内定について

【内定通知の受け答え方】例文や電話に出られなかった場合の対応もご紹介

内定通知の電話とは?

採用試験の選考が順調に進むと、最後は最終面接を迎えます。最終面接をクリアすれば晴れて内定を得ることとなるので、最終面接の結果を待つ間はとてもドキドキするのではないでしょうか。最終面接に合格した場合、内定の通知は電話かメール、もしくは郵送でおこなわれます。電話の場合は、その場で直接採用担当者と話をしなければならないので緊張してしまうものです。

また、タイミングが合わず電話に出ることができなかったときには焦ってしまうかもしれません。そこでこの記事では、電話による内定通知の応対のポイントについて紹介します。緊張せず落ち着いて電話を受けることができるよう、ぜひ参考にしてみてください。

内定通知の電話で緊張しないためのポイント

内定通知の電話は、ただ内定したということを伝えるためだけの電話ではありません。内定の連絡とともに、今後のスケジュールや必要な手続き、書類などについても伝えられる可能性があります。聞き逃すことがないよう、緊張せず落ち着いて話を聞くことが何より大切になるでしょう。ここからは、内定通知の電話を受けた際に気を付けなければならないポイントについて見ていきます。

焦らずに元気よく答える

内定通知の電話を受けるときには、明るく元気に対応するようにしてください。電話ではお互いの表情を見ることができません。しかし、ハキハキとした声で話すことにより、相手に安心感と前向きな印象を与えることができます。また元気で明るい声を出すことで、自分自身の不安を取り除くこともできるでしょう。

明るさと元気さに加えて気を付けるべきなのは、早口で一方的な話し方にならないようにすることです。相手の姿が見えない電話では、アイコンタクトや身ぶり手ぶりで会話を補うことができません。内定を貰えたという喜びのあまり早口で一方的に話してしまうと、会話が成り立たなくなってしまう可能性があります。会話の途中で一呼吸入れるタイミングを作り、意識的に緊張を取ってゆっくり話すことを心がけてください。

メモの用意をしておく

内定通知の電話で内定したことが伝えられても、それだけで入社できるわけではありません。実際に入社するには、いくつかの手続きが必要となります。内定通知の電話では入社に向けての今後のスケジュールや手続き、揃えておかなければならない書類などについての説明がされることがあります。忘れてしまったり間違えて覚えてしまったりしないよう、メモを取りながら電話を受けるようにしてください。

内定通知の電話は、今後その会社で社会人として頑張っていくための第一歩です。入社後に円滑な人間関係を築いていくためには、内定通知の電話対応も気を抜いてはいけません。一度説明されたことを後日再確認するようなことがないよう、メモのとり忘れには注意しましょう。

今後の日程など気になることは復唱して確認

内定通知の電話で伝えられる内容は、細かい日にちや時間・場所などを含むことがあります。聞き間違えてしまうと入社に向けての手続きをスムーズに行えなくなってしまうので、重要なポイントは復唱して確認をするようにしましょう。入社に向けて用意する書類についても、普段聞きなれない種類のものを指定されることがあります。

聞き取れなかった場合などは、その場で確認や質問をして確実な情報を得ておくようにしてください。入社に向けての手続きがスムーズでなかったからといって内定が取り消されることは考えにくいです。しかし、採用担当者から良いイメージを持ってもらった状態で入社ができるよう、内定後の手続きも就活中と同じく緊張感を持って取り組むとよいでしょう。

電話やメールのマナーを確認しよう

就活中はメールや電話をする機会が多くあるため、慣れている就活生も多いでしょう。内定通知の電話にも、選考が終わったからと気を抜かずにマナーを守ることが大切です。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。

そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。電話の際によく使う敬語なども紹介しているため、就職後も役立ちます。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

内定通知電話の受け答え方

では、実際の内定通知電話がかかってきた場合どのような受け答えをすればよいのでしょうか?企業が内定通知の電話を掛けるときは、その学生に入社してほしいときです。しかし多くの学生は何社も選考に臨んでいるため、通知を受けた企業が第一志望とは限りません。

第一志望の会社の結果待ち、あるいはより志望度が高い企業からすでに内定を受けた後である可能性もあります。以下に、具体的なケースごとの受け方の一例を紹介するので参考にしてください。

承諾する場合はお礼を述べる

まず、内定を承諾する場合は、お礼を述べて承諾の旨を伝えましょう。この場合、「行きたい」会社から「来てください」という連絡ですので受け答え方はいたってシンプルとなります。

・お礼
・承諾の旨
・入社意欲
・今後の予定の確認

内定通知の際、ほとんどの場合入社までの流れを説明されますが、もし何の説明がない場合、物理的な内定通知書などを手にするまでは不安もあるかと思いますのでこの場で確認しても問題ありません。

例文

ありがとうございます!御社が第一志望ですので、是非ともお世話になりたいと思います。よろしくお願いします。

ありがとうございます!憧れの御社の一員となれることに身が引き締まる思いです。しっかり準備して入社したいので、差支えなければ今後の流れを教えていただけませんでしょうか?

