就活のマナー

内定承諾の仕方とは?電話・メールの例文と辞退する場合の注意事項

内定の通知をもらったら次は内定承諾をおこなおう

最終面接を経て、無事に内定をもらうというのは、就活のゴールといえます。もちろん、社会人になってからが本当のスタートであるという言葉はよく耳にします。春に始まる社会人生活を円滑にスタートさせるためには、まずは内定を承諾することが必要です。では、内定の連絡をもらった後はどのように対応して返事をすればよいのでしょうか。

就活生には、「内定を承諾する」「内定を辞退する」という2つの選択肢があります。複数の企業から内定をもらってしまい、どの企業を選ぶか迷う人もいるでしょう。この記事では、内定承諾の仕方について、電話とメールの例文と辞退する際の注意事項を解説します。

内定通知の連絡がメールできたという人は、そのままメールで返信をすることも多いです。内定通知の返信方法について、以下の記事を参考にしましょう。

内定すると企業から電話かメールで連絡がくる

携帯電話に「内定です」と連絡が来るのか、それともメールで連絡がくるのか、はたまた自宅に手紙が届くのかは企業によって異なります。企業からの連絡方法が分からないため、常に携帯電話を確認してしまい、他の選考に集中できなかったという人もいるでしょう。

近年は、内定通知の連絡を手紙でする企業は少ないようですので、電話かメールのいずれかで内定通知の連絡が来ます。内定通知に対する返信は、電話できたのであれば電話で、メールできたのであればメールで返信すれば問題ありません。

内定先に電話をかける際は、以下の記事を参考にしてみましょう。静かで電波状況のよいところでかける、用件を事前にメモ帳などで整理しておくなど、細かいポイントに気を配ればより好印象を得られます。

内定承諾の返事は1週間以内におこなう

内定承諾の返事は、遅れると内定辞退ととらえられるケースもあります。ビジネスの場ですので、先方に失礼のないように早めに返事をする姿勢は必要です。

しかし、こちらも企業が提示している条件のもと働くことになりますので、納得のいく条件かよく確認し判断することが大切です。内定通知の連絡が来たら、まずは企業が提示している労働条件を確認しましょう。自分の希望する労働条件であるかを吟味したうえで、内定を承諾するようにしてください。

他の選考も受けているためどうしても1週間で決められないという方は、内定保留の連絡をする必要があります。2週間待ってほしいなど期限を明確にしたうえで、メールか電話で連絡するようにしましょう。

雇用条件を確認する以外にも、気にしておくべき項目がいくつかあります。以下の記事では入社までにするべき行動について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

内定承諾に対しての返事の例文

内定承諾の連絡をする際の、電話とメールの例文を見ていきましょう。内定を承諾したという意思を明確に伝えるとともに、入社への意気込みや熱意を見せると好印象です。

また、企業から内定承諾書の提出を求められた際には、添え状も同封するのがマナーです。添え状は文書のテンプレートがある程度決まっているため、例文を参考にしながら作成しましょう。

入社書類を提出する際のテンプレートについては、以下の記事にも掲載されています。より詳しい内容となっているため、参考にしましょう。

①電話

「お世話になっております。先日御社から内定のご連絡をいただきました●●大学の●●と申します。内定をお受けさせていただきたくお電話しました。採用ご担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか。」

「少々お待ちください。確認します。」

「お電話代わりました。採用担当の●●です。」

「●●大学の●●と申します。この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。内定をありがたくお受けさせていただきます。御社で活躍できる社員になるよう日々努力して参ります。これからどうぞよろしくお願いいたします。
1点ご質問よろしいでしょうか。入社に必要な書類がございましたら、提出させていただきたいと考えております。よろしければ入社までに必要な準備について教えていただけますでしょうか。」

「こちらこそありがとうございます。●●日までに、●●等をご準備していただきたいのですが、必要な書類や提出物についてのご案内を別途メールにてお送りしますね。そちらをご確認ください。この度は本当にありがとうございます。」

「承知いたしました。メールお待ちいたしております。こちらこそありがとうございます。今後とも、よろしくお願いいたします。」

内定承諾をすると決めた後は、企業に連絡をします。就活生は企業にお礼をいう立場にあるため、基本的には電話で連絡をした方が印象はよいといえます。電話をする際には、営業時間内に連絡するようにしましょう。

