履歴書

【就活の履歴書作成はデジタル派という方へ】アプリやフリーソフトを使った作成方法とコツを伝授

パソコンで履歴書作成しても良い場合と書き方

履歴書は手書きで作成していますか、それともパソコンで作成していますか?就活では履歴書を欠かすことはできませんし、就活を攻略するためには履歴書は非常に重要なものです。

より自身を魅力的にアピールできるように、履歴書の書き方や内容について迷う人は多いですが、同時に手書きか、パソコン作成かも悩みやすいポイントの一つです。履歴書は手書きが一般的ではありますが、最近ではパソコン作成でも可の企業や、手書きではなくパソコンで提出を求める企業もあります。

時代の変化とともに就活の形も変わりつつあり、パソコン作成の履歴書が求められることも多くなりました。しかし全ての企業で求められているわけではありませんので、パソコン作成してもいいケースとその書き方を覚えておくことが大切です。

履歴書作成でパソコンか手書きかの悩み

履歴書作成において手書きかパソコンかで悩んでしまう理由としては、どちらで作成するかによって与える印象が変わってしまうからです。同じ内容の履歴書であっても手書きとパソコン作成では与える印象も違ってきますし、場合によっては悪印象となる可能性もあります。

履歴書はまだまだ手書きで提出を求める企業も多いですが、パソコン作成でも構わないとする企業も増えています。手書きとパソコンどちらで作成するかは悩みますが、それは志望する業界や企業によって変えていく必要があります。

①基本的に悩んだら手書き

履歴書作成で手書きかパソコン作成か悩んだ場合は、基本的には手書きで作成しましょう。新卒の就活では能力重視ではなく、仕事への熱意や人柄、ポテンシャルなどを重視して採用が決定します。

意欲が重視される新卒者は手書きのほうが伝わりやすいので、どちらか悩んだときには、手書きで作成するのが無難だと言えます。パソコン作成の履歴書も増えましたが、まだまだ手書きが主流であり、手書きの履歴書を提出したからといって、悪印象を与えることはありません。

しかし、手書きは作成に時間がかかる、書き損じがあれば一から全て書き直さなければならないなどのデメリットがあります。ですが、字の丁寧さなどからも人柄や意欲が伝わりやすいので、新卒の就活の場合の履歴書は手書きしている方が無難でしょう。

②企業からの指定やIT企業外資系はOK

履歴書の作成を手書きかパソコン作成か悩んだときは基本的には手書きですが、企業からパソコン作成で提出と指定がある場合はそれに従いましょう。企業から指定があるにも関わらず手書きで提出してしまったら、注意事項が確認できていないことから注意力散漫だと思われる可能性があります。

提出した段階でマイナスの印象ですし、場合によっては履歴書を受け付けてもらえないこともありますので、注意が必要です。またIT企業や外資系の場合も、履歴書は必ずパソコン作成をするようにしましょう。

IT企業や外資系は効率を重視するので、指定がなくてもパソコンで作成する必要があります。指定がないからと手書きで提出すれば、これもマイナスの印象を与えてしまうので注意しましょう。

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履歴書をパソコンで作るときの注意点


履歴書をパソコン作成する場合は、企業から指定があるか、志望する業界にあっているかなどを確認する必要がありますが、さらに作成時には注意点があります。パソコンで作成する場合は、手書きよりも素早く作成できますし、簡単に作成することができますが、注意点が守れていないとマイナスの印象になる可能性があります。

手書きの場合にもさまざまなマナーがあるように、パソコン作成の場合もマナーや注意点がありますので、それらに注意して履歴書を作成していきましょう。

①履歴書のフォーマットを使用する

履歴書をパソコンで作成するときには、自身でフォーマットから作成する方法がありますが、それはあまりおすすめしません。履歴書のフォーマットを自作し、読みやすく、魅力の伝わりやすいものであれば、パソコンスキルや書類作成能力などをアピールすることができます。

しかし失敗すれば、単に読みにくいだけで評価を下げることにつながってしまいます。履歴書を自作するのは難しいので、エクセルやワードのフォーマットを使って作成するようにしましょう。

自分の情報やアピールポイントなどの箇条書きだけの見づらい履歴書はNGです。読みづらければそれだけで悪印象ですし、箇条書きだけの履歴書は手抜きの印象を与える可能性がありますので、必ずフォーマットを使って作成しましょう。

