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【採用通知がくるまでの期間】返信の仕方や紛失した際の対処法

採用通知がきたら返事をする必要がある

企業から採用通知がきたら、内定をもらえるということです。大変な就活にようやく終わりがみえ、安心する人も多いでしょう。しかし、採用通知を受け取ったら、その通知に対して返事をする必要があります。

採用通知への返事で伝えるべきことは、企業からの内定を承諾するか、辞退するかということです。この返事をはっきりと伝えなければ、企業に入社の意思が伝わりません。採用通知がきたら、誠意ある対応で早めに返信をすることが大切です。

また、最終面接が終わってから採用通知が届くまで、どの程度の期間がかかるのか、疑問に思う人もいるでしょう。そこで本記事では、採用通知がくるまでの期間や、届いたときの返信の仕方などについて詳しく説明していきます。

下記の記事では、面接後の結果連絡がくるまでの期間について解説しております。

採用通知がくるまでの期間

採用通知がくるまでにどのくらいの期間がかかるのか、疑問に思う人は多いでしょう。最終選考を受けたら、結果が気になるのは当然のことです。

しかし、結果が気になるあまり、他の企業の選考に集中できなくなってはいけません。万が一に備え、結果が出るまで就活を継続させましょう。結果を待っている間の不安を軽減させるためには、採用通知がくるまでの期間をあらかじめ把握しておくとよいです。連絡がくるまで落ち着いて待つことができるでしょう。

採用通知がくるまでの期間は1週間程度

最終選考がおこなわれてから採用通知がくるまでは、約1週間程度かかることが多いです。もちろん、企業によってその期間が大きく前後することはあります。あくまで目安として参考にしてください。

最終面接を終えてから、企業の採用担当者は、学生の評価や役員の承認、事務手続きなどをしなければなりません。そのため、最終面接が終わってすぐに内定の連絡がくる企業ばかりではないことを理解しておきましょう。

採用通知がくるまでの期間は、できる限り就活を継続しておくことをおすすめします。受かっていることを前提に就活をやめてしまうと、不採用だった場合に大きなダメージを受けてしまいます。

下記の記事では、最終面接の結果がくる期間について解説しております。

内定のときは電話連絡の可能性が高い

最終面接を通過して内定となった場合、採用通知は電話でくることが多いです。電話で内定した旨が伝えられ、その後にメールや郵便で採用通知書が届くのが一般的です。

最初に電話で連絡がくる理由のひとつは、そのタイミングで内定者の入社意思をある程度確認するためです。企業は、内定を出す学生にはできる限り入社してほしいと考えています。しかし、実際は内定を辞退する学生も多いことが現状です。

内定通知の連絡ではっきりと答える必要はありませんが、迷っている場合はなぜ迷っているのか、いつまでに返事ができるかなどを伝えなければなりません。

下記の記事では、内定通知の受け答え方について解説しております。

2週間以上連絡がこない場合は問い合わせる

最終選考から結果の連絡がくるまでは、約1週間程度の期間を要します。しかし企業によっては、2週間程度時間がかかることも珍しくありません。1週間連絡がこない場合も、2週間は待ってみましょう。

2週間以上経っても連絡がこないときは、企業に問い合わせて問題ありません。もちろん単に選考に時間がかかっていることもありますが、採用通知のメールが何らかのトラブルで届いていなかったり、連絡が漏れていたりする可能性も考えられます。

企業に問い合わせときは、結果を聞くのではなく「結果がいつ頃出るのか教えてください」と、採用通知がくる日にちを聞くのがポイントです。結果を直接聞くと、担当者は急かされている気分になってしまいます。

下記の記事では、企業に合否を問い合わせる方法を紹介しております。

不採用通知メールには返信しなくてOK

企業から不採用という結果がメールで通達されることもあります。不採用を通知するメールには、とくに返信しなくてOKです。不採用通知メールを受け取ったら、気持ちを切り替えて他の企業の選考に取り組みましょう。

担当者に選考でお世話になったため、不採用であってもどうしてもお礼を伝えたいという人もいるでしょう。そのようなときは、不採用通知メールに返信をしても問題ありません。返信の中で、今までお世話になったことへのお礼を伝えます。

お礼を電話で伝えると、相手に時間を取らせることになります。電話よりもメールで伝えた方が無難でしょう。

下記の記事では、面接後に連絡がすぐにこない理由について解説しております。

人気企業に転職成功した職務経歴書を参考にしよう

人気企業に転職成功した人は、どのような職務経歴書を作成したのでしょうか。転職成功者の回答から、考え方、アピールポイントを学んでみましょう。

職務経歴書完全攻略まとめ」では、なかなか見ることのできない職務経歴書を数多く掲載しています!

