内定連絡メールは返信が必要｜返信のポイントと場合別の例文9選

内定連絡のメールにはマナーを守り返信しよう

内定の連絡というとメールをイメージする就活生が多いでしょう。もちろん、内定の連絡を電話でおこなう企業も依然あります。しかし、現在は内定連絡をメールでおこなう企業がほとんどです。

そしてメールで送付された内定連絡には、入社する場合も辞退する場合も、正しいマナーを守って返信する必要があります。正しいマナーで返信しなければ、採用担当者に「社会人としてのマナーが理解できていない」と良くない印象を与える可能性があります。

そこで、内定連絡メールの返信に関するポイントを例文とともに説明していきます。要点をおさえて、正しく返信しましょう。

内定連絡をしてきた企業に入社したいと考えている就活生は、内定承諾の仕方について以下の記事も参考にしてみてください。

そもそも内定連絡メールとは何か

内定連絡メールとは、企業が就活生に対して「内定」をメールで知らせるために送付されています。

また企業が就活生のために送付しているメールのため、法的に「内定連絡メールを就活生に送付する義務」はありません。さらに法的に送付が義務付けられていないため、内定連絡メールのフォーマットは企業によって異なります。

しかし過去に、口頭のみで内定の旨を就活生に伝えたために、企業と就活生の間にトラブルが生まれてしまった事例があります。このような背景から企業は、就活生とのトラブルを避ける目的で内定連絡メールを送付しています。

トラブルを避けるためにも内定連絡メールの目的や送付をしている背景を知り、重要性を理解しておきましょう。

内定連絡のメールに返信する際のポイント7つ

内定連絡のメールが来たら返信する必要がありますが、ただ返信するだけでは不十分でしょう。内定連絡のメールは誰でももらえるものではないからこそ、採用担当者に対する感謝の気持ちを言葉で示すことがマナーです。

そこでここからは、内定連絡メールに返信する際のポイントについてご紹介していきます。是非参考にメール文面を作成してみてください。

1.できる限り24時間以内に返信する

メールをもらったらなるべく早く返信しましょう。内定を受諾してその企業へ入社するのであれば、早めに返信することで熱意が伝わります。24時間以内の返信を心掛けましょう。
もし内定を辞退するのであれば、それに伴って企業は他の人材を確保しなければならなくなります。返信が遅くなると、企業の採用活動全体に影響が出てしまうでしょう。

内定を辞退する場合でも、企業へ迷惑をかけないよう最後まで誠実に対応するのが社会人として求められるマナーです。

メールを返信する際には、素早く返信する必要があります。その点について、以下の記事でも解説していますので参考にしてみましょう。

• 【企業からのメールへの返信の仕方】返事の書き方ポイントをご紹介

2.件名は「Re:」のままメールに直接返信する

企業からの内定連絡メールに対して返信する時は「Re:」の形で件名を変更せずに返信します。日々膨大な数のメールで就活生とやり取りをしている採用担当者は、件名を変えると返信メールに気づかない可能性があります。返信に気づいてもらうためにも、件名は「Re:」のままメールに直接返信しましょう。

例えば、「選考結果について」と企業からメールが届いた場合には件名を変更せず「Re:選考結果について」の形で返信します。

また企業からのメールに返信する場合は、件名は原則変えずに使用しますが、名前と学校名は件名に入れても失礼ではありません。

件名をそのまま使用することで、メールの内容は把握しやすいですし、さらに名前と学校名を付け加えることで、より素早くメールを判断することができます。

以下の記事ではメールの返信をする際のマナーについて詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【就活メールの返信における件名のマナー】基本ポイントや注意点

3.ビジネスメールのフォーマットに従い返信する

内定連絡のメールに返信する場合は、ビジネスメールのフォーマットを意識して文面を作成しましょう。基本的なビジネスメールのフォーマットは、「相手の情報→あいさつ→名乗り」という順番です。内定連絡メールに返信する場合のあいさつは、「いつもお世話になっております」で問題ありません。

より気持ちを込めたいのであれば、「いつも大変お世話になっております」でもいいでしょう。名乗りの部分では、「◯◯大学の◯◯です」のようにフルネームを記載してください。履歴書を送る際の封筒などもそうですが、いつでも正式名称で記載することを意識しましょう。

