内定について

【内定式のメール返信方法】参考になる例文もあわせて解説!

内定式の案内はメールで届くこともある

就職活動の終わりを宣言するのが内定です。内々定をもらった後、内定式の案内をもらえば、「いよいよこの企業に就職するのだ」という気分が高まることでしょう。ほとんどの一般企業では、内定式は10月1日におこなわれるようです。ただし、中にはそれに前後する企業もあれば、内定式をおこなわない企業もあります。

内定式の通知方法は手紙かもしれませんし、メールかもしれません。メールで届いた場合にはメールで返信をします。ではどのように返信するのがマナーに則った方法なのでしょうか。特に欠席する際にはどうしたらよいのか、気になる点を解説します。

内定式の欠席については、以下の記事も参考にしてください。

内定式に関するメールには必ず返信する

内定式に関するメールを受け取ったら、返信は忘れずにしましょう。この時点で内定辞退を決意しているなら、速やかにその旨を連絡します。

内定式に出席した後では、余計に辞退を申し出にくいはずです。内定を承諾している場合ももちろん、なるべく速やかに返事を返してください。いずれも返信が遅れたり、返さなかったりすれば相手の心証が悪くなるでしょう。

内定式の案内メールに返信する方法については、以下の記事でも解説しています。例文や注意点など、ぜひ参考にしてみてください。

返信はできるだけ早くするのがマナー

もらった連絡にはできるだけ早く連絡を返します。これは内定式の通知に限らず、ビジネスのうえでは欠かせない基本のマナーといえるでしょう。返信が素早いことに悪い印象を持つ相手はいません。失敗をしないようにと慎重になりすぎて時間をかけるのは、却ってよくないということです。特に内定式の連絡では、出欠を確認する必要があります。

返答によって相手は準備をする内容が変わってくることでしょう。なかなか返信がなければ、担当者は再度通知を送らなくてはなりません。担当者は内定のことだけでなくたくさんの仕事を抱えているはずです。余計な手間を取らせないためにも、早めの返信を心がけてください。

内定先へのメール例文については、以下の記事を参考にしましょう。内定式の案内に対する返信メールの書き方を解説しています。

メールの返信が遅れたら謝罪の文も添える

素早い返信とはどれくらいのことをいうのでしょうか。だいたい、相手がメールを送ってきてから24時間以内だと思いましょう。もっとも、企業には営業時間や休日がありますから、よほど急ぎの用でないかぎりは、受け取った日の翌営業日の定時間内に返せば問題はないでしょう。「相手がメールを送ったのに気がつかなかった」という失敗を防ぐためにも、少なくとも毎日1回はメールチェックを欠かさずおこなってください。

もしそれ以上に時間がかかってしまったら、返信の際にお詫びの言葉を添えましょう。冒頭の挨拶と本題の間に「返信が遅くなり大変申し訳ありませんでした」と一言加えます。「メールをもらったのに気づきませんでした」などと言い訳をつい書きたくなるところですが、相手が求めているのは本題に対する返事です。余分なことを書いて文面を長くする必要はありません。

以下の記事では、内定式の案内状が届いた際の返信について紹介しています。

内定式に関するメールが届いた際の返信の書き方

まだ在学中であっても、就職に関する事柄に関しては社会人としての態度をとらなければなりません。就職する企業に対して、気軽な文面でメールを送ると失礼です。ビジネスマナーに則ったメールを送るようにしましょう

では、具体的にどのようなメールを作成すれば失礼がないのでしょうか。ポイントは件名と署名です。気軽なやりとりでは省略しがちな件名と署名ですが、忘れず記入するようにしましょう。

内定後のメールの書き方については、以下の記事にて解説しています。

誤字脱字に気を付ける

内定メールを返信するときだけではなく、メール文面の誤字脱字には注意が必要です。メールを作成後、文章に抜けている文字はないのか、漏れている文章はないのか、間違った漢字を使っていないのか必ず確認してから、送信しましょう。

誤字脱字を防止する方法は、パソコンで作成したメールの文面を印刷して読んでみるのがおすすめです。少し面倒な方法ですが、パソコン画面よりも紙で読んだ方が誤字脱字をみつけやすいです。また、少し時間をおいてから読み返すことで、誤字脱字に気づけるときもあります。

文章をそのまま声に出して読めば、間違っている部分を発見できるでしょう。メールに限らず、ビジネスシーンでの誤字脱字は相手から失礼だと思われる原因にもなりかねないため、注意してください。

メールの基本マナーについては、以下の記事も参考にしてみましょう。

文字化けしないようにテキスト形式で作成する

メールの文章を作成する際、書式を設定できます。書式には、「テキスト形式、HTML、リッチテキスト」という種類がありますが、確実に送信先に文章を読んでもらうためには、テキスト形式に設定しておきましょう。

