内定について

【採用通知とは】結果が届くまでの期間やメール・電話の返信例文

採用通知には正しいマナーで返信することが大切

採用通知がもらえたら、喜びや達成感で満たされることでしょう。採用通知とは、企業が内定を出すことを学生に知らせるための連絡です。ひとつの内定をもらうには大きな苦労があるため、採用通知は学生にとって喜ばしいものです。

しかし、採用通知を受け取って満足していてはいけません。採用通知が届いたら、正しいマナーで返信する必要があります。返信が遅れてしまったり、マナーが守れていなかったりすると、企業に迷惑をかけてしまいます。せっかく内定をもらったのに、マイナスな印象を与えてしまうでしょう。

また、採用通知がくるまでの期間、気持ちが落ち着かないという人は多いです。結果が気になり不安になると、他の企業の選考に悪い影響を及ぼす可能性があります。そこで本記事では、採用通知のくるタイミングや採用通知がきたときの対応方法を紹介します。

採用通知メールへの対応方法については、下記の記事を参考にしてください。

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採用通知がくるまでの期間

多くの就活生は、複数の企業の選考を同時並行で進めています。ある企業の採用通知を待っているタイミングで、他の企業の選考を進めていかなくてはならないこともあるでしょう。

採用通知がくるまでの期間がわかっていれば、結果が出るまで気持ちに余裕を持って過ごすことができます。その期間が過ぎるまでは、焦らずに他の選考に集中しましょう。結果が気になるあまり、他社の選考がおろそかになってはいけません。

1週間以内には通知がくる

採用通知のくるタイミングは企業ごとに差がありますが、一般的には選考から1週間以内に結果が出ることが多いです。通知は、電話かメール、郵便のいずれかでくることが一般的です。

本来、企業は、内定が決定し次第すぐにでも採用通知を出したいと考えています。優秀な学生を早めに確保したいためです。時間が経過してしまうと、その学生が別の企業に応募したり内定をもらったりするリスクがあります。

ただし、1週間以内というのはあくまで目安です。企業によっては採用決定自体に時間がかかり、通知までに2週間以上経過するケースもあります。

下記の記事では、最終面接の結果がくるまでの期間について解説しております。

不採用通知は期間を置いてからくることがある

最終面接で不採用となった場合、不採用通知が期間を置いてくるケースがあります。これは、不採用となった学生を気遣っているためです。「不採用は時間をかけて検討した結果である」と伝えたほうが、納得する就活生もいるでしょう。

また、内定者に優先的に連絡しているため、不採用の学生への連絡が遅れていることも考えられます。企業にとって、採用したい人材を早めに確保することは重要なことです。採用者を優先して連絡をとるため、必然的に不採用の人は後回しとなってしまいます。

採用確定者以外を保留にしている可能性も高いです。内定を出した学生が辞退した場合、保留にしていた人の中から改めて内定者を選びたいという目的があります。

下記の記事では、結果連絡が遅い理由を紹介しております。

採用通知が遅いときの問い合わせ方と例文

最終面接を受けてから、2~3週間ほど待っても連絡がこないというケースもあるでしょう。連絡漏れや、結果は出ているのに何らかの理由で連絡が遅れている可能性が考えられます。

数週間経っても結果の連絡がこない場合は、企業に問い合わせをしても問題ありません。もやもやと不安な気持ちのまま過ごすよりも、結果がいつ頃出るのかを聞いてはっきりさせたほうが、他の選考にも集中できるでしょう。ここでは、企業に結果を問い合わせる際の例文を紹介します。

電話で問い合わせる際の例文

お世話になっております。○○大学の○○と申します。先日受けさせていただいた選考についてお聞きしたいことがあるのですが、採用担当の○○さんはいらっしゃいますでしょうか。

就活生

はい、○○です。

採用担当者

お世話になっております。〇〇大学の○○です。
先日はお忙しい中、面接のお時間をいただき、ありがとうございました。急かすようで大変申し訳ございませんが、先日の選考結果はいつ頃ご連絡いただけそうでしょうか。

就活生

選考結果につきましては、・・・。

採用担当者

承知いたしました。お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。

就活生

電話で問い合わせ際は、担当者に直接聞くようにしましょう。担当者に代わったら、まずは面接をしていただいたことへのお礼を伝えることが大切です。いきなり選考結果を聞いてしまうと、ぶしつけな印象を与えてしまいます。

また、選考結果を問い合わせる際は、結果そのものではなく、結果がいつ頃出るのかを聞くことがポイントです。結果が出ていないために、連絡が遅れている可能性もあります。電話を切る前に、対応していただいたことへのお礼も伝えましょう。

下記の記事で、面接の結果連絡が遅い理由と対処法を紹介しております。

メールで問い合わせる際の例文

件名:選考の結果につきまして(○○大学 ○○○○)

