジネスメールには早く返信したほうが良いです。これは一般的なビジネスメールのマナーとして受信後24時間以内に返信する必要があるからです。受信後24時間以内に返信することを心がけましょう。

特に日程調整のメールについては企業は就活生からの返信がないと、スケジュールの調整ができません。もし採用担当者への返信が遅くなってしまうと、採用担当者は返信を待つことになり、迷惑をかけることになります。

早く返信することで、採用担当者の負担を減らせるため、良い印象を与えることができます。面接のメールはできるだけ早く返信しましょう。

もしも、営業時間外で夜にメールを返信せざるを得ない場合は「夜分遅くに申し訳ございません」と一言を添えることが大切です。本来、この時間に送るのはあまり良くはないという常識を知っていることをきちんと伝えましょう。

以下の記事ではメールの返信について詳しくご紹介しています。メールの正しい返信の仕方や例文をご覧になりたい方はぜひチェックしてみてください。

• 面接の返信マナー5つと例文3選【承諾・日程調整・辞退】～正しい方法とポイントを徹底解説～

送信時間は応募先企業の就業時間内に送ろう

面接メールの返信はできるだけ早く返信しようと上でお伝えしましたが、できる限り応募先企業の就業時間内に送りましょう。営業時間が9:00～18:00であれば、その時間内に送ることです。

メールを送る時間によって相手先に大きな迷惑がかかることはありませんが、真夜中にメールを送ると生活習慣に良い印象はもたれません。

また見落とされずに、読んでもらいやすい時間帯は、始業時間前後と終業時間前です。一般的な会社では、出社してまずメールの確認の業務から取り掛かることが多いからです。

また仕事終わりもメールを最後確認する習慣週間がある企業もたくさんあります。そのため、送信先の企業の人がメールを確認している最中にメールが届くと見てもらえる可能性が高くなります。

日程調整メールの見本

今回は日程調整メールの中で最も頻度の多い「企業からの日程調整メールに返信する」文面例を見本に解説していきます。

これは、企業から就活生へ面接可能日程が提示される場合です。この場合には面接可能日程の中から面接に伺う日時を選び、その旨を返信に記載します。

メールの作成手順を解説する前に見本を見ておくことで、見ないときと比較すると作成手順を理解しやすくなるでしょう。是非参考にしてみてください。

日程調整メールの作成方法6ステップ

ここからは日程調整メールの作成方法を解説していきます。日程調整メールの作成方法は件名の記入から順番に6ステップあります。

ステップ1からステップ6まで順番通りに記載することで、記入漏れや記入ミスをする可能性が低くなります。記入漏れや記入ミスのないメールは採用担当者からの印象も良くなります。件名から手順に沿って記載してみてください。

1.件名を記入する

メールでは件名による失敗が多いため、特に注意しなければなりません。気を付けるべきポイントは件名をどのように設定するかです。細部のポイントも多いですが、細かいことだからこそ、しっかりこだわってマナーを守ることが大切です。

細部のポイントを守れているかどうかで、他の就活生との差別化にも繋がります。件名はどのように設定すべきか、基本的なポイントを理解しておきましょう。

ここからは「企業からメールが来た場合の件名」と「自分からメールを送る場合の件名」に分けて解説していきます。是非参考にしてみてください。

1-1.企業からメールが来た場合は件名は変更しない

件名を変更することがマナーのように感じられます。しかし日々膨大な数のメールで就活生とやり取りをしている採用担当者は、件名を変えると返信メールに気づかない可能性があります。

企業からの日程調整メールに対して返信する時は「Re:」の形で件名を変更せずに返信します。

例えば、「面接の日程について」と企業からメールが届いた場合には件名を変更せず「Re:面接の日程について」の形で返信すると良いでしょう。

また企業からのメールに返信する場合は、件名は原則変えずに使用しますが、名前と学校名は件名に入れても失礼ではありません。

件名をそのまま使用することで、メールの内容は把握しやすいですし、さらに名前と学校名を付け加えることで、より素早くメールを判断することができます。

以下の記事ではメールの返信をする際のマナーについて詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 【就活メールの返信における件名のマナー】基本ポイントや注意点