メールの返信の仕方について、内定連絡以外でも基本のマナーは共通しています。メールの返信マナーについてより詳しく知りたい就活生は、以下の記事を読んでみると理解が深まるでしょう。

• 【メール返信の例文あり】基本のマナーをケース別に解説

4.内定に対して感謝の気持ちを述べる

内定連絡メールに返信する際は、「冒頭で感謝の気持ちを述べる」ことが大切です。

内定を受諾して入社するにしろ、内定を辞退するにしろ、自分を評価してくれた企業に対して感謝の気持ちをしっかりと伝えることはマナーです。特別にかしこまった言葉である必要はありません。

自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることが何よりも重要です。内定連絡メールに返信する際には、自身の能力・人間性を評価してくれたことへの感謝の念を、まずは冒頭で伝えましょう。

就活での感謝の気持ちを述べるといっても、うまく言葉が出てこないことも多いです。こちらの記事では、お礼メールの例文を3つ紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【就活】感謝を伝えるメールの作成ポイント3｜例文付きで紹介

5.入社意思の有無を明確に記載する

入社意志の有無を明確に記載しておくことも、内定連絡メールに返信する際におさえておきたいポイントです。「ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく思います」のように、働くという意思を明確に記載しましょう。

入社意思の記載がなくそのままお礼に移る人も多いですが、このような文面をはさむことで、メールを見る採用担当者が誤って認識することを防ぎます。

手の込んだお礼状であれば誤解される心配はないですが、短文だったり言葉足らずだったりした場合は入社の意思が十分に伝わらない可能性があります。内定をもらえた喜びと意欲を示すためにも、しっかりと一言添えておくといいでしょう。

言葉足らずになりがちな人は、例文を参考にメールの文面を考えてみましょう。以下の記事で、内定連絡に返信する際の文章について解説しています。

• 【内定のお礼状を書く際のマナー】手紙とメールそれぞれの例文あり

6.電話で内定連絡が来たら電話で返事をすることがマナー

冒頭でもお伝えしましたが、現在は内定連絡はメールでおこなう企業がほとんどです。しかし依然、電話で行う企業もあります。

電話で内定連絡が来たら電話で返事をすることがマナーです。電話で来た内定連絡にメール返信しないようにしましょう。

これはビジネスマナーとして、相手の連絡手段に合わせて返事をすることが多いからです。したがって、メールで内定連絡が来た場合は、メールで返信をする。電話で内定連絡が着たら、電話で返事をします。

間違えないように覚えておきましょう。また内定先へ電話をする前に、以下の記事を読んでおくと安心です。電話で内定承諾する際の会話例が記載されていますので、読んでみてください。

• 【内定への返事】電話やメールで承諾・辞退・保留の連絡をする方法

7.署名を記入する

署名はメール最後に、「自分が何者であるか」を伝える目的で記入します。そして直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。署名は非常に重要な役割があるため、忘れないように記入しましょう。

署名には自分の連絡先を記入します。記入する内容は氏名・学部学科・電話番号・メールアドレスの順に記入します。

採用担当者からの連絡が来る可能性があるため、電話番号やメールアドレスは最も使用しているものを使用しましょう。

また署名と本文を区切るために「‐」や「＝」などの記号を用いて署名部分を囲んでおきましょう。

Gmailでは、自動で署名をメール文末に設定できます。一度設定すると、毎度署名を記入する必要がなくなり、メール作成の時間短縮につながります。是非参考にしてみてください。

以下の記事では就活メールのマナーについて詳しく解説しています。また場面別にメールの例文も紹介しています。併せて確認してみてください。

• 【就活メールのマナー7選】正しいメールの送り方を場面別で解説

承諾・辞退・保留の場合の返信の仕方と例文

ここまで内定連絡メールへの返信の重要性と返信する際のポイントをみてきました。しかし「実際に書こうとすると、思うように書けない」と悩む就活生も多いでしょう。内定連絡のメールをもらった際、考えられる返信のパターンは承諾、辞退、保留の3つです。

そこで、ここからは内定を承諾・辞退・保留する場合にわけて、内定連絡メールへの返信方法を例文とともに解説していきます。それぞれのパターンで盛り込むべき内容やポイントは異なるので、事前に把握しておきましょう。

