内定について

内定辞退の期限はいつまで?電話やメールの例文もあわせてご紹介

内定辞退をする場合は期限をおさえておこう

就活は企業から内定をもらうことが目標ではありますが、辞退することもありますのでいつまでに辞退すればいいかを知っておくことも大切です。就職したい企業の選考を受け、しっかりと対策をして選考を勝ち進んだのものの、いざ就職となれば悩んでしまう人は多いです。

選考をする中で気持ちが変わる人もいれば、さらに魅力的な企業から内定をもらい、そちらを優先したいと考える人もいます。内定はもらえば必ず承諾するとは限らず、じっくり考えた末に辞退することも多いです。内定を辞退するには企業に連絡が必要であり、その期限も決まっています。いつまでも内定を保留にしておけるわけではありませんので、どれくらいの期間で内定を辞退すべきかを知っておきましょう。

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内定辞退の期限はいつまでなのか

円満に内定辞退を伝えるためには、内定辞退ができる期限はいつまでなのかを知っておく必要があります。内定辞退の期限は一つではなく、企業によって定められている期間がさまざまであることも多いです。

しかし一般的とされている期限もありますし、いつまでも内定を保留しておくのは、企業にも他の就活生にも迷惑をかけてしまいますのでよくありません。内定辞退の正しい期限を知って、他人に迷惑をかけることのないよう辞退を伝えていきましょう。

入社2週間前に内定辞退をする

内定については内定承諾書や入社誓約書にサインしたり、内定式に参加すれば辞退できないと考える人が多いですが、実際にはそうではありません。内定は入社の2週間前であれば辞退することが可能であり、契約が解除されます。

内定承諾書や入社誓約書などには法的な拘束力はなく、内定式に参加したからといって、内定が確定するわけでもありません。期限ぎりぎりでの辞退は企業に大きく迷惑をかけてしまいます。法的に辞退は可能ではありますが、マナーとしてはよくありませんので、早めに辞退を申し出ることが大切です。

一般的には内定式の前まで

一般的なマナーとしては内定式の前までに辞退を申し出ることが大切です。就活生は入社するまでにはさまざまな準備が必要ですが、それは企業も同じです。

企業側も新入社員を受け入れる準備があり、内定式以降から準備を始めています。早い企業であれば内定式の以前から新入社員を迎える準備をしている場合もあり、早めに辞退を申し出なければ企業に迷惑をかけてしまいます。

内定式に参加しても、法的には内定を辞退することは可能ですが、内定式に参加する=就職が決定と考えている企業は多いです。企業もさまざまな準備がありますので、準備を無駄にしないためにも内定式前には答えを出すようにしましょう。

内々定が出た月内に断るのが無難

内定を承諾し、途中で気が変わった場合は内定式前に辞退することが大切ですが、それ以前に辞退を考えている場合は、内々定が出た月内に断るのが無難です。内定が出るまでにはいくつかの過程があり、最終選考に合格すれば口頭や文書などで採用が決定したことが通知されます。

この場合が内々定であり、内定が決まったと口頭などで伝えられているだけの状態を指します。内々定は口約束であり、学生も企業も撤回することが可能です。これをより確実にするのが内定であり、内定承諾書を提出することで内定が決定します。

内々定はいわば仮の状態であり、正式に内定が決まっているわけではありません。辞退をするのであればこのタイミングが最も企業に迷惑をかけませんし、マナーとして内々定の月内で辞退することが大切です。

内定辞退をする際のマナー

内定辞退をする場合は、極端に言えば内定を辞退しますと企業に伝えれば辞退することができます。しかしこれでは辞退することはできても、企業に対して失礼ですし印象も悪くなってしまいます。

最終面接までお世話になり、内定をもらえるまで評価してもらっていますので、内定辞退を伝える場合は誠意を持って伝えなければなりません。内定辞退を伝える場合にもマナーがありますので、マナーを守って印象良く辞退の旨を伝えていきましょう。