○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学○○学部○○です。
先日は最終面接を受けさせていただき、誠にありがとうございました。

お忙しいところ恐れ入りますが、選考結果の連絡をいつ頃いただけるか、
教えていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけして大変恐縮ではありますが、
ご確認のほど、よろしくお願い致します。

――――――――――――――――――――
○○大学 ○○学部 ○○学科
○○○○
E-mail:XXXXXXXXXXXXX@xxxx.co.jp
TEL:XXX-XXXX-XXXX
――――――――――――――――――――

メールで問い合わせる際は、内容をより簡潔に記載すると採用担当者も理解しやすくなります。採用担当者は毎日数多くのメールを見なければならないため、件名は一目で内容が分かるように記載しましょう。

電話で問い合わせるときと同様に、結果を聞くのではなく、結果がいつ出るかを聞くとよいです。面接のお礼や手間をかけさせてしまうことへの謝罪も簡潔に述べましょう。

最終面接の結果が出るまでの日数と遅いときの対処法を、下記の記事で紹介しております。

内定を承諾する際の採用通知への返信例

企業から採用通知がきたとき、どのように対応したらよいか把握できていない人もいるでしょう。複数の企業の選考を受けている人は、慌ただしい状況で採用通知を受けることもあります。そのような場合にも、正しく対応することが必要です。

最終面接が終わり、採用通知もくると安心するでしょうが、気を引き締めましょう。採用通知に対して適切な対応ができないと、企業に迷惑をかけてしまいます。ここでは、具体的な対応方法を紹介します。

電話で伝える際の例文

お世話になっております。内定のご連絡をいただきました、○○大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

はい、○○です。

採用担当者

お世話になっております。○○大学の○○です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話させていただきました。
入社後、一日も早く御社に貢献できるよう、精一杯努力して参ります。これからどうぞよろしくお願いいたします。

就活生

ありがとうございます。ぜひ、よろしくお願いいたします。

採用担当者

それではお忙しい中お時間を頂戴してしまい申し訳ございませんでした。失礼致します。

就活生

電話で内定承諾の旨を伝えるときは、採用担当者も忙しい状況であるため、簡潔に伝えるよう心がけましょう。感謝の気持ち、今後の抱負も伝えます。

内定通知自体が電話でかかってくる場合もあります。通知を受け取った時点で就職する意思が固まっているのであれば、そのまま感謝と抱負を伝えて、内定を承諾しましょう

電話で内定通知がくるとき、「○月○日までにお返事をください」と言われるケースが多いです。改めて検討し、電話するのもよいでしょう。

内定通知メールへの返信内容を、下記の記事で紹介しております。

メールで伝える際の例文

件名:Re:選考結果のご連絡

○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学○○学科の○○○○です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定をありがたくお受けさせていただきたく、ご連絡いたしました。

入社後1日でも早く御社に貢献できるよう、入社までの○か月間、一所懸命準備に努めさせていただきます。

貴社の皆様と一緒に働くことのできる日を心から楽しみにしております。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎ、ご連絡申し上げます。

――――――――――――――――――――
○○大学 ○○学部 ○○学科
○○○○
E-mail:XXXXXXXXXXXXX@xxxx.co.jp
TEL:XXX-XXXX-XXXX
――――――――――――――――――――

メールで採用通知を受けたときは、メールで内定承諾の旨を伝えることも可能です。しかし、メールで連絡をしたのに企業からの返信がない場合は、改めて電話でも連絡した方が無難でしょう。チェック漏れなどで担当者がメールを見ていない可能性が考えられます。

メールの本文には、内定のお礼や今後の抱負を書きましょう。より印象のよいメールになります。送信前は、内容を慎重に確認しましょう。企業名や相手の名前に誤りがあると非常に失礼です。また、メールは企業の営業時間内に送るようにしましょう。

下記の記事でも、内定承諾のメールの書き方を紹介しております。

内定を辞退する際のマナー

採用通知をもらっても、内定を辞退する場合もあるでしょう。採用通知をもらったあとで内定を辞退するとき、企業にどのように伝えたらよいのか戸惑う人も多いです。中には、せっかくもらった内定を辞退することを申し訳なく思い、辞退の連絡がしにくいと感じることもあるでしょう。

しかし、辞退の連絡は決断したら早めにしたほうがよいです。ここでは、そのような内定辞退に関するマナーを具体的に紹介していきます。

辞退を決めたらすぐに連絡をする

採用通知をいただいた後、辞退の連絡をするのに気が進まないという人が多いでしょう。しかし、辞退を決めたらすぐに連絡するのがマナーです。内定者に辞退されたら、企業はすぐに新たな人員の確保をおこなわなくてはならないためです。