採用通知書とは

採用通知書が届いたとき、どのように対応すればよいのか分からない人もいるでしょう。採用通知書とは、企業が学生に内定を出すことを通知する文書で、メールや郵便で送られてくることが多いです。企業によっては、直接手渡されることもあるでしょう。

採用通知書には、決まった形式はありません。企業によっては、採用通知メールの送信のみで、書面での通知書を発行していないケースもあります

また、採用通知書ではなく内定通知書という文書が送られてくることもあるでしょう。内定通知書も、基本的には採用通知書と同じで、内定を通知する書類です。企業から送られてくる書類は、すべて大切な書類であることを理解し、大切に保管しておくことが大切です。

下記の記事では、採用通知への返信の仕方を紹介しております。

採用通知書が届いたときの対応

採用通知書が届いたら、正しい対応をする必要があります。採用通知書が届いたのに何の対応も取らないと、企業に迷惑がかかることもあるでしょう。採用通知書がきたからといって、安心して気を抜かないことが大切です。

面接対策は万全でも、内定をもらったあとの対処法を把握していなかったという人もいるでしょう。ここでは、採用通知書が届いたときの対応を解説していきます。ぜひ参考にしてください。

内定承諾書を送る必要がある

企業から採用通知書が届いたら、まずは内定承諾書を送る必要があります。採用通知書はあくまで採用が決定したことを知らせるものであって、厳密にはその時点で就職が決まっているわけではありません。

企業の内定に対して、学生が承諾するかどうかを示す必要があります。内定承諾書は、学生が内定を承諾し、入社する意思があることを示す書類です。採用通知書が届いたら、内定承諾書を提出することで入社の意思を伝えましょう

内定承諾書は、採用通知書に同封されていることが多いです。内容を確認し、署名捺印をして企業に返送しなければなりません。

下記の記事では、内定承諾書の提出期限について解説しております。

内定承諾書には添え状やお礼状を同封する

内定承諾書は、企業に郵送で提出することが多いです。郵送する場合、封筒には添え状やお礼状も同封する必要があります。3つを重ねてクリアファイルに挟み、封筒に入れて送りましょう

内定承諾書だけを送って内定が取り消されることはありませんが、添え状もなしに送るのはマナー違反です。添え状を同封することで、企業は送付された書類の内容を確認することができます。

また、お礼状を作成することで、企業に内定のお礼を伝えることができます。お礼状を同封すると、丁寧で誠実な印象を与えられるでしょう。

下記の記事では、内定承諾書の添え状の作り方を紹介しております。

辞退する場合は電話で連絡する

企業から採用通知書が届いても、内定を辞退する人はいるでしょう。内定の辞退を決めたら、企業にその旨を伝える必要があります。内定辞退の連絡方法は電話とメールが考えられますが、電話で連絡した方が無難です。

もちろん、メールで連絡をしてもマナー違反ではありません。しかし、受信した担当者がメールのチェックを後回しにしていた場合、辞退の旨が伝わるのが遅れてしまいます

内定辞退の連絡は早めに企業に伝えることが重要であるため、直接話ができる電話の方が確実です。電話をする際は、始業時間や終業時間は避けることが大切です。都合がつきやすい日中に電話をかけるようにしましょう。

下記の記事では、内定辞退の仕方とマナーを紹介しております。

採用通知書を紛失した場合の対処法

採用通知書は、企業からの内定を証明する非常に重要な書類です。失くさないように大事に保管しておく必要があります。しかし、間違えて捨ててしまったり、メールを削除してしまったりする人もいます。

紛失したからといって諦める必要はありません。採用通知書を紛失した際の対処法を理解しておきましょう。対処法を知っておくことで、万が一の事態にも冷静に対応することができます。

企業に再発行を依頼する

採用通知書は大切な書類であるため、紛失したら、できる限り早く企業に再発行を依頼しましょう。再発行の依頼は、メールではなく電話で連絡をすることをおすすめします。状況を詳しく企業に伝える必要があるため、電話での連絡のほうが向いています。

また、状況を伝えたら、企業の判断を仰ぎましょう。企業によっては、内定承諾書を送った後であれば採用通知書は必要ないとする場合もあります。自己判断で行動してしまうと失敗にもつながりかねません。

