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内定承諾書とは何か
内定承諾書は、内定後に就活生の入社の意思を確認するために、企業から就活生に渡される書類です。電話やメールで内定が伝えられてから郵送で内定承諾書が送られてきたり、面談で内定を伝えられると同時に内定承諾書を渡されたりすることが多いでしょう。記入した内定承諾書を企業に渡す方法は、直接手渡しもありますが、郵便で返送するケースが一般的です。
ミスなく記入し期日を守って提出するのはもちろんでしょう。しかし、せっかくなら「この就活生を採用して良かった」と思ってもらえるような、提出の仕方を目指したいものです。そこでこの記事では、他の内定者に一歩差を付けられるような内定承諾書の返送の仕方についてご紹介します。ビジネスマナーに沿った書類の送り方を、ぜひ覚えていきましょう。
内定承諾書に添え状は必要なのか？
内定承諾書に添え状は必要です。ビジネス上で書類を送るときには、添え状を一緒に送るのがマナーとされています。新入社員として働き始めたら、まず学ばなければならないビジネスマナーのひとつだといえるでしょう。
では、内定承諾書を郵送するときには添え状は必要なのでしょうか。就活生はまだ社会人ではありませんし、内定承諾書がビジネス書類なのかも判断しづらいところです。ここではまず、内定承諾書を送る際の送付状の必要性とその意味をみていきましょう。
基本的に送るものには添え状が必要
ビジネス書類を郵送するときには、基本的にはどんな時でも添え状が必要です。ビジネスマナーでは書類と添え状がセットとなり、初めて1つの送付物として完成した形となるとされているからです。郵便だけでなくFAXを送るときにも添え状を一緒に送るべきとされることからも、ビジネスでの添え状の大切さを感じていただけるのではないでしょうか。
内定承諾書を送るときには、添え状を付けクリアファイルに挟み、折らずに入る封筒（A4の場合は角形2号）に入れればビジネスマナーは完璧です。封筒は白いものがベストですが、用意できなければ茶封筒でも問題ないでしょう。
添え状の書き方は下の記事でも紹介していますので、ぜひ読んでみてください。
添え状はお礼状の役割もする
添え状には「誰が何のために何を送ったのか」を記します。開封した人が、ひと目で書類の内容を確認できるようにという目的があります。その他にも、書類には書けない「挨拶や感謝の気持ち」を書くことができるというのも、添え状の利点です。
つまり送付状には、内定を出してくれた企業に対して内定への感謝の気持ちを伝えるというお礼の役割もあります。これから入社しその企業にお世話になっていこうと考えている就活生の皆さんは、入社前から企業と良い関係作りをしていけるよう、送付状を上手に活用していくべきだと言えるでしょう。
下の記事では添え状の必要性について詳しく解説していますので、併せて読んでみてください。
添え状を忘れても内定取り消しにはならない
書類だけでなく添え状も一緒に郵送するというのは、あくまでもビジネスマナーのひとつです。そのため添え状を付け忘れたとしても、内定取消にはなりません。しかし内定承諾書に添え状を付けるべきなのには、3つの理由があります。
1つ目は、先述したように添え状を使って感謝の気持ちを述べることができるという点です。2つ目は添え状を作成するという手間を惜しまず丁寧に書類を作成したという、就活生の真摯な姿を企業の担当者に伝えられる点です。3つ目は、書類の作成にあたりビジネスマナーをしっかりと調べて取り組んだという、真面目さや几帳面さが相手に伝わる点です。添え状の有無は内定に影響しませんが、以上の理由から内定承諾書には添え状を付けて郵送することをおすすめします。
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内定承諾書の添え状の書き方
添え状は、書類を送る際のビジネスマナーのひとつです。ビジネスマナーにまだ詳しくない就活生の皆さんは、どのような添え状を付ければよいのか分からず困ってしまう人もいるでしょう。しかし、心配しなくても大丈夫です。
添え状に書くべき項目には、決まりがあります。ビジネスマナーに慣れていない就活生でも決まりを守って添え状を書けば、社会人らしい添え状が作れるでしょう。ここからは、添え状を作成するときに守るべき点や上手に作るポイントをお伝えしていきます。
①書く順序
