【内定承諾書の送付状】書き方3ステップと参考になる例文3選

内定承諾書には送付状をつけるのがマナー

内定をもらった会社に入社する際、内定承諾書を提出します。内定承諾書とは、学生が企業からの内定を承諾し、入社することを誓約する書類です。内定承諾書を企業に送付するときは、送付状をつける必要があります。送付状はビジネスマナーにあたるため、正しく作成しましょう。

送付状をつけることは、送り先によい印象を与えるだけではなく、書類の不備を防止する効果もあります。そこで、この記事では、内定承諾書の送付状についてさまざまな角度から解説していきます。

内定後とはいえ、マナーをしっかりと守らなければ、企業からの評価は下がってしまいます。送付状を入れる封筒の書き方や封筒への入れ方にも触れていきますので、ぜひ参考にしてください。

内定承諾書をいつまでに返信すればよいか迷っている人もいるでしょう。内定承諾書の提出期限については、こちらの記事を参考にしてみてください。

• 【内定承諾書の期限はいつ？】印象を悪くせずに延長をお願いする方法

送付状の書き方

送付状に書くべき内容は複数あります。はじめに、日付と宛名、署名を書きます。すべて正式名称で記しましょう。次に件名です。書き方のコツは、わかりやすくシンプルにすることです。

そして挨拶文や本文を書いたあと、内容物を記載します。まず、中心に「記」と書きます。次に左詰めで「内定承諾書1枚」など内容物を書き、右詰めで「以上」と記載して締めくくります。「記」から「以上」までの書き方は、ビジネスシーンで使用することもあるため、今のうちに覚えておきましょう。こうした送付状の書き方について詳しく解説します。

送付状の書き方については、こちらの記事でも解説しています。

• 【書類の郵送方法とマナー】封筒や送付状の正しい書き方をご紹介

①日付・宛名・署名で始める

内定承諾書に同封する送付状には、日付と宛名、署名を書かなければなりません。メールの場合、署名は最後に書くため、送付状でも最後に記載するものと考えている人は多いです。

しかし、送付状では、最初に署名を書くのがルールであるため注意してください。誤って最後に署名を書いてしまうと、企業の担当者から常識の無い印象を持たれてしまう可能性が高いです。

書類に送付状を添付する際のポイントについては、こちらの記事を参考にしてみてください。

• 【入社書類の添え状の書き方】就活生が知っておきたい基本のマナー

送付する日付は和暦で書く

送付状には、企業名・部署名・担当者名を正式名称で書きます。署名には、大学名・名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。メールの署名では住所を記載する必要がありませんが、郵送で書類を送る場合は、送付状に住所も記載しておきましょう。

日付や署名を書く際には、日付は右上、宛名はその下の列の左、署名はさらにその下の列の右、というレイアウトで作成すると、見栄えがよくなり読みやすいです。

こちらの記事で、内定承諾書や内定誓約書への日付の書き方について紹介しています。

• 【誓約書の日付の正しい書き方】就活生が知っておきたい概要と重要性について徹底解説！

②件名はシンプルに分かりやすく

宛名・日付・署名の次に、内定承諾書の送付状に書くべき内容は件名です。メールの件名と同じように、内容が伝わりやすくシンプルなものを書くのがマナーとなります。

例えば「内定承諾書等送付のお知らせ」や「書類送付のお知らせ」などです。簡潔に記載することが大切です。署名の下の列の中央に件名を入れて、その下の列から本文を書き始めるとよいです。

本文ではあらためて書類を同封した旨を伝える

内定承諾書の送付状では、書類を同封した旨を記載します。それに加えて、内定の喜びや入社後の意気込みも伝えるようにすると、さらに印象がよくなるでしょう。長々と記載する必要はありませんが、簡潔に気持ちを述べるとよいです。

また、本文の前には「拝啓」後ろには「敬具」をつけることも忘れないようにしましょう。拝啓は左詰め、敬具は右詰です。

意気込みを言葉にして伝えると、正しい言葉遣いができているのか不安になるという就活生もいるでしょう。こちらの言葉遣いにかんする記事を参考にしてみてください。

• 「思っております」は正しい日本語表現なのか｜類語や使い分けをご紹介

③「記」→内容物記載→「以上」

内定承諾書に同封する送付状の本文を書いた後には、内容物を記載しましょう。内容物を箇条書きにして記載する書式を「記書き」といいます。

記書きでは、まず列の中央に「記」と書きます。その下の列に、「内定承諾書1枚」などと内容物を箇条書きに記載します。このように「記書き」で内容物を明確にしておくことで、封筒の中に何が入っているかを証明することができます。

しっかりと内容を記載していないと、「他にも書類があったかもしれない」と、貰う側が不安になりかねません。送付状を作成する際には、内容物をすべて記載しておきましょう。

添え状のテンプレートを探している方は、こちらの記事を参考にしてください。

• 【入社書類の添え状の書き方】テンプレート付きでポイントを紹介

「以上」で締めなければ証明といえない

内容物をすべて記載したら、他には何も入っていないことを証明するために、「以上」という言葉で締めなければなりません。「以上」がないと、内容物を証明できているとはいえず、記書きをする意味がなくなってしまいます。そのため、内定承諾書の送付状の最後は、「以上」という言葉で締めるようにしてください。

