内定について

【採用通知とは】結果が届くまでの期間と問い合わせ・受理後の返信例文をご紹介

選考後は採用通知が企業からくる

就活で最終面接を終えた後、気になるのが採用通知です。採用通知とは、選考の結果、採用することに決まった旨を企業が連絡することです。最終面接まで進むだけでも、書類選考や複数回にわたる面接など、苦労があったことでしょう。最終面接がうまくいったかどうか、早く結果を知りたいと思うのは自然なことと言えます。

採用通知が来るまでの期間、気持ちが落ち着かないという人は多いはずです。採用通知はいつくるのか、採用通知がきた場合にどう対応したら良いのかなど、気になる要素は複数あります。そこでこの記事では、採用通知のくるタイミングや採用通知がきたときの対応方法を紹介します。

採用通知がくるまでの期間とは

採用通知がくるまでの期間はどれくらいなのでしょうか。就活生の多くは複数の企業の選考を同時並行で進めているはずです。ある企業の採用通知を待っているタイミングで他の企業の選考を進めていかなくてはならないこともあるでしょう。

採用通知がくるおよその期間がわかっていれば、採用通知がくるまで少しは気持ちに余裕を持って過ごせるのではないでしょうか。それでは具体的な期間について紹介していきます。

おおよそ1週間以内には通知がくる

採用通知のくるタイミングは企業ごとに差があります。しかしほとんどの場合、選考日から1週間以内にくることが多いです。通知方法は、電話、郵送、メールなどがあります。

企業の立場からすると、採用通知は採用が決定次第すぐに出したいはずです。なぜなら、就活生が同時に複数の企業の選考を受けていることを知っており、早めに優秀な学生を自社に確保したいからです。

時間が経過してしまうと、その就活生が別の企業に魅力を感じ始めてしまうというリスクがあります。また、万が一採用辞退があった場合、スムーズに他の候補者を確保する必要も出てくるのです。ただし、1週間以内というのはあくまで目安であり、企業によっては採用決定自体に時間をかけるケースもあるでしょう。

不採用通知は期間を置いてからくることがある

一方、最終面接で不採用となった場合の不採用通知は期間を置いてからくるケースがあります。主な理由は3点あり、1点目は不採用者への心理面での配慮からです。「不採用でもすぐに通知して欲しい」という就活生も多いですが、「時間をかけて検討した結果」と言った方が納得する就活生もいることが考えられます。

2点目の理由としては、内定者に早く連絡するため、と言った点が挙げられます。企業にとって採用したい人材を早めに確保することは、非常に優先順位が高いです。採用者から優先的に連絡をとるため、必然的に不採用の人は後回しとなってしまいます。

3点目の理由としては、採用確定者以外を保留にしているケースです。もし内定を出した採用確定者が辞退した場合、保留にしていた人の中から改めて内定者を選びたいという目的があります。

不採用メールには返信しなくてOK

最終面接まで言ったような場合でも、不採用の連絡の時にはお祈りメール一本であることも少なくありません。最終面接でも、大きな企業では受験者が数百人規模いることも珍しくなく、手紙や電話をすることは採用担当者にとって負担になるために、メール1本で済まされることも多いです。

この場合は、不採用のメールを受け取った時点ですでに不合格であることを通知されているために、今後特に何か行動をする必要はありません。何かの間違いで、補欠採用の区分として企業が考えている人に、不採用のメールが送られてしまうことは稀にありますが、その場合は新しくメールが採用担当者から送られてくるため、気にする必要はありません。

関連記事

面接結果の連絡が来るまでの日数と遅いときの対処法|正しい連絡方法を知り不安を解消しよう

採用通知が遅いときは問い合わせて大丈夫

最終面接を受けてから、2~3週間ほど待っても連絡が来ない場合には連絡が漏れていたり、エントリーシートに記載した就活用のメールアドレスが間違っていたりする可能性があります。本来なら合格していたところを、期限までに連絡がなかったために不合格といったことが時々あります。