嘘の理由を言わない

内定辞退をする際は理由について悩むかもしれませんが、嘘をつくことは企業に対して失礼になります。誠実に向き合うためにも、正直な理由を伝えましょう。内定辞退をする際に多い理由としては「他の企業に内定を貰った」が圧倒的だと思われます。謝罪とともに丁重に理由を伝えることで、納得してもらえるはずです。

嘘の理由を言うと、質問をされた場合に返答に困りあやしまれてしまいます。最後の最後で悪い印象を与えてしまうかもしれません。また、就職後に取引先として関わる可能性も0ではありません。嘘をついて信用をなくすことは最も避けたいことです。

電話で伝えるのが基本

内定辞退をする場合は、電話で伝えるのが基本です。メールでも伝えることはできますが、より誠意を伝えることができるのは電話ですので、電話で辞退を申し出るようにしましょう。

電話をする場合は時間帯にも注意が必要であり、基本的には日中の時間に電話をかけるようにします。始業、終業の間際の時間は忙しいことも多いので、忙しい時間を外して電話をかけるのがマナーです。

企業に電話をかければ、自己紹介やあいさつをし、内定の件で連絡したと用件を伝えます。用件まで伝えて採用担当者に取り次いでもらいましょう。企業に電話をしても採用担当者が出るとは限りませんので、必ず担当者につないでもらい、直接辞退の旨を伝えるようにしましょう。

不在の時はメールで伝える

内定辞退の連絡は電話でおこなうことが基本ですが、担当者が不在の場合はメールで連絡しましょう。誠意をアピールするためには電話で直接伝えることが大切ですが、内定辞退の連絡は早めにしなければなりません。

担当者につながるまで待っていると時間がかかり、迷惑になってしまう可能性もありますので、素早く伝えるためにもメールで連絡することが大切です。メールで伝える場合も、言葉遣いを意識し、謝罪とこれまでの感謝の気持ちをしっかりと述べて辞退を伝えていく必要があります。

また伝えづらいからといって、曖昧な表現で言葉を濁すのはNGです。曖昧な表現を使うと正しく内定辞退の旨が伝わらない場合もありますので、明確な言葉で確実に伝えるようにしましょう。

内定通知から1週間以内に連絡する

企業から内定通知が届けば、すぐに返事をしなければならないわけではありません。電話などで内定が決まったことが伝えられ、その場で返答を聞かれる場合もありますが、基本的には結論を出すのを待ってもらうことができます。

内定を承諾するか辞退するかは重要な問題ですし、しっかりと考えてから答えを出すことが大切です。しかしいつまでも答えを保留にすることはできず、内定を承諾する場合も辞退する場合も内定通知から1週間以内に連絡するようにしましょう。

企業によっては期限を定めていない場合もありますが、期限がなくても1週間程度で連絡をするのがマナーです。どうしても答えが出ない場合は期限を延長してもらうこともできますが、その場合も企業に相談し、早めに答えを出すことが大切です。

内定辞退の例文

内定辞退は期限は決まっているものの、基本的には早めに辞退を申し出ることが大切です。期限があるからといって、期限ぎりぎりまで答えを保留していいわけではありませんし、答えが出れば素早く企業に伝える必要があります。

内定辞退を伝える場合には、その伝え方も大切であり、いくら素早く答えを出したからといって伝え方が悪ければマイナスの印象を与えてしまいます。例文を参考にしながら、内定辞退を企業に上手に伝えていきましょう。

電話

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。採用内定の件でご連絡致しました。採用担当の○○様はいらっしゃいますか?

はい、〇〇です。

お世話になっております。○○大学経済学部の○○でございます。先日は内定のご連絡を頂き、ありがとうございました。大変光栄なお話しですが、一身上の都合で辞退させて頂きたいと思い、ご連絡致しました。貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、ご了承のほどよろしくお願い致します。

電話で伝える場合は、自己紹介とあいさつから始め、何の用件で連絡をしたのかを伝えることが大切です。それらを伝えれば担当者を呼び出してもらい、担当者につながればもう一度同じことを伝えていきましょう。