なぜなら、テキスト形式以外の場合、文字化けする恐れがあるからです。送信先によっては、HTMLやリッチテキストでも問題なく読めますが、万が一に備え、テキスト形式にしましょう。

また、HTMLのメールを受信制限している会社だと、メールそのものが届きません。HTML形式のメールは、画像を組み込めたり文字に装飾を施せたり、さまざまなメリットがありますが、文字化けしてしまうリスクもあります。

メールのマナーについては、以下の記事でも解説しています。メールを送る際に参考にしましょう。

メールの件名は一目で分かるようにする

担当者は毎日たくさんのメールを受信しています。内容のわからない件名だと、重要性がわからずに後回しにされてしまうかもしれません。特に避けたいのは、件名を空白にすることです。一目で何の用件なのかわかるよう、内容を端的に表現した件名を付けるようにしてください。

内定式の通知であれば、出欠の返事が返ってくることを担当者は想定しています。あえて書き直したりせずに、そのままメールの返信機能で「Re:」を付けて返信しましょう。そうすれば一目で連絡に対する返事だとわかります。もらったメールに「件名に名前を書いてほしい」などの指示があれば従ってください。

メールの返信マナーについては、以下の記事でも解説しています。

宛名は略さず記載する

メールに記載する宛名は、省略してはいけません。例えば、社名をメールに書く際は、社名だけではなく、「株式会社○○」などの法人格も書く必要があります。メール以外の文章も、ビジネスシーンでは法人格を省略しないことを基本にしてください。

メールの宛名は、正式な社名を書いた後、部署名、担当者の名前と続きます。部署宛ては最後に「御中」をつけて、担当者宛ては「様」をつけます。「御中」「様」を一緒に書くことはマナー違反ですので、気を付けましょう。

また、社名、部署名、人名を書くとき、誤字脱字があると大変失礼ですので、間違えないようにしましょう。正式な社名がわからない人は、ホームページなどをチェックしてください。

宛名の例 

    例1:○○株式会社 人事部御中
    例2:○○株式会社 人事部○○様
    例3:○○株式会社 人事部採用ご担当者様

    メールでの御中の使い方については、以下の記事が参考になります。宛名のマナーは社会人になってからも役立つため、知っておきましょう。

    最後に署名を入れる

    本文中に大学名や名前を書いたとしても、最後に署名を書きましょう。あまりなじみがないかもしれませんが、署名はビジネスメールにおける基本的なマナーです。書く内容は大学名、学部、学科、氏名、メールアドレス、郵便番号、住所、自宅電話番号、携帯電話番号です。自宅電話場号は、自宅に固定電話がなければ書かなくても構いません。氏名の読み方が難しいものでしたら、後ろにかっこ書きでふりがなをつけるのも配慮です。

    これらの項目を、本文からすこしスペースを空けてまとめて書きます。読みやすいように適宜改行を入れてください。署名だとわかるように上と下に飾り付けをすることもよくあります。ビジネスメールですので、派手になりすぎないように注意してください。企業から送られてきたメールの署名を参考にするのもよいでしょう。

    署名の例

    ────────────────────────
    佐藤 太郎(さとう たろう)
    ○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
    電話番号:090-xxxx-xxxx
    メール :xxxx@xxxx.com
    住所  :〒000-00×× 東京都〇〇区〇〇町0-0-×
    ────────────────────────

    メールの署名の作成方法については、以下の記事が参考になります。テンプレート付きですので、目を通しておきましょう。

    インターン選考の対策にも!
    ツールで効果的な自己PRを作成しよう!

    自己PRの内容が薄いと、志望企業のインターンシップに参加できません。選考を突破するには、自己PRを作り込む必要があります。

    そこで活用したいのが、自己PR作成ツールの「自己PRジェネレーター」です。
    このツールを使えば、簡単な質問に答えていくだけで理想的な流れの自己PRが完成します。

    無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してインターン選考を突破できる自己PRを完成させましょう。

    内定式のメールが来ないときの対応方法

    内定式の出欠確認以前に、「何月何日に内定式をおこないます」という連絡がなかなか来ないこともあります。内定式はあるものと思っていた方が無難ですが、実際おこなわれるかどうかは企業によって異なります。日程も一律ではありません。一般に出欠確認は予定期日のひと月ほど前におこなわれます。10月1日に内定式が多いことを考えると、9月の半ばを過ぎても連絡が来ないと不安になる就活生もいるでしょう。

