内定について

内定承諾書に押印する印鑑とは|失敗した時の対処法もご紹介

内定承諾書には印鑑を押すことが多い

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企業から内定をもらい、それを正式に承諾するためには内定承諾書を提出します。内定承諾書は企業ごとに少しずつ形式が違いますが、就職することを決めたことを意思表示をする点は共通しています。内定承諾書には住所や連絡先、家族構成などを書くこともありますが、押印することも多いです。

ここで注意が必要なのが使用する印鑑の種類や押し方であり、これらを間違えてしまうと場合によっては内定承諾書が無効になります。また、無効にならないまでも間違った方法で押印し提出すると印象が悪くなる可能性があるため、注意しなければなりません。内定承諾書は重要な書類であり、ミスのないよう印鑑も正しい方法で押印し、提出することが大切です。

内定承諾書で使う印鑑の種類

内定承諾書で押印のミスをなくすためには、まずはどの種類の印鑑を使用すべきかを知りましょう。使用する印鑑の種類を間違えてしまうと、どれだけ綺麗に印鑑が押せていてもNGとなってしまいます。内定承諾書は重要な書類であることを念頭に置き、使用する印鑑を選ばなければなりません。重要書類への押印は、内定承諾書に限ったことではなく、今後就職後にも関係することが多いため、使用できる印鑑の種類はきちんと覚えておきましょう。

シャチハタはNG

インクの補充なしで何度も使用できるシャチハタは便利ですが、これを内定承諾書の承認印に使用するのはNGです。そもそもシャチハタは内定承諾書に限らず、重要書類での押印は認められていないことがほとんどのため、ビジネスで使用するのは避けたほうが無難でしょう。

内々の資料程度なら使用しても問題はありませんが、対外的な書類の場合は基本的に使用はNGです。シャチハタがNGとされているのは、印影が経年により劣化してしまう危険性があるからです。内定承諾書という重要な書類が経年によって劣化し、場合によっては本当に合意の上で就職したのか分からなくなる可能性があるためNGとされています。実際に印影が劣化するかに限らず、シャチハタの時点で間違いとみなされることは理解しておきましょう。

認印

内定承諾書の承認印に使用するのは、通常の認印で構いません。認印は朱肉を押して使用するタイプで、百均でも購入が可能です。百均の物を使用しても構いませんが、今後社会人生活で使用する機会も増えるため、少しいいものを購入するのもおすすめです。認印は通常のタイプと印鑑証明に登録した実印、さらに銀行口座の登録をする銀行印に分けられますが、内定承諾書に使用するのは通常のタイプで構いません。

実印や銀行印は信用性が高いですが、反面外部に流失した際に個人情報を悪用される危険性があります。内定承諾書が悪用されるとは考えづらいですが、万が一の事態がないとは限りません。余計なリスクを抱える必要はないため、基本的には何の登録もしていない通常の認印を使用しましょう。

訂正印

内定承諾書では内定の承諾を示すために認印を使いますが、さらに間違いを修正する際に訂正印を使用することもあります。訂正印はあくまで間違いがあった場合のみ使用するため、絶対に必要なわけではないことは覚えておきましょう。訂正印に使用するのも基本は認印ですが、内定承諾書なら別の印鑑を訂正印に用いても問題はありません。

ただし、この場合でもシャチハタは使用しないようにしましょう。また、訂正印用でよく見かけるものに通常よりも細い印鑑があります。訂正印=細い印影のものと考える人もいるでしょうが、必ずしもこの限りではありません。訂正印に使用する印影のサイズに決まりはないため、通常のサイズの印鑑でも訂正印で使用が可能です。

内定承諾書内でミスをした場合

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内定承諾書は、自身の将来を決める重要なものです。提出するかどうかはもちろん、提出する際にも間違いがないよう慎重に書き進めなければなりません。しかし、どれだけ注意して書いても失敗してしまうことはあります。ミスがあった場合、そのまま提出するのは当然NGのため、きちんと修正しなければなりません。内定承諾書でミスをした場合、対処方法がミスの種類によって違うため、シーン別の適した方法を知っておきましょう。

書き間違いは訂正印

内定承諾書は住所や連絡先など基本的な事項を書くことが多く、ここで書き間違いをしてしまう人も少なくありません。誤字脱字があった場合は修正が必要ですが、この場合は訂正印を押印します。訂正の方法は間違った箇所に二重線を引き、そこに訂正印を押印、近くの開いているスペースに修正後の文言を記します。