送付状が必要な理由については、こちらの記事で詳しく紹介しています。

• 添え状が必要な理由｜記入すべき内容やパソコンと手書き別の例文を紹介

内定承諾書と同封する送付状の例文3選

内定承諾書などの書類を送る際に同封する送付状の書き方を、上記で紹介しました。上記でなんとなく書き方が分かった人も多いでしょう。しかし、現物をみたことがない人は、実際にみて明確にイメージを持つ必要があります。

間違った送付状の書き方をしてしまえば、せっかく内定をもらったにもかかわらず、採用担当者からの印象が悪くなってしまうでしょう。以下では、内定承諾書と同封する送付状の例文を紹介します。ポイントもあわせて解説しているため、ぜひ参考にして、送付状を作成してください。

こちらの記事では、入社書類提出時のトラブルと対処法について解説しています。

• 【入社書類の添え状の書き方】就活生が知っておきたい基本のマナー

例文①

内定承諾書に同封する送付状の本文が長くなりすぎると、担当者は読むのが面倒になってしまうため、印象がよくありません。一方で、短すぎると熱意や入社意欲が伝わりにくくなってしまいます。読みやすい長さになっているか、確認しながら作成しましょう

内定を貰えた嬉しさを伝える際には、「飛び上がるほどに」などの比喩表現を用いると、伝わりやすくなります。頭語と結語の組み合わせや間違えやすい敬語に気をつけて、慎重に作成しましょう。完成後は、全体的なバランスを見て体裁を整えると、見栄えが良くなります。

送付状が完成したら、書類をまとめて封筒に入れる必要があります。封筒の書き方については、下記の記事で解説しています。

• 【就活で提出する封筒の書き方】色やサイズの正しい選び方をご紹介

例文②

「拝啓 灯火親しむの候」というように、時候の挨拶を織り交ぜると、より丁寧な印象を与えることができます。時候の挨拶では、日本ならではの風情が感じられるため、担当者に「おっ」と思わせることができるでしょう。

また、この例文のポイントは、面接のお礼と内定通知のお礼を同時に述べていることです。内定通知のお礼だけでも失礼にはあたりませんが、面接のお礼もある方が、丁寧かつ配慮のある学生だというイメージを与えられるでしょう。あわせて入社までの期間の活かし方を書くと、勤勉家なイメージも与えられます。

こちらの記事では、封筒に宛先を記入する際のペンの選び方について紹介しているので、併せて読んでみてください。

• 【就活の封筒はどのペンが最適？】太さや種類を選ぶときのポイント

例文③

上記で紹介した例文は、①と②よりも少しシンプルなものとなります。この程度の長さでも、文章が丁寧であれば、送付状として問題ありません。「これだけでは不安」「もっと丁寧にしたい」という方は、入社までの目標や入社後の抱負を1～2文程度盛り込むとよいでしょう。

盛り込みすぎると長々とした文章になってしまうので、注意してください。最後に「ご指導、ご鞭撻のほどを～」とありますが、ここは「ご指導のほど、お願いいたします」「ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」などと、分けて使っても構いません。

下記の記事では、「頑張る」の正しい使い方について解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 「頑張る」の敬語と正しい使い方｜尊敬語・謙譲語・丁寧語を徹底解説

送付状を入れる封筒の書き方

内定承諾書を入れる封筒には、「企業の郵便番号・住所・宛名・入っている書類」を記載するのがマナーです。企業の郵便番号や住所は、通常の封筒と同じような書き方で問題ありません。内定承諾書の封筒では、縦書きなら左下、横書きなら右下に「内定承諾書在中」と赤ペンで書いて、枠線で囲むのがルールとなります。

また、封筒の大きさは、書類の曲がらない角形2号が理想的です。企業から長形3号で届いており既に書類が曲がっているという場合は、長形3号の封筒でも問題ないでしょう。色は、茶色よりも白色の封筒の方が高級感があるうえに透けないため、マナーとしてよいです。

封筒ののり付けの方法については、こちらを参考にしてみてください。

• 【封筒ののりづけ方法】閉じ方のマナーや封字の書き方などをご紹介

書類はクリアファイルに入れて送付する

送付状と内定承諾書は、クリアファイルに入れてから送付しましょう。基本的には、書類を折らないようにしてください。書類を重ねる順番は、送付状が一番上になるようにして、次に内定承諾書の順です。

クリアファイルに入れるメリットは、折り曲がらないことと、少しの雨であれば濡れるのを防げることです。濡れや汚れのある内定承諾書は、悪い印象を与えてしまうリスクがあります。ひとつのクリアファイルに、送付状と内定承諾書の両方を入れて問題ありません。

クリアファイルは、できる限り色やロゴが入っていない種類を選びましょう。もちろん、使い古したクリアファイルは避けてください。内定承諾書以外の書類を郵送する際も、クリアファイルにはさむのがマナーです。

書類の準備に遅れてしまった場合、速達を利用しなければなりません。速達で書類を送る際のマナーについては、この記事を読んでみてください。

• 【速達の書き方を徹底解説！】知っておきたい横書きと縦書きのマナー

内定承諾書に同封する送付状は簡潔に書こう

内定承諾書に同封する送付状の書き方を紹介しました。上記で紹介した書き方のポイントを押さえておけば、印象のよい送付状が完成するでしょう。

内定が決まったからといって、そこがゴールではありません。むしろ、スタート地点といえます。だからこそ、少しでも印象がよくなるように丁寧な送付状を作成するのは、大切なことです。本記事の内容を参考にして、印象のよい送付状を作成してください。

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