    内定式があることは確実なのに一週間前になっても連絡が来ないなら、確認の連絡を入れましょう。先方の連絡ミスが考えられます。それ以外のケースでは、焦らないで待った方がよいでしょう。企業側が忙しいために全員への連絡が遅れているのかもしれませんし、そもそも内定式の日付が遅いのかもしれないからです。また、内定式がないこともあります。

    内定式をしない企業の意図については、以下の記事を参考にしましょう。

    内定式の案内メールへの返信例文

    内定式の案内メールについて、出席と欠席それぞれの返信方法を紹介します。返事がどちらであっても返信は忘れずにおこないましょう。「返信をしなければ欠席(出席)と思ってもらえるだろう」といった思い込みは禁物です。もう就職活動は終わったと気を抜かず、入社前にご自身の印象を悪くしてしまわないためにも、丁寧な対応を心がけてください。

    内定式は、特別な理由がない限りなるべく参加するべきです。そもそも内定式に参加したくないという就活生もいるかもしれませんが、そんな方は以下の記事を読んでみましょう。

    出席する際の返信方法

    件名「Re:○○株式会社 〇年度 内定式のご案内」

    ○○株式会社 人事部:○○様

    お世話になっております。
    ○○大学○○学部○○学科の○○です。
    このたびは内定式のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

    ○月○日の内定式には、是非とも出席させていただきたく存じます。
    よろしくお願いします。

    ────────────────────────
    ○○ ○○(○○ ○○)
    ○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
    電話番号:090-xxxx-xxxx
    メール :xxxx@xxxx.com
    住所  :〒000-00×× 東京都〇〇区〇〇町0-0-×
    ────────────────────────

    内定式に出席する際には、これくらい簡単なメールで大丈夫です。注意点としては「出席したい」「参加したい」のように受諾の意志がはっきり伝わる書き方をすることでしょう。たとえば「了解しました」のような書き方ですと、出欠が曖昧であるうえに失礼です。

    また、受け取ったメールに当日の交通費や持ち物について書かれていたら、それについて了解した旨も付け足します。

    内定式に出席する方は、以下の記事も読んでおきましょう。

    欠席する際の返信方法

    件名「Re:○○株式会社 ○○年度 内定式のご案内」

    ○○株式会社 人事部○○様

    お世話になっております。
    ○○大学○○学部○○学科の○○です。

    このたびは内定式のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
    大変残念なのですが、○月○日は大学でゼミの発表会があるため、
    どうしても出席することができません。

    もしまた機会がございましたら、
    喜んで参加させていただきますのでお声掛けください。
    よろしくお願いします。

    ────────────────────────
    ○○ ○○(○○ ○○)
    ○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
    電話番号:090-xxxx-xxxx
    メール :xxxx@xxxx.com
    住所  :〒000-00×× 東京都〇〇区〇〇町0-0-×
    ────────────────────────

    欠席のメールには欠席理由を添える必要があります。詳しい説明はいりませんが、納得のできる理由でなくてはなりません。大学の用事と重なってしまう、帰省しなければならないなど、大事な用事があるなら無理に参加しなくてもかまいません。

    ですが、なるべく都合を調整して内定式には出席したほうがよいでしょう。「そんな理由で欠席するのか」と企業に思われないように気をつけてください。

    内定式の詳しいプログラム内容については、以下の記事にて解説しています。

    <!--%%%cameleon2%%%-->

    【39点以下は危険度MAX】
    本番前に、面接偏差値を診断しておこう

    今年はweb面接を行う企業も増えていますが、自分の弱点を把握し適切に対策しなければ、どんな形式であれ面接を突破することはできません。

    そこで活用したいのが、面接偏差値診断ツールの、「面接力診断」です。
    24の質問に答えるだけで、自分の強みと弱みをグラフで見える化できます。

    ぜひ活用して自分の弱点を効率的に対策し、志望企業の面接を突破しましょう。

    内定式の案内に返信するメールは失礼のない内容を心掛けよう

    メールは電話や手紙と比べて便利です。送信する前に内容をよく確認することができますし、書き間違えたところも簡単に修正できます。就活生は、それまでのメールの書き方とビジネスメールの作法とが違うので戸惑ったり、難しいと感じられたりすることがあるかもしれません。しかし、難しいのは書き方を覚えるまでです。

    メールの書き方に関する知識は、社会人になってからも役立ちます。メールは社会人になってからよく使うツールのひとつです。いざとなってから書き方で迷い、焦ることのないよう、機会を見つけて少しずつ勉強しておきましょう。

    内定式に参加する際の服装については、以下の記事を参考にしましょう。

    監修者プロフィール

    ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
    吉川 智也(よしかわ・ともや)
    1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
    現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

    記事についてのお問い合わせ