内定について

【内定承諾書】提出書類を郵送する際の封筒の書き方~サイズ・色・裏書き・料金まで徹底解説~

内定をもらったらお礼状を出そう

就職活動を経て、すでに一つでも内々定もしくは内定を得ている就活生もいるかもしれません。自分が進む企業がもう決まっている・決めているのであれば、描いた夢や目標の実現に向かって頑張ってください。話は変わって、もし何かしらお声がけをいただいているのであれば、ぜひお礼状を出してみましょう。

出さなかったからといって、何かペナルティがあるわけではないのですが、このような些細なことも実は好印象を与えられるチャンスだったりするのです。これから長ければ40年近く勤めることになるところなのですから、印象は少しでも良くしておいた方がよいでしょう。この記事では、正しい書き方や封筒の選びかたなど、お礼状の作成に関することをまとめてご紹介していきます。

お礼状を出すときの封筒にも書き方がある

企業に差し出すお礼状ですが、作成したものを入れる封筒にも書き方があります。ただ書いて出すというのではなく、マナーに沿った作り方を意識することが重要です。ちゃんとできていなくても特に何かあるわけではありませんが、このような些細な心配りというのは、社会人になってからもたいへん喜ばれるものです。

意識せずにできるようになるためにも、今から練習するようにしましょう。なお、「ここに関してはこうしましょう」というような封筒の詳しい作成方法については、次からの見出しで解説していくことにします。そちらを参考にするようにしてください。

内定のお礼状を送ることでイメージアップに繋がる

内定を頂いた企業にお礼状を送るかどうか、迷う学生さんは多いことでしょう。まず内定お礼状とは、内定通知書を受け取った企業に対して、採用してくれた感謝の気持ちや、今後企業で働く上での意気込みなどを書いて送ることが一般的とされている書面のことを指します。内定お礼状は出すことによって、礼儀正しく意欲的であるという好印象を与えることができます。

お礼状を出さなかったからと言って内定が取り消しになるわけではありません。しかし、後のことを考えると入社前の印象は良くしておいて損はないと言えるでしょう。また出すときはできるだけ自分の言葉も添えて、パソコンよりも手書きすることで気持ちが込もります。文面や形式も工夫するとよいでしょう。

内定を貰ったら出来るだけ早く送る

内定をもらったら、お礼状はいつまでに送ればいいのかと悩む学生さんも多いことでしょう。一般的な期間の目安は、1週間以内には送るようにするとよいでしょう。より好印象を与えるには、内定通知書が届いた翌日に送ることもよいとされています。通知を受け取ったその日中、もしくは翌日に投函しておくことで、相手方企業には遅くとも1週間を目安に届くことが予想されます。

相手に届く期間までを見越したレスポンスの早さは仕事の速さを連想させる良き印象を与えることができるでしょう。但し、早さだけにこだわり、中身が伴っていないものを送ってしまえば、反対に印象を損ねることになりかねません。丁寧な文字と文章で書かれたお礼状を出すようにしましょう。

感謝の気持ちや今後の抱負を書く

内定お礼状には何を書けばよいのでしょうか?まずは、採用いただいた感謝の気持ちを伝えましょう。企業の採用担当の方々は、エントリーシートのお知らせ、当日の面接やその他手配から採用を決断してくださるまで、何度も会議を繰り返し、内定通知書を出してくれています。その担当の方への敬意とかかった時間に対しての感謝の気持ちを一文字ずつ丁寧に書き綴りましょう。

次に、今後の抱負を伝えましょう。これからの自分自身の意気込みや入社前に学び身につけておきたいスキルなどを伝えるのがよいでしょう。入社までの間の決意を伝えることは、仕事への前向きな意欲が伺えるアピールとなります。また、入社後にどのように仕事に取り組んでいくのかも記載しておくと、よりやる気が高い好印象が与えられると言えるでしょう。

