内定について

【内定通知の受け答え方】例文や電話に出られなかった場合の対応もご紹介

内定通知の電話が突然かかってきたときの対応方法とは

最終面接をクリアすれば晴れて内定を得ることとなるため、選考の結果を待つ間はとても緊張するものです。最終面接に合格したら、内定の通知は電話かメール、もしくは郵送でおこなわれます。電話の場合は、その場で直接採用担当者と話をしなければならないでしょう

また、タイミングが合わず電話に出ることができなかったときには、改めてこちらから連絡をすることになります。この記事では、電話による内定通知の応対のポイントについて紹介します。緊張せず落ち着いて電話を受けることができるよう、参考にしてみてください。

内定通知の電話で緊張しないための3つのポイント

内定通知の電話は、ただ内定したということを伝えるためだけの連絡ではありません。内定の連絡とともに、今後のスケジュールや必要な手続き、書類などについても伝えられる可能性があります

聞き逃すことがないよう、緊張せず落ち着いて話を聞くことが何より大切になるでしょう。ここからは、内定通知の電話を受けた際に気を付けなければならないポイントについてみていきます。

①焦らずに元気よく答える

内定通知の電話を受けるときには、明るく元気に対応するようにしてください。電話ではお互いの表情をみることができません。しかし、ハキハキとした声で話すことにより、相手に安心感と前向きな印象を与えることができます。また元気で明るい声を出すことで、自分自身の不安を取り除くこともできるでしょう。

明るさと元気さに加えて気を付けるべきなのは、早口で一方的な話し方にならないようにすることです。相手の姿がみえない電話では、アイコンタクトや身ぶり手ぶりで会話を補うことができません。

内定を貰えたという喜びのあまり早口で一方的に話してしまうと、会話が成り立たなくなってしまう可能性があります。会話の途中で一呼吸入れるタイミングを作り、意識的に緊張を取ってゆっくり話すことを心がけてください。

内定先への電話のかけ方については、以下の記事でも解説しています。

②メモの用意をしておく

内定通知の電話で内定したことが伝えられても、それだけで入社できるわけではありません。実際に入社するには、いくつかの手続きが必要となります。内定通知の電話では入社に向けての今後のスケジュールや手続き、揃えておかなければならない書類などについての説明がされることがあります。忘れてしまったり間違えて覚えてしまったりしないよう、メモを取りながら電話を受けるようにしてください。手元に筆記用具がないときには、電話口で断りを入れてメモの準備をするようにしましょう。

就活中は、突然こうした連絡がくることもあるため普段からメモを持ち歩いておくことが大切です。重要事項は後からメールで通知がくることもありますが、念のために忘れずにメモしておきましょう。一度説明されたことを後日再確認するようなことがないように、メモのとり忘れに注意してください。

内定通知への電話の仕方については、以下の記事も参考にしましょう。

③今後の日程など気になることは復唱して確認

内定通知の電話で伝えられる内容は、細かい日にちや時間・場所などを含むことがあります。聞き間違えてしまうと入社に向けての手続きをスムーズにおこなえなくなってしまうため、重要なポイントは復唱して確認をするようにしましょう。

入社に向けて用意する書類についても、普段聞きなれない種類のものを指定されることがあります。聞き取れなかったときは、その場で確認や質問をして確実な情報を得ておくようにしてください。内定後の手続きも、就活中と同じく緊張感を持って取り組むことが大切です。

内定後の流れについては以下の記事で解説していますので、参考にしましょう。

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内定通知の電話での受け答え(承諾、辞退、保留)

では、実際に内定通知電話がかかってきたら、どのような受け答えをすればよいのでしょうか。第一志望の企業からの内定通知であれば、その場で承諾の返事をすることもできます。しかし、多くの学生は何社も選考に臨んでいるため、通知を受けた企業が第一志望ではないことも多いです

第一志望の会社の結果待ち、あるいはより志望度が高い企業からすでに内定を受けた後であった場合、どのように回答すればいいのでしょうか。具体的なケースごとの電話の受け方について、それぞれみていきましょう。

以下の記事では、内定承諾の仕方について解説しています。

内定承諾はお礼とともに述べる

【例文1】ありがとうございます。御社が第一志望ですので、是非ともお世話になりたいと思います。よろしくお願いします。

【例文2】ありがとうございます。憧れの御社の一員となれることに身が引き締まる思いです。きちんと準備して入社したいので、差支えなければ今後の流れを教えていただけませんでしょうか。

