内定について

【内定式のメール返信方法】参考になる例文もあわせてご紹介!

内定式の案内はメールで届くこともある

就職活動の終わりを宣言するのが内定です。内々定をもらった後、内定式の案内をもらえば、「いよいよこの企業に就職するのだ」という気分が高まることでしょう。ほとんどの一般企業では、内定式は10月1日におこなわれるようです。ただし、中にはそれに前後する企業もあれば、内定式をおこなわない企業もあります。

内定式の通知方法は手紙かもしれませんし、メールかもしれません。メールで届いた場合にはメールで返信をします。ではどのように返信するのがマナーに則った方法なのでしょうか。特に欠席する場合にはどうしたらよいのか、気になる点にもお答えします。

内定式に関するメールには必ず返信する

内定式に関するメールを受け取ったら、返信は必ずしましょう。この時点で内定辞退を決意しているなら、速やかにその旨を連絡します。

内定式に出席した後では、余計に辞退を申し出にくいはずです。内定を受ける場合ももちろん、なるべく速やかに返事を返してください。いずれの場合も返信が遅れたり、返さなかったりすれば相手の心証が悪くなることは間違いありません。

返信はできるだけ早くするのがマナー

もらった連絡にはできるだけ早く連絡を返します。これは内定式の通知に限らず、ビジネスのうえでは欠かせない基本のマナーと言えるでしょう。返信が素早いことに悪い印象を持つ相手はいません。失敗をしないようにと慎重になりすぎて時間をかけるのは、却って良くないということです。特に内定式の連絡では、出欠を確認する必要があります。

返答によって相手は準備をする内容が変わってくることでしょう。なかなか返信がなければ、担当者は再度通知を送らなくてはなりません。担当者は内定のことだけでなくたくさんの仕事を抱えているはずです。余計な手間を取らせないためにも、早めの返信を心がけてください。

メールの返信が遅れた場合は謝罪の文も添える

素早い返信とはどれくらいのことを言うのでしょうか。だいたい、相手が送ってから24時間以内だと思ってください。もっとも、企業には営業時間や休日がありますから、よほど急ぎの用でないかぎりは、受け取った日の翌営業日の定時間内に返せば問題はないでしょう。「相手がメールを送ったのに気がつかなかった」という失敗を防ぐためにも、少なくとも毎日1回はメールチェックを欠かさずおこなってください。

もしそれ以上に時間がかかってしまったら、返信の際にお詫びの言葉を添えましょう。冒頭の挨拶と本題の間に「返信が遅くなり大変申し訳ありませんでした」と一言加えます。「メールをもらったのに気づきませんでした」などと言い訳をつい書きたくなるところですが、相手が求めているのは本題に対する返事です。余計なことを書いて文面を長くする必要はありません。

内定式に関するメールが届いた際の返信の書き方

まだ在学中であっても、就職に関することがらに関しては社会人としての態度をとらなければなりません。就職する企業に対して気軽な文面でメールを送るわけにいかないのは、おわかりだと思います。では具体的にどのようなメールを作成すれば失礼がないのでしょうか。ポイントは件名と署名です。気軽なやりとりでは省略しがちなこれらを忘れず記入するようにしましょう。

誤字脱字に気を付ける

内定メールを返信するときだけではなく、メール文面の誤字脱字には注意が必要です。メールを作成後、文章に抜けている文字はないのか、漏れている文章はないのか、間違った漢字を使っていないのか必ず確認してから、送信しましょう。

誤字脱字を防止する方法は、パソコンで作成したメールを印刷して、読んでみることです。パソコン画面よりも、紙で読んだ方が誤字脱字を見つけやすいからです。また、少し時間をおいてから読み返すことで、誤字脱字に気づけるときもあります。

文章をそのまま声に出して読めば、間違っている部分を発見できるでしょう。メールに限らず、ビジネスシーンでの誤字脱字は、相手からの信用を失ってしまいますので、十分注意してください。

文字化けしないようにテキスト形式で作成する

メールの文章を作成する際、書式を設定できます。書式には、「テキスト形式、HTML、リッチテキスト」という種類がありますが、確実に送信先に文章を読んでもらうためには、テキスト形式に設定しておきましょう。

なぜなら、テキスト形式以外の場合、文字化けする恐れがあるからです。送信先によっては、HTMLやリッチテキストでも問題なく読めますが、万が一に備え、テキスト形式にしましょう。

また、HTMLのメールを受信制限している会社もあり、この場合、メールそのものが届きません。HTML形式のメールは、画像を組み込めたり、文字に装飾を施せたり、さまざまなメリットがありますが、文字化けしてしまうリスクもあります。

メールの件名は一目で分かるようにする

担当者は毎日たくさんのメールを受信しています。内容のわからない件名だと、重要性がわからずに後回しにされてしまうかもしれません。特に避けたいのは、件名を空白にすることです。一目で何の用件なのかわかるよう、内容を端的に表現した件名を必ず付けるようにしてください。

内定式の通知であれば、出欠の返事が返ってくることを担当者は想定しています。あえて書き直したりせずに、そのままメールの返信機能で、「Re:」を付けて返信しましょう。そうすれば一目で連絡に対する返事だとわかります。もらったメールに「件名に名前を書いてほしい」などの指示があれば従ってください。

