【面接の日程変更の伝え方】電話やメールで連絡する際の例文

面接の日程変更は合否に影響しないか気になる人も多い

面接の予定が入っていたのに、やむを得ない事情で日程を変更しなければならないことがあります。急用やどうしてもずらせない他社の選考など理由はそれぞれですが、企業へ日程変更の連絡をするのは気が引けるものです。

しかし、採用活動において面接の日程変更を申し出る就活生は、企業にとってそれほど珍しいものではありません。

日程変更は望ましいことではありませんが、理由があるなら仕方のないことです。面接の日程変更について、合否への影響、気を付けたいポイント、企業への連絡の仕方などを知っておくことで、いざという時に慌てずに対応することができます。

以下の記事では、面接の日程を電話で変更する際のマナーについて詳しく解説しています。

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面接の日程変更が理由で落ちることはない

面接の日程変更を申し出ても、それが理由で落ちることはありません。就活中は複数の企業の選考を同時に進めている人は多く、どうしても都合が悪くなってしまうことは、企業としても想定内です。大切なのは、日程変更が必要になった時にどのように対応するのかということです。

予定していた面接を他の日に変更するとなると、企業への負担もゼロではありません。少しでもマイナスの印象を少なくするために、誠意を持って謝罪をして面接を受けたいという熱意をみせるようにしましょう。

対応のしかたによっては誠実さがプラスに働く可能性もありますので、日程変更は不利になると思わず適切な行動をとるのがポイントです。

何度も日程変更のお願いをすると印象が悪くなる

面接の日程変更を依頼したからといって選考で落ちる理由にはなりませんが、同じ企業に対して何度も変更を申し出ると印象が悪くなる可能性が高いでしょう。

やむを得ない事情があるとしても、何度も繰り返すと「スケジュール管理ができていない」「入社の意欲が感じられない」と思われてしまいます。どうしても予定を変更しなければならないのは仕方のないことですが、何度も繰り返すことのないよう、予定を立てる時には十分注意しましょう。

一度、日程変更をするとその後も「無理だったら変更すればいい」と気軽に考えてしまうかもしれませんが、可能な限り予定通りに面接を受けるようにしてください。各企業の選考状況や、先の予定をしっかり把握しておくことが大切です。

以下の記事では、日程変更メールの書き方について解説しています。

• 【日程変更メールの例文】失礼のない好印象な書き方をご紹介

誠実な態度で日程変更の対応をすることが大切

面接の日程変更は、企業もある程度は予想していることです。変更が選考結果に直接影響することはありませんが、企業には少なからず負担をかけることは理解しておきましょう。

企業は面接の日程に合わせ選考を進め、準備をおこなっています。予定していた面接を別の日に変更するとなると、改めて準備をしなければなりません。

自分の都合により企業へ変更をお願いする際は、予定通りにおこなえないことへの謝罪や、変更してもらうことへの感謝の気持ちをしっかり伝え誠意を持って対応しましょう。

変更依頼のしかたによっては、悪い印象を持たれる可能性も十分に考えられます。失礼のないように心がけ、誠実な態度を示しましょう。

以下の記事では、日程変更メールを送る際のマナーについて解説しています。

• 就活の日程変更メールを送る際のマナー【使えるテンプレ付き】

面接の日程変更の方法

面接の予定があったのに変更しなければならない時は、どのようにすればよいのでしょうか。日程変更をおこないたいと思ったら、なるべく早く企業へ連絡して別の日に面接をしてもらいます。連絡のしかたをあらかじめ確認しておきましょう。

緊急ではない日程変更は、メールで担当者に連絡をします。また、体調不良などの緊急の場合は、電話で変更の申し出をしましょう。それぞれの方法を詳しく紹介しますので参考にしてみてください。

緊急でない日程変更はメール連絡をする

面接の日程変更をする必要があれば、できるだけ早く企業へ連絡を入れましょう。その際、緊急ではなく面接の予定日までまだ余裕があるなら、連絡はメールでおこないます。

メールはいつでも都合のよい時に送ることができますし、相手も手の空いた時間に読めます。違う企業の選考がある場合や、前もって予定が分かった場合はすぐにメールを送信してください。

メールは、時間を気にせず送れるというメリットがありますが、早朝や深夜など非常識だと思われる時間に送るのはマナー違反です。メールであっても、企業の営業時間内に送るようにします。ビジネスメールのマナーを守り、失礼のないよう丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

以下の記事では、面接の時間変更をする際の対応方法について解説しています。

• 面接の時間変更をしたい時のメールの送り方・電話のかけ方【例文付き】

体調不良など前日や当日の日程変更は電話でおこなう

面接の前日、もしくは当日など急に都合が悪くなる可能性もあります。体調不良や事故など緊急性が高い場合は、すぐに電話で連絡をしましょう。

メールは読むまでに時間がかかることも考えられますし、相手が確実に読んでいるか分かりません。自分では伝えたつもりでも、企業側が確認していなければ無断欠席として扱われてしまいます。

電話をするのは企業の営業時間内にして、忙しくなる始業時間や終業間近、昼の休憩時間などは避けましょう。

電話で面接変更の承諾を得た場合は、その後お礼のメールを送ります。急に行けなくなったことへの謝罪と、日程変更を承諾して頂いたお礼の言葉を述べ、あらためて面接日の確認をおこないます。

