内定承諾の仕方とは?電話・メールの例文と辞退する場合の注意事項

内定承諾の仕方とは

最終面接を経て、無事に内定をもらうということは、就活のゴールといえます。もちろん、社会人になってからが本当のスタートであるという言葉はよく耳にします。春に始まる社会人生活を円滑にスタートさせるためには、まずは内定を承諾することが必要です。では、内定の連絡をもらった後はどのように対応して返事をすればよいのでしょうか。

就活生は、内定を承諾すること・内定を辞退することの2つの選択肢を持つことになるでしょう。それに数社から内定を複数もらってしまい、どちらの企業を選ぶか迷うこともありえます。この記事では、そんな悩みを解決するべく、内定承諾の仕方について、電話・メールの例文と辞退する場合の注意事項を解説します。

内定すると企業から電話かメールで連絡がくる

緊張して挑んだ最終面接後、内心ひやひやしながら時間がたつのを待ったことは誰しもが経験したことがあると思います。合否の連絡は、突然、携帯電話に「内定です」と連絡が来るのか、それともメールで連絡がくるのか、はたまた自宅に手紙が届くのかわかりません。企業からの連絡方法が分かららないため、常に携帯電話を確認してしまい、他の選考に集中できない人もいるかと思います。

内定の連絡方法は、企業によって様々です。選考の案内はメールだったのに内定の連絡は電話だったという場合もあれば、全ての連絡がメールのみだったという企業もあります。手紙で内定通知の連絡が来るのは昨今ではほぼありません。電話かメールのいずれかで内定通知の連絡は来ます。

就活生は労働条件を確認し内定承諾の返事をする

電話もしくはメールで、内定通知の連絡が来たとします。急いで内定の返事をしなくてはと焦らずに、まずは企業が提示している労働条件を確認しましょう。自分の希望する労働条件であるかを吟味したうえで、内定を承諾するようにしてください。就活生は内定承諾の連絡をすることで企業への入社が決定します。ビジネスの場ですから、先方に失礼のないように早めに返事をする姿勢は必要ですが、こちらも企業が提示している条件のもと働く権利はあるのです。企業から給与をもらうということは、自分の生活やお金にかかわる事案を進めるということです。慎重に対応しましょう。

そして、内定承諾の返事は、電話またはメールで1週間以内にしてください。他の選考も受けていて、どうしても1週間では決められないという方は、連絡が遅れると内定辞退ととらえられる場合もあるので、期日を意識しながらしっかり考えた上で返事をするようにしてください。

内定承諾の返事の例文①電話

「お世話になっております。先日御社から内定のご連絡をいただきました●●大学の●●と申します。内定をお受けさせていただきたくお電話しました。採用ご担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか。」

「少々お待ちください。確認します。」

「お電話代わりました。採用担当の●●です。」

「●●大学の●●と申します。この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。内定をありがたくお受けさせていただきます。御社で活躍できる社員になるよう日々努力して参ります。これからどうぞよろしくお願いいたします。
1点ご質問よろしいでしょうか。入社に必要な書類がございましたら、提出させていただきたいと考えております。よろしければ入社までに必要な準備について教えていただけますでしょうか。」

「こちらこそありがとうございます。●●日までに、●●等をご準備していただきたいのですが、必要な書類や提出物についてのご案内を別途メールにてお送りしますね。そちらをご確認ください。この度は本当にありがとうございます。」

「承知いたしました。メールお待ちいたしております。こちらこそありがとうございます。今後とも、よろしくお願いいたします。」

内定承諾をすると決めた後は、企業に連絡をします。どのような手段で連絡をすべきか、電話、メールの連絡手段ごとにご紹介します。就活生は企業にお礼をいう立場にあるので、基本的には電話で連絡をした方が印象はよいといえます。

内定承諾の返事の例文②メール

件名:内定通知の御礼(他に、採用内定の御礼、内定承諾のご連絡、など)

本文:
●●株式会社 人事部
採用ご担当 ●●様

お世話になっております。

内定通知をいただきました、●●大学の●● 太郎と申します。

本日10時頃、お電話にてご連絡差し上げましたが、ご多忙のようでしたのでメールでのご連絡にて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。内定をありがたくお受けさせていただきたく存じます。

