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マナーを守って内定承諾書を郵送しよう
志望企業の内定が決まれば、就活もひと段落です。しかし、そこで終わりではありません。これからは、実際に入社する日に向けて、準備をおこなっていく必要があります。まずは、内定連絡に対する返信として、内定承諾書を郵送しましょう。
内定承諾書は、企業で働く意志があると伝えるためにも重要な書類のひとつです。内定承諾書を送るときは、気を付けなければならない点があります。これから働く企業に失礼にならないように、社会人としてマナーを守るようにしましょう。ここでは、内定承諾書を郵送する時のポイントについて解説していきます。
こちらの記事では、返信用封筒の裏面の書き方について解説しています。
①封筒の住所は省略せずに漢数字で書く
何も意識しないで書くと、住所の番地を「1-2-30」のように書いてしまうものです。しかし、正式な書類の送付でそのような書き方をするのはマナー違反です。
内定承諾書の封筒の住所は、「-」で省略することなく「丁目・番地・号」と記載するようにましょう。例えば、「一丁目二番地三十号」のように漢数字で書くようにします。
もちろんこれは送り先の住所を記載するときだけではなく、裏面に自分の住所を書く場合も同じです。内定承諾書の封筒は、省略せずに漢字で書くようにしましょう。
数字や漢字を間違えていないかチェックする
封筒に内定承諾書を入れて封をする前に、宛名の数字や漢字を間違えてないか再度チェックしましょう。宛名を間違えて投函してしまうと、せっかくの内定承諾書が期限までに届かない恐れがあります。
数字や漢字を間違うと、「当社に対する思いが弱いんじゃないか」「この人は社会人としての心構えができてないのじゃないか」と思われてしまう可能性があります。ちょっとした不注意で入社前に印象を下げるような事態は避けましょう。
内定承諾書の添え状の作り方は、こちらの記事を参考にしてみてください。
宛名や敬称はきれいな字で書くように心掛ける
封筒において、もっとも目立つ部分は表面です。手書きする際には、相手の宛名や敬称をきれいな字で書くように意識するようにしましょう。字の形や大きさ、バランスを意識することが大切です。
宛名や敬称の部分を雑な字で書くと、相手に対して失礼です。手書きは手癖などがどうしても出てしまいがちですので、特に注意して書くようにしてください。きれいな字を書ける自信がない人は、丁寧にゆっくり書くことを意識しましょう。多少汚い字になってしまったとしても、丁寧に書いた字であることは相手にも伝わります。
内定承諾書の添え状の書き方について、こちらの記事で解説しています。併せて読んでみてください。
②宛名は正しい敬称を使う
内定承諾書の封筒の宛名は、会社宛てなら「御中」、採用担当者や役職宛てなら「様」としておけば問題ないでしょう。「○○株式会社○○部」や「○○株式会社」であれば「御中」、「○○株式会社採用ご担当者」や「○○株式会社採用ご担当○○」であれば、「様」となります。
「採用担当」の「担当」の前に「ご」をつけると、丁寧な印象です。また、返信用封筒に「○○行」と書かれている場合は、「行」を二重線で消して「様」や「御中」などの敬称を書くようにしましょう。敬称の書き方は、間違いのないように細部まで確認するようにしてください。
以下の記事では、内定承諾書の送付状について解説しています。
あなたが受けないほうがいい職業をスマホで確認してください
就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
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③封筒の裏書きには書類を提出する日付を書く
封筒は表だけでなく、裏書きにも気を配る必要があります。封筒の裏に書く項目は、【日付】【住所】【氏名】の3つです。日付は内定承諾書を書いた日ではなく、投函日を書きましょう。
住所は、表面と同様に漢数字で書く必要があります。「〇‐〇」と省略せず、「〇丁目〇番地」と記載してください。氏名は、分かりやすいように大きく書きましょう。
封が開かないことを確認して、中央に〆マークを書きましょう。×マークを書くのは間違いですので注意してください。それぞれの項目を書く場所は、上記の画像を参考にしてください。
原則としてのりで封をするのがマナー
封筒を閉じる時にも知っておきたいマナーがあります。まず、封をするときは「のり」でで貼らなければいけません。相手が封筒を開封するまで、きちんと閉じて剥がれないようにしておくことが大切です。テープやホチキスで閉じるのはNGです。
封筒によっては、あらかじめのりや両面テープが付いているものもありますが、接着力が弱いことがあるため、途中で剥がれないようにのり付けするとよいでしょう。
入社承諾書についてはこちらの記事で確認しておきましょう。
裏書きは表書きより小さな字で記載する
裏面は、就活生自身の情報を書き入れておく面です。表面の字よりも小さめの字で、かつわかりやすく書くようにしましょう。字を書き入れる場所は、縦書きは「左下」横書き「右下」が基本です。行間を取ってバランスよく書くようにしましょう。
裏面には、送り主の住所や氏名とともに所属大学名・学部名・学科名を記入しておいてもよいでしょう。
入社承諾書の郵送方法についての記事はこちらです。ぜひ読んでみてください。
④封筒のサイズは角形2号か長形3号
内定承諾書を郵送する封筒のサイズは、角形2号か長形3号を選びましょう。企業からA4サイズの内定承諾書が折らずに送られてきた場合には、そのままの形で返送できる角形2号を使います。書類が折れ曲がらないようにクリアファイルを使用しても、角形2号なら問題なく入れることができます。