まず、内定を承諾する際は、お礼を述べるようにしましょう。感謝の言葉とともに、入社意欲をアピールすると好印象です。今後の抱負などを伝えるのもよいでしょう。

内定通知の際には、入社までの流れを説明されることが多いです。何の説明もなかったときは、この場で確認しても問題ありません。内定通知書などを手にするまでは不安もあるかと思いますので、簡単に確認しておくとよいでしょう。

内定連絡への返事の仕方については、以下の記事も参考にしてください。

内定保留は返答期限を提示する

【例文1】ありがとうございます。すぐにでもお返事するべきなのですが、最終面接を受けて結果待ちの企業が2社ございまして、結果が出てから判断させていただきたいと考えています。大変勝手なお願いなのですが、〇月〇日まで返事を待っていただけませんでしょうか。

【例文2】ありがとうございます。大変感謝しています。すぐにでもお返事したいのですが、両親より決定前に相談するように言われていまして、週末に実家に帰り相談してからお返事したいと考えています。大変勝手なのですが、来週の月曜日まで返事を待っていただけませんでしょうか。

「第一志望の企業が選考中」「懸念事項があるため家族などと相談してから決めたい」というケースもあるでしょう。一旦、入社するか検討してから回答したいときには、返答期限を提示してください。

内定保留は、1週間程度が目安です。採用したいと思っていた学生から辞退された際、企業は代わりの学生を採用しなければなりません。辞退するかもしれない学生をいつまでも待つことはできないため、なるべく早く返事をするようにしましょう。

内定保留の方法については、以下の記事も参考にしてください。

内定辞退をする際には丁重に断る

【例文1】先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。家族と相談した結果、大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。
せっかく貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、御社に多大なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

【例2】先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。本日は、大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。御社は私にとって魅力的な会社で大変迷いましたが、生まれ育った地元で勤務できるという魅力が捨てきれず、他社への入社を決意いたしました。
せっかく貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、御社に多大なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

第一志望の企業から内定通知が来た場合など、辞退することが確定したら早めに連絡をするのが礼儀です。企業はあなたのために時間と費用を使い、入社してほしいと考えて内定を出してくれています。

それをないがしろにしてしまうと、企業との間にトラブルが起きてしまい、あなたが責められるだけでなく大学に迷惑が掛かってしまうこともあります。丁寧な対応を心掛けましょう。

内定辞退後に企業から呼び出されることもあります。以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

企業からの内定通知電話に出れなかったときの対応

内定通知の電話は、採用担当者の都合がついた時間にかかってきます。授業やアルバイト、他の面接の時間などと重なってしまい、電話に出ることができないこともあるでしょう。そのようなときも、社会人としてのマナーに則った対応をすることが大切です。

焦らず落ち着いて、折り返しの電話をかけるようにしてください。ここからは、内定通知の電話に折り返すときに気を付けなければならないことをみていきます。

電話の折り返しマナーについては、以下の記事でも解説しています。

早めに折り返しの連絡をする

企業からの不在着信があった際は、出来るだけ早くかけ直すことが重要です。折り返し電話をかけるときには、電波がよく静かで、落ち着いてメモを取りながら話せる場所を選びましょう。折り返しを急ぐあまり、駅や街中といった騒がしい場所から電話をかけることはやめてください。電話をかける時間は午前中なら10~12時午後なら14~16時ごろがよいでしょう。

相手方が忙しいであろう始業直後や終業直前、昼休みは避けるのがマナーです。折り返し電話ではまず大学名と名前、用件を伝えたうえで、担当者への取り次ぎをお願いします。担当者に代わったら再度名前を告げて、電話を貰ったことへのお礼と、電話に出られなかったことへのお詫びの気持ちを伝えるようにしましょう。

電話を折り返す際の注意点については、以下の記事でも解説しています。

そのままにしおくと内定辞退と受け取られることもある

企業側には、優秀な人材にはできるだけ入社してもらいたいという思いがあります。そのため内定通知の電話に出られなくても、きちんと折り返しの連絡さえできれば内定取り消しになることはありません。

ただし、不在着信があったにもかかわらず何日もそのままにしてしまうと、内定辞退と受け取られる可能性があることを覚えておいてください。今すぐ入社すると決断できない理由があるならば、そのことを採用担当者に説明しておく必要があります。