御社に貢献できるよう努力して参ります。
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。

-----------------------
●●大学 ●●学部
●● 太郎
電話番号:080-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●@com

内定通知に対する返事は、なるべくは電話でした方がよいとご紹介しました。これから会社の一員になるという挨拶も踏まえて感謝を伝えることもできますし、何よりも気持ちが伝わります。しかしながら、電話をしても採用担当者が不在のため、電話がつながらなかった場合もあるでしょう。その際はメールで返事をしてもOKです。ただし、電話をした際に担当者が不在だったためメールで連絡したことを説明するようにしましょう。

内定承諾の返事の例文②手紙・添え状

平成○年○月○日
●●株式会社 人事部
採用ご担当 ●●様
(送付先に指定されている宛先などを参考にします)

〒●●●‐0000
東京都●●区●●町0-0

拝啓

●●の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定通知をいただきまして誠にありがとうございます。

4月から今まで以上に身を引き締め、貴社に貢献すべく益々精進する所存です。
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

つきましては、下記書類を同封いたします。
ご査収の程よろしくお願いいたします。

末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。
敬具

内定承諾書 1通

以上

内定承諾の連絡後、企業から入社までの案内資料として書類一式が届く場合があります。その中に、内定を承諾するという旨の書類である「内定承諾書」が入っていて、記入して企業に返送しなければならないことがあります。内定承諾書を送る際は、一緒に同封する添え状も作成して送りましょう。

メールや電話のマナーを確認しておこう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

内定承諾書提出後に辞退を考える就活生は少なくない

「いくつも面接を受けているなかで1社から内定通知をもらい、喜んで内定承諾書を出したものの、その後に他の企業からも内定が出た。比較すると後者のほうに就職をしたい。でも前者には既に内定承諾書を出してしまっている。どうしたらよいのだろう……」と悩まれる就活生は多いかもしれません。

一度内定に承諾したら、もう取り消すことはできないのでしょうか。そんなことはありません。就活生が複数の企業に応募するのは当たり前のことで、内定を複数受け取るのも当然の結果です。人生を左右する大事な選択のときです。義務感から不本意な就職先を選んでしまうことなく、自分の将来をよく考えて納得のいく決断をしましょう。

内定承諾書提出後の内定辞退は可能か?

内定承諾書には「御社が出した内定に承諾します」という内容の他に、「正当な理由なく入社を拒みません」という内容の文言が含まれているかと思います。これに署名捺印したら、必ずその企業に入社しなければならないような気になります。この書類を提出した後でも、本当に内定辞退はできるのでしょうか。

内定辞退は可能

結論から言いますと、内定承諾書の提出後でも内定辞退は可能です。内定承諾書に法的拘束力はないからです。就活生が一方的に内定の解消を求めたとしても問題はありません。ではなぜ企業は法的拘束力のない書類を書かせるのでしょうか。

その目的はずばり「よそへは行きません」と就活生に約束させることにあります。企業としては、選考をしてせっかく採用を決めた人材に簡単に逃げられては損をしてしまいます。そのため、いかにも契約書めいた書類に署名捺印させることでプレッシャーを与えるのです。

ですが、就活生にも職業選択の自由を行使する権利はあります。企業からすれば数多いる就活生の1人でも、自分にとって就職先は大事な人生の第一歩です。相手に気を遣うばかりに踏み外してしまわないよう、「別の企業に行きたい」、「この企業には入社しない」と決めたなら、ためらわず辞退の連絡をしましょう。

企業にとっては迷惑であることは確か

もちろん、内定承諾後の辞退は企業にとっては迷惑なことです。自分を採用するためにかけた費用や時間が無駄になってしまいますし、せっかく用意した制服や備品などが使えなくなってしまうこともあるでしょう。

加えて自分の代わりの人材を探し直す必要が生じます。場合によっては、再度募集を出すところから始めないといけないかもしれません。その負担は、辞退を伝えるのが入社日に近づくほど増えることになります。

大学のイメージに関わるので慎重に

自分の内定辞退によって同じ大学の採用が今後控えられる可能性もないとは言えません。くれぐれも大学の信用を落とさないよう、辞退の仕方には気をつけてください。

「辞退の連絡をしづらい」と延々悩んだ挙句、入社の直前になってようやく辞退する、あるいは連絡をしないまま入社式を欠席する、というのは許されない行動です。自分自身の評価だけでなく、大学や後輩の評価にもマイナスにしか働きません。「どうせ入社しないのだから悪く思われようとかまわない」などと投げやりにならず、慎重に行動しましょう。

