就活のマナー

【日程調整メールの書き方】送信時の注意点とパターン別の例文

就活で避けては通れない「日程調整」

現代の就職活動において、インターネットはなくてはならないものです。今や企業情報の閲覧やエントリーを含め、企業とのやり取りの初めから終わりまですべてをメールなどでのやり取りで済ませてしまうというケースがほとんどなのではないでしょうか。

企業とのやり取りの中で「日程調整」も避けて通れないものの1つです。しかし「どのような文面のメールを送ればいいのかがわからない」と悩む学生も多いことでしょう。そんな就職活動におけるメールでの日程調節に関して、「自分から提示する場合」「企業側から提示されたパターン」など複数のパターンごとに送るべき本文の内容例をご紹介いたします。企業とのメールのやり取りにまだ慣れていない就活生の方は、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整メールの書き方

日程調整メールを作成し送信するといっても、正しい書き方がわからないため送信ボタンを押す勇気がなかなか出ないという人もいるのではないでしょうか。日程調整メールの書き方がわかっていないと相手に対して失礼にあたり、印象が悪くなってしまうこともあるので正しい書き方を知っておく必要があるでしょう。こちらでは、日程調整メールのポイントについて細かく紹介していきます。社会人になってからも役に立つ知識ですので、ぜひ覚えて自分のものにしましょう。

件名

まず、メールを作成する際に最初に記載する件名についてご紹介していきます。企業から面接などの日程がメールで届いたときは、相手からのご案内メールの件名を変えるなどせず、そのまま返信して良いとされています。

例えば、「二次面接のご案内」という件名でメールが来ていた場合、そのまま返信するとなると「Re:二次面接のご案内」となるでしょう。相手にさらに伝わりやすくするためには「Re:二次面接のご案内/氏名」のように自分の名前を付け加えておくと誰からのメールか見てすぐにわかるため親切です。文頭の「Re:」は消さずに、そのまま返信しましょう。「Re:」を消してしまうと、返信のメールなのか新しく来たメールなのか見分けがつかなくなってしまいます。また、何度も返信をしていると「Re:Re:Re:」と続いてしまうので、この場合は「Re:」を先頭に1つだけつけるようにすれば問題ないです。

丁寧に返信したい人は、件名を「〇月〇日の面接日程変更のお願い」とするのも良いでしょう。

宛名

本文に入る前に、メールには宛名を記載する必要があります。宛名は、相手の名前を書くだけではなく、相手の会社・部署名・役職・も合わせて書くようにしましょう。

相手の名前だけを書いてしまうと、ビジネスマナーとして間違いとなるので注意しましょう。正しくは、「〇〇株式会社 〇〇部 役職 氏名」のように記載します。1行で書くとだらだらとした印象になったり、読みにくいと感じるたりするかもしれませんので、2行に分けて記載するのがポイントとなります。「〇〇株式会社」を1行目に記載し、改行をして2行目に「〇〇部 役職 氏名」と記載すると、すっきりとした印象になるので覚えておきましょう。また、名前の後には「様」を付けるようにします。個人名が分からない場合は、「採用担当者様」とすれば問題ありません。部署に対して直接送る場合は、「〇〇株式会社 〇〇部 御中」と書くようにしましょう。

本文

本文は、まず挨拶から始まります。そのあと、大学や自分の氏名を記載し、日程を調整してほしい旨を伝え、最後に締めの言葉で結びます。挨拶は、まずはじめに「お世話になっております。」と記載してください。そのあとに、「〇〇大学 〇〇学部 〇〇〇〇です。」というように、名前を名乗りましょう。本題では、案内のメールをいただいたということに関してお礼を述べ、日程の変更が特に必要がない場合は、いくつかの指定された候補日の中から参加できる日程を指定して記載します。

日程に調整が必要な場合は、謝罪の文を書いた後、いくつか参加できる候補日を挙げて記載するようにします。最後は締めの文章として、お礼と「当日は何卒よろしくお願い申し上げます」の一言を記載しましょう。

署名

本文の後に必ず記載しなければならないのが、署名となります。署名では基本的に、「学校名、学部、学科、氏名、住所、電話番号、Eメールアドレス」を記載します。学校名は、正式な名称をきちんと書く必要があります。省略したり、間違った情報を記載しないように、学部や学科も同様、再度正式名称を確認するようにしてください。

続いて氏名を記載しますが、読むのが難しい・珍しい名前の場合にはかっこ書きでふりがなを付けるようにしましょう。住所は、メールを見て企業側が郵送物を送る可能性も考えて、郵便番号から記載します。

電話番号は基本的に携帯電話の番号を、Eメールアドレスは就活用の正式なアドレスを記載するようにしましょう。署名は見やすくするため、シンプルな枠線で囲むと見栄えも良くなります。