検討する場合は返答期限を提示する

電話があった企業以外に第一志望が選考中である場合や、懸念事項があるため保護者や周囲の形と相談してから決めたい場合など、いったん検討してから回答したい場合は、返答期限を提示してください。

採用したいと思っていた学生から辞退された場合は、代わりの学生を採用しなければなりません。そのため、辞退するかもしれない学生をいつまでも待つことはできないのです。意思表示を保留する際に返答期限を設けるのは、社会に出れば常識です。学生といえども、就職活動では常に社会人基準で考えることも大切といえます。
流れは以下のとおりです。

・お礼、感謝の念
・検討して返答したい旨
・返答期限

例文

ありがとうございます!すぐにでもお返事するべきなのですが、最終面接を受けて結果待ちの企業が2社ございまして、結果が出てから判断させていただきたいと考えています。大変勝手なお願いなのですが、〇月〇日まで返事を待っていただけませんでしょうか?

ありがとうございます!大変感謝しています。すぐにでもお返事したいのですが、両親より決定前に相談するように言われていまして、週末に実家に帰り相談してからお返事したいと考えています。大変勝手なのですが、来週の月曜日まで返事を待っていただけませんでしょうか?

検討の結果内定辞退をする場合は丁重に断る

内定の辞退を伝える際は注意が必要です。基本的に内定通知の電話をもらった際には辞退の申し出はせずに、いったん検討した後こちらから内定辞退を申し入れるのが一般的です。企業はあなたのために時間と費用を使い選考をし、入社してほしいと考えて内定を出してくれています。

第一志望の企業から内定通知が来た場合などは、辞退することが確定した時点で通知することが礼儀です。内定通知がほぼ同時に来た場合など、電話を受けた際に辞退することが濃厚であったとしても、まずはいったん保留し、検討したうえで速やかに電話にて内定辞退を申し入れることをおすすめします。

ここをないがしろにしてしまうと企業との間にトラブルが起きてしまい、あなたが責められるだけでなく、大学にも迷惑が掛かってしまう事もあります。

・内定のお礼
・辞退の旨
・お詫び
・理由

例文

先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。家族と相談した結果、大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。せっかく貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、御社に多大なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。本日は、大変勝手ながら御社への入社を辞退させていただきたくお電話いたしました。御社は私にとって魅力的な会社で大変迷いましたが、生まれ育った地元で勤務できるという魅力が捨てきれず、他社への入社を決意いたしました。
せっかく貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、御社に多大なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

企業からの内定通知電話に出れなかった場合

内定通知の電話は、採用担当者の都合がついた時間にかかってきます。授業やアルバイト、他の面接の時間などと重なってしまい、電話に出ることができないこともあるでしょう。そのようなときでも社会人としてのマナーに則った対応をすれば、内定が取り消されるようなことはありません。

焦らず落ち着いて、折り返しの電話をかけるようにしてください。ここからは、採用通知の電話に折り返すときに気を付けなければならないことを見ていきましょう。

早めに折り返しの連絡をする

企業からの不在着信があった場合は、出来るだけ早くかけ直すことが重要です。折り返し電話をかけるときには、電波がよく静かで、落ち着いてメモを取りながら話せる場所を選びましょう。折り返しを急ぐあまり、駅や街中といった騒がしい場所から電話をかけることはやめてください。電話をかける時間は午前中なら10~12時、午後なら14~16時ごろがよいでしょう。

相手方が忙しいであろう始業直後や終業直前、昼休みは避けるのがマナーです。折り返し電話ではまず大学名と名前、用件を伝えたうえで、担当者への取り次ぎをお願いします。担当者に代わったら再度名前を告げて、電話を貰ったことへのお礼と、電話に出られなかったことへのお詫びの気持ちを必ず伝えるようにしましょう。

