内定について

【内定承諾書の送付状】書き方3ステップと参考になる例文3選

内定承諾書には送付状をつけるのがマナー

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内定をもらった会社に入社する際、内定承諾書を提出します。内定承諾書は、別会社への就職を防止する誓約書です。企業に送付する際は、送付状をつけます。これはビジネスマナーになりますので、必ず守るようにしましょう。

送付状は送り先によい印象を与えるだけではなく、書類の不備を防止する効果もあります。この記事では、そんな内定承諾書の送付状についてさまざまな角度から解説していきます。内定後とはいえ、マナーをしっかりと守らなければ、企業からの評価は下がってしまいます。送付状を入れる封筒の書き方や封筒への入れ方にも触れていきますので、ぜひ参考にしてください。

送付状の書き方

送付状に書くべき内容は複数あります。はじめに、日付と宛名、署名を書きます。必ず正式名称で記しましょう。次に件名です。書き方のコツは、わかりやすくシンプルにすることです。そして挨拶や本文を書き、「記」書き→内定承諾書などの内容物→「以上」で締めくくります。「記」書きから「以上」までの内容は、ビジネスシーンで使用することもありますので、今のうちに覚えておきましょう。こうした送付状の書き方について詳しく解説します。

①日付と宛名・署名で始める

内定承諾書に同封する送付状には、日付と宛名、署名を書かなければいけません。メールだと署名は最後に書くので、送付状でもそうだと考えている人は多いです。しかし、送付状では、最初に署名を書くのがルールなので、注意してください。

送付する日付は和暦で書く

送付状には、企業名・部署名・担当者名を正式名称で書きます。署名には、メールと同じように名前・大学名・電話番号・住所などを記載すると、マナーが守れている人物と思われて、印象が良くなるでしょう。日付や署名を書く際には、日付は右上、宛名はその下の列の左、署名はさらにその下の列の右、というレイアウトで作成すると、見栄えがよくなり読みやすいです。

②件名はシンプルに分かりやすく

宛名・日付・署名の次に、内定承諾書の送付状に書くべき内容は、件名です。メールの件名と同じように、内容が分かりやすくシンプルなものを書くのがマナーとなります。「内定承諾書等送付のお知らせ」や「書類送付のお知らせ」と書いておけば、間違いないでしょう。署名の下の列の真ん中に件名を入れて、その下の列から本文を書き始めると良いです。

本文ではあらためて書類を同封した旨を伝える

内定承諾書の送付状では、書類を同封した旨を記載することが当たり前です。さらに、それに加えて内定の喜びも伝えるようにすると、なお印象が良くなるでしょう。そのため、可能な限り、内定の喜びもあわせて記載するよう意識してください。

③「記」書き→内容物記載→「以上」

内定承諾書に同封する送付状の本文を書いた後には、記書きと内容物を記載しましょう。記書きとは、読んで字のごとく「記」という文字のこととなります。「記」と書いた後に、「内定承諾書1枚」などと記載すると、封筒の中に何が入っているかを証明できるのです。しっかりと内容が書いていなければ、「他にも書類があったかもしれない」と、貰う側が不安になりかねません。送付状を作成する際には、かならず内容物を記載しておいてください。

「以上」で締めなければ証明といえない

内容物を全て記載したら、他には何も入っていないことを証明するために、「以上」という言葉で締めなければなりません。「以上」がないと、内容物を証明できるとはいえず、記書きをする意味がなくなってしまいます。内定承諾書の送付状の最後は、かならず「以上」という言葉で締めるようにしてください。

内定承諾書と同封する送付状の例文3選

内定承諾書などの書類を送る際に同封する送付状の書き方を、上記でご紹介しました。上記でなんとなく書き方が分かった人は、多いのではないでしょうか。しかし、現物を見たことがない人は、いまいちまだ書き方が分かっていないかもしれません。

間違った送付状の書き方をしてしまえば、せっかく内定をもらったのに、採用担当者からの印象が悪くなってしまうでしょう。そうならないためにも以下では、内定承諾書と同封する送付状の例文をご紹介します。ポイントもあわせてご紹介しますので、ぜひ参考にして、送付状を作成してください。

例文①

(日付)
(宛名)
(署名)

内定承諾書送付のお知らせ

拝啓 貴社におかれましては、益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。この度は、ご多忙のなか貴社採用のお知らせを頂き、心より感謝申し上げます。
第一志望として強く入社を希望していたので、飛び上がるほどに嬉しいご連絡でございました。未熟者ではございますが、貴社で働ける日を今から心待ちにしております。
つきましては、以下の必要書類を同封させて頂きましたので、ご確認いただければ幸いです。何卒、よろしくお願い申し上げます。
敬具

内定承諾書 1枚
健康診断の結果のコピー1枚

以上

内定承諾書に同封する送付状の本文が長くなりすぎると、担当者は読むのが面倒になってしまうため、印象がよくありません。かといって、短すぎると熱意や入社意欲が伝わりにくくなってしまうため、気を付けてください。