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返信で気を付けるべきポイント

これらの日程調節の連絡のメールは、多くの場合企業側からの連絡に返信するものです。この返信メールにも、マナーやルールがあります。ここでは、企業から送られてきたメールの返信の際に気を付けてほしいポイントを見ていきます。

件名は分かりやすくシンプルにする

件名を記載するときに、ついつい自分を印象付けたいと思い個性を出したり、長文になったり、だらだらとした印象の件名になってしまうという人も多いのではないでしょうか。件名は、わかりやすくシンプルに記載するということを心掛けてください。件名に個性やオリジナリティーは必要ありません。本文と違い、定型的な件名になっていても間違いではないのです。

だらだらとした印象にならないためには、空白を上手に使うことが求められます。必要なら空白を用いて、自分が読んでも見やすいかどうかを考えましょう。例としては「面接日程について 〇〇大学 氏名」というように、シンプルかつどのような内容を誰が送信してきたのかが一目でわかる内容にするとよいでしょう。

返信する場合は件名を「Re:」のままにする

メールの件名には、原則「Re:」を付けたまま返信するようにしましょう。「Re:」が付いていれば、就活生からの返信メールだというのが容易に判断できるため、メールの管理がしやすくなるという理由からそのままにしておくことが多いようです。この「Re:」を付けたままにすることはビジネスの世界でも日ごろから行われている習慣なので、今から癖づけておくとよいでしょう。

なかには「件名には『○○』を付けて送ってほしい」と指定をしてくる企業もあります。それには就活生がどのような内容で送ってきているのかを企業側が一括管理するという目的がありますので、その場合は指示に応じた件名を付けて返すようにしましょう。

希望日程は候補を複数送る

メールを返信する際に、どうしても都合が悪い場合は日程変更をお願いしなくてはなりませんが、ただ単に日程変更をお願いしますと送信しないようにしましょう。相手が改めて候補日を挙げてくれたのに、また予定が合わないということになる可能性があるからです。また予定が空いていない日を指定されてしまうと、企業とのやり取りが増えてしまうのでスマートな対応とはいえません。

日程変更をお願いするときは、候補日をこちらから挙げるというのがルールになります。候補を挙げるといっても、1日だけだと相手の都合が合わない可能性があるでしょう。3日ほど候補日を指定するのが望ましいです。また、候補を3日間挙げたうえで、「他の日程でも調整可能」ということを記載しておくと良いでしょう。

必ずお礼を述べる

メールを返信する際には、必ずお礼を述べるようにしましょう。メールをしてくださった方は、他にも仕事を抱えている中、時間を割いて予定を調整してくれています。相手は採用担当として仕事をしているだけで、お礼は必要ないのではないかと思う人もいるかもしれませんが、お礼を言われて嫌な気持ちになる人はいません。

長々としたお礼ではなく、一言「面接の日程調整ありがとうございます」「ご丁寧にメールをくださりありがとうございました」などとお礼を述べるようにしましょう。採用に至るまでの全ての行動・やり取りが評価の対象になるという認識で、好印象を与えることが出来るように努力することが大切です。就活では、どんな時も感謝の気持ちを忘れずに、マナーを守って行動しましょう。

当日中に返信する

企業が就活生と日程調節のやり取りをメールですると、「手軽」にそして「早く」連絡を取ることができるという大きなメリットがあります。メール本文に記載されている日程を見てから、周辺の予定の組み直しなどを考える時間が多少なりとも必要なのは理解できますが、企業側の都合もあるので早めに連絡をするようにしましょう。

もし予定が先着順で決まってしまう場合であれば、返信までの時間が長くなれば長くなるほど損をしてしまうことにもなりますので注意してください。「当日中に~」とは言ったものの、「メールに気付いていなかった」もしくは「予定があり返信する時間がなかった」という状況になってしまう学生もいるかもしれません。ですがこのような場合、夜分遅くに企業にメールを送ってしまうのはNGです。ここでいう「当日中」とは、「24時間以内」を指します。相手のメールにすぐに対応しなければならないと思う気持ちは決して悪いものではありませんが、返信が遅くなってしまった場合は、次の日の朝いちばんに返信するようにしましょう。

企業の営業時間内に返信する

企業とメールや電話でやり取りをする場合は、営業時間内に連絡するのがマナーになります。これを守らなかった場合、採用担当者に「相手の都合を考えない人」という悪い印象を与えかねません。メールの返信や電話の折り返しが遅くなってしまった場合は、次の日の営業時間開始後すぐに連絡を入れるようにしましょう。

日程調整のメール例文

ここからは「自分から日程を提示するケース」や「相手が提示してきた日程で調整するケース」など5つの場面に分けて、それぞれどのような日程調節のメールを送ればいいのかを詳しく解説していきます。必要な部分を自分の情報に置き換えるだけですぐ使えるものばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。

自分から日程を提示する場合

○○○○株式会社
○○部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

このたびは次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
私の都合の良い日時を記載させていただきます。