内定承諾書が三つ折りや四つ折りの状態で送られてきたら、縦長の長形3号の封筒を使いましょう。封筒の詳しいサイズが分からない時には、企業から送られてきたものと同じサイズを選べば間違いありません。
茶色よりも白い封筒の方がよい
内定承諾書のような重要書類は、白い封筒を使用して送るとよいでしょう。ビジネス文書の送付には、一般的に茶封筒や白い封筒が使用されます。
茶封筒は、簡易的な事務書類や資料、請求書・領収書などを送付するのに使用する封筒です。内定承諾書を茶封筒で送ることが間違いとはいえませんが、自分で封筒を用意する場合は白い封筒を選ぶのが無難です。企業が用意した返信用封筒が茶封筒だったときは、そのまま使用すればよいでしょう。
封筒にも色々な種類がありますが、私的な手紙で用いるような絵や柄付きのものを使用するのは避けましょう。
こちらの記事では、封筒の封じ方について解説しています。
封筒はコンビニでも買える
封筒が手元になかったなら、近くのコンビニに行ってみるのもおすすめです。最近のコンビニではさまざまな種類の事務用品が扱われており、封筒も売られています。
コンビニの封筒コーナーの近くには、水引などの装飾が付いたものも置いてあるでしょう。しかし、これを使用するのは間違いですので、封筒の種類は確認した上で購入するようにしてください。
コストを少しでも低く抑えようと思うのであれば、100円均一ショップもおすすめです。しかし、コンビニと違って24時間営業でないところがほとんどですので、営業時間を確認するようにしましょう。
封筒の宛名の書き方については、こちらの記事で確認してみてください。
適職診断を試してください。
適職診断はもう試しましたでしょうか？就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
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⑤切手は郵便局で確認してから貼る
封筒を送る際に、意外と忘れがちなのが切手の料金の確認です。金額を間違えて出してしまうと、料金不足で相手の企業に大変な迷惑をかけてしまいます。
内定承諾書をA4サイズの封筒で郵送するには、定形外郵便物として切手代が120円かかります。縦長の長形3号の封筒で送る際の切手代は、82円です。封筒のサイズや重さで切手代は変わるため、郵便局で料金を確認してから投函しましょう。
こちらの記事では、履歴書を郵送するときの切手料金について紹介しています。
⑥内定承諾書の添え状を書く
企業へ書類を送るには、添え状をつけるのがビジネスマナーとされています。添え状とは、どのような書類を何枚入れたか記載した書類です。
内定承諾書を企業へ郵送する場合にも、添え状を書いて同封するのがマナーです。内容は、提出日の日付、宛名、自分の名前と連絡先、件名、本文、同封書類となります。手書きとパソコンのどちらで作成しても構いませんが、近年はパソコン使用が一般的です。
内定承諾書の添え状には、入社に向けた心構えなどを一言加えるとよいでしょう。しかし、添え状はあくまでも書類の説明と挨拶のために書くものです。長文にならないように注意して、簡潔に分かりやすくまとめるようにしましょう。内定通知に対するお礼や、挨拶は忘れずに記載してください。
内定承諾書と添え状をクリアファイルに入れる
内定承諾書と添え状は、クリアファイルに挟んでから封筒に入れて郵送しましょう。書類の折れや汚れを防ぐことができますし、雨が降った時に書類が濡れてしまうのを防ぐ効果もあります。
そのまま書類を直接入れずにクリアファイルを使うことで、丁寧な印象を与えることもできます。クリアファイルは、透明でイラストや柄などがないシンプルなものを選びましょう。また、使用済みで傷がついていたりするものは避けて、未使用の新品を使うのがおすすめです。
クリアファイルは100円ショップなどで気軽に手に入りますし、これからも使う機会があるので何枚かまとめて用意しておくと便利です。内定承諾書と添え状を別々に入れる必要はありません。添え状を上にして、ひとつにまとめましょう。
以下の記事では、書類の郵送方法について解説しています。
添え状の例文
株式会社〇〇人事部採用ご担当者様
〒◯◯◯-◯◯◯◯
◯◯県◯◯市◯丁目◯番地
山田 太郎
電話番号 xxx-xxxx-xxxx
メールアドレス abcd@ef.co.jp
書類送付のお知らせ
拝啓
〇〇の候、貴社におかれましては、ますますご発展のこととお慶び申し上げます。先日は面接のお時間を頂き誠にありがとうございました。また、内定を頂きましたこと重ねて御礼申し上げます。
内定承諾書を頂き、あらためて身の引き締まる思いでございます。今後ともご指導のほど宜しくお願い致します。
つきましては、以下の書類を同封し送付させて頂きますので、ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
・内定承諾書 1通
以上
提出日の日付は右上に記載し、宛名、自分の連絡先などを忘れずに記入しましょう。同封書類が複数ある場合は、分かりやすく箇条書きにします。
内定承諾書の封筒の書き方に注意しよう
内定承諾書を企業へ郵送する際には、封筒の書き方やビジネスマナーを守る必要があります。内定通知を受け取り、内定承諾書を返送するのはこれから始まる社会人生活の第一歩です。ポイントをおさえて社会人として失礼にならないようにしましょう。
内定承諾書は、企業で働く意志があることを表すものです。企業側も内定承諾を受け取れば、入社の準備を進めていくことになります。郵送した後で取り消しをおこなうことがないように、入社の決意が固まってから提出するようにしましょう。