内定承諾書提出後の内定辞退の伝え方ポイント5つ

「内定を辞退したいけれどその伝え方がわからない」といった方のために、内定承諾書提出後に内定辞退を伝える方法をお教えします。辞退の連絡をするのは気が引けるし緊張するでしょうが、気持ちを本命の就職先に向けるためにも、すべてクリアしてすっきりさせましょう。押さえておきたいポイントは5つあります。

なるべく早く伝える

辞退を決めたなら、その旨をなるべく早く伝えることが一番です。採用が決まれば企業では自分のために制服や備品などを用意し始めます。また、自分が辞退すれば、新たに追加の募集を出して選考をし直さなくてはならないかもしれません。

反対に、辞退者が出ることを見込んで多めに採用している可能性もあります。どちらにしても、連絡は早ければ早いほど企業にとっては有利といえます。辞退すること自体、企業に迷惑をかけることですが、それ以上迷惑をかけないように配慮することが大切です。

メールではなくかならず電話で

口頭で伝えるのを避けるのもよくありません。わざわざ出向く必要はありませんので、電話をして採用担当者に確実に伝えましょう。同じ内容をメールで送信するのは簡単ですが、受け取り手の反応がわかりません。後になって「そんなメールは受け取っていない、内定辞退は了承していない」などと言われては困ります。

もし担当者に「一度来社してほしい」と言われたなら、会って説明と謝罪をしましょう。向こうが会いたい理由は、あなたを引き留めるためかもしれません。面と向かっては断りづらいものです。しかし辞退の意思が固いなら、説得されても覆さない覚悟を決めて訪問しましょう。穏便に断れるなら訪問を断ってもかまいません。

謝罪・誠意をしっかり伝える

採用担当者と電話がつながったら、辞退の意向を伝えたうえで誠意を持って謝罪します。もし相手が不満な反応を見せたとしても当然と思いましょう。人気が高く応募も多い大企業ならまだしも、採用人数の少ない中小企業では、1人が辞退するだけで計画が大きく狂ってしまう可能性もあるからです。

なかなか理解してもらえなかったとしても、感情的になって、相手の悪口に聞こえるようなことを口にしてはいけません。例えば「待遇に不満がある」、「社風に合わないと思った」、「内定後に悪い評判を知った」などです。あくまでも企業に迷惑をかけることを自覚しつつ、誠意が伝わる態度を心がけてください。

辞退理由も曖昧にせず伝える

辞退したいと伝えれば、理由を聞かれるかもしれません。理由が「大学院に進学することにした」「親の意向を汲んで親元で就職先を探すことにした」「内定をくれた他の企業に行くことにした」といったものであれば、そのまま答えて大丈夫です。

内定承諾までした後で「他の企業に行く」とは言い出しづらいかもしれません。しかし就活生が複数の内定企業から1社を選ぶのは当然で、相手もその可能性を十分に考慮しています。むしろ罪悪感から「病気が見つかって入院しなくてはならない」というような、突っ込まれればすぐにばれる程度の嘘をつくほうが悪印象です。

万一脅された場合も最後まで貫く

ひょっとしたら電話口で辞退を考え直すよう説得されたり、「損害賠償を求める」と脅されることもあるかもしれません。ですが、内定辞退をしたからといって実際に訴訟を起こされるとは考えづらいことです。相手の怒りは仕方ないと捉え、重ねて謝ったうえで内定辞退の意向を貫きましょう。

「あなたが辞退したら今後同じ大学からは採用しない」という脅し文句もあります。他人に迷惑がかかることを恐れてしまいがちですが、屈してはいけません。弱い立場の就活生を脅すような企業には、あなたも後輩も就職しない方が得ですし、入社しても結局辞めることになるかもしれないからです。

内定承諾後に辞退をする場合に参考にしたい例文

「ふだんの連絡手段はメールがほとんどなので電話での伝え方がよくわからない」という方も就活生のなかには多いかもしれません。具体的な伝え方をお教えしますので、参考になさってください。