3月1日(月)14:00以降
3月2日(火)10:00~13:00
3月3日(水)16:00~19:00

上記日時でのご調整が難しい場合は、再度提示いたします。
お忙しい中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

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○○大学○○学部○○学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
---------------------------------------------------------------

ここで最も注意が必要なポイントとしては、「企業の名称や部署名を略してしまうのはNG」ということです。うっかりやってしまいがちなのが株式会社を(株)としてしまうミスですが、正式な文章の場合は失礼にあたりますのでこの表記は避けておいたほうが無難でしょう。

名乗った後は長々と書き連ねずに、すぐに伝えたい内容に移りましょう。最も重要な「日時の指定」に関してですが、「日付」に加え「何時から何時までの間なら参加できるのか」を必ず明記してください。とくに「何時まで」というリミットを伝えておくと、その後の予定との兼ね合いも取ることができますので効果的です。

企業から複数の日程の候補を提示された場合

○○○○株式会社
○○部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
ご連絡頂きました日程の中から、下記日程でお伺いさせて頂きたく存じます。

○月○日(○)○時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いします。

---------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
---------------------------------------------------------------

このパターンは、企業側から「複数の日程を提示された」という状況です。この時に意識してもらいたいのは「書き方」で、例にもあるように「ご連絡いただきました日程の中から、下記日程でお伺いさせていただきたく存じます。〇月×日△時~」と希望日程を単体で記載するようにしましょう。

もちろん、「ご連絡いただきました日程の中から、〇月×日△時からの日程でお伺いさせていただきたく存じます」と文中に日程を入れても伝わりますが、日程部分を別にしているものに比べると一目でわかりにくい印象があります。相手にすぐ伝わるようなメールを作成するようにしましょう。

日程を変更してもらいたい場合

○○○○株式会社
○○部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

先日は、面接日程のご連絡をありがとうございました。
大変恐縮ですが、予定させて頂いていた○月○日(○)にゼミの発表が入ってしまい、
面接に伺うことができなくなってしまいました。

お忙しい中恐れ入りますが、別日に面接の日程を調整させていただくことは可能でしょうか。
お手数をおかけし、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

---------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
---------------------------------------------------------------

やり取りを経て1度は時間が確定したものの、その後別に参加しなくてはならない予定が入ってしまったので「日程を変更してもらいたい」という状況の例文です。本文では「予定ができてしまったので伺うことができなくなってしまった」という事情と、「別日程に変えてほしい」旨を正直に伝えましょう。

この時、どういう理由で参加できなくなってしまったのかを簡潔に伝えるとよいです。あまりにも長く、言い訳にもとられてしまうような書き方にはならないように注意してください。

企業が提示した日程が全てNGだった場合

○○○○株式会社
○○部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

大変恐縮ですが、ご連絡いただきました日程にお伺いすることができません。
つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

○月○日(○)○時~
○月○日(○)○時~
○月○日(○)○時~

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願いいたします。

---------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
---------------------------------------------------------------

企業から複数の日程を提示されているものの「すべて都合が合わない」という状況の場合の例文です。この場合は、1つ目のパターンと同じように、自分から複数の日程を再提示するのが効果的な手段になります。「指定された日程の都合が合わない」という事情だけを送った後、相手の反応を見て対応することもできます。

しかしその分交わすメールの量も多くなってしまい余計な時間を費やしてしまうことにもなるでしょう。どうしてもその企業の面接に参加したいのであれば、その旨を伝えないと後悔することになります。参加ができないと分かった段階ですぐに相談するようにし、自分から積極的に日程の再調節に向けて動き出すようにしましょう。

企業に日程調整に応じてもらった場合

○○○○株式会社
○○部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○○○です。

日程を調整いただきまして、誠にありがとうございます。
下記の日程にてお伺いさせていただきます。

○月○日(○)○時~

お忙しい中恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願いします。

---------------------------------------------------------------
○○大学○○学部○○学科
氏名:△△ △△
住所 :△△△△△△△△△△△△
電話電話:△△△△△△△△
e-mail:△△△△△△△△
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最後に、日程調節などで就活生側の都合に配慮してもらうことができた時のお礼メールの例を提示いたします。まずは、日程調整に応じてもらったことへの「感謝」を述べましょう。そして、最終的にどの時間になったのかを確認する意味でも「確定した日程」を記載します。3つ目のパターンの時と同じように、日程部分は本文とは別段落で表記するようにしてください。

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企業との日程調整に関してパターンごとの本文の例や、メールの返信の際に守ってほしいポイントをご紹介いたしました。ここで紹介した数々のルールやマナーですが、実は社会では当たり前の習慣になっている「メールのビジネスマナー」でもあるのです。今のうちから癖づけておくようにして、社会人になる前の段階でメールのビジネスマナーをマスターしておきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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