②文字サイズとフォントを揃える

パソコンで履歴書を作成する場合は、フォーマットを使用することが大切ですが、それをそのまま利用すれば、いいわけではありません。文字サイズやフォントはフォーマットでは設定されている場合が多ですが、揃えることによって見やすい仕上がりになりますので、自身で設定を変更していきましょう。

文字サイズやフォントを揃えるからと言って、全て同じにすればいいわけではありません。名前や各項目の名称は大きめのサイズにする必要がありますし、志望動機や自己PRなどは読める程度の大きさの文字サイズに調整することが大切です。

文字サイズやフォントを揃えるのはあくまで全体のバランスを考えてのことであり、全てを同じにするのではありませんので、読みやすいように工夫してみましょう。

③箇条書きや改行をつかう

履歴書をパソコン作成するメリットとしては、文字が読みやすいことが挙げられます。手書きの履歴書では字の上手い下手があり、読みやすい履歴書と読みにくい履歴書の差が出まずが、パソコン作成の場合は文字の上手い下手は関係ありません。

そのため読みやすいことが多いですが、パソコンで作成すればすべてが読みやすくなるわけではありませんので注意が必要です。パソコン作成の履歴書であっても、詰め込みすぎは見づらくなるので、適度な改行と箇条書きをするようにしましょう。

履歴書はただ作成するだけではなく、それを読んでもらい、評価してもらわなければなりません。アピールしたい気持ちは分かりますが、詰め込みすぎはかえって悪印象ですので、読みやすさを意識して改行や箇条書きなどの工夫をしましょう。

④印刷する場合

パソコン作成の履歴書を印刷して提出する場合には、写真はデータ化せず、のりで貼り付けましょう。データ化して印刷してしまうと画質が粗くなったり、ペラペラで見た目が良くありません。パソコン作成の場合でも写真は必要ですので、必ず用意しておいてください。

また印刷用紙は上質紙を使い、サイズはA4、B5が一般的ですので、そのサイズで印刷します。コピー用紙を使うと意欲が低いと思われる可能性がありますので、上質紙を使って細かい部分にまでこだわっていることをアピールしましょう。

最近はA3も多くなってきたので、企業の指定がないか確認することも大切です。特に指定がなければA4かB5で構いませんが、指定がある場合はサイズを合わせて印刷する必要があります。

⑤データで送る場合

パソコン作成の履歴書は印刷して提出するだけではなく、データで企業に送信する場合があります。データで送る場合は写真は添付しますが、高画質の画像を使うようにしましょう。低画質の写真で送ってしまうと本人確認がとれず、企業に迷惑をかけてしまいます。場合によっては写真なしと見なされ、その時点で不合格になる可能性もありますので注意しましょう。

企業にデータで送る場合は、メールか履歴書送信用のフォームを使うことが一般的ですが、データの形式に指定がないかも確認する必要があります。指定がある場合はそれに従う必要がありますし、ファイル形式によっては企業では開くことができない場合もありますので、履歴書データの形式にも注意しましょう。

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おすすめの履歴書作成フリーソフト

履歴書をパソコン作成する場合は、履歴書データのフォーマットを使用することがおすすめですが、ネットで探せば履歴書のフォーマットはさまざまなものが見つかります。履歴書は必要な項目さえ満たしていれば、どんなフォーマットでも問題ありません。

そのためフォーマットごとに少しずつ違いがあり、すべて全く同じではありません。履歴書フォーマットにはそれぞれ特徴があり、使い勝手の良さも違いますので、履歴書作成のフリーソフトの中から、自分に合ったものを探していきましょう。

①履歴書Do

履歴書Do」では、さまざまな形式の履歴書フォーマットをダウンロードすることができます。履歴書のスタンダードとして使用されているJIS規格のフォーマットをダウンロードすることもできますし、学生向けに項目が編集されたフォーマットもあります。

JIS規格では自己PRできる範囲が狭いので、新卒の就活であれば、自己PR欄を広く取っている学生向けのフォーマットがおすすめです。またそれぞれWordとPDFの形式から選んで使用することができますし、記入例もありますので、書き方に悩めばそれをダウンロードしてもいいでしょう。ダウンロードページでは履歴書作成時のWordの小技なども紹介していますし、パソコンに自信がない人にもおすすめです。