いわゆる「サイレントお祈り」である場合も否定できませんが、最終面接のときに必ず、何日程度で結果を通知します、と言われるはずなのでこの日程以内に返事がなかった場合は、問い合わせるようにしましょう。

電話で問い合わせる例文

電話で問い合わせる場合、相手と直接話して会話をするため、お互いに気を使う必要があります。次のような要領で尋ねるとよいでしょう。

お忙しいところ失礼致します。私、○○大学の○○と申します。先日、御社の最終面接を受けさせて頂きありがとうございました。その時に、先週の月曜日までに結果を何らかの形で教えていただけると面接官の方に伺ったのですが、未だ連絡がありませんでしたので、失礼かとは思いましたがこちらからご連絡致しました。

ポイントは、最終面接を受けさせてもらったお礼を必ず述べることと、その時にほぼ結果の通知について説明があるので、その日を過ぎても連絡がなかったのでご連絡いたしました、という内容を含めて述べることです。

メールで問い合わせる例文

メールの場合には、より論理的に記載すると採用担当者も理解しやすくなります。

件名:Re:選考結果のご連絡

○○○○株式会社

人事部採用担当○○○○様

突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学4年の○○と申します。

先日は最終面接を受けさせて頂き誠にありがとうございました。

最終面接の時に、昨日までに結果を通知して頂けるとのお話でしたが、

まだ受け取っていないため、確認のためメールを送りました。

ご確認の程、よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――

○○大学 ○○学部 ○○学科4年

○○○○

E-mail:XXXXXXXXXXXXX@xxxx.co.jp

〒XXX-XXXX

○○県○○市○○町○○3-4-5

携帯TEL:XXX-XXXX-XXXX

――――――――――――――――――――

このようなメールを送ると良いです。ポイントは、採用担当者は毎日数多くのメールを見なければならないので、件名のところで一言で聞きたいことを述べましょう。本文に自分の名前と先日最終面接を受けさせて頂いたことに対するお礼、そしてご連絡をお願いします、という内容の文章で締めると、採用担当者にわかりやすく理解してもらえます。

関連記事

最終面接の結果がくるまでの期間|連絡が遅い場合の電話とメールでの問い合わせ方法もご紹介

採用通知を受理したあとの対応例

それでは企業から採用通知がきた場合、どのように対応したら良いのでしょうか。複数の企業の選考を受けているなど、慌ただしい状況で採用通知を受ける場合も多いでしょう。そのような場合にも、スムーズに的確に対応することが必要です。

最終面接が終わり、採用通知もきて安心してしまうこともあるでしょうが、気を引き締めましょう。ここで適切な対応ができないと、実際に就職した後にも響いてしまう可能性があります。それでは具体的な対応方法を紹介します。

お礼状の書き方

                         平成○○年○○月○○日

○○○○株式会社

人事部人事担当○○様

東京都○○区○○X-X-X(右寄せ)

○○大学○○学部○○専攻(右寄せ)

○○○○(右寄せ)

謹啓

秋涼の候、貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

この度は内定のご通知を頂戴し、誠にありがとうございます。
とても嬉しく、ご通知を受け取ってすぐに両親、恩師に報告いたしました。

一日でも早く貴社に貢献できるよう、
就業までの期間を大切に一所懸命努力をする所存でございます。
まだまだ至らない点が多いかと存じますが、
今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。

まずは取り急ぎ、御礼申し上げます。

敬具(右寄せ)

お礼状の基本的な書き方は上記の通りです。パソコン入力ではなく、便せんに手書きが無難です。例では横書きですが、縦書きをするケースもあります。縦書きの場合、企業名と自分の名前は最後に書くケースもあります。

お礼状で書くべき内容は、内定のお礼、喜びの気持ち、今後の抱負です。書き出しには謹啓・謹白という頭語と結語を使いましょう。最初に時候の挨拶を書き、続いて内定をいただいた感謝・喜びの気持ちを表現します。