書類の形式やミスをした場所によってどこに空欄があるか分からないため、分かりやすい場所に記入することが大切です。ただし、余白を見つけて書くといっても修正した場所から離すのはNGなため、近くに書くことは覚えておきましょう。内定承諾書の修正は訂正印によってのみ可能であり、修正液や修正テープは使用が認められていないことも覚えておかなければなりません。

押印ミスも訂正印

押印にかすれやずれなどのミスがあった場合これも修正しなければなりません。綺麗に押せていないと雑な印象を与えてしまうだけではなく、場合によっては押印していると認められないこともあるため注意が必要です。押印ミスも書き間違いと同様に訂正印を使用しますが、文字のように二重線は使用しません。

押印ミスの場合、失敗した印影に少し重なるように訂正印を押し、その近くに新しく押印します。押印ミスを訂正する場合は、内定承諾書内に全部で3つの印影があることになります。押印箇所が多くなり違和感を感じる人もいるでしょうが、押印の訂正も押印でもおこなうことは覚えておきましょう。二重線を引いてしまうと、正しい修正とは認められないため注意が必要です。

内定承諾書の再発行も可能

書き間違い、押印ミスともに訂正印による修正は可能ですが、どうしても修正が難しい場合は内定承諾書の再発行を依頼しましょう。内定承諾書は重要な書類ですが、1枚した発行できないわけではなく、企業に依頼することで再発行は可能です。もちろん、失敗したからといって何度も再発行を依頼するのはよくありませんが、1回程度なら問題なく請け負ってくれるでしょう。

再発行が必要なのは大部分に間違いがあった場合で、2度以上修正が必要なら、再発行での対処が必要です。そもそも内定承諾書で修正が可能といっても、それは特定的な措置であり、基本的には訂正せずに提出することが望ましいとされています。

印鑑なしの内定承諾書は?

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内定承諾書では使用する印鑑の種類や扱い方に注意しなければなりませんが、中には印鑑なしで提出する場合もあります。これは押印欄がない場合と押印欄があったものの、押印を忘れて提出してしまった場合の2つに分けられ、それぞれで対処の仕方が違います。印鑑なしで提出するといっても状況が大きく違いますが、両方ともきちんと対応しないと重大なミスに繋がる可能性も高いです。印鑑なしの場合の対処法も把握し、どのようなケースでも臨機応変に対応しましょう。

サインで対応

内定承諾の旨を記す箇所に押印欄がない場合は、サインで対応して構いません。押印とサインは同程度の法的拘束力があると考えられており、サインだけでも承諾書は十分効力を発揮します。これはサインも印鑑同様に複製することが難しいからであり、真似できないことから本人が間違いなく承諾したということを表します。

実際にビジネスの現場でも印鑑を使用しないケースは増えており、その場合はすべてサインで対応するのが基本です。日本には印鑑を使う慣習が残っていますが、一部サイン対応に切り替わっている業界、企業があることは理解しておきましょう。また、場合によっては押印が必要なケースでも、印鑑を持ち合わせていないならサインで対応できることもあり、これも覚えておくと便利です。

押し忘れは連絡して修正する

押印が必要だったにも関わらず、押し忘れて提出後に気づいた場合は、企業に素早く連絡して修正を申し出ましょう。押印がないと承諾したと認められないため、素早く対処しなければなりません。特に提出期限が迫っている場合は、遅れてしまうと企業に迷惑をかけるため、迅速に行動することが大切です。

押印忘れの対処法は企業によって違うため、指示に従うことが大切です。企業に出向いて書類に印鑑を押す場合だけではなく、新たに内定承諾書を発行し、最初から書き直すケースもあります。どちらの場合でも、続けてミスをしないよう、細心の注意を払わなければなりません。押印ミスがあると提出後の修正に手間がかかるため、書き上げたら必ず見直し、記入漏れや押印漏れがないかしっかり確認しておきましょう。

印鑑の失敗を防いで内定承諾書を提出しよう

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内定承諾書を提出する際には、ミスのないようきちんと見直すことが大切であり、作成時から慎重に取り組まなければなりません。記載する情報に間違いがないことを確認するのはもちろん、押印の失敗もないかチェックしておきましょう。押印の種類は大きく2つで、内定に承諾することを示す印鑑と、間違いを訂正する訂正印に分けられます。

基本的には承認を示す印鑑のみを使用しますが、ミスがあった場合は訂正印で対処しなければなりません。押印には細かいルールがあり、守れていないと内定承諾書自体が無効になるケースもあるため注意が必要です。印鑑で失敗することのないよう、細心の注意を払って内定承諾書を作成し、スムーズに内定承諾の意を企業に示しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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