間違えたら必ず新しい封筒で書く

封筒を清書していく作業は非常に緊張するものです。下書きをしていたとしても、それ通りに書けないということもあるでしょう。万が一字を書き間違えてしまった場合ですが、必ず新しい封筒でやり直すようにしてください。修正液や修正テープ、そして二重線などは使用しないというのがマナーだとされています。

お礼状は正式な文書ではありませんが、「お礼」という名前が付いている以上、その気持ちは封筒からも伝わるようなものにしておいたほうが良いでしょう。また、やり直さなければならなかったときのために、封筒は何枚か用意しておくのが安全です。間違えないことに越したことはありませんが、もしものときのことを考慮しておきましょう。

①住所は漢数字で書く

内定承諾書の封筒の正しい書き方として、まずはじめに紹介するのは住所の書き方です。何も意識しないで書くと、ついつい「1-2-30」といったような書き方をしてしまうと思いますが、正式な書類などを送付するときには、そのように記載するのはマナー違反なのです。

省略せずに正式名称で書くこと!

内定承諾書の封筒に住所をかく際には、「一丁目二番地三十号」と、漢数字で書き「-」で省略することなく、正式に「丁目・番地・号」と記載するようにましょう。もちろんこれは送り先の住所を記載するときだけではなく、裏面に自分の住所を記載するときにも同じことですので、裏面を書くときにも注意してください。ビル名に数字が入っていたりする場合も、漢数字に書きなおして記載するようにしましょう。

数字や漢字が間違えてないかは要チェック

封筒に内定承諾書を入れて封をする前に、宛名の数字や漢字を間違えてないか再度チェックしましょう。宛名を間違えて投函してしまうと、せっかくの内定承諾書が期限までに届かない恐れがあります。また、仮に承諾書が届いたとしても、受け取った人事担当者はあなたのことをどう思うでしょうか。

「当社に対する思いが弱いんじゃないか?」もしくは「この人は社会人としての心構えができてないのじゃないか?」と思われてしまう可能性もあります。せっかく希望する会社から内定を貰えたのですから、ちょっとした不注意で入社前に印象を下げるようなリスクは避けましょう。

宛名や敬称は特に綺麗な字を意識しよう

封筒において、もっとも目立つ部分は表面です。手書きの場合、相手の宛名や敬称を記入するときには、特にきれいな字を意識するようにしましょう。具体的には、字の形などはもちろんのこと、字の大きさやバランスに意識することが挙げられます。宛名や敬称の部分は、封筒においては「相手の顔」のようなものだといえるでしょう。

その部分について、下手な字を書くことは、相手を「侮辱している」と捉えられてもおかしな話ではありません。それは自分にその気がなくてもです。手書きの場合は、手癖などがどうしても出てしまいがちですので、意識的して丁寧に書くようにしてください。

②正しい敬称を使う

内定承諾書の封筒を書く際には、宛名の敬称も難しいところですよね。もし宛名が会社宛てなら「御中」として、人や役職宛てなら「様」としておけば問題ないでしょう。「○○株式会社○○部」だったり「○○株式会社」であれば「御中」となり、「○○株式会社採用ご担当者」だったり「○○株式会社採用ご担当○○」であれば、「様」となります。

敬称に対して配慮を忘れず細部までしっかり確認すること

会社宛てなら「御中」、人や役職宛てなら「様」という敬称だけに捉われてついついうっかりわすれがちですが、「採用担当 」の「担当」の前に「ご」をつけたり、封筒自体に「○○行」と書かれている場合はそこを二重線で消したりするのも重要なので、要注意です。とくにこうした敬称やちょっとした配慮は、目についたら印象がよくなるポイントなので、細部までしっかり確認するようにしておきましょう。

社長殿の場合はそのままの敬称で送る

内定承諾書には、人や役職宛てに出すものだけではありません。会社宛に出すこともあります。その場合、会社の代表の「社長」宛てに出すことも少なくありません。例えば、「○○株式会社 代表取締役 ○○(社長の名前) 殿」と、このように社長の敬称が「殿」となっていることもあります。