また実際に作成してみなければなかなかうまく書けるようにはなりません。まずはこの例文を参考に、実際に返信メールを作成してみるところから始めてみましょう。

承諾する場合は本文に「今後の抱負」を記載する

まずは内定連絡に対するお礼を伝えます。その後、内定を承諾する場合は抱負を述べましょう。

採用担当者の方には、今後長くお世話になることになります。入社後どのような部署に配属され、キャリアを積み上げていくのかは、配属発表までわかりません。採用担当者の方と同じ部署で一緒に働くことになる可能性もあるのです。

そのため入社後、自分自身にとって仕事がしやすいよう、アピールしておくことも非常に大切なことです。お礼や入社する意思を伝えるだけでなく、抱負も伝えることで、「意欲的に仕事に取り組んでくれそうだな」と採用担当者が安心できるでしょう。

内定を承諾する場合は、お礼の後に今後の抱負を伝えましょう。

この例文のポイントは、入社への意気込みを自分の言葉で盛り込めているところです。前半で内定獲得のお礼と喜びを素直な言葉で表現できています。

加えて、入社までの期間も自己鍛錬を欠かさないことを述べています。これにより、「前向きな姿勢で仕事に邁進してくれそうだな」と採用担当者に好印象を与えられるでしょう。是非参考にしてみてください。

この例文のポイントは、入社意思を明確に記載していることや、入社への意気込みを盛り込めているところです。それぞれの文章を端的に要点だけ伝えられているため、採用担当者は内容を理解しやすく、好印象でしょう。

また内定をもらえた喜びの感情も「内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております」と伝えられており、採用担当者も内定を出してよかったという印象を受けるでしょう。是非参考にしてみてください。

この例文のポイントは、感情を自分の言葉で表現できていることです。内定をもらえた喜びの感情を「貴社で働くことが出来ますこと、心から嬉しく思っております。」と伝えられており、採用担当者も内定を出してよかったという印象を受けるでしょう。是非参考にしてみてください。

辞退する場合は「丁寧に謝罪」する

辞退する場合は「丁寧に謝罪」しましょう。「辞退するのであれば今後関わることもないし、適当に対応すればいいのでは」と考える就活生も中にはいるでしょう。しかし、このような安易な考えで不誠実な対応をしてはいけません。

辞退するとはいえ、企業はあなたの能力を評価してくれたのです。また、選考では就活生一人ひとりに多くの時間とお金をかけています。能力を評価してくれたことと、貴重な時間とお金を使って選考してくれたことへの感謝や謝罪の念を込めて、丁寧に対応する必要があります。

また、社会人生活の中で、辞退する企業と取引をする可能性もあります。そのため辞退する場合には丁寧な謝罪の言葉を述べ、誠実に対応しましょう。

また辞退する理由について簡潔に伝えましょう。辞退理由について何も触れないでいると、不審に思った採用担当者から意思確認の連絡がくる可能性があります。必ず辞退理由も簡潔に伝えましょう。

この例文のポイントは先に結論について簡潔に述べている点です。これまでお世話になった企業の内定を辞退するのですから、書きたいこと、書かねばならないことが多々思い浮かぶことでしょう。

しかし思いのままに書いてしまうと、文章が長くなり要点がぼやけてしまいます。自身の気持ちをしっかりと伝えるためにも、まずは辞退する旨を簡潔に述べ、その上でその理由を伝えるようにしましょう。

内定辞退を伝えたメールに対して企業から返信がきたら、返信内容によって対応が異なります。辞退を了承する内容だった時には、基本的に返信する必要はありません。さらに返信すると、担当者に負担となる可能性もありますので、了承の返信を受け取った時点でやり取りを終了しましょう。

また辞退を了承しない内容の場合には、採用担当者に「一度、事情を確認したいから会社にきてもらえますか」という依頼を受ける可能性があります。その際は、基本的には企業へ訪問して、辞退への謝罪とその理由などについて話をするのが誠実な対応です。