以下の記事では、体調不良により面接の日程を変更する際の連絡方法について解説しています。

• 面接を体調不良により欠席・日程変更する際の連絡方法【テンプレ付】

面接の日程変更理由の伝え方

日程変更を伝える時には、正しい言葉遣いで丁寧な印象を与えられるようにしましょう。謝罪の気持ちをしっかり伝え、失礼のないように心がけてみてください。

学校でのプレゼンや発表などで都合が悪くなってしまった場合は、正直にその旨を伝えましょう。他社の選考と重なって行けなくなってしまった時は、伝え方に注意が必要です。

また、寝坊や日程間違いなど、自分の不注意で日程変更をする場合は、謝罪の言葉を述べ正直に話しましょう。

プレゼンや発表など学業の予定は正直に伝える

学校の授業のためのプレゼンや発表など、学業の予定が入ってしまい面接に行けなくなった場合は企業へ正直に理由を伝えましょう。

企業側も、学生の本文は学業だと分かっていますので、そのまま伝えれば問題ありません。急に予定が入ってしまったら、すぐに企業へメールを送り、面接の日程変更をお願いしましょう。

細かな内容を述べる必要はありませんが、「面接日の〇月〇日からゼミのプレゼンテーションがあり、伺うのが難しい状況です。」など、簡潔に理由を説明します。予定を説明しなかったり、嘘をついたりすると不自然になりますので、正直に伝えるようにしてください。

以下の記事では、面接の日程調整の電話をかける際のポイントについて解説しています。

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他社の選考と重なった場合は伝え方に注意する

他社の選考と面接予定日が重なったために日程変更をおこなう場合は、伝え方に注意が必要です。正直に伝えると「他社の方が志望度・優先順位が高い」と感じられてしまいます。

マイナスイメージを与えないように伝えることが大切ですので、「第一志望の企業の面接があるため」というのは、たとえ事実であってもNGです。

相手に失礼にならないように日程変更を申し出るためには「先約があるため、お時間の変更は可能でしょうか」「直前まで予定があるため間に合いそうにありません。大変おそれいりますがお時間の変更は可能でしょうか」などとするとよいでしょう。

企業から具体的な理由を聞かれたら、他社の選考があることを伝えても問題ありませんが、他の企業が第一志望だと感じられるような言い方は控えましょう。

以下の記事では、面接日程を調整する際の連絡方法について解説しています。

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寝坊や日程間違いは正直な理由を伝え謝罪を述べる

面接の日に寝坊してしまい、予定時間に間に合いそうにないという場合は、すぐに電話で企業へ連絡をするのがマナーです。また、日程を間違えてしまった場合も同様です。

そのような理由で面接の日程変更を申し出る時は、丁寧な言葉でしっかり謝罪を述べるようにしてください。理由も正直に伝えた方がよいでしょう。

「面接時間を勘違いしておりました」など、面接に行けない理由をしっかり述べます。いいにくい理由ではありますが、嘘の理由を作り上げるのはやめましょう。

「身内に不幸があった」などの嘘は後でばれる可能性が高く、印象が悪くなりますのでNGです。起こってしまったことは仕方がありませんので、誠意と意欲を示し別の日に変更してもらいましょう。

以下の記事では、面接に遅刻した場合の対処法について解説しています。

• 面接に遅刻したときの対処法｜謝罪のメール例文もご紹介

面接の日程変更をする際の例文

ここでは、面接の日程変更をする際の例文を紹介します。ゼミの発表と重なってしまった場合のメールと電話、面接変更後のお礼メールのそれぞれの例文です。連絡をする時は、予定通りに面接を受けられないことへの謝罪と、変更を受け入れてもらった感謝をしっかり述べ誠意を伝えるようにしましょう。

入社への意欲がない、志望度が低いと思われないように注意して、その時の状況に合わせて適切な対応をおこないましょう。

例文①：面接の日程変更のメール

面接日程の変更をメールでお願いする際には、候補の日程と時間についてこちらから先に提示するようにしましょう。そのうえで企業から指示があればそれに従います。件名は日程変更の依頼だと簡潔に分かるものにし、自身の名前も記載します。

例文②：面接の日程変更の電話

企業に電話をかけて日程変更をお願いする際、電話に誰が出るか分かりません。まず、採用担当者に電話をかわってもらうようにお願いしましょう。電話をする際にはメモを用意しておき、変更した日程をきちんとメモしながら話を聞きましょう。

例文③：面接の日程変更後のお礼メール

電話で日程変更をした後は、お礼のメールを送ります。メールをすることで丁寧な印象を与えることができますし、日程変更をしたことの証拠にもなります。

面接の日程変更は電話かメールで早めに伝えよう

面接の日程は、やむを得ない理由で変更することもあります。企業にとって、面接の日程変更はそれほど珍しいことではありませんので、それが直接合否に影響することはありません。

しかし、スケジュールに合わせて採用活動を進めている企業にとって、日程を変更するのは少なからず負担となります。マイナスの印象を与えないように、誠意を持って対応しましょう。

面接日程を変更する必要があれば、できるだけ早く企業へ連絡してください。面接予定日まで日がある場合はメールでも構いませんが、前日もしくは当日など緊急性が高い場合は早く確実に伝えられる電話で連絡します。理由は正直に伝え、志望度の高さや入社への意欲を示すのがポイントです。状況に合わせて誠実な対応をおこない、面接本番へ臨みましょう。

以下の記事では、面接の日程調整メールについて解説しています。

• 【面接希望日の日程調整メール例文あり】送る際のポイントを解説

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