内定承諾の電話をする際に、質問などがあればついでに聞いておくとよいでしょう。入社前に準備しておくことや入社後のスケジュールなど、気になる内容も多いはずです。そうした質問がある就活生は、以下の記事を読んでおきましょう。

②メール

件名:内定通知の御礼(他に、採用内定の御礼、内定承諾のご連絡、など)

本文:
●●株式会社 人事部
採用ご担当 ●●様

お世話になっております。

内定通知をいただきました、●●大学の●● 太郎と申します。

本日10時頃、お電話にてご連絡差し上げましたが、ご多忙のようでしたのでメールでのご連絡にて失礼いたします。

この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。内定をありがたくお受けさせていただきたく存じます。

御社に貢献できるよう努力して参ります。
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

-----------------------
●●大学 ●●学部
●● 太郎
電話番号:080-●●●●-●●●●
メールアドレス:●●@com

内定通知に対する返事は、なるべくは電話でした方がよいと紹介しました。電話の方が、これから会社の一員になるという挨拶も踏まえて感謝を伝えられますし、何よりも気持ちが伝わります。

しかしながら、電話をしても採用担当者が不在のため繋がらないこともあるでしょう。その際はメールで返事をしてもOKです。ただし、電話をした際に担当者が不在だったためメールで連絡したと説明するようにしましょう。

内定承諾後は、内定式の連絡も企業から届くはずです。以下の記事では内定式の案内にメールで返信する方法について解説しています。内定承諾をする際のメールマナーと共通する部分も多いため、目を通しておきましょう。

②内定承諾書の添え状

平成○年○月○日
●●株式会社 人事部
採用ご担当 ●●様
(送付先に指定されている宛先などを参考にします)

〒●●●‐0000
東京都●●区●●町0-0

拝啓

●●の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、内定通知をいただきまして誠にありがとうございます。

4月から今まで以上に身を引き締め、貴社に貢献すべく益々精進する所存です。
ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

つきましては、下記書類を同封いたします。
ご査収の程よろしくお願いいたします。

末筆になりますが、貴社のご隆盛を心よりお祈り申し上げます。
敬具

内定承諾書 1通

以上

内定承諾の連絡後、企業から入社までの案内資料として書類一式が届くことがあります。その中に、内定を承諾するという旨の書類である「内定承諾書」が入っており、記入して企業に返送しなければなりません。内定承諾書を送る際は、一緒に同封する添え状も作成して送りましょう

内定承諾書の書き方については、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。内定承諾書の添え状に書く内容について、項目ごとに詳しく解説しています。

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内定承諾書提出後に辞退を考える就活生は多い

「いくつも面接を受けているなかで1社から内定通知をもらい、喜んで内定承諾書を出したものの、他の企業に就職をしたい」と悩む就活生は多いでしょう。マイナビの企業に対する調査によると、内定辞退率は4割という企業が最も多く、全体の20.9%となっています。つまり、内定が決まってから辞退する就活生は多いということがわかるでしょう。

一度承諾した内定が取り消せないということはありません。就活生が複数の企業に応募するのは当たり前ですし、第一志望の企業の選考結果が出る前に他社に内定承諾をしたというのはよくあることです。

企業に迷惑が掛かってしまうため、なるべく内定辞退は避けたいものです。しかし、義務感から不本意な就職先を選んでしまうのは考えものといえます。自分の将来をよく考えて、納得のいく決断をしましょう。

内定辞退の方法については、以下の記事でも解説しています。なるべく早めの連絡を心掛け、社会人として誠意のある対応をしましょう。

内定承諾書提出後の内定辞退は可能

内定承諾書には「御社が出した内定に承諾します」という内容の他に、「正当な理由なく入社を拒みません」という内容の文言が含まれているでしょう。これに署名捺印すると、その企業に入社しなければならないように感じてしまいます。しかし、内定承諾書を提出した後でも、内定辞退は可能です。