内定辞退をした際に呼び出された時の対応については、こちらの記事で詳しく解説しているので参考にしてみてください。

• 【内定辞退したら呼び出しされた】対処方法3つと罰則の有無

この例文は選考を通して学んだことに対して感謝を伝える場合です。本文では「○○様には選考期間中、大変お世話になりました。特にキャリア形成の考え方についてご教示頂いたことは今でも心に残っています。ありがとうございました。」のように感謝を具体的なエピソードを交えて伝えられています。

具体的なエピソードを伝えることで、担当者がその時のことを思い出せるでしょう。そのため感謝の気持ちが伝わりやすくなります。是非参考にしてみてください。

また以下の記事では内定辞退のマナーや、シチュエーション別の例文を解説しています。併せて確認してみてください。

• 内定辞退で使える10個の例文を紹介｜電話やメールのマナーも徹底解説

保留する場合は「保留期間」を記載しておく

内定保留の明確な期限はありませんが、妥当なのは1週間程度です。内定連絡のメールがくれば、承諾するか辞退するかを決めなければなりませんが、場合によってはすぐには結論が出せないこともあります。

その場合は返信を遅らせるのではなく、先に結論を保留したい旨を申し出ましょう。企業によって保留が可能な期間は異なるため、自分で期限を提示しながら相手から別の期間設定の申し出があればそれに従いましょう。

採用したいと考えている企業を待たせることになるため、内定保留はリスクもあるといえます。リスクを回避するためにも、内定保留の注意点について下の記事で把握しておきましょう。

• 内定を保留する際の注意点｜企業への伝え方テンプレート付き

内定を保留にしてもらうメールでは、まずは最初に内定をもらったことに対してのお礼を伝えることが大切です。内定への感謝の気持ちを伝えた上で、例文のように理由を伝え、結果を保留にしたいと申し出る必要があります。

このとき、保留する期間について定めておくようにしましょう。ただ漠然と保留にしてほしいと伝えるのではなく、いつまでに答えが出せると明記した上で保留のお願いをすることが大切です。

マナーを守り、例文のように理由を伝え、結果を保留にしたいと申し出ましょう。

この例文のポイントは保留期間を明記している点と、保留する理由を自分の言葉で伝えられている点です。保留期間を端的に伝えられているため、マナーが守られた返信と言えるでしょう。

また保留する理由を「貴社に入社したい気持ちは強いのですが、後悔のないよう慎重に考えた上で～」と失礼のない表現で伝えられています。そのため良い例文といえます。是非参考にしてみてください。

この例文のポイントは企業にお願いという形で、内定の保留を提案できていることです。内定のお礼の後、「入社の回答につきまして、一点お願いがございます」と伝えることで話題が変わることや、話の要点が理解しやすいでしょう。そのため良い例文と言えます。是非参考にしてみてください。

内定承諾後でも辞退はできる

一度、内定を承諾すると、辞退をできないイメージがある人は多いでしょう。結論をお伝えすると、内定を承諾した後でも、辞退をすることができます。そしてこの場合、入社日の2週間前までに申し出ることが法的に定められています。

民法第627条第1項によると、労働契約を解約するには、入社の2週間前には連絡する必要があるのです。入社日まで2週間を切ってしまうと、労働契約が成立するため辞退できません。必ず内定を辞退する場合は入社2週間前までに行いましょう。

しかし内定を辞退することで、企業に大きな迷惑をかけることは覚えておきましょう。企業は皆さんのために、入社に必要な備品の準備や入社の手続きをしています。

その手間や時間を無下にすることは大きな迷惑です。辞退を伝える際には、手間や時間に対してしっかりと謝罪をしましょう。

以下の記事では内定承諾書を提出した後に、内定を辞退する方法を詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 内定承諾書を提出後の辞退方法【電話・メールの例文付】

内定連絡メールにはできる限り早く返信しよう！

企業から内定の連絡メールが届いたら、必ず返信しましょう。24時間以内に返信すると良いでしょう。

しかし、内定を承諾するか・辞退するかをなかなか決めきない就活生も多いでしょう。そんな時は、保留することもひとつの方法です。メールに保留期間を明記して企業に送付しましょう。

また、就活の最後ステップで「マナーがなっていない」という印象にならないよう、正しいマナーで返信しましょう。

是非この記事を参考に、自信をもって承諾・辞退・保留のそれぞれ状況にあわせてメールを送付しましょう。

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