添え状には、決まった形があります。その形を守って書けば、大きく間違えた送付状となることはありません。添え状内容と順番は、「①日付→②担当者名→③拝啓＋時候の挨拶→④内定へのお礼や入社後の抱負＋内容物の記載→⑤敬具→⑥差出人名」です。日付は年号や西暦も記入します。どちらを使うかは、内定承諾書に合わせてください。年号を使うときには、平成を「H」と略したりしないようにしましょう。
担当者名は、内定承諾書に記載されていた人の名前を書きます。分からないときには、「採用担当者様」や「人事部御中」とすれば問題ありません。手紙を書きなれておらず時候の挨拶が難しいという就活生は、インターネットや書籍を参考にしてみるとよいでしょう。最後に記入する差出人名には、名前だけでなく連絡先も記入してください。
添え状の書き方については下の記事でも詳しく解説していますので、併せて読んでみてください。
②お礼や抱負は自分の言葉で書く
添え状を作るのが初めての就活生は、インターネットで情報を得ながら作成する人も多いと思います。正しい時候の挨拶や言葉遣いなどは、今後の社会人になってからも活かすことができるので、きちんと調べて勉強しながら書くと良いでしょう。ただし、内定を貰ったことへのお礼や入社後の抱負に関しては、インターネットの言葉を丸写しするのではなく自分の言葉で書くようにしてください。
インターネットから写した言葉かどうかは、採用担当者が見ればすぐに分かります。体裁を整えるためだけの形式的なお礼ではなく、自分の素直な気持ちを言葉にして書き上げるようにしてください。そうすることで、就活生の真面目な人柄を添え状から伝えることができるでしょう。
③手書きでもOK
添え状は、手書きでもパソコンでの作成でも問題ありません。手書きにするメリットは、やる気や誠意が伝わる点です。しかし書く内容が多いので、ミスをしてしまったときに書き直しが大変というデメリットがあります。パソコンで作成するメリットは、間違えても訂正がしやすいという点です。漢字のミスも防げます。
添え状はビジネスの場でもパソコンでの作成が多いので、手を抜いたという印象をもたれることはありません。添え状の作成に慣れていない就活生の皆さんは、間違っても簡単に訂正できるパソコンを使い作成することをおすすめします。
添え状を手書きで作成する際のポイントは下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
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内定承諾書に同封する添え状の例文
拝啓
爽秋の頃、皆々様におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたびは内定を頂きまして、誠にありがとうございました。
一日でも貴社に貢献していくことができるよう、
一生懸命努力して参る所存でございます。
つきましては内定承諾書を同封いたしましたので、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
添え状を書く上で一番気を付けなければならないのは、添え状は主役ではないということです。同封した書類について、分かり易く伝えるのが添え状の一番の目的です。そのため、出来るだけ簡潔に仕上げるように心掛けましょう。
担当者に伝えたいお礼や意気込みもたくさんあるかもしれませんが、添え状では書きたい内容を整理し、要約して1、2文程度にまとめます。添え状が1枚で収まる程度の内容を記入するようにしてください。
下の記事では書類を郵送する際の封筒マナーについて解説していますので、参考にしてみてください。
内定承諾書は添え状を添付して早く返送しよう
内定承諾書は就活生の入社意思を確認する大切な書類です。企業側は入社してほしいと思って内定承諾書を渡しているので、内定承諾書の出来次第で内定が取り消されたりすることはないでしょう。しかし、内定承諾書も就活中と同じく気を抜かずきちんとした形で仕上げて提出するべきです。
来春から社会人人生がスタートします。実際に入社するのは少し先かもしれませんが、それまでには手続きなどで会社とやり取りをすることがあります。そのときの自分の態度の積み重ねが、新社会人として入社するときの自分自身のイメージを決めるといっても過言ではありません。社会人のスタートを気持ちよくきることができるよう、ぜひ添え状にまで気を配った内定承諾書を作成してみてください。