内定について

【内定承諾書封筒の書き方】サイズ・色・裏書き・料金まで徹底解説

マナーを守って内定承諾書を郵送しよう

選考試験を終えてから連絡が来るまでは、とても長く感じます。内定通知が来た瞬間は何とも言えず嬉しい気持ちになるでしょう。志望企業の内定が決まれば、就活もひと段落です。

しかし、そこで終わりではありません。これからは、実際に入社する日に向けて、準備をおこなっていく必要があります。まずは、内定連絡に対する返信として、内定承諾書を郵送しましょう。

内定を受け、企業で働く意志があると伝えるためにも重要な書類のひとつです。内定承諾書を送る際にも、気を付けなければならない点があります。これから働く企業に失礼にならないように、社会人としてマナーをしっかりと守るようにしましょう。ここでは、内定承諾書を郵送する時のポイントについて解説していきます。

①封筒の住所は漢数字で書く

内定承諾書の封筒の正しい書き方として、まずはじめに紹介するのは住所の書き方です。

何も意識しないで書くと、ついつい「1-2-30」といったような書き方をしてしまうと思いますが、正式な書類などを送付するときには、そのように記載するのはマナー違反なのです。

省略せずに正式名称で書くこと!

内定承諾書の封筒に住所をかく際には、「一丁目二番地三十号」と、漢数字で書き「-」で省略することなく、正式に「丁目・番地・号」と記載するようにましょう。

もちろんこれは送り先の住所を記載するときだけではなく、裏面に自分の住所を記載するときにも同じことですので、裏面を書くときにも注意してください。ビル名に数字が入っていたりする場合も、漢数字に書きなおして記載するようにしましょう。

数字や漢字が間違えてないかは要チェック

封筒に内定承諾書を入れて封をする前に、宛名の数字や漢字を間違えてないか再度チェックしましょう。宛名を間違えて投函してしまうと、せっかくの内定承諾書が期限までに届かない恐れがあります。また、仮に承諾書が届いたとしても、受け取った人事担当者はあなたのことをどう思うでしょうか。

「当社に対する思いが弱いんじゃないか?」もしくは「この人は社会人としての心構えができてないのじゃないか?」と思われてしまう可能性もあります。せっかく希望する会社から内定を貰えたのですから、ちょっとした不注意で入社前に印象を下げるようなリスクは避けましょう。

宛名や敬称は特に綺麗な字を意識しよう

封筒において、もっとも目立つ部分は表面です。手書きの場合、相手の宛名や敬称を記入するときには、特にきれいな字を意識するようにしましょう。具体的には、字の形などはもちろんのこと、字の大きさやバランスに意識することが挙げられます。宛名や敬称の部分は、封筒においては「相手の顔」のようなものだといえるでしょう。

その部分について、下手な字を書くことは、相手を「侮辱している」と捉えられてもおかしな話ではありません。それは自分にその気がなくてもです。手書きの場合は、手癖などがどうしても出てしまいがちですので、意識的して丁寧に書くようにしてください。

②宛名は正しい敬称を使う

内定承諾書の封筒を書く際には、宛名の敬称も難しいところですよね。もし宛名が会社宛てなら「御中」として、人や役職宛てなら「様」としておけば問題ないでしょう。

「○○株式会社○○部」だったり「○○株式会社」であれば「御中」となり、「○○株式会社採用ご担当者」だったり「○○株式会社採用ご担当○○」であれば、「様」となります。

敬称に対して配慮を忘れず細部までしっかり確認すること

会社宛てなら「御中」、人や役職宛てなら「様」という敬称だけに捉われてついついうっかりわすれがちですが、「採用担当 」の「担当」の前に「ご」をつけたり、封筒自体に「○○行」と書かれている場合はそこを二重線で消したりするのも重要なので、要注意です。

とくにこうした敬称やちょっとした配慮は、目についたら印象がよくなるポイントなので、細部までしっかり確認するようにしておきましょう。

社長殿の場合はそのままの敬称で送る

内定承諾書には、人や役職宛てに出すものだけではありません。会社宛に出すこともあります。その場合、会社の代表の「社長」宛てに出すことも少なくありません。例えば、「○○株式会社 代表取締役 ○○(社長の名前) 殿」と、このように社長の敬称が「殿」となっていることもあります。

返信用封筒は敬称を直すことがほとんどですので、「殿」も直さなくてはいけないと考えてしまいがちです。しかし、この「社長 殿」の場合は直す必要はありません。

「殿」を「様」に直すということは、社長をへりくだたせているのと一緒になるので失礼になります。ちなみに、社長の敬称で様は外部の人に対して使いますので社員として働くのなら殿のままで送るのがマナーです。