返信用封筒は敬称を直すことがほとんどですので、「殿」も直さなくてはいけないと考えてしまいがちです。しかし、この「社長 殿」の場合は直す必要はありません。「殿」を「様」に直すということは、社長をへりくだたせているのと一緒になるので失礼になります。ちなみに、社長の敬称で様は外部の人に対して使いますので社員として働くのなら殿のままで送るのがマナーです。

③封筒の裏書きもしっかり書こう

封筒は表だけでなく、裏書きにも気を配る必要があります。ここでは、内定承諾書を郵送する際の封筒の裏書きの仕方をご紹介します。封筒の裏に書く項目は、【日付】【住所】【氏名】の3つです。日付は内定承諾書を書いた日ではなく、書類を提出する日を書きましょう。

住所は、ポイント①で紹介したように漢数字で書く必要があります。「〇‐〇」と省略せず、「〇丁目〇番地」と正式に記載してください。氏名は、分かりやすいように大きく書きましょう。最後に忘れてはいけないのが「〆」マークです。「×」ではないので、注意してください。封が開かないことを確認して、中央に〆マークを書きましょう。それぞれの項目を書く場所は、画像を参考にしてください。

原則としてのりで封をするのがマナー

封筒を閉じる時にも知っておきたいマナーがあります。まず、封をするときは「のり」でしっかりと貼らなければいけません。相手が封筒を開封するまで、きちんと閉じて剥がれないようにしておくことが大切です。テープやホチキスで閉じるのは、マナーとしてNGです。

封筒によっては、あらかじめのりや両面テープが付いているものもありますが、接着力が弱いことがあるため、途中で剥がれないようにのり付けして貼るのがベターでしょう。また、のりで貼るのは、送り先の相手以外が見ないように「締める」という意味もあります。のりで貼った後に、締めの印に「〆」と書きましょう。

裏書きは表書きより小さな字で

裏面は送り主、つまり就活生自身の情報を書き入れておく面です。そのため、表面の字よりも小さめの字で、かつわかりやすく書くことが大切となってきます。字を書き入れる場所は、縦書きの場合は「左下」に、横書きの場合は「右下」に、が基本です。表面と違って全面に書けるわけではないのですが、それでも行間をしっかり取ることを心がけてください。

裏面に必ず書き入れておくべき項目は、送り主の住所、そして名前です。これらが記入されていなければ、誰から送られてきたものなのかが開封するまでわからず、企業の方を不安にさせてしまいかねません。これらの情報のほか、送り主の所属大学名・学部名・学科名、そして投函日を記入しておいてもよいでしょう。

④お礼状の折り方や入れ方にも注意しよう

お礼状を書いたら一安心。あとは送るだけと気を抜いてしまいがちですが、送るまでにもビジネスマナーがあることを忘れてはいけません。封筒に入れる前に、お礼状は封筒のサイズに合わせた折り方になっているか、入れる向きは合っているかなど、確認しなければならないことはまだまだあり、気を抜けません。これはお礼状だけでなく、これからあらゆる書類を送る際に知っておかなければならないビジネスマナーになりますので、覚えておく必要があります。

お礼状は書き出しの面が上になるように折る

内定承諾書はA4サイズで送られてくることが多いので、ここでは承諾書に合わせたA4サイズの用紙にお礼状を書くということを前提に説明していきます。A4サイズの用紙は「長3サイズ(235×120mm)」の封筒に三つ折りにして入れます。三つ折りの折り方ですが、A4用紙を縦にし縦書きで書いている場合、書き出しが自分の右上にくるように置きます。

用紙の下1/3を折り、上の1/3を下に折り重ねると自然と書き出しの面が上になるでしょう。三つ折りのバランスが悪いからと何回もやり直して、折り目がいくつもつかないようにしましょう。最初からしっかり折るのではなく、3等分を考えて軽く曲げ、練習してから折るのをおすすめします。書き出しの面が上になるように折るというのは、用紙が縦でも横でも共通することなので覚えておきましょう。