しかし、内定辞退をした就活生の中には、後になって後悔したという人もいます。内定辞退をすれば、その企業に就職できる機会は実質なくなるといえます。企業に連絡する前によく考えることが大切です。内定辞退をしたけれど取り消したいという方は、以下の記事を参考にしてください。

内定承諾書に強い拘束力はない

民法第627条第1項によると、労働契約を解約するには、2週間前に申し入れる必要があります。内定承諾書に強い拘束力はありません。就活生が内定の取り消しを求めたとしても、問題はないでしょう。では、なぜ企業は法的拘束力のない書類を書かせるのでしょうか。

企業としては、選考をして採用を決めた人材に無事入社してほしいと考えています。しかし、入社直前に内定辞退を申し込まれる可能性はあります。そうした事態を防ぐために、本当に入社する意思があるのかを内定承諾書で再確認する意図があるでしょう。

ですが、就活生にも職業選択の自由を行使する権利はあります。民法においても、労働契約は2週間で解約できると決まっているため、企業は内定辞退を拒否することはできません

内定承諾書は、別名入社承諾書ともいわれています。内定承諾書には法的拘束力がないと、以下の記事でも詳しく解説しています。内定辞退を考えている人は、以下の記事でより理解を深められるでしょう。

企業にとっては迷惑であるのは確か

もちろん、内定承諾後の辞退は企業にとって迷惑です。自分を採用するためにかけた費用や時間が無駄になってしまいますし、せっかく用意した制服や備品などが使えなくなってしまうこともあるでしょう。

加えて自分の代わりの人材を探し直す必要が生じます。場合によっては、再度募集を出すところから始めないといけないかもしれません。企業の負担は、辞退を伝えるのが入社日に近づくほど増えます

中には、内定辞退を申し出た就活生を呼び出そうとする企業もあります。内定辞退する企業がそうした呼び出しをしそうだと感じるなら、以下の記事も参考にしておきましょう。円満に内定辞退をするためには、どのようにすればいいのか学んでおくことが大切です。

大学のイメージに関わるため内定辞退は慎重におこなう

自分の内定辞退によって、同じ大学の採用が今後控えられる可能性もないとはいいきれません。大学の信用を落とさないように、辞退の仕方には気をつけてください。

「辞退の連絡をしづらい」と延々悩んだ挙句、入社の直前になって辞退する、あるいは連絡をしないまま入社式を欠席する、というのは許されない行動です。自分自身の評価だけでなく、大学や後輩の評価にもマイナスにしか働きません。「どうせ入社しないのだから悪く思われようとかまわない」などと投げやりにならず、慎重に行動しましょう

中には、内定を複数もらったものの就職先をひとつに絞るのが難しいという就活生もいるでしょう。内定辞退をするのであれば、なるべく早く就職先を決める必要があります。以下の記事にて就職先を絞る方法と内定辞退の仕方をあわせて紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

内定承諾書提出後の内定辞退の伝え方ポイント5つ

辞退の連絡をするのは、気が引ける上に緊張するものです。そもそも、電話やメールが苦手だという就活生も多いでしょう。しかし、気持ちを本命の就職先に向けるためにも、なるべく早く連絡して次の段階に進む必要があります

「内定を辞退したいけれど伝え方がわからない」という方のために、内定承諾書提出後に内定辞退を伝える方法を解説します。押さえておきたいポイントは5つあるため、それぞれ詳しくみていきましょう。

内定辞退のメールや電話の例文について知りたい方は、以下の記事にて解説していますので参考にしましょう。

①なるべく早く伝える

辞退を決めたなら、その旨をなるべく早く伝えるのが一番です。採用が決まれば企業では自分のために制服や備品などを用意し始めます。また、自分が辞退すれば、新たに追加の募集を出して選考をし直さなくてはならないかもしれません。

反対に、辞退者が出るのを見込んで多めに採用している企業もあります。どちらにしても、連絡は早ければ早いほど企業にとっては都合がいいでしょう。辞退は企業に迷惑をかけますが、それ以上迷惑をかけないように配慮することが大切です。

内定辞退をなかなか言い出せない就活生の中には、大学を卒業できなくなってしまったという事情を抱えている人もいるでしょう。内定をすでにもらっているのであれば焦ってしまいますが、以下の記事を参考にして今後の対応方法を考えてみましょう。

