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内定承諾書には印鑑を押すことが多い
内定承諾書とは、内定を得た就活生が、企業に対して入社を誓約する書類です。内定を通知しただけでは、企業は就活生が内定を承諾しているのかを判断できません。そこで、内定承諾書を提出してもらうことで、就活生の入社意思を再確認しています。入社の意思を伝えるためにも、内定承諾書が届いたら速やかに確認し、返送しましょう。
内定承諾書は、署名と捺印が必要であることが多いです。内定承諾書への押印で印鑑の種類を間違えてしまうと、場合によっては内定承諾書が無効になります。また、間違った方法で押印し提出すると、印象が悪くなる可能性も高いです。
内定承諾書は学生にとっても企業にとっても重要な書類であるため、確実に作成して提出しましょう。内定承諾書をミスなく作成できるように、使用できる印鑑の種類や押印する際のポイントを解説していきます。
内定承諾書の提出期限については、下記の記事で解説しております。
内定承諾書で使う印鑑の種類
内定承諾書で押印のミスをなくすためには、まずはどの種類の印鑑を使用するべきかを知りましょう。使用する印鑑の種類を間違えてしまうと、綺麗に印鑑が押せていてもNGとなってしまいます。内定承諾書は重要な書類であることを念頭に置き、使用する印鑑を選ばなければなりません。
重要書類に押印する機会は、今後の人生でも多々あることでしょう。就職後もさまざまな書類を扱うことが多いため、使用できる印鑑の種類は正しく理解しておくことをおすすめします。
下記の記事では、内定承諾書の送付状の書き方を紹介しております。
認印
内定承諾書の承認印に使用するのは、通常の認印で構いません。認印は朱肉を押して使用するタイプで、百均でも購入が可能です。百均の物を使用しても構いませんが、今後社会人生活で使用する機会も増えるため、少しよいものを購入するのもおすすめです。認印は通常のタイプと印鑑証明に登録した実印、さらに銀行口座の登録をする銀行印に分けられます。内定承諾書に使用するのは通常のタイプで構いません。
実印や銀行印は信用性が高いですが、反面外部に流失した際に個人情報を悪用される危険性があります。万が一の事態を想定し、内定承諾書で使用するのも避けましょう。内定承諾書に限らず、就活関連の書類では通常の認印を使用すれば間違いありません。
内定承諾書を郵送する際は、添え状も同封しましょう。下記の記事では、内定承諾書の添え状の作り方を紹介しております。
訂正印
内定承諾書では内定の承諾を示すために認印を使いますが、さらに間違いを修正する際に訂正印を使用することもあります。訂正印は、間違いがあった箇所を訂正する際に使用する印鑑です。訂正印に使用するのも基本的には認印ですが、別の印鑑を用いても問題はありません。
ただし、シャチハタは使用しないようにしましょう。また、訂正印用でよくみかける印鑑に、通常よりも細い形状のものがあります。「訂正印＝細い印影の印鑑」と考える人もいるでしょう。しかし、必ずしもこの限りではありません。訂正印に使用する印影の大きさに決まりはないため、通常のサイズの印鑑でも使用することができます。
下記の記事では、内定承諾書に書く保証人欄のルールを紹介しております。
シャチハタはNG
インクの補充なしで何度も使用できるシャチハタは便利ですが、これを内定承諾書の承認印に使用するのはNGです。そもそもシャチハタは内定承諾書に限らず、重要書類での押印には認められていないことが多いため、ビジネスで使用するのは避けたほうが無難です。
内々の資料程度なら使用しても問題はありませんが、基本的には対外的な書類で使用してはいけません。シャチハタがNGとされているのは、印影が経年により劣化してしまう危険性があるためです。内定承諾書という重要な書類の印影が経年によって劣化すると、数年後、本当に合意の上で就職したのか分からなくなる可能性があります。便利だからといって、すべての書類でシャチハタ使用するのはやめましょう。
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就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
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内定承諾書内でミスをしたときの対応