内定辞退をする場合は、まずは内定をもらったお礼を伝えることが大切です。感謝の気持ちを伝えてから、辞退する旨を伝え、丁寧に謝罪していきましょう。辞退の理由は正直に伝えることが大切ですが、伝えにくい場合は一身上の都合などと言い換えても構いません。

メール

○○株式会社人事部採用担当○○様

いつも大変お世話になっております。
○○大学文学部日本文学科の○○と申します。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
大変光栄ではございますが、諸般の事情により辞退させて頂きたく、
ご連絡差し上げました。

お忙しい中、面接の時間を割いて頂き、
評価して頂いたにも関わらず
期待を裏切る結果となってしまい申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、ご了承のほどよろしくお願い致します。
本来であれば直接お伺いしてお伝えしなければならないところ、
メールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社ますますご清栄をお祈り申し上げます。

署名

メールで辞退を伝える場合は、基本的なマナーは他のメールと同じです。送り先を明記し、あいさつと自己紹介をして本題へと移ります。メールでは連絡ミスが起きてはいけませんので、曖昧な表現は避け、内定を辞退すると明確な表現を使うことが大切です。

また電話と同様辞退の理由も伝えておきましょう。本来であれば電話がベストですので、メールでの連絡になったことを謝罪しておくことも大切です。最後には署名をつけるのを忘れないように注意が必要です。

内定辞退を申し出て呼び出しがあった場合

内定を辞退すれば企業から引き止められるケースも多く、場合によっては企業から呼び出しを受ける場合もあります。電話やメールなどで辞退の旨を伝えた場合でも、直接話し合いたいと呼び出されることもあり、この場合どう対処すべきか悩んでしまう人は多いです。

内定は承諾するも辞退するも就活生の自由ですし、そこに法的な拘束力はありません。そのため呼びだされた場合でも無理に応じる必要はないのではないかと考える人もいますが、実際はどうすべきなのかを知っておきましょう。

企業からの呼び出しには応じるのがマナー

内定辞退の旨を伝えて企業から呼び出しがあった場合は、基本的には呼び出しに応じるのがマナーです。企業としてもせっかく内定を出した就活生を簡単に手放したくないと考えていますし、何よりこれまでお世話になった企業からのお願いを断るのはよくありません。

内定をもらうためには選考などで時間と手間をかけてもらっていますし、何より評価してもらえたことを忘れないことが大切です。企業からの呼び出しに応じたからといって、内定を辞退できないわけではありませんので、呼び出しに応じた上でもう一度丁寧に断るようにしましょう。呼び出しに応じないのは企業に対して失礼になりますし、基本的には応じるようにして辞退の気持ちが変わらないことを伝える必要があります。

丁寧に謝罪の気持ちを伝える

企業からの呼び出しに応じれば内定辞退の気持ちに変化がないことをきちんと伝えなければなりませんが、それだけではなく丁寧に謝罪の気持ちも伝えていきましょう。内定辞退は悪いことではありませんが、企業は内定を出すほどに評価してくれているわけですし、辞退をするということはその期待を裏切ることでもあります。

選考でお世話になったにも関わらず、最終的には期待に添えないことを謝罪するのは大切なことですし、きちんと謝罪すれば誠意も伝わります。内定辞退はただ辞退することが伝わればいいのではなく、誠意が伝わることが大切です。辞退することを何度も丁寧に謝罪して、企業に対して誠意を見せて辞退の意向は変わらないことを伝えていきましょう。

内定を辞退するときはなるべく早く連絡をしよう

就活では企業から内定をもらうことが一旦のゴールではありますが、内定をもらっても辞退を考える場合もあります。内定を目指して選考を受けていても、他の企業が魅力的に感じることもありますし、就職する意思がないと感じれば辞退することが大切です。

内定辞退は言い出しにくいことではありますが、辞退を決めれば速やかに連絡しなければなりません。辞退の連絡が遅くなればなるほど企業にも迷惑をかけてしまいますし、事態は余計に悪化してしまいます。

これまでお世話になった企業に迷惑をかけず、誠意を示すためにも早めに連絡しておくことが大切です。内定辞退の期限は法律でも定められていますが、マナーとして早めに申し出るようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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