36の質問に答えて自分のタイプを把握しよう

自分がどのようなタイプなのかを知るためにおすすめなのが「自己分析マニュアル」です。このマニュアルを使えば、質問に答えるだけで自分のパーソナリティタイプを診断できます。

技術者タイプやクリエータータイプ、実務家タイプなどがありますが、あなたはどのタイプでしょうか?無料でダウンロードできるため、すでに自己分析が終わっているけどさらに深めたいという就活生にもおすすめです。

③封筒の裏書きもしっかり書こう

封筒は表だけでなく、裏書きにも気を配る必要があります。ここでは、内定承諾書を郵送する際の封筒の裏書きの仕方をご紹介します。封筒の裏に書く項目は、【日付】【住所】【氏名】の3つです。日付は内定承諾書を書いた日ではなく、書類を提出する日を書きましょう。

住所は、ポイント①で紹介したように漢数字で書く必要があります。「〇‐〇」と省略せず、「〇丁目〇番地」と正式に記載してください。氏名は、分かりやすいように大きく書きましょう。最後に忘れてはいけないのが「〆」マークです。「×」ではないので、注意してください。封が開かないことを確認して、中央に〆マークを書きましょう。それぞれの項目を書く場所は、画像を参考にしてください。

原則としてのりで封をするのがマナー

封筒を閉じる時にも知っておきたいマナーがあります。まず、封をするときは「のり」でしっかりと貼らなければいけません。相手が封筒を開封するまで、きちんと閉じて剥がれないようにしておくことが大切です。テープやホチキスで閉じるのは、マナーとしてNGです。

封筒によっては、あらかじめのりや両面テープが付いているものもありますが、接着力が弱いことがあるため、途中で剥がれないようにのり付けして貼るのがベターでしょう。また、のりで貼るのは、送り先の相手以外が見ないように「締める」という意味もあります。のりで貼った後に、締めの印に「〆」と書きましょう。

裏書きは表書きより小さな字で

裏面は送り主、つまり就活生自身の情報を書き入れておく面です。そのため、表面の字よりも小さめの字で、かつわかりやすく書くことが大切となってきます。字を書き入れる場所は、縦書きの場合は「左下」に、横書きの場合は「右下」に、が基本です。表面と違って全面に書けるわけではないのですが、それでも行間をしっかり取ることを心がけてください。

裏面に必ず書き入れておくべき項目は、送り主の住所、そして名前です。これらが記入されていなければ、誰から送られてきたものなのかが開封するまでわからず、企業の方を不安にさせてしまいかねません。これらの情報のほか、送り主の所属大学名・学部名・学科名、そして投函日を記入しておいてもよいでしょう。

④封筒のサイズは角形2号か長形3号

内定承諾書を郵送する際、封筒のサイズは角形2号か長型3号となります。企業から送られてきた形式と同じように返信できる封筒を選びましょう。一般的な企業で使われる書類の多くはA4サイズです。

企業からA4サイズの内定承諾書が折らずに送られてきた場合には、そのままの形で返送できる角形2号を使います。書類が折れ曲がらないように、クリアファイルを使用する場合でも、角形2号なら問題なく入れることができます。

また、企業から書類が三つ折りや四つ折りとなって送られてきた場合には、縦長の長形3号の封筒を使いましょう。封筒の詳しいサイズが分からない時には、企業から送られてきたものと同じサイズを選べば間違いありません。ほとんどの場合、角形2号か長形3号のどちらかのサイズとなっています。

茶色よりも白い封筒の方がマナーとして良い

封筒にも色々な種類があります。私的な手紙で用いるような絵や柄付きのものは論外です。では、内定承諾書を送付する場合はどのような封筒が適しているでしょうか。ビジネスの文書を送付する場合は、一般的に茶封筒や白い封筒が使用されます。

茶封筒は、簡易的な事務書類や資料、請求書・領収書などを送付する際に使用する封筒です。内定承諾書を茶封筒で送ることが間違いとは言えません。しかし、履歴書や内定承諾書のような応募に関する文書は入社後にも保存される正式な文書になるため、白い封筒を使用する方がマナー的にも良いでしょう。受け取る側にも、白い封筒の方が気持ちが込められていると思ってもらえるのではないでしょうか。

封筒はコンビニでも買える

封筒が手元になかった場合、近くのコンビニに行ってみるというのもよいことです。最近のコンビニでは、さまざまな種類の事務用品が扱われており、そのなかには封筒も含まれています。コンビニで購入する際ですが、封筒のコーナーの近くには、水引などの装飾が付いたものもあることでしょう。