1-2.自分からメールを送る場合はわかりやすい件名を記入する

前途の通り、面接に関わるメールの場合、企業にメールの主導権があることが多いです。そのためあまり就活生側から採用担当者宛てに連絡することは多くありません。

しかしナビサイトから応募する時、稀に「面接希望の方は下記メールアドレスまでご連絡ください」と記載されていることがあります。その場合には自分から採用担当者に日程調整のメールを送付する必要があります。

そして自分からメールを送る場合の件名はメール内容が採用担当者に伝わるように記入することが大切です。端的かつ具体的に件名の内容を記入しましょう。その後氏名と大学名を記入します。

端的かつ具体的な件名を記入することで、採用担当者は「誰からの何の連絡なのか」を瞬時に把握することができるからです。

また採用担当者は就活の時期には、就活生のみならず取引先の企業ともメールやり取りをしています。そのため採用担当者が忙しいことは想像に難くないでしょう。

そのため件名で内容が把握できないと、優先度や緊急度が低いと判断される可能性が高いです。優先度が低いとメールの開封を後回しされるでしょう。メールを確認してもらうためにも、件名は端的かつ具体的に記入しましょう。

2.宛名を記入する

宛名は、応募先の企業名・部署名・採用担当者名の順に記入します。メールが企業から来た場合には、メール文末にある署名をみて宛名を記入しましょう。あとで詳しく解説しますが、署名には採用担当者の部署名・フルネームが記載されています。署名をみて宛名を記入しましょう。

また自分から採用担当者にメールを送る場合には、名刺を参考に宛名を記入します。名刺をもらっていなければ企業の採用ホームページを確認すると良いでしょう。企業の採用ホームページには採用担当者の部署や名前が公表されていることが多いからです。名刺をもらっていなければ、採用ホームページを参考に宛名を記入しましょう。

採用ホームページを参考に宛名を記入する場合に、部署名がホームページに記載されていないことも多いです。そのため部署名がわからなければ省略しても問題ありません。

また採用担当者名は採用サイトなどにフルネームで公開されていない場合には、名字だけでも問題ありません。

さらに部署名も名字も採用サイトに記載されていない場合は「採用担当者様」と記入することがマナーです。間違えないように下の例で確認してみてください。

注意点は応募先の企業名を間違えることや省略することです。応募企業名を省略することは、志望度が低いといった印象を採用担当者に与えかねません。必ず正式名称を記入しましょう。

正式名称は応募先の企業のホームページに記載されています。また日程調整メールの下部にある署名に書かれている場合もあります。署名については下で解説します。あらかじめ確認しておきましょう。

3.挨拶と自己紹介を記入する

メールの本文に入る前に挨拶と自己紹介を記入します。返信する際の記入方法は「お世話になっております。〇〇です。」としましょう。

4.本文を記入する

いよいよメールの本文を記入します。本文では面接の機会を作っていただいたことに対するお礼、面接日時の確認を端的に伝えましょう。

また面接会場や時間を記載することで、採用担当者と就活生の認識に間違いがないかどうかを確認することができます。下の例文を参考に記入してみてください。

5.締めの言葉を記入する

ビジネスメールの作成に不慣れな就活生が一番見落としがちなのが「締めの言葉」です。本文の最後に締めの言葉を記載することは、ビジネスメールの基本的なマナーです。必ず記載しましょう。

また締めの言葉は、やり取りしているメールの目的によって書く内容が大きく変わってきます。面接日程が決まった場合は「お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒宜しくお願いいたします。」と最後に添えましょう。

6.署名を記入する

署名は「自分が何者であるか」を伝える目的で記入します。そして直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。署名は非常に重要な役割があるため、忘れないように記入しましょう。

署名には自分の連絡先を記入します。記入する内容は氏名・学部学科・電話番号・メールアドレスの順に記入します。

採用担当者からの連絡が来る可能性があるため、電話番号やメールアドレスは普段最も利用しているものを記載しましょう。

また署名と本文を区切るために「‐」や「＝」などの記号を用いて署名部分を囲みます。

Gmailでは、自動で署名をメール文末に設定できます。一度設定すると、毎度署名を記入する必要がなくなり、メール作成の時間短縮につながります。是非参考にしてみてください。