そのままにしおくと内定辞退と受け取られる場合もある

企業側には、優秀な人材にはできるだけ入社してもらいたいという思いがあります。そのため内定通知の電話に出られなくても、きちんと折り返しさえできれば大丈夫です。ただし不在着信があったにもかかわらず、何日もそのままにしてしまった場合は話が別です。場合によっては、内定辞退と受け取られてしまう可能性があることを覚えておいてください。

今すぐには入社すると決断できない理由がある場合は、そのことを採用担当者に説明しておく必要があります。入社の意思が固まるまで電話をしないのではなく、すぐに折り返し電話をして入社を迷っていることを伝えてください。まだ選考中の会社があり悩んでいるという場合も、正直に話すべきです。そのうえで、いつまでに返事をすればよいかなどの指示を仰ぐようにしましょう。

マナーモードを解除しておく

内定通知を待っている期間は、可能な限りマナーモードを解除しておくことがおすすめです。もちろん、公共交通機関での移動中や授業中など、どうしてもマナーモードを設定しなければいけない場合もありますが、そうでない場合は入電の可能性があると考えて行動しましょう。

また、マナーモードにしている場合でも常に振動に気を配り、着信があった際にはすぐに移動して受電する、電話ができる環境から折り返す、などの措置が必要です。これは入社後の仕事においても同様で、ビジネスチャンスはずっと待ってはくれません。就職活動はその第一歩だと考えてください。

折り返すときの電話例文

電話を折り返すときは、まず大学、学部、氏名を名乗ります。そして、誰から電話をもらったかを告げ、取り次いでもらいましょう。相手が変わったら再度名乗り、電話に出ることができなかったことへのお詫びを伝えます。

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。先ほど御社の○○様よりお電話を頂いたのですが、恐れ入りますが○○様をお願いできますでしょうか?
先ほどお電話を頂きました、○○大学○○学部の○○です。電話に出ることができず申し訳ございませんでした。

電話以外の内定通知方法

内定通知の連絡は、電話のほかにメールや郵送で行われることがあります。メールや郵送の場合は、落ち着いて書面を読み文面を熟考してから返事をすることができる一方、文章が残るためよりきちんとした内容が求められるという側面もあります。それぞれ特徴があるため、どの方法を選ぶかは企業次第だといえるでしょう。メールや郵送で内定通知の連絡がきたときにも、失礼のない対応ができるようにしておかなければなりません。

メール

内定通知は、電話で行われることが一般的です。しかし内容の行き違いを防げることや時間に縛られない点から、メールで内定通知を出す企業も増えています。企業から直接メールが送られてくることもあれば、登録している就活サイトを経由してメールが届くこともあるでしょう。内定通知のメールを受け取ったときは、出来るだけ早く返信するようにしてください。

できれば当日中の返信がベストです。メールには内定への感謝の気持ち、入社の意思、入社後の意気込みを記載します。最後に大学名と名前、電話番号とメールアドレスを署名として記しましょう。ぱっと見て内容が分かるような件名を付けることも忘れてはいけません。ダラダラと長い文章ではなく、簡潔な内容を心がけましょう。

郵送

内定した学生は、入社に向けて色々な手続きをしなければなりません。企業から書類を受け取る必要もあります。そのため企業によっては、内定承諾書などの書類一式と一緒に内定通知を郵送で送る場合があります。郵送の場合は事前に電話やメールで連絡があるか、最終面接のときに内定通知は郵送で行うという旨の説明がされていることがほとんどです。

内定通知を郵送で受け取った場合、速やかに内容を確認します。書類を返送する際には、添え状をつけて送るのがマナーです。添え状には内定への感謝の気持ちのほかに、入社の意思や入社後の意気込みを書くと良いでしょう。

内定通知の電話は焦らずに落ち着いて対応しよう

就職活動を成功させることができるかどうかは、今後の人生を左右する重要なポイントです。実際に内定通知を受けるときには喜びで興奮してしまったり、安心して気が抜けてしまったりするかもしれません。しかし内定通知は、これからその会社の一員として働いていくためのスタートです。失礼がないよう、ビジネスマナーに則った対応をするようにしてください。

内定通知を電話で受けるときに一番大切なのは、落ち着いて電話に出ることです。そして内定への感謝の気持ちを忘れず、誠実さと熱意をもって対応すればきっと好印象を持ってもらうことができるでしょう。内定を貰った後は、入社までの手続きも気を抜かずに行うことが肝心です。入社後に社会人として活躍する自分の姿を思い浮かべ、ぜひ楽しみながら入社への準備を進めてください。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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