しかし、これを使用するのは間違いですので、手に取った封筒の種類はしっかりと確認したうえで購入するようにしてください。ちなみに、コストを少しでも低く抑えようと思うのであれば、100円均一ショップに行くのが最もよいでしょう。しかし、コンビニとは違って24時間営業でないところがほとんどであるため、営業時間はしっかり確認するようにしてください。

⑤切手は郵便局で確認してから貼る

封筒を送る際に、意外と忘れがちなのが切手の料金の確認です。金額を間違えて出してしまうと、料金不足で相手の企業に大変な迷惑をかけてしまいます。これはとても失礼な行為なので、入社前に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。A4サイズの紙を1枚だけ三つ折で送付するような場合は、定形郵便物の82円で対応出来る場合がほとんどです。

しかし、そこに添付の書類が何枚もあると、82円料金の25gを超えてしまうこともあります。また、履歴書などを送付する場合はA41枚サイズの角2サイズの封筒になりますので、その場合は定形外郵便物として120円からの料金となります。重量は紙の枚数で変わるため、郵便局で料金を確認してから投函しましょう。

⑥内定承諾書の添え状を書く

企業へ書類を送る際には、添え状をつけるのがビジネスマナーとされています。添え状とは、どのような書類を何枚入れたかを分かるようにして、時候の挨拶を付け加えたものを指します。

内定承諾書を企業へ郵送する場合にも、添え状を書いて同封するのがマナーです。内容は、提出日の日付、宛名、自分の名前と連絡先、件名、本文、同封書類となります。手書きでもパソコンで作成しても、どちらでも構いませんが近年はパソコン使用が一般的です。

内定承諾書の添え状には、入社に向けた心構えなどを一言加えるとよいですが、添え状はあくまでも書類の説明と挨拶のために書くものです。長文にならないように注意して、簡潔に分かりやすくまとめるようにしましょう。内定通知に対するお礼や、挨拶は忘れずに記載してください。

内定承諾書と添え状をクリアファイルに入れる

内定承諾書と添え状を郵送する際には、そのまま封筒に入れずにクリアファイルを使用しましょう。書類の折れや汚れを防ぐことができますし、雨が降った時に書類が濡れてしまうのを防ぐ効果もあります。

そのまま書類を直接入れずにクリアファイルを使うことで、丁寧な印象を与えることもできます。クリアファイルは、透明でイラストや柄などがないシンプルなものを選びましょう。また、使用済みで傷がついていたりするものは避けて、未使用の新品を使うのがおすすめです。

クリアファイルは100円ショップなどで気軽に手に入りますし、これからも使う機会があるので何枚かまとめて用意しておくと便利です。内定承諾書と添え状を別々に入れる必要はありません。添え状を上にして、ひとつにまとめましょう。

添え状の例文

株式会社〇〇人事部採用ご担当者様
                        〒◯◯◯-◯◯◯◯
                        ◯◯県◯◯市◯丁目◯番地
                               山田 太郎
                        電話番号 xxx-xxxx-xxxx
                      メールアドレス abcd@ef.co.jp

             書類送付のお知らせ

拝啓 
〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご発展のこととお慶び申し上げます。先日は面接のお時間を頂き誠にありがとうございました。また、内定を頂きましたこと重ねて御礼申し上げます。
内定承諾書を頂き、あらためて身の引き締まる思いでございます。今後ともご指導のほど宜しくお願い致します。
つきましては、以下の書類を同封し送付させて頂きますので、ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。
                                 敬具

                 記

・内定承諾書 1通

                                 以上

提出日の日付は右上に記載し、宛名、自分の連絡先などを忘れずに記入しましょう。同封書類が複数ある場合は、分かりやすく箇条書きにします。

内定承諾書の封筒の書き方に注意しよう!

内定承諾書を企業へ郵送する際には、封筒の書き方を始め、ビジネスマナーを守る必要があります。内定通知を受け取り、内定承諾書を返送するのは、これから始まる社会人生活の第一歩ですので、ポイントをしっかりとおさえて社会人として失礼にならないようにしましょう。

また、内定承諾書は、企業で働く意志があることを表すものです。企業側も内定承諾を受け取れば、入社の準備を進めていくと考えられます。郵送した後で取り消しをおこなうことがないように、必ず入社の決意が固まってから提出するようにしましょう。

内定承諾書を郵送する前には、こちらで紹介した内容を参考に封筒のサイズや添え状の書き方、書類の入れ方などを確認してください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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