以下の記事では就活メールのマナーについて詳しく解説しています。また場面別にメールの例文も紹介しています。併せて確認してみてください。

• 就活メールで必ず覚えておきたいマナー10選｜お礼や質問の例文あり

場合別の返信例文

ここからは場面別の面接メールの例文を紹介していきます。メールは場面別に返信する内容や文面が変わります。そのため皆さんの都合に併せて、以下の例を参考にメールを作成してみてください。

1.自分の都合が良い面接日時を提示する場合

採用担当者に返信する場合です。採用担当者に面接に来れる日時を提示してほしいというメールに対して、返信する場合の文面例です。是非参考にしてみてください。

2.面接官の都合の良い日時を提示してもらう場合

採用担当者にメールを自分から送信する場合です。ナビサイトからエントリーをする際に、メールで面接を希望することを伝える必要がある企業に用いる文面例です。是非参考にしてみてください。

3.提示されている日程から選んで返信する場合

採用担当者に返信する場合です。採用担当者が提示している面接可能な日時から参加できる日程を選んで、返信する場合の文面例です。是非参考にしてみてください。

4.提示された日程が都合が悪い場合

採用担当者に返信する場合です。採用担当者が提示している面接可能な日時では都合が悪く、別の日程を提示してもらうための文面例です。是非参考にしてみてください。

5.確定した日程を変更したい場合

採用担当者に返信する場合です。一度確定した面接日時に予定が入ってしまった場合等に、面接日程の変更のお願いを採用担当者にする場合の文面例です。是非参考にしてみてください。

6.面接をキャンセルする場合

採用担当者に返信する場合です。以前確定していた日時では面接に伺えない場合や、選考を受けることを辞めたい場合の文面例です。是非参考にしてみてください。

英語で日程調整メールを送る方法

ここからは英語で日程調整メールに返信する方法について解説していきます。外資系企業や海外でのインターンを希望する方は、英語で日程調整メールを返信する機会が多いです。そのため例文を参考に是非メールを作成してみてください。

英語例文

日本語訳例文

面接終了後はお礼メールを送ろう

お礼メールとは、感謝の気持ちを伝えるために送付するものです。そして面接終了後に必ず送付しなければいけないものではありません。しかし採用担当者は日々忙しいなか、時間を作って面接の機会を設けています。

そのため選考結果に関係なく、感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。さらに感謝をされていやな気持ちになる人は少ないでしょう。場合によっては好印象を獲得できる可能性もあります。面接終了後はお礼メールを送りましょう。

以下にお礼メールの例文を紹介しています。併せて確認してみてください。

【お礼メールの例文】
採用担当者にメールを自分から送信する場合です。面接が終わり、面接に対してのお礼を採用担当者に伝えるための文面例です。是非参考にしてみてください。

以下の記事ではお礼メールの送り方について詳しく解説しています。併せて確認してみて下さい。

• 【お礼メールの書き方】就活で活用できる5つの例文を紹介

日程調整メールでよく使うフレーズ6選

ここからは日程調整メールでよく使うフレーズをご紹介します。普段メールでのやり取りをしない就活生に取って、メールでの敬語表現を知らない方は多いのではないでしょうか。

適切な敬語表現で文面を書くことでマナー違反を防げるほか、丁寧な印象を面接官に与えることができます。是非覚えておきましょう。

以下の記事では印象が良くなる敬語と受け答えについて詳しく解説しています。是非参考にしてみてください。

• 面接での正しい言葉遣い｜印象がUPする敬語と受け答えを解説

1.「了解」と伝えたい場合は「承知しました。」

メールでよく使うフレーズ1つ目は、「了解」と伝えたい場合は「承知しました。」と伝えることです。

就活において面接の日時が決まった際に「了解」と伝えてしまうと、正しい敬語が使えていないという理由で印象が悪くなる可能性があります。

また敬語がうまく扱えないことは、取引先とのやりとりの中でトラブルが発生する可能性もあります。そのため印象が悪くなるのです。「了解」ではなく「承知しました」と伝えましょう。

ビジネスでよく用いられる「了解です」は、敬語ではありません。「承知しました」と伝えましょう。

2.できないことを伝える場合は「～致しかねます」

メールでよく使うフレーズ2つ目は、「～致しかねます」です。「～致しかねます」は事象に対して、できないことを伝える際に用います。つまり「～できません」の敬語表現です。