また、企業は学生に内定を通知したら、その学生が入社するための準備を進めます。辞退の連絡が遅れると、その分企業に迷惑がかかってしまうでしょう。

内定辞退はできる限り早く伝えることが、企業に対して誠意ある対応となります。先延ばしにせずに早めに行動しましょう。

下記の記事で、内定辞退の仕方を紹介しております。

内定辞退は電話での連絡がおすすめ

内定辞退の連絡をする際は、メールよりも電話をおすすめします、電話で連絡をしたほうが、早く確実に辞退の意志を伝えることができるためです。

内定辞退をメールで伝えても問題はありません。しかし、メールは受信者がいつチェックするかが分からないため、場合によっては担当者が辞退の旨を把握するのが遅れてしまいます。電話は担当者に直接伝えることができるため、より早く確実であるといえます。

今まで企業からの連絡がメールでくることが多かったという場合は、メールで伝えてもよいです。しかし、送ったメールに対して返信がないときは、念のため電話でも連絡を入れましょう。チェック漏れや、何らかのトラブルで送信できていない可能性が考えられます。

下記の記事で、内定辞退の前に抑えておきたいマナーについて解説しております。

内定辞退を伝える際の例文

お世話になっております。○○大学の○○と申します。内定をいただいた件でご連絡いたしました。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

はい、○○です。

採用担当者

○○大学の○○です。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
せっかく内定をいただいておりながら誠に心苦しいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。

就活生

そうですか。残念ではありますが、わかりました。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか。

採用担当者

御社と並行して選考を受けていた企業があり、そちらからも内定を頂きました。最後まで悩みましたが、自分の適性を改めて慎重に考えた結果、そちらの企業でご縁を感じこのような決断となりました。
本来であれば直接お詫びに伺うべきところですが、取りいそぎお電話で連絡させていただきました。申し訳ございません。

就活生

承知しました。ご連絡ありがとうございます。

採用担当者

内定辞退の電話では、誠実にお詫びの気持ちを伝えることが大切です。まずは辞退の意志を端的に伝えます。企業から辞退理由を訊かれるケースもあるため、あらかじめ納得してもらえる内容を考えておいてください

重大な内容であるため、電話で連絡していることについてもお詫びを伝えましょう。電話を置く前にも、改めてお詫びの気持ちを誠心誠意伝えることが大切です。

下記の記事では、内定承諾書を提出した後の辞退方法を紹介しております。

不採用メールには返信しなくてOK

最終面接まで進んでも、不採用の通知は、お祈りメールであることも少なくありません。大きな企業では受験者が数百人いることも珍しくないです。ひとりひとりに手紙や電話をすることは採用担当者にとって負担になるために、不採用通知はメールで済まされることが多いです。

不採用のメールを受け取ったときは、そのメールに対して返信をする必要はありません。ただ、今まで選考などでお世話になったお礼を伝えたいという人は、返信をして感謝の気持ちを述べてもよいでしょう。電話をすると担当者の時間を奪ってしまうことになるため、控えた方が無難です。

下記の記事では、不採用通知メールが来た際の対処法について解説しております。

お礼状の書き方と例文

                                    令和○年○月○日

○○株式会社 人事部 ○○様

拝啓
秋涼の候、貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
とても嬉しく、通知を受け取ってすぐに両親、恩師に報告いたしました。

一日でも早く貴社に貢献できるよう、入社までの期間を大切に一所懸命努力をする所存でございます。まだまだ至らない点が多いかと存じますが、今後ともご指導のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。
まずは取り急ぎ、御礼申し上げます。
                                         敬具

                              ○○大学 ○○学部 ○○○○

お礼状の基本的な書き方は上記の通りです。例では横書きですが、縦書きをするケースもあります。縦書きの場合、自分の名前と大学名は最後に書きましょう。

お礼状で書くべき内容は、内定のお礼、喜びの気持ち、今後の抱負です。書き出しには拝啓・敬具という頭語・結語を使いましょう。最初に時候の挨拶を書き、続いて内定をいただいた感謝・喜びの気持ちを表現します。

お礼状はパソコンで作成しても手書きで作成しても、どちらでも問題ありません。より誠実さをアピールしたい場合は、手書きでの作成が無難でしょう。

下記の記事で、内定のお礼状を書く際のマナーを紹介しております。

採用通知をもらったらメールや電話で迅速に対応しよう

採用通知は最終面接後、約1週間以内に企業からきます。採用通知を受け取った後は、迅速に対応しなければなりません。就職する意志が固まっている人は、電話やメールなどで内定のお礼と入社の意志を伝えます。より丁寧に感謝の気持ちを伝えたい人は、お礼状を作成してもよいでしょう。

内定を辞退する際は、早めに対応するようにしましょう。メールよりも電話の方が、早く確実に伝えられるためおすすめです。

採用通知をもらった時点で安心して気が抜けてしまう人も多いです。しかし、社会人になるのはこれからです。気を抜くことなく採用通知に迅速な対応をしましょう。

下記の記事で、内定電話の受け方を紹介しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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