伝える際は、企業にとってマイナスとなる内容を伝えるわけですから、真摯な態度で臨みましょう。とはいえ、就職先を選ぶのは就活生の権利です。卑屈になる必要まではありません。相手に聞き取りやすい声の大きさで、はっきりと伝えましょう。

例文①内定辞退の電話での伝え方例文

わたくし、○○大学○○学部の○○と申します。恐れ入りますが、○○課の○○様をお願いできますでしょうか。
(採用担当者に代わった)
先日は内定をいただき、ありがとうございました。内定承諾書を提出した後で誠に申し訳ないのですが、入社を辞退させていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。
せっかく採用を決めていただいたのに、ご迷惑をおかけすることになってしまい大変申し訳ありません。お忙しいところ、どうもありがとうございました。

はい、〇〇です。

先日は内定をいただき、ありがとうございました。内定承諾書を提出した後で誠に申し訳ないのですが、入社を辞退させていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。せっかく採用を決めていただいたのに、ご迷惑をおかけすることになってしまい大変申し訳ありません。お忙しいところ、どうもありがとうございました。

大変残念ですが承知いたしました。

携帯電話からかける場合には、電波がよく周囲が静かな場所を選んでかけてください。緊張してうまく話せるか不安だという方は、言うべきことを書いたメモを手元に用意しておくと良いでしょう。かける時間帯は一般的に平日の、始業直後と昼休憩前後と終業時間直前を避けた昼間を選びます。

電話をかけたらまず自分の所属と名前を名乗り、採用担当者の所属と名前を告げて呼び出してもらいます。担当者に代わったら、再度自分の所属と名前を名乗ったうえで、内定辞退の意思を伝えます。

相手が辞退の理由を聞いてきたら答えます。難色を示されたら、了承してもらえるまで重ねて詫びましょう。あっさり了承してもらえた場合でも、感謝と謝罪を忘れずに告げます。ポイントは、相手が出たら「入社を辞退したい」旨をまず伝えることです。理由は聞かれてから答えれば大丈夫です。

例文②内定辞退のメールでの伝え方例文

件名: 内定辞退のお詫び

○○株式会社
人事部○○課 ○○様

○○大学○○学部の○○です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

本日、誠に恐縮なのですが、

一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

○○様には貴重なお時間を選考に割いていただいたにもかかわらず、
このようなお返事になってしまったことを心よりお詫び申し上げます。
誠に勝手ではありますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名

電話をかけたけれど採用担当者が不在だった、という場合もあります。電話に出た人に用件を伝えたところ、「その旨、担当者に伝えます」と了承してもらえたとします。その場合には改めて担当者宛てにかけ直す必要はありませんが、念のためメールを送っておきましょう。後日に持ち越さず、電話をした当日に送ります。

メールを送る際にはビジネスメールを意識して、件名と署名もきちんと添えるようにしましょう。辞退の理由は「一身上の都合」ではなく具体的に書いたほうが丁寧ですが、その場合も踏み込んだ説明は必要ありません。

手紙でも重ねてお詫びする

電話で連絡をした後、手紙でも重ねてお詫びをすると、より誠意を表現できます。また連絡をした証拠にもなり、行き違いをなくすことができます。面倒に感じたとしても、この行動一つで自分の印象を良くすることができると思えば、決して損ではないでしょう。

その際、パソコンで作った定型文を印刷したのでは却って印象を悪くしかねません。内容は定型文でかまいませんから、縦書きの便箋にボールペンか万年筆を使って、手書きで丁寧に書いたものを送りましょう。書き損じたら、修正するのではなく新しい便箋に書き直します。封筒は茶封筒や柄のあるものは避けて、白い封筒を選んでください。

内定承諾書提出後の辞退は誠意をもって対応する

内定承諾書を提出した後でも、辞退して就職先を選び直すことは可能です。内定通知が届く順番が前後してしまったからといって、悔いの残る選択をするのは自分のためになりません。修正の必要性を感じたら、勇気をもって決断しましょう。

ですがもちろん、承諾書にサインするのにはそれなりの責任感が求められます。「後で辞退できるのだから」と軽い気持ちでサインするのはいけません。自分の行動に責任を取れるのが社会人です。そのうえで熟考を重ねた結果、辞退しようと決めたのなら、ぜひ誠意を持って相手企業と担当者に説明と謝罪を行ってください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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