再発行できるとはいっても、企業にとっては手間のかかることです採用通知書は、内定承諾書を送った後も大切に保管しておきましょう

下記の記事では、内定通知書が届かない場合の対処法を紹介しております。

紛失したからといって内定取り消しにはならない

採用通知書を紛失してしまうと焦ってしまうでしょうが、無くしたからといって内定が取り消しになることはありません。企業に再発行を求めれば新しいものをもらうことができますし、失くしたからといってとくに問題ないことも多いです。

しかし、再発行してもらえるとはいえ、そそっかしい印象を与えてしまうことは覚えておきましょう。自身の評価を下げる可能性があるため、注意が必要です。

採用通知書は採用が決定したことを知らせるものであり、特別な効力があるわけではありません。採用通知書も大切ですが、より大切なのは内定承諾書です。内定承諾書は確実に企業に返送する必要があります。

下記の記事では、内定通知書への返事の仕方について解説しております。

採用通知に対する返事の例文

採用通知がきたら、企業に返事をする必要があります。内定を承諾する場合であっても、辞退する場合であっても、返事をしなければならないことは理解しておきましょう。

採用通知の連絡は、最初に電話でくることが多いです。そのとき、「○日までに返事を聞かせてください」と言われるでしょう。承諾するかどうかをじっくりと検討し、期間内に返事をすることが大切です。ここでは、電話で返事をする際の例文を紹介していきます。

内定を承諾する際の例文

お世話になっております。内定のご連絡をいただきました、○○大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

はい、○○です。

採用担当者

お世話になっております。○○大学の○○です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。御社からの内定をありがたくお受けさせていただきたいと思い、お電話いたしました。
入社後、一日も早く御社に貢献できるよう、精一杯努力して参ります。今後ともご指導のほどよろしくお願い致します。

就活生

ありがとうございます。ぜひ、よろしくお願いいたします。

採用担当者

それではお忙しい中お時間を頂戴してしまい申し訳ございませんでした。失礼致します。

就活生

内定承諾の電話では、内定をもらったことに対してのお礼と、入社後の抱負を伝えましょう。採用通知の連絡がきた時点で入社の決意が固まっている場合は、そのまま内定を承諾して問題ありません。

担当者は、業務に追われていて多忙であることが多いです。電話では簡潔に話すことを心がけましょう。内容がまとまっておらずに長々と話してしまうと、迷惑になる可能性が高いです。

下記の記事では、内定承諾の仕方について解説しております。

内定を辞退する際の例文

お世話になっております。○○大学の○○と申します。内定をいただいた件でご連絡いたしました。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

就活生

はい、○○です。

採用担当者

○○大学の○○です。先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。
せっかく内定をいただいておりながら誠に心苦しいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくお電話いたしました。

就活生

そうですか。残念ではありますが、わかりました。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか。

採用担当者

御社と並行して選考を受けていた企業があり、そちらからも内定を頂きました。最後まで悩みましたが、自分の適性を改めて慎重に考えた結果、そちらの企業でご縁を感じこのような決断となりました。
貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このような結果になってしまい大変申し訳ございません。本来ならば直接お伺いしなければならないところ、取り急ぎ電話にて失礼致します。

就活生

承知しました。ご連絡ありがとうございます。

採用担当者

採用を辞退する際は、丁寧に謝罪の気持ちを込めて伝えることが大切です。また、「内定を辞退する」など明確な言葉を使って意思表示をする必要があります。言葉を濁してしまうと辞退の意思が伝わらず、混乱を招いてしまう可能性もあります。

最後に、電話での連絡となってしまったことへの謝罪を伝えると、より丁寧な印象になるでしょう。内定を辞退すると、企業には迷惑をかけてしまいます。そのことを理解したうえで、誠実な対応を心がけましょう。

下記の記事では、内定への返事の仕方を紹介しております。

採用通知が届いたら早めに対応しよう

採用通知がきたら、内定を承諾するのか辞退するのか返事をしなくてはなりません。採用通知は就活生にとって喜ばしい連絡ですが、気を抜かずにしっかりと対応しましょう。

内定を承諾する場合は、電話で内定承諾の連絡をした後に、内定承諾書を返送します。内定を辞退する場合は、電話でその旨を企業に伝えます。どちらにしても、マナーを守って内定へのお礼を伝えることが大切です。

採用通知を出したら、企業は学生が入社するための準備を進める必要があります。担当者の業務が滞らないように、採用通知がきたら早めに返事をするようにしましょう。

下記の記事で、内定通知書に返送する際の注意点を紹介しております。

監修者プロフィール

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吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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