例えば「日程調整は致しかねます」や「対応致しかねます」などのように用います。敬語表現のマナーを守り、就活に相応しいメールを送付するためにも覚えておきましょう。

3.自分の行動を伝える場合は「～いたします。～いたしました。」

メールでよく使うフレーズ3つ目は、「～いたします。～いたしました。」です。先ほどの「～致しかねます」は「できません」の敬語表現です。そして「～いたします。～いたしました。」は「する・できる」の敬語表現です。

そして「～いたします」と「～いたしました」の違いは、現在形か過去形かの違いです。適切に使い分けましょう。

例えば、「日程を調整いたします」や「日程を調整致いたしました」などのように用います。敬語表現のマナーを守り、就活に相応しいメールを送付するためにも覚えておきましょう。

4.ものを尋ねる場合は「差し支えなければ～」

メールでよく使うフレーズ4つ目は、「差し支えなければ～」です。「差し支えなければ～」はものを尋ねる際や依頼する際に用いることが多い、クッション言葉です。クッション言葉とは、伝えたい事柄の前に用いられ、表現をやわらかくする目的の言葉です。

例えば「日程調整お願いします」と採用担当者に伝えるより、クッション言葉を用いて「差し支えなければ、日程調整お願いします」の方が表現がやわらかくなります。

また「差し支えなければ～」はクッション言葉なので、敬語表現ではありません。そのため「差し支えなければ～」のあとには敬語を用います。先ほどの例は比較をわかりやすくするために「差し支えなければ、日程調整お願いします」と表現しました。

正しい用法に直すと「差し支えなければ、日程を調整いただけますと幸いです」となります。クッション言葉を使うことで表現をやわらかくすることができます。就活に相応しいメールを送付するためにも覚えておきましょう。

5.お願いする場合は「お手数をおかけしますが～」

メールでよく使うフレーズ5つ目は、「お手数をおかけしますが～」です。「お手数をおかけしますが～」は依頼やお願いをする際に用いられる、クッション言葉です。

「差し支えなければ～」と同様に、伝えたい事柄の前に用いられ、表現をやわらかくする目的の言葉です。また「お手数をおかけしますが～」自体は敬語表現ではありません。そのため「お手数をおかけしますが～」のあとには敬語を用います。

例えば、「お手数をおかけしますが、面接可能な日時をご教示頂けますと幸いです」のように用います。就活に相応しいメールを送付するためにも覚えておきましょう。

6.断る場合は「申し訳ありませんが～」

メールでよく使うフレーズ6つ目は、「申し訳ありませんが～」です。「申し訳ありませんが～」は断る場合や、謝罪の際に用いられる、クッション言葉です。

そのため伝えたい事柄の前に用いられます。また「申し訳ありませんが～」自体は敬語表現ではありません。そのため「申し訳ありませんが～」のあとには敬語を用います。

例えば「誠に申し訳ありませんが、家庭の事情により本日の面接に伺うことが難しい状況です」のように用います。

また「申し訳ありませんが～」の前に「大変」や「誠に」を用いることで、より丁寧な印象を与えることができます。就活に相応しいメールを送付するためにも覚えておきましょう。

正しく日程調整メールを送って好印象を獲得しよう！

就職活動の中でメールで企業とやり取りをする機会は多いです。しかし就活生にとってメールを普段から使用する方は少ないでしょう。

そこでこの記事では
「日程調整をするための目メールを送りたいが文面はどうしたらいいか」
「メールでの敬語表現を知らない」
「企業から日程調整のメールが来たけど、返信はいつどのようにしたら良いのか」
と不安な方に向けてメールの作成方法や注意点を解説してきました。

冒頭の繰り返しになりますが、メールは採用担当者の印象を左右するため重要です。もしマナーを守らず作成したメールを送付すると、就活に対する準備不足といった印象を与えてしまうでしょう。さらに準備不足といった印象は、志望度が低いのではないかと捉えられる可能性もあります。

メールは印象を左右するため、マナーを守り好印象を獲得できる送付方法で送りましょう。是非この記事を参考に、皆さんもメールを作成してみてください。

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