内定承諾書は、入社の意思を伝える重要な書類です。提出するかどうかはもちろん、提出する際にも間違いがないよう慎重に書き進めなければなりません。しかし、どれだけ注意して書いても失敗してしまうことはあります。ミスがあったとき、そのまま提出するのは当然NGのため、きちんと修正しなければなりません。万が一に備え、ミスをしたときの正しい対処法を知っておきましょう。
エントリーシートや履歴書で誤字脱字をした際の訂正方法は、下記の記事で紹介しております。
書き間違いは訂正印
内定承諾書は住所や連絡先など項を書くことが多く、ここで書き間違いをしてしまう人も少なくありません。誤字脱字があった際は修正が必要です。書き間違いをした際は、訂正印を押印して訂正しましょう。訂正の方法は間違った箇所に二重線を引き、そこに訂正印を押印、近くの開いているスペースに修正後の文言を記します。
書類の形式やミスをした場所によって空欄のある箇所は異なりますが、分かりやすい場所に記入することが大切です。ただし、余白をみつけて書くといっても、修正した場所から離れているのはNGです。訂正箇所の近くに書くことは覚えておきましょう。
内定承諾書の修正は訂正印によってのみ可能です。修正液や修正テープは使用が認められていないため、注意しなければいけません。
下記の記事では、履歴書で誤字をしたときの訂正方法を解説しております。
押印ミスも訂正印
押印にかすれやズレなどのミスがあったときは、これも修正しなければなりません。印鑑を綺麗に押せていないと雑な印象を与えてしまうだけではなく、押印していると認められないこともあるため注意が必要です。押印ミスも書き間違いと同様に訂正印を使用しますが、文字のように二重線は使用しません。
押印ミスの場合、失敗した印影に少し重なるように訂正印を押し、その近くに新しく押印します。押印ミスを訂正する場合は、内定承諾書内に全部で3つの印影があることになります。押印箇所が多くなり違和感を感じる人もいるでしょうが、押印の訂正は押印でおこなうことを覚えておきましょう。二重線を引いてしまうと、正しい修正とは認められないため注意しなければいけません。
下記の記事で、誤字訂正の正しい方法を紹介しております。
内定承諾書の再発行も可能
書き間違い、押印ミスともに訂正印による修正は可能ですが、どうしても修正が難しい場合は内定承諾書の再発行を依頼しましょう。内定承諾書は重要な書類ですが、1枚しか発行できないわけではありません。企業に依頼することで再発行してもらうことは可能です。もちろん、失敗したからといって何度も再発行を依頼するのはよくありませんが、1回程度なら問題なく請け負ってくれるでしょう。
2箇所以上の修正が必要なら、再発行での対処が必要です。あまりにも訂正の跡が多いと、印象が悪くなるでしょう。そもそも内定承諾書で修正が可能といっても、基本的には訂正せずに提出することが望ましいとされています。できる限りミスをしないように、丁寧に作成しましょう。
印鑑を綺麗に押す方法
印鑑を綺麗に押すにはコツがあります。学生のうちは印鑑を使用する機会も少ないため、綺麗に押すことを意識している人も少ないでしょう。しかし、社会人になると正式な書類に印鑑を押さなければならない機会が増えます。就活生の今の時期に、印鑑を綺麗に押す方法を身につけておきましょう。
印鑑を綺麗に押すには3つのコツがあります。それぞれのコツについて、詳しく説明していきます。
下記の記事では、内定承諾書の提出期限について解説しております。
朱肉を満遍なくつける
印鑑を綺麗に押すには、まずは朱肉を綺麗につけることです。朱肉をつける前に、印面が汚れていないかを確認しましょう。汚れが詰まっていると綺麗に押すことはできません。詰まっている場合は、ティッシュで汚れを取り除く必要があります。
綺麗になったら、朱肉をつけていきましょう。強く押し込むようにつける人もいますが、それではムラができたり、朱肉がつきすぎて文字がつぶれたりしてしまいます。ポンポンと弱めにたたくと、満遍なくつけることができます。押す前に、印面をみて朱肉が綺麗についているかを確認するとよいです。
また、使用した後は印面に残った朱肉をふき取っておくと、次回使用する時も朱肉が綺麗につきます。印面は綺麗に保つようにしましょう。
内定承諾書を郵送する際は、添え状が必要です。添え状の書き方については、下記の記事を参考にしてください。
捺印マットを使用する
印鑑を押すときは、書類の下に捺印マットを敷きましょう。硬い机の上で印鑑を押しても、薄くなったり一部が写らなかったりして、綺麗に押すことができません。捺印マットを使用して印鑑を押すと、全体がはっきりと綺麗に写ります。