その後は「早く貢献できるように努力します」といった抱負を伝えましょう。その上で今後の指導をお願いし、改めてお礼を伝えます。大切なお礼を対面ではなく書面でしているため、「まずは書面にて取り急ぎ御礼申し上げます」とするのが丁寧です。

電話での対応方法

お電話ありがとうございます。○○○○株式会社の○○でございます。

おいそがしいところ失礼いたします。私は○月○日に御社より内定のご連絡をいただきました、○○大学の○○○○と申します。

お世話になっております。

お世話になっております。人事部の○○様はただ今いらっしゃいますでしょうか。

私が人事部の○○でございます。

お世話になっております、○月○日に内定のご連絡をいただきました、○○大学の○○○○でございます。

お世話になっております。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、電話させていただきました。

ありがとうございます。よろしくお願いします。

入社後、一日も早く御社に貢献できるよう、精一杯努力して参ります。これからどうぞよろしくお願いいたします。

はい。ぜひよろしくお願いします。

それではお忙しい中お時間を頂戴してしまい申し訳ございませんでした。失礼致します。

電話で内定のお礼を伝える場合も、内容は基本的にお礼状の場合と同じです。電話の場合、採用担当者も忙しい状況なので、内容はコンパクトに伝えるよう心がけましょう。感謝の気持ち、今後の抱負を伝えます。

内定通知自体が電話でかかって来る場合もあります。もしその時点で就職する意思が固まっているのであれば、上記のように感謝・抱負を伝えて内定を承諾しましょう。

電話で内定通知がくる場合、「○月○日までにお返事をください」と言われるケースがほとんどです。改めて検討し、電話するのも良いでしょう。

メールの例文

件名:Re:選考結果のご連絡

○○○○株式会社

人事部採用担当○○○○様

 

お世話になっております。○○大学○○学科の○○○○でございます。

 

この度は内定のご連絡を頂戴し、誠にありがとうございました。
入社後1日でも早く御社に貢献できるよう、
入社までの○か月間、一所懸命準備に努めさせていただきます。

御社の皆様と一緒に働くことのできる日を心から楽しみにしております。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎ、ご連絡申し上げます。

――――――――――――――――――――

○○大学 ○○学部 ○○学科4年

○○○○

E-mail:XXXXXXXXXXXXX@xxxx.co.jp

〒XXX-XXXX

○○県○○市○○町○○3-4-5

携帯TEL:XXX-XXXX-XXXX

――――――――――――――――――――

メールで採用通知を受けた場合などは、メールでお礼を伝えることも可能です。ただしその場合、改めて電話もしておく方が無難でしょう。なぜならメールは、サーバーの不調や間違って迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうなどのリスクがあるからです。

メールの内容もお礼状と同様、内定のお礼・今後の抱負を書きましょう。ただしお礼状と違い、頭語・結語や時候の挨拶は省略するのが一般的です。

メールは手軽に送れる分、送信前の確認は慎重にしましょう。企業名や相手の名前に誤りがあると非常に失礼です。また、メールは企業の営業時間内に送りましょう。

関連記事

【内定承諾のメールが届いた】承諾をするまで終わりではない|マナーのあるメールの書き方を紹介

採用通知を辞退する場合のマナー

採用通知をいただいたものの、最終的に辞退する場合があります。この場合はどのように対応するのが良いのでしょうか。中には、せっかくいただいた内定を辞退することを申し訳なく思い、辞退の連絡がしにくいという人も居るかもしれません。

また、辞退の連絡をどのようにするのが企業にとって失礼とならないか、悩む人もいるでしょう。そこでここからは、辞退する場合のマナーについて紹介します。

辞退を決めたらすぐに連絡をする

採用通知をいただいた後、辞退の連絡をするのに気が進まないという人がほとんどでしょうが、辞退を決めたらすぐに連絡するのがマナーになっています。なぜならあなたが辞退したことによって、企業はすぐに新たな人員の確保を行わなくてはならないからです。