②メールではなく電話での連絡がよい

口頭で内定辞退を伝えるのを避けるのもよくありません。わざわざ出向く必要はありませんので、内定辞退の電話をして採用担当者に確実に伝えましょう

電話が苦手な人は、同じ内容をメールで送信する方が気持ちが楽かもしれませんが、受け取り手の反応がわからないというデメリットがあります。また、後になって「そんなメールは受け取っていない、内定辞退は了承していない」などといわれても困ってしまいます。そのため、電話での連絡が確実といえます。

電話の基本的なマナーについては、以下の記事を参考にしてみてください。

③謝罪・誠意をしっかり伝える

採用担当者と電話が繋がったなら、辞退の意向を伝えたうえで誠意を持って謝罪します。人気が高く応募も多い大企業ならまだしも、採用人数の少ない中小企業では、1人が辞退するだけで計画が大きく狂ってしまう可能性もあり、不満な反応をみせることもあるでしょう。

内定辞退をすんなり受け入れてくれなかったとしても、感情的になって相手に失礼な言葉を口にしてはいけません。例えば「待遇に不満がある」「社風に合わないと思った」「内定後に悪い評判を知った」などの辞退理由を伝えるのはマナー違反です。あくまでも企業に迷惑をかけると自覚しつつ、誠意が伝わる態度を心がけてください。

内定辞退の理由の答え方については、以下の記事でも解説しています。どう伝えればいいのか不安に感じている就活生は、参考にしてみてください。

④辞退理由を聞かれたら誠実かつ簡潔な回答を心掛ける

辞退したいと伝えれば、理由を聞かれるかもしれません。その際、具体的な理由を回答する必要はありません。理由が「大学院に進学する」「親の意向を汲んで親元で就職先を探す」「内定をくれた他の企業に行く」といったものであれば、そのまま簡潔に答えるようにしましょう。

内定承諾までした後で「他の企業に行く」とは言い出しづらいかもしれません。しかし、就活生が複数の内定企業から1社を選ぶのは当然で、相手もその可能性を十分に考慮しています。むしろ罪悪感から「病気がみつかって入院しなくてはならない」というような、突っ込まれればすぐにばれる程度の嘘をつくほうが悪印象です。

辞退の理由について具体的に回答せず、「一身上の都合」「「家庭の事情」としてもよいとされています。理由を伝えずに辞退する方法については、以下の記事も参考にしてみましょう。

⑤万が一脅された場合も最後まで辞退の意思を貫く

もしかすると、電話口で辞退を考え直すよう説得されたり、「損害賠償を求める」と脅される可能性もあるかもしれません。ですが、内定辞退をしたからといって実際に訴訟を起こされるとは考えづらいです。相手の怒りは仕方ないと捉え、重ねて謝ったうえで内定辞退の意向を貫きましょう。

「あなたが辞退したら今後同じ大学からは採用しない」という脅し文句もあります。他人に迷惑がかかるのを恐れてしまいがちですが、屈してはいけません。弱い立場の就活生を脅すような企業には、あなたも後輩も就職しない方がよいですし、入社しても結局辞めることになる可能性が高いでしょう。

企業によっては、呼び出しをされることもあります。そうしたケースもあると覚えておいて、いざというときに焦らないようにしましょう。以下の記事にて、呼び出された際の対応方法を解説しています。

内定承諾後に辞退をする際に参考にしたい例文

「ふだんの連絡手段はメールがほとんどで電話での伝え方がよくわからない」という方も就活生のなかには多いでしょう。具体的な伝え方をお教えしますので、参考になさってください。

伝える際は、企業にとってマイナスとなる内容を伝えるわけですから、真摯な態度で臨みましょう。とはいえ、就職先を選ぶのは就活生の権利です。卑屈になる必要はありません。相手に聞き取りやすい声の大きさで、はっきりと伝えましょう。

就活における電話マナーについては、以下の記事でも解説していますので参考にしてください。

例文①内定辞退の電話での伝え方

わたくし、○○大学○○学部の○○と申します。恐れ入りますが、○○課の○○様をお願いできますでしょうか。

はい、〇〇です。

先日は内定をいただき、ありがとうございました。内定承諾書を提出した後で誠に申し訳ないのですが、入社を辞退させていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。せっかく採用を決めていただいたのに、ご迷惑をおかけすることになってしまい大変申し訳ありません。お忙しいところ、どうもありがとうございました。