②WORKPORT

WORKPORT」では、履歴書のフォーマットだけではなく、卒業年早見表やさまざまな職業の職務経歴書のサンプルもダウンロードすることができます。履歴書のフォーマットもOTSやExcel、PDFの3つから選んでダウンロード可能です。

履歴書のフォーマットとしては自己PRの欄は少なく、職歴の欄が多く取られていることが特徴です。働いたことのある会社の事業内容や勤務期間、そこでの取り組みなどを詳細に記すことができます。

これまでの経歴を多くアピールできるため、経験豊富な社会人にはおすすめのフォーマットです。自己PRが少なく、職歴欄が多いため、新卒者ではなく、転職者におすすめの履歴書のフォーマットだと言えます。

③みんなの履歴書

みんなの履歴書」では、履歴書のフォーマットをダウンロードするだけではなく、ウェブ上ですぐに履歴書を書き始めることができます。ページを開いてすぐに作成することができますので、パソコンが苦手な人でも直感的に操作して、履歴書を作成することが可能です。

ウェブ上で作成した履歴書は、そのまま印刷することもできますし、データでダウンロードすることもできます。フォーマットもJIS形式とスタンダードなものですので、さまざまな人におすすめです。

また一般的なJIS形式だけではなく、未成年者向けに保護者欄があるフォーマットもあります。それも同じようにウェブ上で作成し、保存も印刷も可能ですので、高卒での就活にもおすすめです。

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履歴書を作成する際の注意点

パソコンで履歴書を作成する際、書き方にいくつかの注意が必要です。パソコンは手書きに比べて、文字変換のミスや誤字脱字に気づきにくかったりするのです。作成する際は、文章の内容はもちろん、読みやすいフォントサイズ・レイアウトかどうか、一度プリントアウトして確認してみましょう。

履歴書にそぐわない個性的なフォントは、使用しないようにしましょう。履歴書をパソコンで作成する場合、明朝体で作成するのが無難と言えます。企業の指定フォーマットがあり、フォーマットの氏名欄や、資格欄の文字がゴシック体などであれば、そちらに統一して入力すると違和感がありません。他にも、以下の点について注意して作成しましょう。

日付は西暦または和暦で統一する

履歴書のフォーマットに履歴書を記入した日付を入力する、記入日欄や、学歴・職歴欄、資格取得欄などがある場合は、明記する年号に注意する必要があります。1つの履歴書で、和暦(昭和・平成など)と、西暦を混在して入力するのは避けましょう。

和暦か西暦のどちらかに統一して入力します。もし、西暦で統一したいのに、資格取得年や、入学・卒業年が証書などを参照しても和暦で表記されており、西暦がわからないときは、インターネットで年号早見表を参照しながら、和暦に直して入力しましょう。和暦を西暦にしたいときにもこの早見表を利用するとよいでしょう。くれぐれも、まちがった年月で提出しないよう、注意しましょう。

文章は分かりやすく簡潔に記載する

パソコンで履歴書を作成する際に注意が必要な点として、文章が長くなりがちという傾向があります。1文の長さに注意して、文章の主語と述語がきちんと結びついている文章を作成します。その際、文末の繰り返し表現は避けるようにしましょう。

「〇〇です」「〇〇と考えております」「〇〇しておりました」など、自己PRや志望動機の欄に文章を入力する際には、変化をつけて同じ言い回しをするのは避けるよう気をつけます。箇条書きのような短い文章ばかり羅列するのも好ましくありませんが、文章が長すぎて何が言いたいのかが分かりにくくならないようにしましょう。

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パソコンで作成する履歴書は正しく・見やすくが鉄板

履歴書は手書きでの作成が主流でしたが、パソコン作成の履歴書を求める企業も年々増えています。パソコン作成の場合は書き損じがありませんし、手書きよりも素早く作成できるなどのメリットがありますが、まだまだ手書きの履歴書は根強く残っています。

手書きにするかパソコン作成にするかは応募する業界や企業によって変える必要がありますので、それぞれに合わせた履歴書づくりを心がけましょう。

履歴書をパソコン作成する場合は正しく・見やすくが鉄板です。正しい形式でなければ履歴書とは呼べませんし、見やすくなければパソコン作成するメリットもなくなってしまいます。パソコン作成の場合でも注意点はさまざまありますので、それらを守って魅力的な履歴書を作成していきましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年2月、北海道生まれ。小樽商科大学卒業。 2010年4月に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。 IT・小売・外食など幅広い業界にわたって300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学の就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を行なう。 現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。