採用に時間をかけてくださった企業の方々のことを思うと申し訳なく思い、気が引けてしまうという人は多いでしょう。しかし、その企業に入社しないことを決定した以上、できる限り早く連絡し、迷惑を最小限に抑えることが最大限の誠意ある行動です。

内定をいただいたものの、最終的に入社しない意志が固まった場合はすぐに連絡するようにしてください。

基本的には電話で伝える

それでは内定辞退はどのような方法で伝えるべきでしょうか。最も良いのは電話で伝えることです。理由は大きく分けて2つあります。

1つ目は、早く確実に辞退の意志を伝えることができる点です。電話連絡は、企業にすぐに内定辞退を伝えることが可能な方法になります。企業は採用通知を出した以上、あなたを採用する前提で準備を進めます。少しでも早く辞退の意志を伝える必要があるでしょう。

また、メールもすぐに辞退の意志を伝えられる手段ですが、トラブルで届かない可能性があります。

2つ目の理由は、自分の意志を誠実に伝えるためです。内定辞退は企業にとってとても重大なことになってきます。そのような内容をメールで送って済ませることは、これまで採用に時間を割いてくださった方々にとても失礼でしょう。内定辞退は必ず電話連絡しましょう。

電話での伝え方

お電話ありがとうございます。○○株式会社の○○でございます。

私、○○大学○○学部の○○○○と申します。お忙しいところ大変恐れ入ります。人事部の○○様はただ今いらっしゃいますでしょうか。

 

私が○○でございます。

○○大学○○学部の○○○○でございます。先日は内定のご連絡をいただき、心より感謝しております。せっかく内定をいただいておりながら身勝手なお願いで誠に心苦しいのですが、実は本日は御社の内定を辞退させていただきたくお電話させていただきました。

…そうですか。残念ではありますが、わかりました。もし差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか?

実は御社と並行して選考を受けておりました企業様からも内定のご連絡をいただきました。御社では○○職の内定をいただきましたが、その企業様からは△△職の内定をいただきました。最後まで悩みましたが、最終的に△△職の方が自分の適性に合っていると思い、このような決断となりました。

そうですか。承知いたしました。

本来であれば直接お詫びに伺うべきところですが、取りいそぎお電話で連絡させていただきました。申し訳ございません。

いえいえ、とんでもありません。そちらの企業で△△職として頑張ってください。

ありがとうございます。貴重なお時間を頂戴したにも関わらず、このような結果となってしまい、申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。

内定辞退の電話では慎重さが重要です。社会人になってから、その企業とお付き合いする可能性もあるでしょう。できる限り誠実にお詫びの気持ちを伝えることが大切です。まずは辞退の意志を端的に伝えます。企業から辞退理由を訊かれるケースもあるので、あらかじめ納得してもらえる内容を考えておいてください。

重大な内容であるため、電話で連絡していることについてもお詫びを伝えましょう。電話を置く前にも、改めてお詫びの気持ちを誠心誠意伝えることが大切です。

関連記事

内定辞退をする前に絶対に抑えておきたい8つのマナー|電話やメール例文や伝えるべき時期などを公開

採用通知をもらったらメールや電話で迅速に対応しよう

採用通知は最終面接後、おおよそ1週間以内に企業からきます。方法は郵送、電話、メールなどです。採用通知を受け取った後は、迅速に対応しなければなりません。就職する意志が固まっている場合、お礼状や電話、メールなどで内定のお礼と入社の意志を伝えます。内定のお礼、嬉しい気持ち、入社後の抱負などを盛り込んで伝えましょう。

もし採用通知を辞退する場合にも迅速な対応が必要です。その場合は電話で早めに連絡し、企業にかかる迷惑をできるだけ少なくするようにしましょう。

採用通知をもらった時点で安心して気が抜けてしまう人も多いです。しかし、実際に社会人になるのはまだこれからです。気を抜くことなく採用通知に迅速な対応をしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