捺印マットは文具店や100円ショップで販売されているため、入手しやすいです。社会人になると使用する機会が増えるため、1つ購入しておくと役立ちます。大きなサイズは持ち運びに不便であるため、印鑑を押すところだけに敷けるコンパクトなサイズのものがおすすめです。
はっきりと押せていない印鑑は、無効になってしまう可能性があります。鮮明な印鑑を押すために、捺印マットを利用するようにしましょう。
アタリやシールを目印にまっすぐに押す
印鑑を押す直前に、向きがまっすぐになっているかを確認しましょう。印鑑の側面に、アタリと呼ばれるくぼみやシールがついているのをみたことがあるでしょう。これは、印鑑の向きを確認するための目印です。
印鑑を押すときは、アタリやシールをどの位置にもってくればまっすぐに押せるのかを確認しましょう。アタリやシールを活用すると、まっすぐ押すのに非常に便利です。
向きを整えたら、上から軽く力を込めて印鑑を押します。このとき、印鑑がずれてしまわないように指でしっかりと固定するようにしましょう。正しい向きで押せている印鑑は、見栄えもよいです。アタリやシールを確認して、まっすぐ押すように心がけましょう。
内定承諾書を提出した後に辞退を考える人もいるでしょう。辞退方法については、下記の記事を参考にしてください。
適職診断を試してください。
適職診断はもう試しましたでしょうか？就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。
強み・弱みを理解し、自分がどんな仕事に適性があるのか診断してみましょう。
印鑑なしの内定承諾書への対応
内定承諾書では使用する印鑑の種類や扱い方に注意しなければなりませんが、なかには印鑑なしで提出するケースもあります。これは押印欄がない場合と押印欄があったものの、押印を忘れて提出してしまった場合の2つに分けられ、それぞれで対処の仕方が違います。
両方とも正しく対応しないと、重大なミスに繋がる可能性が高いです。印鑑なしの内定承諾書の対処法を把握し、どのようなケースでも臨機応変に対応しましょう。
下記の記事では、内定承諾書の添え状を手書きで作成する方法を紹介しております。ぜひ参考にしてみてください。
サインで対応する
内定承諾の旨を記す箇所に押印欄がないときは、サインで対応して構いません。押印とサインは同程度の効力があると考えられています。そのため、サインだけでも承諾書は十分効力を発揮します。これはサインも印鑑同様に複製することが難しいためです。複製できないことから、本人が間違いなく承諾したということを証明できます。
実際にビジネスの現場でも印鑑を使用しないケースは増えており、その際はすべてサインで対応することになります。日本には印鑑を使う慣習が残っていますが、一部サイン対応に切り替わっている業界、企業があることは理解しておきましょう。また、押印欄がある書類でも、印鑑を持ち合わせていないときはサインで対応できることもあります。
下記の記事では、内定承諾書を郵送する際の封筒の書き方について、解説しております。
押し忘れは連絡して修正する
押印が必要だったにも関わらず、押し忘れて提出した際は、気づき次第すぐに企業に連絡して修正を申し出ましょう。押印忘れに気づかなかった場合は、企業から修正依頼の連絡が入ることが多いです。押印がないと承諾したと認められないため、素早く対処しなければなりません。とくに提出期限が迫っている場合は、遅れてしまうと企業に迷惑をかけるため、迅速に行動しましょう。
押印忘れの対処法は企業によって違うため、指示に従うことが大切です。企業に出向いて書類に印鑑を押すケースや、新たに内定承諾書が発行され、最初から書き直すケースもあります。どちらにしても、続けてミスをしないように細心の注意を払わなければなりません。
押印ミスがあると提出後の修正に手間がかかるため、書き上げたら見直し、記入漏れや押印漏れがないかしっかり確認しておきましょう。
印鑑の失敗を防いで内定承諾書を提出しよう
内定承諾書を提出する際は、慎重に作成し、完成したらミスがないかをきちんと見直すことが大切です。記載する情報に間違いがないことを確認するのはもちろん、押印の失敗もないかチェックしておきましょう。押印の種類は大きく2つで、内定に承諾することを示す印鑑と、間違いを訂正する訂正印に分けられます。
基本的には承認を示す印鑑のみを使用しますが、ミスがあった場合は訂正印で対処しなければなりません。押印には細かいルールがあり、守れていないと内定承諾書自体が無効になるケースもあるため注意が必要です。印鑑で失敗することのないよう、細心の注意を払って内定承諾書を作成し、スムーズに入社の意を企業に示しましょう。
下記の記事では、内定承諾書の提出後に辞退する際のマナーを紹介しております。