封筒に入れるときは書き出しの面を上にする

封筒に入れる際、用紙の入れ方にもビジネスマナーがあります。まず、封筒の差出人の面が裏になるように置きましょう。A4用紙を縦にし縦書きで書いている場合を前提に説明します。用紙の書き出しの面が上になっているのを確認しましょう。折った用紙を縦にした時に、書き始めが右上にくるようにしてそのまま封筒の中に入れます。

用紙が縦でも横でも共通することなのですが、入れる時は封筒の表と文面が書いている側が同じ向きになるということを覚えておきましょう。内定承諾書を返信する際は他の書類も一緒に折ることになりますが、その際1枚1枚向きを確認して重ねて、向きがバラバラにならないように注意して折りましょう。

サイズは送られてきたものに合わせる

内定承諾書は、企業から送られてきた専用の用紙に記入して返信する場合が多いです。ビジネスの場面では通常A4サイズの用紙が使われることが多いので、返信用の封筒もA4サイズの用紙に合わせた封筒を選びましょう。内定承諾書などの場合は、A4サイズの紙を三つ折にして送付するので、「長3サイズ(235×120mm)」サイズの封筒がちょうどいいサイズになります。

履歴書の場合は、エントリーシートなどとともに用紙を折らずに送付することが多いので、「角2サイズ(332×240mm)」の封筒を選べば良いでしょう。なお、用紙を四つ折にしたり、B5サイズの封筒に紙を折って入れたりするのはマナー違反になります。

茶色よりも白い封筒の方がマナーとして良い

封筒にも色々な種類があります。私的な手紙で用いるような絵や柄付きのものは論外です。では、内定承諾書を送付する場合はどのような封筒が適しているでしょうか。ビジネスの文書を送付する場合は、一般的に茶封筒や白い封筒が使用されます。

茶封筒は、簡易的な事務書類や資料、請求書・領収書などを送付する際に使用する封筒です。内定承諾書を茶封筒で送ることが間違いとは言えません。しかし、履歴書や内定承諾書のような応募に関する文書は入社後にも保存される正式な文書になるため、白い封筒を使用する方がマナー的にも良いでしょう。受け取る側にも、白い封筒の方が気持ちが込められていると思ってもらえるのではないでしょうか。

封筒はコンビニでも買える

封筒が手元になかった場合、近くのコンビニに行ってみるというのもよいことです。最近のコンビニでは、さまざまな種類の事務用品が扱われており、そのなかには封筒も含まれています。コンビニで購入する際ですが、封筒のコーナーの近くには、水引などの装飾が付いたものもあることでしょう。

しかし、これを使用するのは間違いですので、手に取った封筒の種類はしっかりと確認したうえで購入するようにしてください。ちなみに、コストを少しでも低く抑えようと思うのであれば、100円均一ショップに行くのが最もよいでしょう。しかし、コンビニとは違って24時間営業でないところがほとんどであるため、営業時間はしっかり確認するようにしてください。

切手は郵便局で確認してから貼る

封筒を送る際に、意外と忘れがちなのが切手の料金の確認です。金額を間違えて出してしまうと、料金不足で相手の企業に大変な迷惑をかけてしまいます。これはとても失礼な行為なので、入社前に悪い印象を与えてしまう恐れがあります。A4サイズの紙を1枚だけ三つ折で送付するような場合は、定形郵便物の82円で対応出来る場合がほとんどです。

しかし、そこに添付の書類が何枚もあると、82円料金の25gを超えてしまうこともあります。また、履歴書などを送付する場合はA41枚サイズの角2サイズの封筒になりますので、その場合は定形外郵便物として120円からの料金となります。重量は紙の枚数で変わるため、郵便局で料金を確認してから投函しましょう。

内定承諾書の封筒の書き方は住所は省略せずに漢数字で書き敬称に注意する!

内定承諾書の封筒の書き方としては、以上のことがいえます。このように記載していけば、マナーの良い、パッと見で印象の良い封筒を作りあげていくことができるでしょう。ほんのちょっとしたことで働きやすさは大きく変わりますから、是非参考にしていってください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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