大変残念ですが承知いたしました。

携帯電話からかける際には、電波がよく周囲が静かな場所を選んでかけてください。緊張してうまく話せるか不安だという方は、いうべき内容を書いたメモを手元に用意しておくとよいでしょう。電話をかける時間帯は、一般的に平日の始業直後と昼休憩前後と終業時間直前を避けた昼間を選びます。

電話をかけたらまず大学名と名前を名乗り、採用担当者の所属と名前を告げて呼び出してもらいます。担当者に代わったら、再度大学名と名前を名乗ったうえで、内定辞退の意思を伝えます。

相手が辞退の理由を聞いてきたら答えます。難色を示されたら、了承してもらえるまで重ねて詫びましょう。あっさり了承してもらえたときも、感謝と謝罪を忘れずに告げます。ポイントは、相手が出たら「入社を辞退したい」旨をまず伝えることです。理由は聞かれてから答えれば大丈夫です。

内定承諾書を提出した後の辞退方法については、以下の記事でも解説しています。本記事とあわせて参考にしてみてください。

例文②内定辞退のメールでの伝え方

件名: 内定辞退のお詫び

○○株式会社
人事部○○課 ○○様

○○大学○○学部の○○です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

本日、誠に恐縮なのですが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

○○様には貴重なお時間を選考に割いていただいたにもかかわらず、
このようなお返事になってしまったことを心よりお詫び申し上げます。
誠に勝手ではありますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

--------------------------------------------
佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
--------------------------------------------

電話をかけたけれど採用担当者が不在だった、というケースもあります。電話に出た人に用件を伝えたところ、「その旨、担当者に伝えます」と了承してもらえたとします。その際には改めて担当者宛てに電話かけ直す必要はありませんが、念のためメールを送っておきましょう。後日に持ち越さず、電話をした当日に送ります。

メールを送る際にはビジネスメールを意識して、件名と署名も添えましょう。辞退の理由は「一身上の都合」ではなく具体的に書いたほうが丁寧ですが、踏み込んだ説明は必要ありません。

以下の記事では、メールでの内定辞退の方法について詳しく解説しています。メールマナーを守って辞退の連絡をするためにも、以下の記事をぜひ参考にしてみてください。

手紙でも重ねてお詫びする

電話で連絡をした後、手紙でも重ねてお詫びをすると、より誠意を表現できます。また連絡をした証拠にもなり、行き違いをなくせます。面倒に感じたとしても、この行動ひとつで印象をよくできると思えば、決して損ではないでしょう。

その際、パソコンで作った定型文を印刷したものではかえって印象を悪くしかねません。内容は定型文でかまいませんから、縦書きの便箋にボールペンか万年筆を使って、手書きで丁寧に書いたものを送りましょう。書き損じたら、修正するのではなく新しい便箋に書き直します。封筒は茶封筒や柄のあるものは避けて、白い封筒を選んでください。

手紙で内定辞退をする際の注意点については、以下の記事でも解説しています。文例についても記載していますので、手紙を書く際の参考にしましょう。

内定承諾書提出後の辞退は誠意をもって対応する

内定承諾書を提出した後でも、辞退して就職先を選び直すことは可能です。内定通知が届く順番が前後してしまったからといって、悔いの残る選択をするのは自分のためになりません。修正の必要性を感じたら、勇気をもって決断しましょう。

ですがもちろん、承諾書にサインするのにはそれなりの責任感が求められます。「後で辞退できるのだから」と軽い気持ちでサインするのはいけません。自分の行動に責任を取れるのが社会人です。そのうえで熟考を重ねた結果、辞退しようと決めたのなら、ぜひ誠意を持って相手企業と担当者に説明と謝罪をおこなってください。

また、内定辞退をする際は、マナーを守った対応を心掛けましょう。電話をした際に担当者が不在だった場合の対応方法などについて、把握しておくことも大切です。詳しくは、以下の記事も参考にしてみましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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