内定を貰えた嬉しさを伝える際には、「飛び上がるほどに」などの比喩表現を用いると、伝わりやすくなります。頭語と結語の組み合わせや間違えやすい敬語に気を付けて、慎重に作成しましょう。完成後は、全体的なバランスを見て体裁を整えると、見栄えが良くなります。

例文②

(日付)
(宛名)
(署名)

書類送付のご報告

拝啓 灯火親しむの候、貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
先日は、お忙しいなか面接のお時間をいただき、ありがとうございました。また、内定通知を頂けたこと、重ねて御礼申し上げます。新たな貴社の一員として働くことを考えると、身の引き締まるような思いです。迷惑をかけないためにも、入社までの期間を活かし、スキル向上を目指した努力をする所存です。
つきましては、ご指示いただきました書類を同封させて頂きましたので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。
敬具

内定承諾書 1枚
健康診断の結果のコピー 1枚

以上

「拝啓 灯火親しむの候」というように、時候の挨拶を織り交ぜると、どことなく丁寧な印象を与えることができます。時候の挨拶では、日本ならではの風情を感じさせられるため、担当者に「おっ」と思われるかもしれません。

また、この例文のポイントは、面接のお礼と内定通知のお礼を同時に述べていることです。内定通知のお礼だけでも失礼にはあたりませんが、面接のお礼もある方が、丁寧かつ配慮のある学生だというイメージを与えられるでしょう。あわせて入社までの期間の活かし方を書くと、勤勉家なイメージも与えられます。

例文③

(日付)
(宛名)
(署名)

内定承諾書等の書類送付について

拝啓 秋月の候、皆々様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
お忙しいなか、内定のご連絡を頂きましたこと、厚くお礼申し上げます。つきましては、以下の書類を同封いたしますので、ご確認のほどお願いいたします。
まだまだ分からないことばかりでご迷惑をかけると思いますが、ご指導、ご鞭撻のほどをよろしくお願いいたします。
敬具

内定承諾書 1枚
健康診断の結果のコピー 1枚

以上

上記でご紹介した例文は、①と②よりも少しシンプルなものとなります。この程度の長さでも、文章が丁寧であれば、送付状として問題ありません。「これだけでは不安」「もっと丁寧にしたい」という方は、入社までの目標や入社後の抱負を1~2文程度盛り込むと良いでしょう。

盛り込みすぎると長々とした文章になってしまうので、気を付けてください。最後に「ご指導、ご鞭撻のほどを~」とありますが、ここは「ご指導のほど、お願いいたします」「ご鞭撻よろしくお願いいたします」という風に、分けて使っても構いません。

送付状を入れる封筒の書き方

内定承諾書を入れる封筒には、「企業の郵便番号・住所・名前・宛名」「入っている書類」を記載するのがマナーです。企業の郵便番号や住所は、通常の封筒と同じような書き方で問題ありません。内定承諾書の封筒では、縦書きなら左下、横書きなら右下に「内定承諾書在中」と赤ペンで書いて、枠線で囲むのがルールとなります。

また、封筒の大きさは、書類の曲がらない角形2号が理想的です。企業から長形3号で届いており既に書類が曲がっているという場合は、長形3号の封筒でも問題ないでしょう。色は、茶色よりも白色の封筒の方が高級感があるうえに透けないため、マナーとして良いです。

書類はクリアファイルに入れて送付する

送付状と内定承諾書は、クリアファイルに入れてから送付しましょう。基本的には、書類を折らないようにしてください。入れ方は、送付状が一番上になるようにして、次に内定承諾書の順番です。

クリアファイルに入れるメリットは、折り曲がらないこと、それから、少しの雨であれば濡れるのを防げることです。濡れや汚れのある内定承諾書は、悪い印象を与えてしまうリスクがあります。クリアファイル一つに、送付状と内定承諾書の両方を入れても問題ありません。

できるだけクリアファイルは、色やロゴが入っていない種類を選びましょう。もちろん、何度も使用しているクリアファイルは避けてください。内定承諾書以外の書類を郵送する際も、クリアファイルにはさむのが基本のマナーです。

就活のマナーを身につけておこう

就活では、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。言葉遣いの他にも、身だしなみやメール・電話のマナーなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

内定承諾書に同封する送付状は分かりやすく簡潔に書こう

内定承諾書に同封する送付状の書き方をご紹介しました。上記でご紹介した書き方を押さえておけば、印象の良い送付状が完成するでしょう。内定が決まったからといって、そこがゴールではありません。

むしろ、スタート地点といえます。だからこそ、少しでも印象がよくなるように丁寧な送付状を作成するのは、大切なことなのです。本ページの内容を参考にして、印象の良い送付状を作成してください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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