宛名は略さず記載する

メールに記載する宛名は、省略してはいけません。例えば、社名をメールに書く場合は、社名だけではなく、「株式会社○○」などの法人格も書く必要があります。メール以外の文章も、ビジネスシーンでは、法人格を省略しないことを基本にしてください。

メールの宛名は、正式な社名を書いた後、部署名、担当者の名前と続きます。部署宛ての場合は、最後に「御中」をつけて、担当者の場合は「様」をつけます。「御中」「様」を一緒に書くことはマナー違反ですので、気を付けましょう。

また、社名、部署名、人名を書くとき、誤字脱字があると大変失礼ですので、間違えないようにしましょう。正式な社名がわからない人は、ホームページなどをチェックしてください。

最後に署名は必ず入れる

本文中に大学名や名前を書いたとしても、最後に署名を忘れず書きましょう。あまりなじみがないかもしれませんが、署名はビジネスメールにおける基本的なマナーです。書く内容は大学名、学部、学科、氏名、メールアドレス、郵便番号、住所、自宅電話番号、携帯電話番号です。自宅電話場号は、自宅に固定電話がなければ書かなくてかまいません。氏名の読み方が難しいものでしたら、後ろにかっこ書きでふりがなをつけるのも配慮です。

これらの項目を、本文からすこしスペースを空けてまとめて書きます。読みやすいように適宜改行を入れてください。署名だとわかるように上と下に飾り付けをする場合もよくあります。ビジネスメールですので、派手になりすぎないように注意してください。企業から送られてきたメールの署名を参考にするのもよいでしょう。

内定式のメールが来ない場合はどうする

内定式の出欠確認以前に「何月何日に内定式をおこないます」という連絡は来ないかもしれません。内定式はあるものと思っていた方が無難ですが、実際おこなわれるかどうかは企業によって異なります。日付も一律ではありません。一般に出欠確認は予定期日のひと月ほど前におこなわれます。10月1日に内定式が多いことを考えると、9月の半ばを過ぎても連絡が来ないと不安になるかもしれません。

内定式があることは確実なのに、一週間前になっても連絡が来ない。その場合には確認の連絡を入れましょう。先方の連絡ミスが考えられます。それ以外では焦らない方が良いかもしれません。企業側が忙しいために全員への連絡が遅れているのかもしれませんし、そもそも内定式の日付が遅いのかもしれないからです。また、内定式がない場合もあります。

内定式の案内メールへの返信例文

内定式の案内メールが届いたら、どのように返信を送ったら良いのでしょうか。出席と欠席それぞれの場合の返信を例文でご紹介します。参考になさってください。返事がどちらであっても返信は必ずしましょう。くれぐれも「返信をしなければ欠席(出席)と思ってもらえるだろう」といった思い込みは禁物です。もう就職活動は終わったと気を抜かず、入社前にご自身の印象を悪くしてしまわないためにも、丁寧な対応を心がけてください。

出席する際の返信方法

件名「Re:○○株式会社 〇年度 内定式のご案内」

○○株式会社 人事部:○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○です。
このたびは内定式のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

○月○日の内定式には、是非とも出席させていただきたく存じます。
よろしくお願いします。

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署名

出席する場合には、これくらい簡単で大丈夫です。注意点としては「出席したい」「参加したい」のように受諾の意志がはっきり伝わる書き方をすることでしょうか。たとえば「了解しました」のような書き方ですと、出欠が曖昧であるうえに失礼です。

式はお祝いですので、業務連絡と同じに捉えてはいけません。また受け取ったメールに当日の交通費や持ち物について書かれていたら、それについて了解した旨も付け足します。

欠席する際の返信方法

件名「Re:○○株式会社 ○○年度 内定式のご案内」

○○株式会社 人事部○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○です。

このたびは内定式のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変残念なのですが、○月○日は大学でゼミの発表会があるため、
どうしても出席することができません。

もしまた機会がございましたら、
喜んで参加させていただきますのでお声掛けください。
よろしくお願いします。

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署名

欠席の場合には欠席理由を添える必要があります。詳しい説明はいりませんが、納得のできる理由でなくてはなりません。大学の用事と重なってしまう、帰省しなければならないなど、大事な用事があるなら無理に参加しなくてもかまいません。

ですが、なるべく都合を調整して内定式には出席したほうがよいでしょう。「そんな理由で」と思われないように気をつけてください。

メールのマナーを勉強しておこう

メールは電話や手紙と比べて便利です。送信する前に内容をよく確認することができますし、書き間違えたところも簡単に修正できます。就活生の皆さんは、それまでのメールの書き方とビジネスメールの作法とが違うので戸惑ったり、難しいと感じられることがあるかもしれません。しかし難しいのは書き方を覚えるまでです。

車の免許を取るのと同じく、苦労して方法を覚えた後は自在に使えるようになるでしょう。メールは社会人になってからよく使うツールの一つです。いざとなってから書き方で迷い、焦ることのないよう、機会を見つけては少しずつ勉強されることをおすすめします。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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