入社の意思が固まるまで電話をしないのではなく、すぐに折り返し電話をして入社を迷っていることを伝えてください。まだ選考中の会社があり悩んでいるというときも、正直に話すべきです。そのうえで、いつまでに返事をすればよいかなど指示を仰ぐようにしましょう。

内定辞退の期限については、以下の記事で解説しています。

携帯のマナーモードを解除しておく

内定通知を待っている期間は、可能な限りマナーモードを解除しておくのがおすすめです。もちろん、公共交通機関での移動中や授業中など、どうしてもマナーモードを設定しなければいけない場面もあります。しかし、そうでない場合は入電の可能性があると考えて行動しましょう

着信があった際にはすぐに移動して電話に出る、電話ができる環境から折り返す、などの措置が必要です。

電話対応については、以下の記事も参考にしましょう。

折り返すときの電話例文

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。先ほど御社の○○様よりお電話を頂いたのですが、恐れ入りますが○○様をお願いできますでしょうか。

お待たせしました。先ほどお電話した○○です。

お忙しいところ失礼致します。先ほどお電話を頂きました○○大学○○学部の○○です。電話に出ることができず申し訳ございませんでした。

電話を折り返すときは、まず大学、学部、氏名を名乗ります。そして、誰から電話をもらったかを告げ、取り次いでもらいましょう。相手が変わったら再度名乗り、電話に出ることができなかったことへのお詫びを伝えます。「お忙しいところ失礼致します」などの挨拶を付け加えると、より丁寧な印象になるでしょう。

不在着信が入っていた場合の折り返し電話については、以下の記事も参考にしましょう。

電話以外の方法で内定通知がきた際の対応

内定通知の連絡は、電話のほかにメールや郵送で行われることがあります。メールや郵送は、落ち着いて書面を読み文面を熟考してから返事をすることができる一方、文章が残るためよりきちんとした内容が求められるという側面もあります

それぞれ特徴があるため、どの方法を選ぶかは企業次第だといえるでしょう。メールや郵送で内定通知の連絡がきたときにも、失礼のない対応ができるようにしておかなければなりません。

以下の記事では、内定通知書への返事の仕方について解説しています。

メールによる内定通知への対応

内定通知は、電話で行われることが一般的です。しかし内容の行き違いを防げることや時間に縛られない点から、メールで内定通知を出す企業も増えています。企業から直接メールが送られてくることもあれば、登録している就活サイトを経由してメールが届くこともあるでしょう。内定通知のメールを受け取ったときは、出来るだけ早く返信するようにしてください

できれば当日中の返信がベストです。メールには内定への感謝の気持ち、入社の意思、入社後の意気込みを記載します。最後に大学名と名前、電話番号とメールアドレスを署名として記しましょう。内定通知メールはそのまま返信すればよいため、件名を変更する必要はありません。

内定通知のメールに返信する方法については、以下の記事を参考にしましょう。

郵送による内定通知への対応

内定した学生は、入社に向けて色々な手続きをしなければなりません。企業から書類を受け取る必要もあります。そのため、企業によっては内定承諾書などの書類一式と一緒に内定通知を郵送で送ることがあります。郵送する際は事前に電話やメールで連絡があるか、最終面接のときに内定通知は郵送おこなうという旨の説明がされていることがほとんどです。

内定通知を郵送で受け取ったら、速やかに内容を確認します。書類を返送する際には、添え状をつけて送るのがマナーです。添え状には内定への感謝の気持ちのほかに、入社の意思や意気込みを書くとよいでしょう。

内定のお礼状の書き方については、以下の記事を参考にしましょう。

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内定通知の電話は焦らずに落ち着いて対応しよう

就職活動を成功させることができるかどうかは、今後の人生を左右する重要なポイントです。実際に内定通知を受けるときには喜びで興奮してしまったり、安心して気が抜けてしまったりするかもしれません。しかし、内定通知はこれからその会社の一員として働くための連絡です。失礼がないよう、ビジネスマナーに則った対応をするようにしてください。

内定通知を電話で受けるときに一番大切なのは、落ち着いて電話に出ることです。内定への感謝の気持ちを忘れず、誠実さと熱意をもって対応すれば好印象を持ってもらうことができるでしょう。内定を貰った後は、入社までの手続きも気を抜かずにおこなうことが肝心です。入社後に社会人として活躍する自分の姿を思い浮かべ、ぜひ楽しみながら入社への準備を進めてください。

入社書類の添え状の書き方についても、以下の記事で確認しておきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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